1.1 涉外文書概述
涉外文書是指為滿足外事、外交、外貿等涉外工作需要，在涉外活動、涉外工作中制作和使用，有特定內容和使用范圍，有相對固定格式和寫作要求的涉外應用文體的總稱。
涉外文書是處理涉外事務的重要工具，這一點與一般的文書類似。不同的是，涉外文書所涉及的對象是涉外事務，其對內容、使用范圍、寫作格式、習慣用語及稱謂均有著更為嚴格的規定或講究，寫作者必須按照國際交往的習慣行文，嚴禁隨意更改。
1.1.1 涉外文書的種類
涉外文書主要包括外貿類文書、外交類文書和外事類文書三大類。
1.外貿類文書
外貿類文書是涉外經濟活動中所使用文體的總稱。隨著對外經濟迅猛飛速的發展，為了更好地開拓國際市場，促進對外貿易多元化，以適應發展外向型經濟的需要，外貿類文書顯得更為重要。國與國之間發生經濟往來，包括合資辦企業、對外投資、交流信息、簽訂意向書等，都必須使用外貿類文書。所以，外貿類文書是涉外經濟往來的一種重要文字手段和工具。
外貿類文書主要包括海關管理類文書、涉外報告類文書、涉外貿易類文書、涉外企業類文書、涉外勞務類文書、涉外工程承包類文書以及涉外旅游類文書等。
外貿類文書有以下幾個特點：
一、政策性。一個國家的涉外經濟活動，有其對外經濟工作的方針政策；國際之間的經濟往來，也有一些國際之間共同性的政策，這些政策必然要在外貿類文書中體現出來。那種只做買賣、拉貿易，忽視經濟政策的行為是外貿類文書寫作的大忌。
二、目的性。由于外貿類文書大多直接為某項業務、活動或針對某個具體問題而發，故在起草時要有明確的目的性。也就是說，起草外貿類文書要從實際出發，注重實效，有的放矢。
三、效益性。這是外貿類文書的一個重要特點。國與國之間開展經濟活動、進行貿易往來，除了體現一定的經濟政策，還要追求經濟效益。任何人都不愿意做賠錢的買賣，在國際貿易中也是如此。外貿類文書既然是涉外經濟活動的工具，那么在撰寫時也要考慮經濟效益。
四、數據的廣用性。這是外貿類文書的又一大特點，也是它與外交類、外事類文書寫作的一大區別。由于外貿類文書所涉及的是對外經濟工作、貿易情況等，這些情況不可避免地要通過數字、數據反映出來。比如，要說明某種商品在國際市場的銷售形勢好不好，什么表達形式是最有力、最適宜的呢？當然是數據。這些數據擺出來，比任何文字說明都有說服力，讀者讀起來也更清晰明了。
五、及時性。這也是外貿類文書的一個重要特點。“商場如戰場”，要想在競爭激烈的國際市場環境中取得勝利，就必須了解這一特點，否則就會造成重大的經濟損失。因此，在撰寫外貿類文書時做到迅速及時是非常重要的。
六、準確性。這一特點要求撰寫者在寫作時不能任意發揮，而要以敘述和說明為主，而且要確保文中所涉及的時間、地點、事實、數字都準確無誤，不會出現任何有歧義、模棱兩可或含糊不清的情況。
2.外交類文書
外交類文書是解決國家之間關系，表明國家對國際事件的立場、觀點和態度，用于處理國際事務的文體的總稱。從事外交活動時時刻刻離不開外交類文書。外交類文書處理的不是國內的公務或日常事務，而是國際之間的公務，如建立邦交、使館、友好合作關系；發表宣言、公告、聲明、外交講話；簽訂公約、條約、協定；互通函電，表明態度、交流情況等。從這一點上看，每一個外交類文書的寫作者，都要自覺把握好外交類文書的國際性，從而使它更好地為國際交往服務。
因此，學會并熟練掌握外交類文書的寫作技巧，是每一個從事外交工作的人員必須具備的基本素質。外交類文書包括諸多文種，如宣言、公告、聲明、公報、照會等；公約、條約、協定、諒解備忘錄、換文等；信函、電報等。
3.外事類文書
在涉外活動中，除涉外經濟貿易、外交工作外，還有外事工作。所謂外事工作，是指涉外部門和涉外工作者所處理的與外交工作有密切關系的日常事務性工作。外事類文書，即為處理外事工作的應用文體的總稱，是做好外事工作的工具和保證。經常使用的外事類文書大體上包括出訪請示、涉外接待計劃、外事通訊、外事報告、外事函件、外事總結、外事動態、外事工作會議紀要等。
1.1.2 涉外文書的作用
涉外文書的作用主要有以下四點：
一是知照作用。知照作用是各類涉外文書均具備的作用，也是涉外文書最基礎的作用。涉外文書制作和使用的目的就是告知交際對象或公眾有關事宜，聲明、公告、涉外電文、涉外信函等均有此作用。
二是聲明作用。聲明作用是指代表己方宣明對某一問題的立場、觀點、態度和主張等，如國際間的聲明、公報、宣言、公告等；此外，在外交活動中的各種演講稿、發言稿、講話稿也具有這一作用。
三是規約作用。規約作用是指涉外文書對參與各方有規范和約束其行為的作用，如涉外文書中的聲明、公約、條約、協定、議定書等，對參與各方均有平等的約束力。違約一方不僅要承擔相應的政治責任、經濟責任及法律責任，還要受到道義上的譴責。
四是憑證作用。憑證作用也是各類涉外文書均具備的作用。無論是雙向涉外文書，還是多向涉外文書，抑或是沒有明確受文者的涉外文書，一經制作和發出，均具有存查憑證的作用。若有需要，可以憑借這些涉外文書與相關方進行涉外交往。
總之，涉外文書是處理涉外事務的重要工具，具有聯絡他國人民、有關組織機構、企事業單位，增進彼此友好合作關系，處理各項涉外事務的作用，所以一定要制作和使用好涉外文書，使其發揮應有的作用和功效。