第一篇 基礎篇

第1章 初識Excel 2019

Excel 2019是Office 2019的重要組成部分，與以前版本相比，Excel 2019新增了更多函數、圖表、透視表等數據處理功能，功能更加豐富，操作更為靈活。Excel 2019繼承了Excel 2016以功能區為操作主體的操作風格，更加方便用戶操作。本章將介紹Excel 2019新增的功能、Excel 2019的啟動與退出、Excel 2019的工作環境、文件轉換與兼容性，以及如何學習Excel 2019。

● Excel簡介

● Excel 2019的啟動與退出

● Excel 2019工作環境簡述

● 文件轉換與兼容性

● 如何學習Excel 2019

1.1 Excell簡介

Excel的中文含義就是“超越”。確切地說，它是一個電子表格軟件，可以用來制作電子表格，完成許多復雜的數據運算，進行數據的分析和預測，并且具有強大的圖表制作功能。現在的新版本Excel 2019還可以用來制作網頁。由于Excel具有十分友好的人機界面和強大的計算功能，它已成為國內外廣大用戶管理公司和個人財務、統計數據、繪制各種專業化表格的得力助手。下面介紹一下Excel各個版本的發展歷史，幫助讀者對Excel有個總體的認識。

1982年

Microsoft推出了它的第一款電子制表軟件——Multiplan，并在CP/M系統上大獲成功，但在MS-DOS系統上，Multiplan敗給了Lotus1-2-3（一款較早的電子表格軟件）。這個事件促使了Excel的誕生，正如Excel研發代號DougKlunder：做Lotus1-2-3能做的，并且做得更好。

1983年9月

微軟最高的軟件專家在美國西雅圖的紅獅賓館召開了3天的“頭腦風暴會議”。比爾·蓋茨宣布此次會議的宗旨就是盡快推出世界上最高速的電子表格軟件。

1985年

第一款Excel誕生，它只用于Mac系統，中文譯名為“超越”。

1987年

第一款適用于Windows系統的Excel也產生了（與Windows環境直接捆綁，在Mac中的版本號為2.0）。Lotus1-2-3遲遲不能適用于Windows系統，到了1988年，Excel的銷量超過了Lotus1-2-3，使得Microsoft站在了PC軟件商的領先位置。這次的事件促成了軟件王國霸主的更替，Microsoft鞏固了它強有力的競爭地位，并從中找到了發展圖形軟件的方向。

此后大約每兩年，Microsoft就會推出新的版本來擴大自身的優勢。

早期，由于和另一家公司出售的名為Excel的軟件同名，Excel曾成為商標法的目標，經過審判，Microsoft被要求在它的正式文件和法律文檔中以Microsoft Excel來命名這個軟件。但是，隨著時間的過去，這個慣例也就逐漸消逝了。Excel雖然提供了大量的用戶界面特性，但它仍然保留了第一款電子制表軟件VisiCalc的特性。

Excel是第一款允許用戶自定義界面的電子制表軟件（包括字體、文字屬性和單元格格式）。它還引進了“智能重算”的功能，當單元格數據變動時，只有與之相關的數據才會更新，而原先的制表軟件只能重算全部數據或者等待下一個指令。同時，Excel還有強大的圖形功能。

1993年

Excel第一次被捆綁進Microsoft Office中，Microsoft對Microsoft Word和Microsoft PowerPoint的界面進行了重新設計，以適應這款當時極為流行的應用程序。

從1993年起，Excel就開始支持VBA（Visual Basic for Applications）。VBA是一款功能強大的工具，它使Excel形成了獨立的編程環境。使用VBA和宏，可以把手工步驟自動化，VBA也允許創建窗體來獲得用戶輸入的信息。但是，VBA的自動化功能也導致Excel成為宏病毒的攻擊目標。

1995年

Excel被設計為用戶所需要的工具。無論用戶要做一個簡單的摘要、制作銷售趨勢圖，還是執行高級分析，無論用戶正在做什么工作，Microsoft Excel都能按照用戶希望的方式幫助用戶完成工作。

1997年

Excel 97是Office 97中一個重要程序，Excel一經問世，就被認為是功能強大、使用方便的電子表格軟件。它可完成表格輸入、統計、分析等多項工作，可生成精美直觀的表格、圖表，在日常生活中處理各式各樣的表格。此外，因為Excel和Word同屬于Office套件，所以它們在窗口組成、格式設定、編輯操作等方面有很多相似之處，因此，在學習Excel時可以應用以前Word中已學過的知識。

