1.3 辦公自動化系統的要素、目標和技術核心

1.3.1 辦公自動化系統的要素和目標

1.辦公自動化系統要素

辦公自動化系統組成要素有辦公人員、技術工具、辦公機構、辦公制度、辦公信息和辦公環境六要素。

辦公人員：在辦公自動化系統中，辦公人員按其在系統中的作用可以分為3類。第一類是信息使用人員，屬于上層決策人員及中層管理人員，使用系統提供的信息進行科學決策或對決策的執行過程進行控制管理。第二類是使用系統的設備完成自己辦公業務的人員，在辦公活動中多數屬于辦事員和秘書層次。第三類是為系統服務的人員和提高系統效率的人員，如系統管理員、軟硬件維護人員和訓練有素的錄入員。

技術工具：技術工具是指組成辦公信息系統的各種設備和技術手段的總和。在技術手段中，用于實現本部門辦公要求的各類軟件占相當大的比重。硬件設備通常是按總體設計來購置和安裝的，而軟件一部分可以購置，另一部分則需根據不同部門的實際需要自行研制。這種需要的提出同辦公人員特別是管理決策人員的領導業務素質密切相關。

辦公機構：辦公機構的設置和劃分直接影響到辦公自動化系統的總體結構。例如，行政機構可以按管理職能、管理區域、管理行業、服務對象進行劃分。

辦公制度：辦公制度是指要建立的各項辦公流程，部門中各個單位的業務范圍和各層次辦公人員的崗位責任制度。辦公過程中有許多不確定因素必須由辦公人員來解決。辦公過程的制度化、規范化可以使許多辦公活動實現自動化，這是辦公自動化系統應具有的特殊功能。

辦公信息：各類辦公信息是辦公自動化系統的工作對象。從信息處理的角度來看，辦公活動就是對各類辦公信息進行采集、存儲、處理、傳送和輸出的過程。信息的類型有數據、文字、聲音、圖形和圖像等。在組織辦公機關中，文字類信息、計劃和統計部門數據類信息是處理的主要對象。辦公信息格式的標準化，是建立辦公自動化系統的基礎性工作。

辦公環境：與本組織存在各種聯系的社會組織，構成了辦公的外部環境。外部環境作為組織機構之外的實體本來并不包括在系統之內，但它對系統的功能和運行給出了約束條件，因而也是辦公自動化系統的一個組成要素。作為辦公環境的社會組織，有的是上下級關系，有的是業務關系，也有的是服務與被服務的關系。

2.辦公自動化系統目標

由于各個機關單位的業務和職能各不相同，因此對于辦公自動化系統需求也存在差異。一般而言，機關辦公自動化系統均以公文處理和機關事務管理為核心，同時提供信息通信與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應包括收發文審批簽發管理、公文流轉傳遞、政務信息采集與發布，以及檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等。總的來說，辦公自動化系統應滿足以下要求。

（1）提供電子郵件功能。信息是辦公自動化、決策科學化的基礎，電子郵件系統作為信息傳遞與共享的工具和手段，可滿足辦公自動化系統最基本的通信要求。

（2）支持協同工作和移動辦公。隨著網絡技術的發展，異步協作方式（如電子郵件、網絡論壇等）和同步協作方式（如網絡實時會議）正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們完全可以隨時隨地參與到協同工作中去，大大提高了工作效率。

（3）完整的安全性控制功能。辦公自動化系統所處理的信息一般涉及機關的機密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。

（4）滿足公文及會議程序要求。公文處理是辦公自動化系統的主要內容，發文及收文的流轉順序必須嚴格執行國家規范。

（5）具有完善的檔案管理功能。文件處理完成后要存檔，完善的檔案管理為查閱者提供方便，同時具有嚴格的權限控制。

（6）集成Internet。辦公自動化系統作為Intranet的重要應用必須能夠與Internet相連，包括電子郵件、Web發布等，這不僅溝通了機關內外的信息，對外宣傳了機關單位，而且還可以進一步提供以數據為核心的網絡辦公服務。

（7）系統界面友好，使用方便。一個成功的應用系統首先應該滿足用戶的基本需求，其次應是用戶使用方便，才能充分發揮作用。

目前各級政府和很多企業都在為實現辦公自動化系統而努力，但現有的成果僅僅是在某些環節、某些方面部分地實現了辦公自動化系統的功能，與真正的辦公自動化系統尚有差距，差距的根本在于應用系統對管理思想的理解和實現方面。

1.3.2 辦公自動化系統的技術核心

隨著計算機技術日新月異的發展，各種先進的開發工具不斷涌現，開發和運行辦公自動化系統的環境也各有不同，各有特點。

1.開發平臺分類

目前，以數據為核心的流行網絡辦公自動化系統開發平臺主要有以下3類。

（1）基于數據庫管理系統的開發平臺。

Fox Pro、VB、Delphi、PB等開發工具加上后臺關系數據庫（SQL Server、Oracle等）作為開發平臺。

①優點：數據處理能力強，訪問速度快，開發工具適用范圍廣。

②缺點：數據庫系統不提供工作流控制、用戶權限和用戶安全的管理，其實現必須由軟件工程師自己開發完成，不僅工作量大，而且實現和維護都非常困難；在通信手段、廣域網方面支持不夠，系統的可伸縮性和擴展性較差；對非結構化數據的表示和處理先天不足，限制了辦公自動化系統的功能擴展。

