1.4 辦公自動化系統的功能

辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，并提高了自動化程度，從而提高了辦公效率，方便了辦公室工作，可以獲得更大的效益，創造了無紙化辦公的優越環境。辦公自動化系統的基本功能如下。

1.4.1 文字處理

文字工作是辦公室的主要工作之一，文字處理就是利用計算機來處理文字工作。文字處理的主要功能有以下幾點。

1.錄入、編輯文字

在文字處理軟件中可以任意輸入中、英文，并對輸入的文字進行各種編輯操作。常見的操作主要包括增加、更改、刪除、復制、剪切、粘貼、查找與替換等。并可對已輸入完成的段落進行各種版式的設置，還可以進行各種邊框和底紋設置，增加文字的觀賞性。

2.文檔版式編排

當一篇文檔的基本輸入和編輯完成后，為了更好地進行打印，還需要對該文檔進行版式的設計。版式的設計主要包括對文檔頁面中各種參數的設定、頁碼格式的設定、分欄的設計以及頁眉頁腳的設計。

3.表格制作

表格是一種非常直觀的表達方式，使用一個表格有時比一段文字更能清楚地說明一個問題，這種簡明、直觀的表達方式還可以大大增加文檔的說服力。在辦公自動化系統中不僅可以大量、方便地使用表格，而且可以對使用的表格進行格式化，使表格具有優美的外觀。

4.文檔的智能檢查

在常見的各種文字處理軟件中，都內置了基本字典以及自定義的字典，還有各種用戶自定義的詞庫，通過使用這些工具可以對文檔進行拼寫檢查和語法檢查，用戶可在使用的過程中及時發現錯誤進行糾正。另外這些工具還可以對文檔的格式進行檢查。

5.使用模板文檔

多個樣式通過自由組合形成各種模板。模板是各種文字處理軟件的核心功能之一，是多個樣式根據實際應用需要自由組合而成。使用模板可以快速改變一個文檔的各種格式，Microsoft Office或者WPS系列軟件都包含應用模板，如報告、備忘錄等，極大地方便了日常使用。

1.4.2 數據處理

數據處理最初是指在計算機中加入單位、企業的信息和數據，現在常用來泛指非科技工程方面的對任何形式的數據資料的各種計算、管理和操作。辦公室的中心任務就是處理信息，而最大量的信息就是數據信息。

數據處理是信息處理的基礎，它指的是把來自科學研究、生產實踐和社會經濟活動等各個領域的原始數據，用一定的設備和手段，按一定的目的加工成另一種形式的數據，即利用計算機對數據進行收集、存儲、加工、傳播等一系列活動的組合。

1.方便快捷的數據錄入

一個電子表格可以完成數據的快速錄入，而且在錄入的過程中還可以靈活地插入數據行或列，對有規律的數據實現自動生成，根據函數生成特定的基于數據表的數據，自動計數等。

2.根據數據快速生成相關圖形或圖表

圖形或者圖表能更好地表達數據統計的結果，使統計的數據一目了然。對于有數據的電子表格，可以根據電子表格強大的內嵌功能進行圖形或者圖表的生成，自由地選擇模板生成相關的圖形或圖表，而且當表格中的數據發生變化時，圖形或圖表也會根據新的數據發生相應的變化，有利于數據更新。

3.強大的數據統計功能

除了能對數據表進行簡單的統計外，電子表格中還設計了各種統計數據的方法。通過使用這些統計方法，可以很方便地制作出工作中需要使用的各種數據統計文件。

1.4.3 語音處理

聲音同文字一樣是辦公活動中最重要的信息形式，具有速度快、使用方便、人人可用等優點。語音處理技術是計算機應用人工智能技術將人的語音自動轉換為文字和指令，使計算機具備聽覺功能的技術方法。辦公自動化系統里語音處理功能如下。

1.聲音輸入

通過人直接對計算機或其他錄音設備講話，去發布命令或輸入文件、數據等信息。

2.語音合成

語音合成是計算機模仿人的語音生成過程，使計算機控制音響設備合成人工語音。目前人工合成語音的可懂度、自然度和保真度都相當好，因此這項技術廣泛應用于計算機產品中。

3.語音識別

語音識別是計算機應用人工智能技術將人的語音自動轉換為文字和指令，使計算機具備聽覺功能的技術方法。語音識別技術可以通過發音方式，發音時的孤立詞、連接詞或自然語言的連續語音等對語音進行識別。其可識別字符的范圍分為大、中、小不同類型；適用對象分為特定人和非特定人系統。特定人系統是指訓練與識別適用于同一人，非特定人系統則是指語音樣板能適應一組人進行識別，即訓練時為特定人，而識別時能適應一組人。

1.4.4 圖形和圖像處理

將信息轉換成圖形來描繪，有助于理解復雜情況，加深印象，提高速度。圖形是指靜態圖形或影像，圖像則是指隨著時間而不斷變化的動態圖形。圖形和圖像處理基本功能如下。

1.圖形和圖像的輸入

圖形和圖像的輸入是處理功能的基礎。圖形和圖像輸入的方式有很多種，最常見的圖形輸入方式有：鼠標、數字化圖形板、掃描儀等。常見的圖像輸入方式有：掃描儀、數碼相機等。

2.圖形和圖像的存儲和編輯

圖形和圖像的存儲是把經過設備輸入的圖形或者圖像存儲到計算機的特殊位置，存儲到計算機后就可以對圖形或者圖像進行編輯，編輯包括圖像大小的剪裁、色調的調整、格式的轉化等。

