第2章 工作簿和工作表的基本操作

工作簿是Excel 2019的主要工作區域，Excel的工作都是在工作簿中完成的。一個工作簿由多張工作表組成，因此對工作簿的編輯實際就是對工作表的編輯。通過第1章對Excel 2019的工作環境有了一定的認識后，接下來需要學會如何使用Excel 2019創建、打開和保存文件。本章將詳細介紹Excel 2019工作簿和工作表的一些操作技巧。

● 工作簿的基礎操作

● 工作表的基礎操作

2.1 工作簿的基礎操作

對Excel的操作就是對工作簿的操作。用戶需要建立電子表格，首先需要新建工作簿，完成對表格的編輯后，需要保存工作簿，以備下次使用。

█2.1.1 新建空白工作簿

啟動程序Excel 2019即可新建一個工作簿。除此之外，還可以根據需要建立專業的工作簿（如根據模板建立、根據已有文檔建立等），下面將具體介紹。

1．啟動Excel 2019程序新建空白工作簿

要想建立空白工作簿，可以按多個方法來建立。

方法一：通過“開始”菜單新建工作簿

單擊桌面左下角的“開始”按鈕，在展開的菜單列表中找到Excel，單擊即可新建Excel 2019工作簿，如圖2-1所示。

方法二：在桌面上創建Microsoft Office Excel 2019的快捷方式

單擊桌面左下角的“開始”按鈕，在展開的菜單列表中找到Excel，選中并拖動圖標至桌面后，釋放鼠標即可創建Excel快捷方式。

方法三：通過“任務欄”新建工作簿

步驟1：單擊桌面左下角的“開始”按鈕，右鍵單擊菜單列表中的Excel圖標，在打開的菜單列表中選擇“更多”-“固定到任務欄”，如圖2-2所示。

步驟2：完成后Excel圖標即可顯示在任務欄中，如圖2-3所示。當需要新建工作簿時，單擊該圖標即可啟動Excel 2019程序，新建工作簿。

2．啟動Excel 2019程序后新建工作簿

啟動Excel 2019程序后，如果要再建立新的工作簿，可以通過如下方法實現：

在Excel 2019主界面，單擊“文件”按鈕，在打開菜單列表中單擊“新建”按鈕，如果要創建空白工作簿，單擊“空白工作簿”選項，即可成功創建一個空白工作簿，如圖2-4所示。

█2.1.2 根據模板建立新工作簿

除了建立空白工作簿之外，Excel還給用戶提供了許多模板，可根據實際需要套用特定的模板，從而實現局部編輯即可讓表格投入使用。

步驟1：在Excel 2019主界面，單擊“文件”按鈕，在打開的菜單列表中單擊“新建”按鈕。

步驟2：在“模板”列表中顯示了多種工作簿模板，單擊要使用的模板，例如“基本流程圖的流程圖”，如圖2-5所示。

步驟3：在彈出的“基本流程圖的流程圖”模板預覽中單擊“創建”按鈕，如圖2-6所示。

步驟4：成功創建“基本流程圖的流程圖”工作簿，效果如圖2-7所示。針對這樣的工作簿，用戶只需要根據實際需要進行局部編輯，即可得出滿足條件的表格。

█2.1.3 保存工作簿

我們建立工作簿的目的在于編輯相關表格，進行相關數據計算、分析等。那么完成工作簿的編輯后，則需要將工作簿保存起來，以方便下次查看與使用。

步驟1：工作簿編輯完成后，在程序主界面單擊左上角的“保存”按鈕，或者依次單擊“文件”-“保存”按鈕，即可將工作簿保存到原來的位置。如果要更改保存位置或者對文件名等進行編輯，可依次單擊“文件”-“另存為”按鈕，打開“另存為”窗口，如圖2-8所示。

步驟2：雙擊“這臺電腦”按鈕，打開“另存為”對話框，選擇保存位置后，在“文件名”右側的文本框內輸入文件名，單擊“保存類型”右側的下拉按鈕，選擇保存類型，設置完成后單擊“保存”按鈕，即可將工作簿以指定的名稱保存到指定位置，如圖2-9所示。

