1.5 項(xiàng)目管理的基本內(nèi)容

1.5.1 項(xiàng)目目標(biāo)

從狹義上講，做項(xiàng)目就是要在規(guī)定的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量要求之下完成項(xiàng)目可交付成果。項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量，是用于規(guī)定項(xiàng)目目標(biāo)的四個(gè)必不可少的維度，缺一不可。這四個(gè)維度又可被歸納為“效率”和“效果”兩個(gè)維度。進(jìn)度和成本是關(guān)于項(xiàng)目的效率的，即以正確的方式、用盡可能低的代價(jià)做事；而范圍和質(zhì)量則保證項(xiàng)目成果能夠發(fā)揮既定的功能，是關(guān)于項(xiàng)目的效果的，即做正確的事，獲得想要的結(jié)果。

中國(guó)傳統(tǒng)文化比較注重做事的“效果”，對(duì)“效率”相對(duì)重視不夠。有許多故事教育人們?nèi)プ非笮Ч缬薰粕健伊捍坦桑欢逃藗冎v究做事效率的故事比較少。考生需要牢記，項(xiàng)目的效率，即進(jìn)度與成本，也是項(xiàng)目的重要目標(biāo)。

從廣義上講，做項(xiàng)目就是要滿足項(xiàng)目相關(guān)方在項(xiàng)目上的利益追求，包括已表達(dá)出來(lái)的需要（needs）和想要（wants），以及尚未表達(dá)出來(lái)的利益期望（expectations）。當(dāng)然，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)廣義上的目標(biāo)，通常是很困難甚至是不可能的。出于這個(gè)原因，《PMBOK?指南》從2000年第2版開(kāi)始，就在項(xiàng)目管理的定義中刪去了1996年第1版中的“滿足甚至超過(guò)相關(guān)方的期望”這些文字。雖然在對(duì)“項(xiàng)目管理”的定義中刪去了關(guān)于“期望”的文字，但是《PMBOK?指南》在提及項(xiàng)目相關(guān)方的許多其他地方仍然保留著“期望”這個(gè)詞。所以，對(duì)于是否應(yīng)該滿足相關(guān)方尚未表達(dá)出來(lái)的利益期望，《PMBOK?指南》并未給出定論。

PMP?考試中，如果題目考的是“項(xiàng)目相關(guān)方”，那么他們的期望是需要考慮甚至滿足的；如果考的是“項(xiàng)目范圍（或功能）”，那么是不可以“鍍金”的，即不能做額外的工作。

為了項(xiàng)目成功，項(xiàng)目經(jīng)理必須用自己的專業(yè)技能把項(xiàng)目相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目的利益追求（需要、想要和期望）表述成可測(cè)量、可操作的具體項(xiàng)目要求（requirements），即項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量要求。項(xiàng)目相關(guān)方的需要、想要和期望可以是很籠統(tǒng)的，但項(xiàng)目要求必須是具體的、可測(cè)量的。具體的項(xiàng)目要求通常用“三重制約”來(lái)表示。

盡管仍沿用“三重制約”這個(gè)傳統(tǒng)詞匯，但現(xiàn)代的三重制約是“范圍、進(jìn)度和成本”以及夾在中間的“質(zhì)量”，與過(guò)去的“進(jìn)度、成本和質(zhì)量”三重制約不同。之所以采用新的三重制約，主要是為了體現(xiàn)“范圍”的龍頭作用，為了承認(rèn)對(duì)范圍、進(jìn)度與成本的調(diào)整（平衡）通常都會(huì)影響項(xiàng)目質(zhì)量。把這個(gè)新三重制約適當(dāng)擴(kuò)展，就可以得到一個(gè)更廣義的三重制約，包括范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)和相關(guān)方（如客戶）需求六個(gè)方面（見(jiàn)圖1-3）。它表明了項(xiàng)目管理就是要在充分考慮風(fēng)險(xiǎn)的前提下，為滿足相關(guān)方的需求，而確定并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量要求。

