第二節(jié) 藝術(shù)博覽會(huì)的流程與規(guī)范

一、藝術(shù)博覽會(huì)的流程

藝術(shù)博覽會(huì)通常以展位來設(shè)計(jì)和經(jīng)營，以良好的服務(wù)來吸引畫廊或其他藝術(shù)品經(jīng)營機(jī)構(gòu)參展或長期合作。無論是國外的藝術(shù)博覽會(huì)，還是國內(nèi)的藝術(shù)博覽會(huì)，其舉辦通常都有特定的步驟。概括來說，大致經(jīng)過以下幾個(gè)流程。

1.整體策劃

所謂整體策劃，是指組織方根據(jù)舉辦目的和理念，針對(duì)某屆藝術(shù)博覽會(huì)的舉辦進(jìn)行的整體性的規(guī)劃過程。其主要內(nèi)容包括主辦方和承辦方合作關(guān)系的確定，舉辦場地、舉辦時(shí)間、展覽場地的面積、展位數(shù)及展位面積的確定等相關(guān)事宜。

一般而言，整體策劃只需要對(duì)重點(diǎn)問題和實(shí)施步驟做出大體規(guī)劃，并不需要將種種瑣碎之事全部考慮在內(nèi)。

尋找主辦單位是藝術(shù)博覽會(huì)舉辦者的重點(diǎn)問題之一，在此需要尋找具有良好社會(huì)聲譽(yù)和影響廣泛的政府機(jī)構(gòu)或藝術(shù)組織作為聯(lián)合的目標(biāo)對(duì)象。這是因?yàn)椋m然主辦方不直接參與藝術(shù)博覽會(huì)的具體運(yùn)行，但其權(quán)威性和良好的信譽(yù)可以為藝術(shù)博覽會(huì)奠定良好的基礎(chǔ)，對(duì)以后的發(fā)展也有深遠(yuǎn)影響。

政府的支持還可以使藝術(shù)博覽會(huì)獲得資金的保障，這樣藝術(shù)博覽會(huì)可放心地投入各種人力物力，以確保其規(guī)模，提高其服務(wù)的質(zhì)量，從而擴(kuò)大藝術(shù)博覽會(huì)的影響。由于當(dāng)代的藝術(shù)博覽會(huì)普遍向商業(yè)和學(xué)術(shù)兩者兼顧的方向發(fā)展，藝術(shù)博覽會(huì)的舉辦也需要新聞媒體、美術(shù)館、畫廊、收藏家、基金會(huì)等組織和個(gè)人的積極配合，主辦單位如果是政府的話，擁有政府支持有利于舉辦者協(xié)調(diào)和集合社會(huì)多方的力量。

對(duì)于藝術(shù)博覽會(huì)的舉辦者來說，選擇或組建一個(gè)效率高能力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)來處理、承辦整場藝術(shù)博覽會(huì)，也是需要處理的關(guān)鍵問題。因?yàn)槌修k團(tuán)隊(duì)運(yùn)作好壞，直接影響到整場藝術(shù)博覽會(huì)的成功與否。承辦團(tuán)隊(duì)的選擇，要充分考慮人力、物力、時(shí)間以及綜合協(xié)調(diào)能力，確保其能夠積極推進(jìn)各項(xiàng)進(jìn)程。

藝術(shù)博覽會(huì)的組織者需要找到贊助人或出資方，因?yàn)樗囆g(shù)博覽會(huì)在籌備階段就需要資金的前期投入。

組織者對(duì)藝術(shù)博覽會(huì)的名稱、時(shí)間、場地、展位面積這些大方向的問題，需要結(jié)合自身定位和市場需求來考慮。場地要求交通便利、與藝術(shù)博覽會(huì)的整體氛圍相符；時(shí)間應(yīng)與城市中其他相似活動(dòng)錯(cuò)開、與藝術(shù)品拍賣的旺季大致時(shí)間相吻合；展位總面積、展位數(shù)的安排和各展位的面積分配，需要綜合衡量該區(qū)域市場購買力、審美品位、藝術(shù)教育水平、市場容量等因素，事前進(jìn)行市場調(diào)查后再做出決定；舉辦國際化的藝術(shù)博覽會(huì)，還應(yīng)考慮舉辦城市的國際化水平等。