3.圖形和圖像的輸出、傳送

把圖形或者圖像在計算機中經過一系列的處理后，需要將它們輸出到終端，常見圖形和圖像的輸出方式有打印機等。

4.圖形的識別

圖形識別指對圖形的判定和區分，是圖像處理的重要功能，如文字符號的識別、指紋鑒定、癌細胞識別等。

1.4.5 通信功能

辦公自動化系統的通信功能實現了辦公自動化系統的各個部門真正的即時協同工作，和傳統的辦公系統相比，可以大大提高辦公效率。辦公自動化系統的通信功能主要包括以下幾個方面：即時提醒、遠程通信、遠程監控和屏幕互換。

當工作人員遠離辦公室或出差，而又需要了解單位的某些數據信息時，即可通過網絡連接遠程計算機，完成相關的辦公事宜。

1.4.6 文件處理

文件處理主要是指對文件這一整體形式進行的各種處理，如收發文件管理、文件的輸入和存儲、郵件處理和文件傳輸等。

1.收發文件管理

收發文件管理主要負責公文的擬定、收發、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流程的全過程處理。收發文件管理實現內部文檔從擬稿、批閱、簽發，到最后的整理、歸檔的發送文件流程的計算機自動化控制，達到文檔發送自動化。

2.文件輸入和存儲

文件輸入和存儲就是實現對文件的自動輸入，并將輸入的信息存儲起來。典型的文件輸入和存儲是通過縮微處理設備實現的。

3.郵件處理和文件傳輸

通信工作是辦公活動中工作量最大的一項活動。通信在辦公活動中具有非常重要的作用，但又是最薄弱的一個環節。隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的發展，目前，大部分單位的通信采用電子郵件的方式來完成。電子郵件綜合了電話和郵政信件的特點，具有電話傳遞信息快的優點，又可以像信件那樣提供文字記錄復制的優點。

在企事業單位中，文件處理都是一項重要工作，其特點是繁瑣、工作量大而且對文件有不同的保密級別要求，責任重大。然而傳統手工的文件處理效率低、耗材大，并且占用工作人員大量的時間用于分發、追蹤和催辦等工作。隨著辦公自動化和遠程辦公的要求越來越高，傳統方式已經遠遠滿足不了工作的需要，辦公自動化系統的文件處理系統真正實現了數字化辦公，大大提高了工作效率，主要功能有以下兩個方面。

（1）資源共享

利用辦公自動化系統的網絡可以使內部成員方便地共享文件，經過授權的用戶可以快速訪問網絡資源來獲取文件。

（2）文件處理流程系統化

在傳統的文件處理流程中，需要經過專門的人員去分發或催辦文件的處理，而在辦公自動化系統的文件處理系統中，可以通過基于辦公自動化系統網絡的文件處理系統，真正實現網絡化的流暢流程，大大縮減了文件處理的時間。

1.4.7 電子日程管理

電子日程管理是單位或公司對某個部門或個人的工作規劃，是一個企業和單位工作中的重要部分。辦公自動化系統中的電子日程管理主要包括：部門日程管理、職員日程管理、工作進程管理、工作周報、工作月報。

電子日程管理具有最優化的時間管理，合理安排會議時間，有效地指示人們使用日程表以及實現對會議室及其他辦公設備的有效管理等優點。

1.4.8 電子行文辦理

電子行文辦理是辦公自動化系統的重要組成部分，通過網絡和計算機，借助于電子郵件和文字處理功能，實現對公文辦理的電子化，大大提高了行文辦理的效率。

一個行文傳輸過程應包括：文件的接收（又稱收文）、登記、印刷、分辦、交換、催辦、傳閱，以及擬稿、審校、發文、統計、歸檔、銷毀等環節。

電子行文辦理功能主要包括：行文無紙流轉，實現行文自動轉入和標引，實現會議計劃，通知等功能，實現信息的采集功能，實現事務督辦流程。

1.4.9 視頻會議

視頻會議系統是通過網絡通信技術來實現的虛擬會議，是目前支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統。它能實現不同區域的參與性、即時性、交互性、安全性和可靠性等。通過遠程視頻會議系統召開網絡會議規模可大可小，靈活方便。對于大規模的會場型會議，可以通過投影儀和大屏幕顯示系統顯示各個會場的圖像，可以在同一屏幕顯示多方的視頻圖像，而且視頻和語音都非常清晰、流暢。對于人數不多的小型會議，參會者無需到專門的會議室，通過使用自己的辦公計算機就可開會，效果同樣出色。

遠程視頻會議系統還提供強大的會議輔助功能，可以很好地支持包括 Word、Excel、Power Point、Access 等任何軟件和桌面的共享以及遠程控制，同時提供強大的電子白板和文件分發功能。

視頻會議應具有以下基本功能：①實時音視頻廣播；②能查看視頻；③使用電子白板；④顯示系統消息；⑤進行會議投票；⑥發送文件；⑦程序共享；⑧會議錄制；⑨系統設置；⑩用戶管理等功能。

視頻技術帶來的“便利、效率的提高、成本的控制”已經深入人心。隨著中國寬帶建設的推進，視頻技術的更新發展，系統成本的進一步降低，視頻會議將得到更廣泛的普及。