1.5.2 項(xiàng)目目標(biāo)各維度的優(yōu)先順序

項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量這四個(gè)維度緊密相連，既相互依存又相互競(jìng)爭(zhēng)。改變某個(gè)維度會(huì)引起至少一個(gè)其他維度的變化。要優(yōu)化某個(gè)維度，通常只能以損害另一個(gè)維度為代價(jià)。

關(guān)于各維度的優(yōu)先順序（哪個(gè)更重要），需要注意：

·籠統(tǒng)地講，各維度沒(méi)有優(yōu)先順序。

·在具體的項(xiàng)目上，必須排列各維度的優(yōu)先順序，以便必要時(shí)以犧牲排序靠后的維度來(lái)保全排序靠前的維度。

·在某個(gè)具體項(xiàng)目上，它們的優(yōu)先順序通常由高級(jí)管理層而不是項(xiàng)目經(jīng)理決定。項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目規(guī)劃和執(zhí)行過(guò)程中貫徹高級(jí)管理層所決定的這種優(yōu)先順序。

·不同的項(xiàng)目相關(guān)方可能對(duì)哪個(gè)維度更重要有不同意見(jiàn)，從而增加管理項(xiàng)目的難度。

·如果項(xiàng)目產(chǎn)品是為某個(gè)外在事件（如奧運(yùn)會(huì)開(kāi)幕）服務(wù)的，且該外在事件的開(kāi)始時(shí)間無(wú)法更改，那么“進(jìn)度”往往是最重要的維度。

籠統(tǒng)地講，項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量等分目標(biāo)沒(méi)有優(yōu)先順序；在具體項(xiàng)目上的優(yōu)先順序由高級(jí)管理層決定。

例題1-6 在確定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，應(yīng)該更加關(guān)注下列哪一個(gè)？

A.進(jìn)度要求

B.成本預(yù)算

C.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

D.同等關(guān)注進(jìn)度、成本和質(zhì)量要求

解釋：可能有些人會(huì)選C。但是，我們很容易否定這個(gè)答案。例如，編制投標(biāo)文件的項(xiàng)目，如果太注重文件的質(zhì)量，以至于錯(cuò)過(guò)投標(biāo)截止時(shí)間，這個(gè)項(xiàng)目就是徹底失敗的。由于題目中沒(méi)有特別的情景，就只能根據(jù)各維度同等重要來(lái)做出選擇。正確答案是D。

1.5.3 項(xiàng)目目的

項(xiàng)目目標(biāo)是指要做出怎樣的項(xiàng)目可交付成果（符合范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量要求），而項(xiàng)目目的是指為什么要做出這樣的項(xiàng)目可交付成果（這個(gè)成果能夠帶來(lái)什么效益）。例如，報(bào)考PMP?認(rèn)證的目標(biāo)是在規(guī)定的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量要求之下獲取PMP?證書，目的是用PMP?證書去提升個(gè)人就業(yè)或晉級(jí)競(jìng)爭(zhēng)力。

《PMBOK?指南》中，對(duì)“目標(biāo)”（Objective）和“目的”（Goal）這兩個(gè)詞的用法并不規(guī)范。閱讀該指南時(shí)，應(yīng)該根據(jù)上下文的需要加以靈活理解。

《PMBOK?指南》指出，項(xiàng)目應(yīng)該具有驅(qū)動(dòng)組織變革和為組織創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值的特性。這兩條其實(shí)就是項(xiàng)目目的，即組織做項(xiàng)目的根本原因。

項(xiàng)目是獨(dú)特性的工作，應(yīng)該能夠把組織從不太理想的當(dāng)前狀態(tài)轉(zhuǎn)變到某種所需的未來(lái)狀態(tài)。例如，制造工廠的生產(chǎn)線已經(jīng)過(guò)時(shí)（當(dāng)前狀態(tài)），組織就實(shí)施一個(gè)新生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目，以便獲得嶄新的生產(chǎn)能力（未來(lái)狀態(tài)）。做項(xiàng)目，是組織為適應(yīng)甚至引領(lǐng)行業(yè)變化而主動(dòng)求變。