藝術(shù)博覽會(huì)的定位要準(zhǔn)確，所選擇參展的藝術(shù)品在質(zhì)量和品位上需要做出要求，風(fēng)格也不宜出入過大。所選擇的展品類型要能引起觀眾和媒體的注意，整場藝術(shù)博覽會(huì)要能在廣大受眾心中形成符合其定位的良好形象，這樣才能在當(dāng)前或未來產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和長久的影響力。

實(shí)際上，藝術(shù)博覽會(huì)作為聯(lián)系交易雙方的橋梁和紐帶，整體策劃的總體思路就是完善藝術(shù)博覽會(huì)的各項(xiàng)服務(wù)，努力為參展商和購藏者提供更為寬闊的交流空間和便捷的交易平臺(tái)，打造舒適的交易環(huán)境，加強(qiáng)媒體宣傳，同時(shí)不斷走向國際化，依靠優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引畫廊和藏家的廣泛參與，在獲得經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，取得良好社會(huì)聲譽(yù)和影響力。

2.展覽招募

對(duì)于藝術(shù)博覽會(huì)而言，吸引畫廊等參展商參加展覽是最為核心的問題之一。如果沒有高質(zhì)量的參展商也就沒有高質(zhì)量的藝術(shù)商品，藝術(shù)博覽會(huì)就沒有足夠的吸引力來吸引購藏者的關(guān)注和參與，從而就不可能促成大規(guī)模交易的產(chǎn)生。如果沒有相對(duì)穩(wěn)定的交易量，畫廊也不會(huì)再次選擇該藝術(shù)博覽會(huì)，長此以往，惡性循環(huán)，最后致使該藝術(shù)博覽會(huì)逐漸被遺忘。因此，展覽招募工作是舉辦一屆成功的藝術(shù)博覽會(huì)所需要的先決條件之一。

展覽招募工作主要包括消息的發(fā)布和參展商的招募兩部分內(nèi)容。其中，發(fā)布消息的方法有運(yùn)用報(bào)紙、雜志、媒體、網(wǎng)絡(luò)等載體刊登招展廣告，或者直接向熟悉的藝術(shù)經(jīng)紀(jì)人和海內(nèi)外畫廊寄發(fā)招展材料。招展材料的內(nèi)容主要包括舉辦地點(diǎn)、舉辦時(shí)間、展場面積、展位量、展位規(guī)格、展位租金、展品要求、展會(huì)服務(wù)、宣傳推廣、組委會(huì)簡況等。在向畫廊等藝術(shù)品經(jīng)營機(jī)構(gòu)寄發(fā)招展材料的同時(shí)，還可以同時(shí)附上展位預(yù)訂合同、展出作品計(jì)劃表、圖錄作品計(jì)劃表、展位施工設(shè)計(jì)圖、增加服務(wù)項(xiàng)目申請(qǐng)表、參展人員登記表等相關(guān)材料，以便參展商填寫回寄。除了發(fā)招展材料外，還可用發(fā)放邀請(qǐng)函的方式給各大藝術(shù)品經(jīng)營機(jī)構(gòu)寄去藝術(shù)博覽會(huì)的信息和材料。

招展材料和消息雖然要廣泛發(fā)布，但所招募的參展商不能漫無目的，主要應(yīng)從平常有所往來、有一定知名度的畫廊等藝術(shù)品經(jīng)營機(jī)構(gòu)中選擇質(zhì)量較高的，以維持藝術(shù)博覽會(huì)的形象和定位。

3.參展審查

參展審查，是指組委會(huì)對(duì)報(bào)名申請(qǐng)參展的畫廊等參展商的參展資格進(jìn)行審查。藝術(shù)博覽會(huì)的招展信息發(fā)布之后，參展商在申請(qǐng)參展時(shí)，其提交的報(bào)名手續(xù)中需包括參展作品的照片，畫廊或經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)則還需附上經(jīng)營許可證等相關(guān)資歷證明材料。

組委會(huì)在收到參展商遞交的材料后，則按照藝術(shù)博覽會(huì)的舉辦規(guī)則進(jìn)行參展商的資格審查，以確保博覽會(huì)的整體質(zhì)量。在審查的過程中，需要核實(shí)參展商資料的真實(shí)性，對(duì)其參展作品也應(yīng)仔細(xì)考察，看其風(fēng)格是否和藝術(shù)博覽會(huì)的整體風(fēng)格相符，并研究參展藝術(shù)品的價(jià)值。對(duì)于參展商提交的作品中藝術(shù)性或水平不高者，可從中去除，通知參展商更換參展作品或相應(yīng)減少展品。

