1.1 辦公自動化的發展狀況

1.1.1 人類辦公活動的發展

人類辦公活動是隨著人類的生產活動產生和發展的。人類社會不同時期生產力的發展都推動了辦公活動的變革。隨著生產力和科學技術的發展，人類辦公活動經歷了3次變革，辦公工具也從人類正式辦公活動開始的農業時代使用的“老三件”（紙、筆和算盤），發展到第二次工業革命時代使用的“老三機”（打字機、電話機和電傳機），第三次工業革命時代使用的“新三機”（復印機、傳真機和微縮設備），再到如今信息時代的計算機、各種通信設備以及功能強大的智能化辦公設備。

辦公活動第一次變革是用“老三件”（紙、筆和算盤）拋棄了原始落后的鐵制、石制的雕刻、繪畫文字的工具，使信息和文字的生成、存儲和輸出發生了巨大變化。支持這種巨大變化的技術是造紙術和印刷術。第二次大變革是以“老三機”和“新三機”為代表，是人類社會進入工業時代的標志，也是近代人類文明的象征。第三次大變革是以信息社會的“3A”革命——辦公自動化（office automation）、工廠自動化（factory automation）、家庭自動化（home automation），以三大類辦公自動化設備和四大支持技術為代表。三大類辦公自動化設備是指計算機、通信設備和辦公設備，四大支持技術是指計算機技術、信息技術、通信技術和軟件科學。這次變革不但促成了信息生成、采集、存儲、處理、加工、傳輸和輸出方式的改變，還促進了辦公活動的核心—管理與決策手段、方式的改變，實現了管理科學化。

1.1.2 國外辦公自動化的發展概況

辦公自動化是現代信息社會的重要標志，它涉及管理學、社會學、系統工程學和人機工程學等學科基本理論，以及計算機、通信、自動化等技術。美國是最早研究辦公自動化系統的國家。美國的辦公自動化發展可概括為單機—聯網—綜合應用3個階段。

1.以數據處理為中心的傳統辦公系統階段（1977年以前）

該階段以單機設備完成單項辦公業務的自動化，如文字處理機、復印機、傳真機等在發達國家的部分辦公室應用。

數據處理的目的是：把數據轉換成便于觀察、分析、存儲、傳送及進一步處理的形式；把數據去粗取精，消除不必要的冗余和符合信息系統要求的形式。

數據處理的基本內容包括數據轉換、數據組織、數據存儲、數據篩選和分類、數據運算及數據輸出。

數據處理的特點是：數據量大、數據結構復雜、時間性強。但它的最大特點是應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力。其貢獻在于把IT技術引入辦公領域，提高了文件管理水平。

2.以工作流為中心的辦公自動化系統階段（1977—1982年）

這一階段以采用部分綜合設備為手段，辦公自動化系統日趨成熟。隨著微型計算機應用的普及，專用交換機、程控技術和局域網技術的成熟，已能將計算機、傳真機、電話機和其他辦公設備連成網絡，實現了以工作流為中心的信息綜合處理。這種方式徹底改變了早期的辦公自動化的不足之處，以E-mail、文檔數據管理、目錄服務、群組協同工作等技術作支撐。第二代辦公自動化系統包含了眾多的使用功能和模塊，它以網絡為基礎，實現了數據、文字、圖形和聲音的綜合處理，實現了對人、對事、對文檔、對會議的自動化管理。

3.以知識管理為核心的辦公自動化系統階段（1983年至今）

第三階段辦公自動化系統的核心是知識管理。知識管理是一個系統工程，目標是幫助企業發現潛在的知識，定位擁有專門知識的人，傳遞知識和有效利用知識。知識管理意味著在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最適合的行動，避免重復錯誤和重復工作。知識管理可以幫助企業解決知識共享和再利用的問題。第三代辦公自動化系統的顯著特點是信息和資源共享，實時通信，以及與短信平臺的完美結合。

1.1.3 我國辦公自動化的發展

我國的辦公自動化相對于技術先進的國家，發展較為緩慢。經過從20世紀80年代中期至今30多年的發展，已從最初的以單機應用為基礎的輔助辦公產品，發展到今天以網絡技術為依托的面向實際應用的現代辦公系統，大致也經過了3個階段。

第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發展的準備期。辦公自動化只是以數據和文檔處理為中心，使用面向單機的輔助辦公設備，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向比特方式的飛躍，但信息仍然是高度孤立。該階段主要是引入復印機，漢化微型計算機軟、硬件系統，解決漢字的輸入輸出，漢化了部分應用軟件，制定規劃。

辦公自動化在我國發展的第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等。

第二階段：1985—1990年，是我國辦公自動化系統的發展期。這一階段辦公自動化系統的建設，主要是單機和微機局域網的應用和中文文字處理系統，是以工作流為中心。該階段主要是開始試點開發，一批技術骨干開發了許多漢字系統，如CCDOS、希望漢字UCDOS、聯想漢字系統等。開發了大量的漢字輸入法，如五筆字型、自然碼、拼音、鄭碼等。同時還開發了一些著名的文字處理系統，如方正排版、華光排版、WPS系統、CCED系統等。并且從1985年以后，傳真技術、復印技術、局域網技術在我國得到普及，辦公自動化系統以網絡為中心，大量使用C/S結構、對象關系型數據庫和數據包裹，增強了信息的通用性和可用性。通過建立和完善各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協同工作的環境，實現了信息大規模共享和交互協調。

辦公自動化在我國發展的第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用計算機和打印機，通過計算機和打印機進行文字處理、表格處理、文字排版輸出和人事財務等信息的管理。

第三階段：1990年至今，是我國辦公自動化系統的完善普及期。辦公自動化以知識管理為核心，是集信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統，能夠提供豐富的學習功能與知識共享功能。如現階段市場上流行的升藍辦公自動化系統，采用B/S結構，用戶只要與互聯網連接，就可隨時隨地地利用此系統進行正常的辦公。

1992年以后，自動化技術在我國銀行、保險業、郵政業、航空業等各個行業都有了巨大的發展，人們可以實現存款通存通兌、異地存取、柜員機存款與取款，以及持卡購物、計算機訂票等。同時，我國國家級、省級圖書館，高校大中型圖書館基本上實現了計算機管理。而全國大多數單位也實現了不同程度的計算機財務、人事管理等。

辦公自動化在我國發展的第三個階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網絡，實現了文件共享，網絡打印共享，完成網絡數據庫管理等工作。