1.2 辦公自動化的定義、特點與模式

1.2.1 辦公自動化的定義

辦公自動化目前有兩個權威定義：一是季斯曼定義，二是我國專家的定義。

1.季斯曼（M.C.Zisman，美國麻省理工學院教授）定義

辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理的數量龐大且結構又不明確，包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。

2.我國專家的定義

辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并且這些設備與辦工人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統。

一般來說，一個完整的辦公自動化系統，應當包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存4個環節，分為3個層次：事務型、信息管理型和決策支持型。

事務型為基礎層，只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、個人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、工資管理、資源管理以及其他有關機關行政事務的處理等。信息管理型為中間層，是將事務型辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等政務信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、市場動態、產品宣傳、用戶信息等。決策支持型為最高層，它建立在信息管理級辦公自動化系統之上，以事務型和管理型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自由的決策模型為支持，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，做出相應的決策。決策支持型辦公系統具有決策或輔助決策功能的最高級系統。

現在有一種普遍的偏見，認為辦公自動化系統僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等這些非結構化數據的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實，近年來隨著計算機技術和通信技術的飛速發展，辦公自動化系統的概念也已經遠遠超過了辦公事務和文檔處理的范圍，從文字處理機、復印機、傳真機、PC，擴展到以網絡為平臺，以數據庫技術、計算機技術和通信技術為核心的網絡辦公自動化系統，有了更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。

從功能方面來講，辦公自動化系統應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，因此具有不同的功能表現。

（1）對于企業高層領導而言，辦公自動化系統是決策支持系統（DSS）。辦公自動化系統運用科學的數學模型，結合企業內部、外部的信息，為企業領導提供決策參考和依據。

（2）對于中層管理者而言，辦公自動化系統是信息管理系統（MIS）。辦公自動化系統利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率。

（3）對于普通員工而言，辦公自動化系統是事務/業務處理系統。辦公自動化系統為辦公室人員提供了良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快地工作。

從技術范疇來講，辦公自動化系統應該是計算機技術、通信技術、科學的管理思想等多個方面的有機結合。

1.2.2 辦公自動化的特點

隨著三大核心支持技術網絡通信技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，辦公自動化系統已進入到新的層次，因此，辦公自動化的特點有以下幾方面。

（1）集成化。軟硬件及網絡的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，因此組成了“無縫集成”的開放式系統。

（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如漢字識別、輔助決策等。

（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

（4）運用電子數據交換（EDI）。通過計算機網絡，在計算機間進行交換和自動化處理。

辦公自動化的目的是盡可能充分利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，取得更好的經濟效果，以達到既定的目標。