2.2 事業環境因素和組織過程資產

項目執行組織會從兩個方向對項目施加影響：一是事業環境因素，二是組織過程資產。前文所討論的組織治理和組織結構，都是事業環境因素的重要組成部分。

2.2.1 事業環境因素

事業環境因素是能影響項目但項目團隊無法控制的任何內外部環境因素。內部環境因素來自項目執行組織內部，外部環境因素來自項目執行組織外部。項目團隊無法控制、無法回避，又不能忽視的任何因素，都是環境因素。如果忽視環境因素，項目就不能順利開展。來自項目執行組織外部的因素都是項目不能直接影響的，都被歸為“事業環境因素”。

事業環境因素可能提高或限制項目管理的靈活性，可能對項目有積極或消極的影響。項目管理中的幾乎每個過程都要受事業環境因素的影響，即便《PMBOK?指南》并未把事業環境因素列作某些過程的輸入。

《PMBOK?指南》不可能面面俱到，其中沒有寫出來的東西，并不一定就不存在。

《PMBOK?指南》太多次提到事業環境因素。應該用提煉、歸納的方法把各處的事業環境因素集合到一起來學習和理解，以便把《PMBOK?指南》看薄。

來自執行組織內部的主要環境因素，可以概括為如圖2-3所示的三大類12條。

來自執行組織外部的主要環境因素，可以概括為如圖2-4所示的四大類17條。

事業環境因素是項目不能直接影響，但會直接影響項目的那些因素。項目管理一般不會導致對事業環境因素的更新。《PMBOK?指南》中只有三個過程（獲取資源、建設團隊和管理團隊）會導致事業環境因素更新：

·作為獲取資源過程的結果，資源的可用性和所在地點都會發生變化。

·在建設團隊過程中，開展培訓和團隊建設活動，會導致團隊成員工作技能的提升，從而提高人力資源的可用性。

·在管理團隊過程中，了解團隊成員的工作表現，并把他們的表現提供給組織的人力資源管理部門，以便組織從整個組織的層面，更全面地評價成員的工作表現。

對事業環境因素，考生不必逐條記憶，而應在理解的基礎上歸納記憶。

2.2.2 組織過程資產

組織過程資產是來自執行組織的，正式或非正式的政策、流程、程序、模板、工作指南和知識庫（數據庫），用于幫助項目成功。資產是能夠在未來帶來效益的任何東西。組織過程資產是組織中最重要的無形資產，是從過去的項目上積累起來的。項目管理中的幾乎每個過程都要利用組織過程資產，即便《PMBOK?指南》并未把組織過程資產列作某些過程的輸入。

在實際工作中，組織過程資產與事業環境因素肯定是交叉的。例如，組織的人力資源政策既可以是組織過程資產，也可以是事業環境因素；組織的項目生命周期標準，既可以是組織過程資產，也可以是事業環境因素。一項政策或標準，究竟是資產還是環境，取決于項目經理的態度。如果你想主動利用它，它就是資產；如果你不想利用它，但又不得不遵守它，它就是環境。

雖然《PMBOK?指南》對組織過程資產與事業環境因素做了基本區分，但仍有一些交叉。

組織過程資產可以概括為如圖2-5所示的五大類。

簡單地說，組織過程資產是從過去項目上積累起來的經驗教訓、工作流程、工作模板和工作數據。PMI特別強調建立并不斷維護和更新全面且系統的組織過程資產，而不能像許多單位實際所做的那樣——只有一些零散的項目資料。

PMP?考試中，一定要假設項目執行組織有很好的歷史資料庫，有很好的組織過程資產積累。

例題2-6 你被任命為一個新項目的項目經理。雖然你已經從事過多年的項目管理工作，但還從來沒有管理過這類項目。現在你需要編制項目計劃，你應該依據下列哪項資料？

A.類似項目的歷史資料

B.你接受過的項目管理培訓

C.自己過去的經驗

D.高級管理層的指示

解釋：正確答案是A。過去類似項目的歷史資料，可依靠的程度最高。“你接受過的項目管理培訓”與“自己過去的經驗”雖然是有用的，但與本項目的情況相距比較遠。高級管理層的指示往往只是高層次的指導，對編制具體計劃的用途不大。更何況，PMI特別強調歷史資料（組織過程資產）的作用。

在管理任何具體項目時，一方面，必須利用組織過程資產，給項目管理工作提供一個較高的起點，防止一切從零開始；另一方面，必須不斷總結經驗教訓，收集工作流程、模板和數據，以便本項目持續改進，并供其他項目借鑒。在項目收尾階段，如果經驗教訓沒有總結出來，工作流程、模板和數據沒有收集起來，就不能宣布項目關閉。

在整個項目生命周期中，要經常更新組織過程資產；在項目階段結束及整個項目結束時，必須更新組織過程資產。

組織過程資產中的“共享知識庫”是隨項目進展而動態更新的。例如，項目的成本和付款數據產生后，就需要相應更新財務數據庫。對組織過程資產中的政策、流程、程序、模板和工作指南，項目管理團隊通常無權直接加以更新，而只能向PMO提出更新建議。《PMBOK?指南》列出的組織過程資產更新的內容，絕大多數都隸屬于“共享知識庫”。《PMBOK?指南》中的10個過程有“組織過程資產更新”這個輸出，如表2-3所示。與《PMBOK?指南》第5版相比，有這個輸出的過程的數量有所減少，這是因為PMI提倡由PMO更多地承擔更新組織過程資產的職責。

例題2-7 一個大型軟件開發項目已經完成了一半。在進行階段總結時，項目經理建議項目管理辦公室根據本項目已有的經驗教訓，更新組織過程資產中的一些內容。他建議更新的內容最有可能是以下哪一項？

A.組織中的項目生命周期標準

B.過程測量數據庫

C.經驗教訓知識庫

D.階段收尾文件

解釋：正確答案為A。項目經理通常無權直接更新組織的項目生命周期標準，而只有項目管理辦公室才有權更新。B、C和D，都是共享知識庫中的內容，它們會隨數據、知識和文件的產生，由項目經理自主更新，無須經過特別的審批。

2.2.3 事業環境因素和組織過程資產的動態性

在整個項目期間，事業環境因素和組織過程資產都并非一成不變，而是會動態變化的。

對于事業環境因素，項目經理應該：

·持續關注和定期調查商業環境的變化，如法律法規、技術、地域政治或市場的變化。

·評估環境變化對項目的影響，如對項目范圍、進度、成本或質量目標的影響。

·為適應環境變化而提出對項目的變更建議，如建議修改項目范圍、進度、成本或質量目標。

·跟蹤經批準的變更的實施情況，評價變更的有效性。

·對于組織過程資產，項目經理應該持續關注新積累的經驗教訓、工作流程、工作模板和工作數據等，分析其與本項目的相關性，加以選擇利用。