1.2 涉外文書的寫作要領

由于涉外文書的特殊性，它有著自己的寫作特點和規律，其寫作要求更為嚴格，從某種意義上講，它比國內黨政機關公文寫作的政治性和政策性還要強。因為，涉外人員在外交活動中，是中華人民共和國的代表；在涉外經濟活動中，是祖國利益的維護者；在對外文化交流中，是中華民族傳統文化的宣傳者；在對外接待服務活動中，是中國精神風貌的體現者。所以，涉外文書寫作不允許有半點疏漏之處，否則就會產生不良的國際影響，乃至有損中華人民共和國的形象和聲譽。

1.2.1 涉外文書寫作的原則

涉外文書寫作要遵循以下幾個原則：

一、政治原則。涉外文書是為涉外活動服務的，涉及國家形象和國際關系。黨和國家制定了一系列有關涉外工作的路線、方針和政策。在撰寫涉外文書時，一定要保持“政治思想過硬”，即要堅持四項基本原則，貫徹執行黨和國家的外交路線、方針和政策，無論國際風云如何變幻，其出發點和歸宿都必須以是否有利于祖國和人民的根本利益為準則。

二、內外有別的原則。涉外文書，特別是外交類文書和外事類文書，需要遵守內外有別的原則。因為它所反映的是涉外工作，所以，在對外交流和友好往來，以及其他一切涉外活動中，必須堅持內外有別的原則，凡國內未公開發表的機密事項，未經中央批準，任何人在與外國的交往中，不得泄露。對于接待外賓參觀的單位和游覽地區，接待單位應明確劃分參觀范圍，標明禁區，規定路線和參觀的項目，采取必要的保密措施，不能擅自擴大范圍。外事類文書寫作中的接待方針、所采取的保衛措施，以及對不同國家來訪者的不同態度等，也屬于保密范疇，不得隨意亂講。這是外交類和外事類文書寫作者需要特別注意的。

三、真實具體的原則。涉外文書寫作與文學寫作不同。文學寫作可以虛構、想象、典型化，所遵循的是藝術的真實性原則，而涉外文書寫作所寫的一切內容必須是真實、具體的，不能虛構、夸張，所遵循的是生活的真實性原則。所以，在撰寫涉外文書時，一定要使用真實的材料，不能弄虛作假。任何違背真實具體這一原則的情況，都是不允許的。

1.2.2 涉外文書的寫作要求

在撰寫涉外文書時，要遵守以下幾個寫作要求：

一、格式方面的要求。雖然涉外文書寫作沒有統一的格式，但是每種文體大體上還是有一定的行文規范的。這些行文規范是涉外部門和涉外工作者長期實踐的結晶，已經被人們接受。因此，按照這些行文規范去寫，可以使交流和溝通更加順暢。需要注意的是，在撰寫外交類文書時，要盡量符合國際慣例。

二、語言方面的要求。涉外文書要盡量使用世界通用語言，語言的標準化是涉外文書賴以傳播和為世界各國所接受的前提條件。

具體體現在以下幾個方面：

（1）外交辭令。外交辭令有約定俗成的內涵，具有相對固定性，在涉及或使用外交辭令時，要根據不同文種及特定內容、對象準確表達，不可隨意更改。例如，“密切注意”和“嚴重關切”是常用的外交辭令，通常表示對事態很關注；“表示遺憾”和“極為憤慨”則蘊含著抱怨、譴責之意，且后者語氣明顯比前者重。

（2）稱謂。涉外文書中的稱謂也是很有講究的，既要考慮到雙方的身份，又要兼顧國際慣例及對方的具體情況。

通常情況下，對方若有官銜、爵位、學位，可根據具體情況以官銜、爵位、學位稱呼對方。若對方的官銜在部長級別（包含部長級別）以上，可尊稱對方為“閣下”，但若對方是美國人、墨西哥人或德國人，通常不稱對方為“閣下”，而稱“先生”；若對方的官銜在副部長級別以下，可稱對方為“先生”；對國王、皇帝等，可尊稱其為“陛下”；對王子、公主、親王等，可稱為“殿下”；對女性，可稱為“女士”“小姐”“夫人”等。