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該從組織變革管理的高度來(lái)做項(xiàng)目，把項(xiàng)目看成變革型項(xiàng)目，即實(shí)現(xiàn)組織變革的手段。組織文化可能促進(jìn)或妨礙組織變革的開(kāi)展，因此項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該評(píng)估組織文化對(duì)變革的影響。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該評(píng)估項(xiàng)目與組織的相互影響，采取合適行動(dòng)使項(xiàng)目對(duì)組織變革發(fā)揮應(yīng)有的作用。應(yīng)該注意，其他項(xiàng)目所引發(fā)的組織變革（如組織結(jié)構(gòu)變化、規(guī)章制度變化）也可能對(duì)本項(xiàng)目產(chǎn)生影響，導(dǎo)致有必要對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行變更。

做項(xiàng)目，最終是為了實(shí)現(xiàn)有形或無(wú)形的商業(yè)價(jià)值。如果是為外部客戶做項(xiàng)目，如承包商為業(yè)主建設(shè)辦公樓，那么所獲取的收入和利潤(rùn)就是有形的商業(yè)價(jià)值，所積累的經(jīng)驗(yàn)、能力和聲譽(yù)就是無(wú)形的商業(yè)價(jià)值。如果是組織內(nèi)部的項(xiàng)目，那么項(xiàng)目直接創(chuàng)造的只是積累的經(jīng)驗(yàn)和能力等無(wú)形商業(yè)價(jià)值；收入和利潤(rùn)等有形商業(yè)價(jià)值，則只能通過(guò)后續(xù)對(duì)項(xiàng)目成果的運(yùn)營(yíng)來(lái)創(chuàng)造。對(duì)于隸屬于同一項(xiàng)目集的各個(gè)項(xiàng)目，應(yīng)該把這些項(xiàng)目的成果聯(lián)合起來(lái)運(yùn)營(yíng)，來(lái)創(chuàng)造更大的商業(yè)價(jià)值的。

《PMBOK?指南》中，除非特別說(shuō)明，項(xiàng)目都是組織內(nèi)部的，而非為外部客戶而做的。

為了明確項(xiàng)目目的，在正式啟動(dòng)項(xiàng)目之前，就要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行商業(yè)論證，編制出商業(yè)論證報(bào)告和相應(yīng)的效益管理計(jì)劃。在效益管理計(jì)劃中，必須明確項(xiàng)目擬實(shí)現(xiàn)的商業(yè)價(jià)值，包括實(shí)現(xiàn)時(shí)間、效益實(shí)現(xiàn)責(zé)任人、具體測(cè)量指標(biāo)、效益實(shí)現(xiàn)方法以及對(duì)效益實(shí)現(xiàn)進(jìn)展情況的追蹤方法。編制這兩份文件，是項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作。對(duì)于隸屬于項(xiàng)目集的項(xiàng)目，往往要在項(xiàng)目集管理的層面編制這兩份文件。在后續(xù)的項(xiàng)目啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾過(guò)程中，必須遵守這兩份文件的規(guī)定。

考慮到項(xiàng)目相關(guān)方（如客戶）可能等不及項(xiàng)目完成后才從中受益，項(xiàng)目經(jīng)理就要設(shè)法在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中以分階段或分模塊的方式逐漸實(shí)現(xiàn)價(jià)值。對(duì)只有通過(guò)與其他項(xiàng)目的配合才能實(shí)現(xiàn)的價(jià)值，項(xiàng)目經(jīng)理就要協(xié)助項(xiàng)目集經(jīng)理或項(xiàng)目組合經(jīng)理去實(shí)現(xiàn)價(jià)值；對(duì)只有通過(guò)后續(xù)的項(xiàng)目成果運(yùn)營(yíng)才能實(shí)現(xiàn)的價(jià)值，項(xiàng)目經(jīng)理就要在項(xiàng)目收尾階段向運(yùn)營(yíng)經(jīng)理做好成果移交和知識(shí)轉(zhuǎn)移，為成果運(yùn)營(yíng)的順利開(kāi)展提供協(xié)助。