（2）基于B/S結構和關系數據庫結合的開發平臺。

基于瀏覽器/服務器（Browser/Server，B/S）結構和關系數據庫結合的方式，利用CGI（Common Gateway Interface，通用網關接口）、ASP（Active Server Page，活動服務器網頁）等技術進行系統開發。

①優點：采用標準Internet技術，技術人員只需要開發和維護服務器端應用程序，而無需考慮客戶端程序，大大降低了軟件維護開銷；該平臺特別適合信息的查詢和組織，用戶只需熟悉瀏覽器操作即可，且界面一致、簡單；易于與Internet上的其他系統結合，客戶端只需裝有瀏覽器即可訪問系統。

②缺點：開發手段有限，數據安全性問題，對服務器要求過高，數據傳輸速度慢，對于復雜的工作流和權限設置等要求顯得力不從心。

（3）基于群件的開發平臺。

基于群件的開發平臺是目前最流行的選擇，主要的群件系統有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的Exchange Server。

① 優點：系統提供了強大的安全和權限以及工作流管理機制，開發工具完備，開發周期短，穩定可靠；完善的通信手段和強大的非結構化數據支持能力，以及較好的系統可伸縮性和擴展性；程序和數據一般放在服務器上；對非結構化數據的表示和處理能力強大，特別是用于事務性處理時。

②缺點：處理結構化數據能力較弱，不擅長數據的計算、分析和統計，運行效率較低。

2.辦公自動化系統使用的技術分類

就現在開發辦公自動化系統的技術來說，主要集中分為三大類：基于C/S結構的應用程序開發，結合C/S結構和Web技術的復合應用程序，基于B/S結構的動態網頁技術。

（1）C/S（Client/Server，客戶機/服務器）結構系統是傳統的開發模式，一般以數據庫和客戶端的兩層結構實現，也有加入中間件的三層或多層結構。在辦公自動化系統早期是標準的系統模式，但在特定的應用中無論是Client端還是Server端都還需要特定的軟件支持。由于沒能提供用戶真正期望的開放環境，C/S 結構的軟件需要針對不同的操作系統開發不同版本的軟件，加之產品的更新換代十分快，已經很難適應百臺計算機以上的局域網用戶同時使用。隨著計算機技術的發展和網絡的發展，它已經無法滿足現在的遠程網絡辦公和移動辦公需要，在逐漸被取代。

（2）C/S+Web技術是為了補充C/S結構的不足，在C/S基礎上加入Web技術來實現對遠程數據的獲取，但擁有一定的局限性，如數據及時更新、軟件升級等問題就無法很好地解決。

（3）B/S（瀏覽器/服務器）結構系統采用動態網頁技術，是一次性到位的開發，能實現不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式（如LAN、WAN、Internet/Intranet等）訪問和操作共同的數據庫；它能有效地保護數據平臺和管理訪問權限，服務器數據庫也很安全。特別是在Java這樣的跨平臺語言出現之后，B/S 架構管理軟件更是方便、快捷、高效。加入辦公自動化系統的開發理念，完全適應網絡辦公和移動辦公需求，也是現代辦公自動化系統的首選技術。

就B/S結構的開發，具體技術又有多種選擇：JSP+Java EE、ASP+IIS、ASP.NET+Microsoft.NET Framework、PHP+Apache。這些技術各有其特點。

ASP優點：①無需編譯；②易于生成；③獨立于瀏覽器；④面向對象；⑤與任何Active X Scripting語言兼容；⑥源程序碼不會外露。

ASP缺點：①Windows本身的所有問題都會一成不變地也累加到了它的身上。安全性、穩定性、跨平臺性都會因為與Windows NT的捆綁而顯現出來；②ASP由于使用了COM組件所以它會變得十分強大，但是這樣的強大由于Windows NT系統最初的設計問題而會引發大量的安全問題，只要在這樣的組件或是操作中一不注意，那么外部攻擊就可以取得相當高的權限而導致網站癱瘓或者數據丟失；③由于ASP還是一種Script語言，所以除了大量使用組件外，沒有辦法提高其工作效率，它必須面對即時編譯的時間考驗，同時我們還不知道其背后的組件會是什么樣的狀況；④無法實現跨操作系統的應用，當然這也是微軟的理由之一，只有這樣才能發揮ASP最佳的能力，可是正是Windows限制了ASP，ASP的概念本來就是為能讓系統運行于一個大的多樣化環境而設計的；⑤還無法完全實現一些企業級的功能，即完全的集群、負載均橫。

ASP.NET優點：①設計和實施簡潔；②語言靈活，并支持復雜的面向對象特性。

ASP.NET缺點：數據庫的連接復雜。

JSP 優點：①一處編寫隨處運行；②系統的多臺平支持；③強大的的可伸縮性；④多樣化和功能強大的開發工具支持。

JSP缺點：①與ASP一樣，Java的一些劣勢正是它致命的問題所在；②缺少系統性的資料；③速度慢。

PHP優點：①一種能快速學習、跨平臺、有良好數據庫交互能力的開發語言；②簡單輕便，易學易用；③與Apache及其他擴展庫結合緊密；④良好的安全性。

PHP缺點：①數據庫支持的極大變化；②不適合應用于大型電子商務站點；③安裝復雜；④缺少正規的商業支持；⑤無法實現商品化應用的開發。