前　言

本書以PowerPoint2010、Word2010、Excel2010為解說對象。

我在一家外企咨詢公司工作時，曾參與策劃客戶公司的各類項目，也曾制作過大量的商務文本。

對于咨詢公司，客戶都希望咨詢師能夠快速切入正題、強力推進問題的解決。為了能夠使客戶公司中與該項目有關的人員理解和信服，即使說明同一個問題，也要根據不同需求來調整商務文本的結構和主要內容，必要的時候還要重新改寫。

如此一來，制作超過數萬份商務文本的后果就是感到“絕望”，但與此同時，卻又獲得了“希望”。

踏實地積累經驗，提高制作商務文本的技能

所謂“絕望”是指，想要制作商務文本的技能能夠得到提升，必須要累積大量經驗。

我曾和許多商務人士共事，發現有豐富的制作商務文本經驗的人才能做出清晰易懂的商務文本。

例如，制作PowerPoint經驗少的人就無法預測讀者通過這份資料會理解到什么樣的內容，結果就是在毫無經驗的空想下，做出自以為完美的商務文本。但就是在這樣的過程中，我們會想方設法做出容易得到對方理解的商務文本，并且通過不斷地積累經驗，盡早做出清晰易懂的商務文本。

制作商務文本和學習英語有相似的地方，那就是“熟能生巧”。積累足夠的經驗，就能夠做出優秀的商務文本。

咨詢師的主要工作是制作商務文本，每天需要制作大量的工作表、會議資料等。即使是從事這一職業的人，也要積累多年經驗才能夠做出清晰易懂的商務文本。如果你從事的工作不需要每天制作數量龐大的商務文本，那要達到這樣的水平大約需要十年以上的時間。對于想立刻提高制作商務文本技能的人來說，這的確讓人感到絕望。

縮短經驗累積時間的方法

在面臨絕望的同時，也存在解救的方法。那就是反復運用一些制作商務文本的技巧，即便這些技巧的數量有限，也能夠在幾個月內提高制作商務文本的能力。咨詢師的收費之所以高，就是因為咨詢師能在短時間內拿出比客戶公司的員工更多的成果。就算是新手咨詢師也無一例外，即使是進入公司第一年的新人，一旦加入項目，客戶也會要求你做出和其他咨詢師同樣水平的商務文本。

我曾多次參與過這樣的項目，也曾給予新人們工作上的指導和技術上的支持。如果無法在短時間內迅速提高新人制作商務文本的水平，我就會一直忙于指導他們而無法完成自己的工作。因此，我就將客戶會特別關注的內容總結成一份檢查表發給新人們，讓他們有意識、有重點地制作商務文本。

結果證明這是個有效的方法，該項目中的新人們只用了半年，就能夠熟練使用我工作三年才能掌握的制作商務文本的技能。

掌握商務文本制作速成法，培養思考能力

正如“學習無捷徑”這句話，如果想深入了解商務文本制作的方法，積累經驗自然是必不可少。但是，不用自己摸索積累經驗，而是通過有針對性地學習一些商務文本制作的技巧，就能夠提高商務文本制作的水平，這樣的捷徑也是有的，我把它稱為“商務文本制作的速成法”。

這些技巧能夠使內容更有深度，從而更容易說服對方，也能使內容更具吸引力，在短時間內獲得對方的理解。這些技巧在大家對于解決方案持有不同意見時，發揮的作用不容小覷。

本書是一本教科書，教授的正是制作商務文本的速成法。如果你想要認真學習提高制作商務文本的技能，那么讀過這本書就能夠讓你高效地掌握制作商務文本的技巧。

全書共有70個速成法，如果每天能夠習得一個速成法，三個月的時間就能夠掌握本書中所有的技巧。

拿到這本書的讀者們，提高能力的成長之路就是從現在、從此時此刻開始。

吉澤準特