審查工作是去偽存真、去粗取精的過程，對(duì)于藝術(shù)博覽會(huì)的發(fā)展非常有必要。

4.手續(xù)辦理

手續(xù)辦理，即指在招展消息發(fā)布之后，參展商向組委會(huì)申請(qǐng)參展資格和預(yù)訂展位。這就需要按步驟履行展位預(yù)訂的相關(guān)手續(xù)，參展商應(yīng)在參展申請(qǐng)截止日期前向組委會(huì)提交書面申請(qǐng)材料，其中包括組委會(huì)所要求的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的參展信息。

組委會(huì)在接收到參展商遞交的申請(qǐng)材料后，就會(huì)按照博覽會(huì)的預(yù)定規(guī)則審查資格，以最終確定參展商的具體名單。此間，參展商需在組委會(huì)規(guī)定的截止日期前全額繳納展位費(fèi)、圖錄印刷費(fèi)等其他費(fèi)用。組委會(huì)根據(jù)展位的主題及其整體布局對(duì)展位進(jìn)行統(tǒng)一的整體安排，參考各參展商提出的要求。在收到參展商的繳費(fèi)后組委會(huì)同各參展商簽訂展位確認(rèn)書。

一般而言，展位確認(rèn)書中的展位安排如果與參展商提出的申請(qǐng)有所出入，參展商可以在規(guī)定的日期內(nèi)重新申請(qǐng)調(diào)整，組委會(huì)則按多退少補(bǔ)的基本原則對(duì)展位費(fèi)進(jìn)行調(diào)整，組委會(huì)擁有對(duì)展位安排的最終確定權(quán)和解釋權(quán)。

5.推廣宣傳

推廣宣傳是藝術(shù)博覽會(huì)成功與否的又一關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此環(huán)節(jié)中，組委會(huì)需印制或出版刊登有參展商信息及部分參展作品的圖錄，用于宣傳推廣。

與此同時(shí)，組委會(huì)需全面利用媒體向國內(nèi)外發(fā)布藝術(shù)博覽會(huì)的有關(guān)資訊信息，利用網(wǎng)絡(luò)媒體、平面媒體、廣播和電視宣傳，制造社會(huì)新聞熱點(diǎn)，為藝術(shù)博覽會(huì)造勢，以此來吸引收藏家、消費(fèi)者、藝術(shù)愛好者、投資人、藝術(shù)行業(yè)專業(yè)人士等相關(guān)人員參加藝術(shù)博覽會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)，從而擴(kuò)大藝術(shù)博覽會(huì)的社會(huì)影響力。

在展覽期間，還可以舉辦相關(guān)學(xué)術(shù)講座、研討會(huì)，邀請(qǐng)藝術(shù)批評(píng)家做訪談。運(yùn)用此類活動(dòng)來營造藝術(shù)博覽會(huì)的整體文化氛圍，使藝術(shù)品鑒賞者、投資者和收藏者更為廣泛積極地參與到藝術(shù)博覽會(huì)中來，以達(dá)到推廣宣傳的目的。

6.會(huì)場布置

會(huì)場布置的工作量大，也需要相對(duì)充裕的時(shí)間。因此，參展商一旦與組織機(jī)構(gòu)簽訂參展合同之后，就需要在組委會(huì)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將參展藝術(shù)品運(yùn)至指定的展覽場地，并在預(yù)訂的展位上按照約定時(shí)間布置展位。參展展品的運(yùn)輸工作一般由參展商自行解決，但有的藝術(shù)博覽會(huì)主辦方也會(huì)指定合作的運(yùn)輸公司，為參展商提供運(yùn)輸、倉儲(chǔ)和海關(guān)服務(wù)等。這樣統(tǒng)一安排，更能確保展品的安全，以及展品送達(dá)的時(shí)間，為會(huì)場布置預(yù)留出時(shí)間和空間。

組委會(huì)在展覽期間一般會(huì)向參展商提供基本的展出和辦公設(shè)施。會(huì)場中展位的布置由施工單位根據(jù)參展商提供的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行施工。需要注意的是，展場的布置需要在組委會(huì)和各參展商所預(yù)定的設(shè)計(jì)規(guī)劃內(nèi)進(jìn)行局部改造，不可隨意為之，以保證整個(gè)展會(huì)的整體形象。如果參展商要在原先商定的基礎(chǔ)上更改展出方案，那么需要與組委會(huì)重新協(xié)商討論，必要時(shí)可能會(huì)額外加收改裝費(fèi)用。