“效益（benefit）”和“價(jià)值（value）”經(jīng)常同義。如果要區(qū)分，那就是效益-成本=價(jià)值，其中成本是為獲得效益所付出的代價(jià)。

1.5.4 項(xiàng)目管理的實(shí)現(xiàn)過(guò)程

項(xiàng)目管理是通過(guò)一系列項(xiàng)目管理過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。每個(gè)過(guò)程盡管可在一定時(shí)候單獨(dú)使用，但在大多數(shù)時(shí)候都是與其他相關(guān)過(guò)程整合在一起而協(xié)調(diào)使用的。《PMBOK?指南》列出了49個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程，并指出應(yīng)該通過(guò)整合使用這49個(gè)過(guò)程來(lái)管理項(xiàng)目。這49個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程又被歸納成啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控與收尾五大過(guò)程組。

管理一個(gè)項(xiàng)目，就需要應(yīng)用合適的項(xiàng)目管理過(guò)程，做好以下工作：

·與項(xiàng)目主要相關(guān)方溝通，識(shí)別他們的項(xiàng)目需求。

·分析相關(guān)方的項(xiàng)目需求，了解項(xiàng)目需求之間的一致性、協(xié)調(diào)性和矛盾性。

·權(quán)衡相互競(jìng)爭(zhēng)（矛盾）的項(xiàng)目需求，尋找最佳平衡點(diǎn)。

·建立具體、明確且現(xiàn)實(shí)可行的項(xiàng)目目標(biāo)。

·把項(xiàng)目目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的實(shí)施計(jì)劃，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)具體實(shí)施。

·對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與控制，及時(shí)糾正偏差，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。

·對(duì)項(xiàng)目階段或整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行正式收尾工作，結(jié)束階段或整個(gè)項(xiàng)目。

項(xiàng)目管理必然會(huì)涉及相互競(jìng)爭(zhēng)的項(xiàng)目要求（如項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、資源與風(fēng)險(xiǎn)）以及對(duì)項(xiàng)目有不同需要、想要和期望的項(xiàng)目相關(guān)方。

因?yàn)轫?xiàng)目需要在整個(gè)生命周期中漸進(jìn)明細(xì)，所以許多項(xiàng)目管理過(guò)程都需要不斷反復(fù)開(kāi)展，而不是只開(kāi)展一次。在項(xiàng)目早期階段，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在較粗略的層次上開(kāi)展這些過(guò)程，然后，隨著對(duì)項(xiàng)目的了解的增加，可能需要在更詳細(xì)的層次上開(kāi)展這些過(guò)程。

項(xiàng)目管理是通過(guò)整合開(kāi)展49個(gè)基本的項(xiàng)目管理過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

1.5.5 管理項(xiàng)目需要多方面的知識(shí)

根據(jù)《PMBOK?指南》，項(xiàng)目管理是把各種知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，來(lái)達(dá)到項(xiàng)目要求。這主要是從技術(shù)方面來(lái)說(shuō)的。其實(shí)，在項(xiàng)目管理的技術(shù)層面背后，還有理念層面的內(nèi)容。學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理，除了學(xué)習(xí)技術(shù)，還要注意理解和掌握項(xiàng)目管理的工作理念，如整合管理的理念、以可交付成果為導(dǎo)向的理念、依靠團(tuán)隊(duì)合作完成任務(wù)的理念。只有同時(shí)掌握了技術(shù)和理念，才能真正用好項(xiàng)目管理方法，才能真正管好一個(gè)項(xiàng)目。

在《PMBOK?指南》中，把管理大多數(shù)項(xiàng)目所需要的共同知識(shí)整理成了“十大知識(shí)領(lǐng)域”，即項(xiàng)目整合管理、范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理和相關(guān)方管理。

項(xiàng)目整合管理是項(xiàng)目管理的指導(dǎo)思想，必須在整合管理的指導(dǎo)之下開(kāi)展后九大知識(shí)領(lǐng)域的管理。項(xiàng)目整合管理要求把項(xiàng)目中的全部要素整合在一起，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量的綜合最優(yōu)。