（3）人稱。涉外文書中的人稱受文書格式限制，如對外便函用第一人稱；正式函件若以個人名義發文則用第一人稱；普通函件若以單位名義發文則用第三人稱，稱呼對方時也用第三人稱，通常不稱對方為“貴方”或“貴館”，而是重提受文者的名稱。

此外，發文者與受文者也要相對應。若發文者是個人，則受文者也應是個人；若發文者是單位，則受文者也應是單位。切記，發文者和受文者的身份要對等。

（4）國名、地名、團體名。涉外文書中的國名、地名、團體名原則上要使用全稱。在同一涉外文書中，國名、地名、團體名第一次出現時要用全稱，后面再次出現時可根據情況使用慣用的簡稱。在中文版涉外文書中，他國國名、地名、政黨名、國際組織名和群眾團體名要使用規范的中文譯名，需要附加外文的可放在小括號里加在中文譯名后。無論是國名，還是地名、政黨名、國際組織名和群眾團體名，均要使用漢語拼音拼寫法。

（5）數字。涉外文書中的數字，在可以使用阿拉伯數字的情況下，應使用阿拉伯數字。4位及4位以上的數字，要遵守國際上通行的三位分節法書寫；5位以上的數字，若尾數有很多零，則應以萬、億為單位記數。層次序數、固定詞組、習慣用語、縮略語以及其他約定俗成的數字要使用漢字。數字表示法的使用要盡量保持前后一致，前面用了哪種表示法，后面也要用同一種表示法。

（6）引文。涉外文書中的引文（引用的公文）要注明引文的發文機關、公文編號以及標題和發文日期。若引用國家領導人的講話或者個人作品的內容，則不僅要注明領導人或作者的姓名，還要注明講話的標題或作品的名稱，以及講話或作品發表的日期。

（7）時間。涉外文書中的時間一定要寫清楚、準確。涉外文書通常要有發文日期和簽批日期。

（8）祝愿和致敬語句。寫這類語句時一定要兼顧雙方的身份、關系以及國際慣例，還有文書的內容和使用場合，通?？梢允褂谩绊樦隆薄邦A致……”等格式，如“順致問候”“順致最崇高的敬意”“順致最良好的祝愿”“預致謝意”等。

此外，在撰寫涉外文書時，盡量不用為本國人民所獨知、獨曉，而不為世界人民所共知、共曉的語言。最好避開那些政治性很強的語言，尤其不能把國內一些習慣性的簡稱、政治口號用于涉外文書寫作。

三、敘述方面的要求。涉外文書在敘述方面要求語句通順、結構嚴謹、層次清晰、邏輯周延，能夠準確表情達意，切不可出現詞不達意、表意不清、前后矛盾等現象。另外，為了加強表達效果、提高對方的重視程度，涉外文書中常使用一些結構穩定的表達方式，通常是一些介詞和介詞結構。常用的介詞有：表示原因和目的的，如“為”“為了”“由于”等；表示對象和范圍的，如“對”“對于”“有關”“關于”等；表示時間和處所的，如“在此”“值此”“自從”等；表示方向的，如“沿著”“朝著”等；表示根據的，如“根據”“依照”“遵照”等。常用的介詞結構有：“值此……之際”“謹以……名義”等。

涉外文書要一事一文，不要一文數事，否則容易給對方造成理解和答復上的困難，引起不必要的誤會。

再次強調，涉外文書事關國家形象和國際關系，在撰寫時一定要注意言辭，注重形象，不亂說話，邏輯要周延，表達要清晰、準確；同時，要兼顧雙方的身份、地位，以及國際慣例和具體情況，把每一句話說到位、說準確。