7.展期管理

藝術(shù)博覽會(huì)舉辦期間，活動(dòng)十分密集，參會(huì)人員眾多，因此展覽現(xiàn)場將十分擁擠。參加研討會(huì)和報(bào)告會(huì)等活動(dòng)，觀看展覽，參與現(xiàn)場交易的人員眾多，這就需要組織者及相關(guān)工作人員通力合作維持現(xiàn)場秩序，以避免突發(fā)事件的發(fā)生。安全保衛(wèi)工作者、秩序維持者和后勤服務(wù)工作人員要各司其職，有明確分工，必要時(shí)可合作，以確保藝術(shù)博覽會(huì)展期的順利進(jìn)行。

藝術(shù)博覽會(huì)舉辦期間，普通參會(huì)人員一般需購買門票進(jìn)入展覽場地，而參展商和工作人員也需憑有效證件出入展覽場地，被邀請(qǐng)的嘉賓貴客需持邀請(qǐng)函進(jìn)入，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而維護(hù)好展場秩序。其中，門票的面額、數(shù)量由組委會(huì)確定后，統(tǒng)一印制出售，部分特殊觀眾可持贈(zèng)券進(jìn)入會(huì)場。

由于藝術(shù)博覽會(huì)是一個(gè)大型的藝術(shù)品交易平臺(tái)，組織者還需要制定交易的規(guī)則，并為藝術(shù)品交易雙方提供相應(yīng)的檢驗(yàn)與會(huì)計(jì)等服務(wù)，以便更好地管理和維持良好的秩序。

8.善后服務(wù)

善后服務(wù)工作事宜主要包括參展商與組委會(huì)之間辦理結(jié)算手續(xù)及撤展、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)工作，具體事宜仍將由組委會(huì)統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理。善后服務(wù)工作事情雖然煩瑣細(xì)碎，但事關(guān)藝術(shù)博覽會(huì)的收尾工作，組織者更加應(yīng)該引起重視。良好的善后服務(wù)可以提升藝術(shù)博覽會(huì)在參展商心中的形象，方便日后的繼續(xù)合作。

藝術(shù)博覽會(huì)的組織者在展覽結(jié)束后，還應(yīng)與各參展商之間保持積極的聯(lián)系，以取得服務(wù)反饋、改進(jìn)意見等相關(guān)信息，以便及時(shí)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為日后舉辦更加成熟的藝術(shù)博覽會(huì)而積累資源和實(shí)力。

二、藝術(shù)博覽會(huì)的規(guī)范化

藝術(shù)博覽會(huì)本身并無好壞之分，它們只是表現(xiàn)了藝術(shù)和藝術(shù)家，反映了藝術(shù)市場的現(xiàn)狀而已。

藝術(shù)博覽會(huì)的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)表明，藝術(shù)博覽會(huì)只有規(guī)范操作，才能達(dá)到藝術(shù)博覽會(huì)舉辦的預(yù)期目標(biāo)，并為下一屆藝術(shù)博覽會(huì)的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。這對(duì)于中國藝術(shù)博覽會(huì)的國際化非常重要。

具體來說，藝術(shù)博覽會(huì)應(yīng)注意以下幾方面的規(guī)范。

第一，藝術(shù)博覽會(huì)需要建立正規(guī)的組織機(jī)構(gòu)，逐步完善管理和工作機(jī)制。建立正規(guī)的組織機(jī)構(gòu)是指藝術(shù)博覽會(huì)要有自己相對(duì)穩(wěn)定的常設(shè)機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT的工作人員。有固定的工作人員，要優(yōu)于舉辦前臨時(shí)尋找工作人員。因?yàn)榕R時(shí)雇用的工作人員，往往不熟悉藝術(shù)博覽會(huì)的運(yùn)作規(guī)律，無法迅速投入高效的工作，這樣會(huì)影響藝術(shù)博覽會(huì)的規(guī)范操作。藝術(shù)博覽會(huì)的常設(shè)機(jī)構(gòu)中的工作人員，應(yīng)是具有文化藝術(shù)修養(yǎng)和經(jīng)濟(jì)頭腦的專業(yè)工作者，并且有較強(qiáng)的商業(yè)信譽(yù)、藝術(shù)法規(guī)和公關(guān)策略等意識(shí)。藝術(shù)博覽會(huì)組織者還需建立相對(duì)穩(wěn)定且合格的專家隊(duì)伍，建立嚴(yán)格的評(píng)審制度，負(fù)責(zé)審查鑒定參展的藝術(shù)品。