因?yàn)轫?xiàng)目目標(biāo)是用范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量來(lái)測(cè)量的，而風(fēng)險(xiǎn)又是萬(wàn)一發(fā)生會(huì)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)有影響的不確定事件，所以，項(xiàng)目范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)管理都是與項(xiàng)目目標(biāo)直接相關(guān)的知識(shí)領(lǐng)域。其他四大知識(shí)領(lǐng)域，即資源管理、溝通管理、采購(gòu)管理和相關(guān)方管理，則都是與項(xiàng)目所需的資源（特別是人力資源）直接相關(guān)的。

應(yīng)該在整合管理的指導(dǎo)之下：

（1）規(guī)劃該做什么（范圍管理）。

（2）規(guī)劃該在什么時(shí)候做（進(jìn)度管理）。

（3）規(guī)劃該用多大成本做（成本管理）。

（4）規(guī)劃該做到什么質(zhì)量要求（質(zhì)量管理）。

（5）把以上步驟得到的范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量計(jì)劃整合成初步的項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃。

（6）針對(duì)初步的項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃，識(shí)別和分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)（風(fēng)險(xiǎn)管理）。

（7）根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果，調(diào)整初步的項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃，得到確定的項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃。

（8）安排所需資源（特別是人力資源）去執(zhí)行確定的項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃。先使用組織內(nèi)部已有的資源（資源管理），再通過(guò)采購(gòu)獲取組織缺少的資源（采購(gòu)管理）。

（9）始終保持與組織內(nèi)外部項(xiàng)目工作人員密切溝通（溝通管理）。

（10）通過(guò)積極與各種相關(guān)方打交道，來(lái)提升相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目的支持，削弱相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目的抵制，促進(jìn)項(xiàng)目成功（相關(guān)方管理）。

項(xiàng)目管理十大知識(shí)領(lǐng)域的關(guān)系，如圖1-4所示。

雖然管理項(xiàng)目所需的許多知識(shí)都是項(xiàng)目管理特有的，但是僅僅理解和應(yīng)用這些知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。要有效地管理項(xiàng)目，還要掌握：

·應(yīng)用領(lǐng)域的知識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)。某個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域是具有某類共性的那些項(xiàng)目的集合。這些共性是其他應(yīng)用領(lǐng)域的項(xiàng)目所不具備的，足以把該應(yīng)用領(lǐng)域的項(xiàng)目與其他應(yīng)用領(lǐng)域的項(xiàng)目區(qū)分開(kāi)來(lái)。每個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域都有一些專有的知識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)。通常，每個(gè)行業(yè)都是一個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域。應(yīng)用領(lǐng)域也可以按其他標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分。

·對(duì)項(xiàng)目環(huán)境的理解。社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化甚至自然環(huán)境，對(duì)項(xiàng)目有一定的影響，項(xiàng)目的實(shí)施及其所形成的項(xiàng)目成果也會(huì)對(duì)相關(guān)環(huán)境產(chǎn)生影響。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該把項(xiàng)目置于其文化、社會(huì)、國(guó)際、政治及自然環(huán)境中加以考慮。

·通用的管理知識(shí)。項(xiàng)目管理是管理學(xué)的一個(gè)分支，所以掌握通用的管理知識(shí)，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理也非常重要。在管理具體項(xiàng)目時(shí)，也需要運(yùn)用通用管理學(xué)中的各種知識(shí)。

·人際關(guān)系技能。項(xiàng)目往往需要許多人協(xié)同工作，所以人際關(guān)系方面的技能，對(duì)成功管理項(xiàng)目非常重要。人際關(guān)系技能包括有效溝通、施加影響、領(lǐng)導(dǎo)、激勵(lì)、談判、沖突管理、解決問(wèn)題等。

項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)整體，應(yīng)該具有《PMBOK?指南》的全部知識(shí)，熟悉項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的其他相關(guān)知識(shí)，掌握上述四個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，并把各種知識(shí)綜合應(yīng)用于項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。