提示：在編輯文檔的過程中，經常按保存按鈕，可以避免因突發事件（如死機、斷電）而造成數據損失。

█2.1.4 將建立的工作簿保存為模板

在2.1.2節中介紹了根據模板建立新工作簿，而用戶也可以將建立完成的工作簿保存為模板，以方便下次新建工作簿時套用此模板來建立。具體實現操作如下。

步驟1：工作簿編輯完成后，在程序主界面上依次單擊“文件”-“另存為”按鈕，打開“另存為”窗口。

步驟2：雙擊“這臺電腦”按鈕，打開“另存為”對話框，單擊“保存類型”右側的下拉按鈕，選擇保存模板，例如“Excel模板”，然后單擊“保存”按鈕，即可將工作簿保存為Excel模板，如圖2-10所示。

提示：這一操作很實用，例如工資的核算工作每月都需要進行，那么我們利用Excel建立一個工資管理系統，每月的工資核算工作只需要更改工資管理系統中的相關變動數據即可快速生成。可以將第一次建立完成的工資管理系統工作簿保存為模板，以后各月可以依據此模板建立工作簿，按當月實際情況修改個別數據即可，而不必重新建立工作簿。

█2.1.5 關閉當前工作簿

關閉工作簿應當使用正確的方法，這樣可以防止數據意外丟失。如果要關閉工作簿，可以使用下列方法進行操作。

?單擊窗口右上角的“關閉”按鈕，如果此前未保存，Microsoft Excel會彈出“是否保存對‘新建Microsoft Excel工作表．xlsx’的更改”？對話框，如圖2-11所示。單擊“保存”按鈕即可保存對工作簿的修改自動關閉工作簿；單擊“不保存”按鈕，則不保存對工作簿的修改，自動關閉工作簿；單擊“取消”按鈕，則會撤銷“關閉”工作簿的操作。

?單擊“文件”選項卡，然后單擊“關閉”命令，即可關閉使用的工作簿。

?右鍵單擊標題欄，然后單擊快捷菜單中的“關閉”命令，關閉整個Excel窗口，如圖2-12所示。

?使用“Alt+F4”快捷鍵關閉Excel窗口。

2.2 工作表的基礎操作

一個工作簿由多張工作表組成，因此對工作簿的編輯實際就是對工作表的編輯。對工作表的基本操作通常包括工作表的重命名、工作表的添加刪除、工作表的復制移動等，這些都是我們使用Excel軟件過程中最基本也是最常用的操作。

█2.2.1 重命名工作表

新建的工作簿默認都包含一張工作表，其名稱為“Sheet1”，根據當前工作表中所涉及的實際內容的不同，通常需要通過為工作表重命名，以起到標識的作用。

步驟1：打開Excel 2019，在需要重命名的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單列表中單擊“重命名”按鈕，如圖2-13所示。

步驟2：單擊工作表默認的“Sheet1”標簽即可進入文字編輯狀態，輸入新名稱，按“Enter”鍵即可完成對該工作表的重命名，如圖2-14所示。

提示：也可以在工作表標簽上雙擊鼠標，進入文字編輯狀態再重新輸入工作表名稱。

█2.2.2 添加和刪除工作表

默認情況下，Excel 2019會自動創建一個工作表，但在實際操作過程中，需要的工作表個數是不盡相同的，有時需要向工作簿中添加工作表，而有時又需要將不需要的工作表刪除。下面介紹在工作簿中添加和刪除工作表的操作方法。

步驟1：打開Excel 2019，在主界面下方的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單列表中單擊“插入”按鈕，如圖2-15所示。

步驟2：打開“插入”對話框，在“常用”選項卡中選擇“工作表”選項，然后單擊“確定”按鈕，如圖2-16所示。

提示：單擊工作表標簽右側的“插入工作表”標簽，或按“Shift+F11”快捷鍵，即可直接插入空白工作表。

步驟3：在當前工作簿中插入一個空白工作表，如圖2-17所示。

步驟4：選擇要刪除的工作表，在其標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單列表中單擊“刪除”按鈕，即可將當前的工作表從工作簿中刪除，如圖2-18所示。

█2.2.3 移動工作表

工作表建立后可以移動其位置，也可以復制所建立的工作表，這也是工作簿編輯中的基本操作。要移動工作表的位置，可以使用命令，也可以直接用鼠標進行拖動。具體實現操作如下。

方法一：使用命令移動工作表

步驟1：打開Excel 2019，在要移動的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單列表中單擊“移動或復制”按鈕，如圖2-19所示。