第二，藝術(shù)博覽會(huì)要嚴(yán)格選取以畫廊為代表的藝術(shù)品經(jīng)營實(shí)體參展。這是因?yàn)槟承┧囆g(shù)家個(gè)人容易利用參展的機(jī)會(huì)，在展位推銷自己的作品，然而并不當(dāng)場成交，轉(zhuǎn)為場下私自交易。場下交易會(huì)造成其市場價(jià)格的無序性，破壞藝術(shù)品的既定價(jià)格，加大藝術(shù)博覽會(huì)的管理難度，還會(huì)造成國家稅收的部分流失。藝術(shù)家在交易的過程中，由于心態(tài)的變化，不利于其之后的藝術(shù)創(chuàng)作。因此，藝術(shù)家要通過正規(guī)的有法人資格的藝術(shù)品經(jīng)營機(jī)構(gòu)來參加藝術(shù)博覽會(huì)，這也是國際通用的藝術(shù)市場的規(guī)則。具有國際規(guī)范的藝術(shù)博覽會(huì)對(duì)參展商都會(huì)嚴(yán)格挑選審查，選擇同樣具有規(guī)范性的畫廊等參展，有利于藝術(shù)博覽會(huì)和參展商良性的共同發(fā)展。

第三，藝術(shù)博覽會(huì)的展品要堅(jiān)持高質(zhì)量、高水平的藝術(shù)定位。藝術(shù)博覽會(huì)中的參展品數(shù)量巨大，這里所說的堅(jiān)持高質(zhì)量，是一個(gè)普遍整體性的要求。畢竟不能規(guī)定每一件作品均是精品，但每件作品都要求具有原創(chuàng)性，其中不乏精品，且拒絕行貨和次品，禁止贗品偽作，以此來提高藝術(shù)博覽會(huì)的自身定位。一旦藝術(shù)博覽會(huì)落入俗套，所展示的藝術(shù)品如同小商品交易市場或工藝品小集市，那么該藝術(shù)博覽會(huì)的品位層次降低，只會(huì)被淘汰。

第四，藝術(shù)博覽會(huì)要積極尋找自身風(fēng)格特色，樹立良好的品牌形象。當(dāng)今藝術(shù)博覽會(huì)屢見不鮮、規(guī)模越來越大，在日趨激烈的競爭中，有自身的鮮明風(fēng)格特色才能在藝術(shù)市場中占據(jù)一席之地。藝術(shù)博覽會(huì)的風(fēng)格特色體現(xiàn)在更為明確的市場定位上，避免雷同，使該藝術(shù)博覽會(huì)更具競爭力，能夠吸引藝術(shù)品收藏愛好者的眼球。同時(shí)，藝術(shù)博覽會(huì)有自己特色后，也有利于整個(gè)藝術(shù)博覽會(huì)市場的布局和管理，促進(jìn)市場的規(guī)范化運(yùn)行。

第五，藝術(shù)博覽會(huì)各環(huán)節(jié)均要采用合乎規(guī)范的操作程序和正規(guī)的手段。藝術(shù)博覽會(huì)包括策劃、宣傳招展、審查、簽訂合約、布展、管理、后續(xù)服務(wù)等各環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都要參照國際慣例來實(shí)施操作。

第六，建立藝術(shù)博覽會(huì)本身的審批和監(jiān)督制度。現(xiàn)如今舉辦藝術(shù)博覽會(huì)已成為全世界范圍內(nèi)的盛事，世界多地均辦有自己的藝術(shù)博覽會(huì)，因此需要有針對(duì)藝術(shù)博覽會(huì)的監(jiān)督管理制度。以中國為例，藝術(shù)博覽會(huì)的組織者和舉辦地應(yīng)符合相應(yīng)的政策規(guī)定，在遵循市場經(jīng)濟(jì)杠桿調(diào)節(jié)的基礎(chǔ)上，輔以政府在文化政策、行政手段等方面的宏觀調(diào)控。國家相關(guān)部門要規(guī)范藝術(shù)博覽會(huì)的舉辦，逐步建立嚴(yán)格的審批、管理和監(jiān)督制度，同時(shí)維護(hù)舉辦藝術(shù)博覽會(huì)的積極性，扶持藝術(shù)博覽會(huì)市場的發(fā)展。

近年來，藝術(shù)博展會(huì)、雙年展等逐漸成為高端購物、社交和娛樂活動(dòng)的場所。