步驟2：打開“移動或復制工作表”對話框，在“下列選定工作表之前”列表框中選擇要將工作表移動到的位置，單擊“確定”按鈕，如圖2-20所示。

步驟3：工作表移到指定的位置上，效果如圖2-21所示。

提示：如果想將工作表移動到其他工作簿中，則可以把目標工作簿打開，在“移動或復制工作表”對話框的“工作簿”下拉菜單中選擇要移動到的工作簿，然后再在“下列選定工作表之前”列表中選擇要將工作表移動到的位置即可。

方法二：拖動鼠標移動工作表

拖動鼠標移動工作表具有方便快捷的優點。

單擊選中要移動的工作表，然后將其拖動至要移動到的位置，如圖2-22所示，釋放鼠標即可。

█2.2.4 復制工作表

要實現工作表的復制，一般有兩種方法，使用命令復制工作表和使用鼠標拖動復制工作表。具體實現操作如下。

方法一：使用命令復制工作表

步驟1：打開Excel 2019，右鍵單擊要復制的工作表，在彈出的快捷菜單列表中單擊“移動或復制”按鈕。

步驟2：打開“移動或復制工作表”對話框，在“下列選定工作表之前”列表框中選擇工作表要復制到的位置，然后勾選“建立副本”前的復選框，如圖2-23所示。

步驟3：單擊“確定”按鈕，即可將工作表復制到指定的位置，如圖2-24所示。

提示：如果想將工作表復制到其他工作簿中，可以把目標工作簿打開，在“移動或復制工作表”對話框的“工作簿”下拉菜單中選擇要復制到的工作簿，然后再在“下列選定工作表之前”列表中選擇要將工作表復制到的位置即可。

方法二：拖動鼠標復制工作表

除了使用上面的方法復制工作表之外，還可以拖動鼠標快速復制工作表。

步驟1：單擊要復制的工作表標簽，然后按住“Ctrl”鍵不放，拖動鼠標至要復制到的位置，如圖2-25所示。

步驟2：釋放鼠標即可將該工作表復制到相應位置，如圖2-26所示。

█2.2.5 拆分工作表

Excel 2019提供了“拆分”命令按鈕，能夠實現工作表在垂直或水平方向上的拆分。下面介紹拆分工作表的操作步驟。

步驟1：打開Excel 2019，切換至“視圖”選項卡，在工具欄中單擊“拆分”按鈕，如圖2-27所示。

步驟2：此時，工作表中會出現一個十字形拆分框，拖動主界面右側垂直滾動條之間的橫向拆分框可以調整位置，工作表被拆分為兩個完全相同的窗格。在一個窗格中選擇單元格，另一個窗格中對應的單元格也會被選中，如圖2-28所示。

步驟3：再次單擊“視圖”選項卡下的“拆分”按鈕，即可取消對工作表的拆分，恢復原狀。

█2.2.6 保護工作表

當工作表中的數據非常重要、不希望被他人看到時，可以將工作表隱藏起來。對工作簿進行保護操作，可以避免無關用戶對工作表結構進行修改。下面介紹隱藏工作表和保護工作簿的方法。

步驟1：右鍵單擊需要隱藏的工作表標簽，在彈出的快捷菜單列表中單擊“隱藏”按鈕，如圖2-29所示。選擇的工作表則會被隱藏。

步驟2：取消隱藏時，右鍵單擊任意工作表標簽，在彈出的快捷菜單列表中單擊“取消隱藏”按鈕，如圖2-30所示。

步驟3：彈出“取消隱藏”對話框，在“取消隱藏工作表”下方的列表框內選擇要取消隱藏的工作表，單擊“確定”按鈕即可，如圖2-31所示。取消隱藏選中的工作表如圖2-32所示。

步驟4：切換至“審閱”選項卡，單擊“更改”組中的“保護工作簿”按鈕，如圖2-33所示。

步驟5：彈出“保護結構和窗口”對話框，在“密碼”文本框中輸入保護工作簿的密碼，勾選“結構”或“窗口”前的復選框，選擇需要保護的對象，完成設置后單擊“確定”按鈕，如圖2-34所示。

步驟6：彈出“確認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框內再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，如圖2-35所示。

步驟7：此時工作簿處于保護狀態，無法對工作表實現移動、復制和隱藏等操作，如圖2-36所示。