2001年

利用Office XP中的電子表格程序——Microsoft Excel 2002版，用戶可以快速創建、分析和共享重要的數據，諸如智能標記和任務窗格的新功能簡化了常見的任務。協作方面的增強則進一步精簡了信息審閱過程。新增的數據恢復功能確保用戶不會丟失自己的勞動成果。可刷新查詢功能使用戶可以集成來自Web及任意其他數據源的活動數據。

2003年

Excel 2003能夠通過功能強大的工具將雜亂的數據組織成有用的Excel信息，然后分析、交流和共享所得到的結果。它能幫助用戶在團隊中工作得更為出色，并能保護和控制對用戶工作的訪問。另外，還可以使用符合行業標準的擴展標記語言（XML），更方便地連接到業務程序。

2007年

1）在Excel 2003中顯示活動單元格的內容時，編輯欄常會越位，擋住列標和工作表的內容。特別是在編輯欄下面的單元格有一個很長的公式，此時單元格內容根本看不見，也無法雙擊、拖動填充柄。而現在Excel 2007中以編輯欄上下箭頭（如果調整編輯欄高度，則出現流動條）和折疊編輯欄按鈕完全解決了此問題，不再占用編輯欄下方的空間。調整編輯欄的高度，有兩種方式：拖曳編輯欄底部的調整條，或雙擊調整條。調整編輯欄的高度時，表格也隨之下移，因此表里的內容不會再被覆蓋。而且Excel 2007還同時為這些操作添加了組合鍵（Ctrl+Shift+U），以便在編輯欄的單行和多行模式間快速切換。

2）Excel 2003的名稱地址框是固定的，不夠用來顯示長名稱。而Excel 2007是可以左右活動的，有水平方向調整名稱框的功能。用戶可以通過左右拖曳名稱框的分隔符（下凹圓點）來調整寬度，使其能夠適應長名稱。

3）Excel 2003編輯框內的公式限制還是不盡如人意，Excel 2007在以下幾方面進行了改進。

?公式長度限制（字符）:2003版限制1K個字符，2007版限制8K個字符。

?公式嵌套的層數限制：2003版限制7層，2007版限制64層。

?公式中參數的個數限制：2003版限制30個，2007版限制255個。

2015年

Excel 2016預覽版發布，相比于以前的Excel 2013, Excel 2016經歷了一次幅度很大的調整，并獲得了貼靠和智能滾動等新功能。它的界面對于觸控操作非常友好。用戶可以通過界面當中的狀態欄在工作簿中切換表單，并瀏覽選定單元格的常見公式結果。

2018年

微軟又發布了最新的Office 2019版本。接下來簡單介紹一下Excel 2019新增的功能。

1）繼續新增函數，如IFS函數、MAXIFS函數、MIXIFS函數等。此外還新增了文本連接的Concat函數和TextJoin函數。

2）新增更高效的圖表。在以前的版本中要想繪制漏斗圖，需要對條形圖設置特別的公式，使其最終呈現左右對稱的漏斗狀。而在Excel 2019中，只需要選中輸入的數值，依次單擊“插入”-“圖表”-“漏斗圖”即可一鍵生成漏斗圖。

3）支持微積分、方程、矩陣等高等數學運算。

4）精度擴展到30位，默認精度可小一點，如有需要可手工調整。

5）發布函數的兼容包，讓老版本的Office也能支持新版本Office中的新增函數。類似2003版～2007版兼容包，用于支持2003版兼容2007版新文檔格式。

1.2 Excell 2019 的啟動與退出

要想使用Excel 2019，首先要學會Excel 2019最基本的操作：啟動和退出。本節將介紹Excel 2019常見的啟動與退出方法。

█1.2.1 啟動Excel 2019

要熟練地使用Excel 2019，就要先學會它的啟動方法，然后從不同的啟動方法中選擇快速簡單的啟動方法來完成Excel 2019的啟動。啟動Excel 2019可利用以下幾種方法。

?從“開始”菜單啟動：單擊桌面左下方的“開始”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“所有程序”，然后拖動下拉滑塊找到并單擊“Excel”，啟動Excel 2019。

?從“小娜助手”啟動：單擊桌面左下方的“小娜助手”，在彈出的搜索框內輸入“Excel”，然后單擊“最佳匹配”下的“Excel”，即可啟動Excel 2019。

?使用桌面快捷方式：雙擊桌面Excel 2019的快捷方式圖標，即可啟動Excel 2019。

?雙擊文檔啟動：雙擊計算機中存儲的Excel文檔，可直接啟動Excel 2019并打開文檔。

█1.2.2 退出Excel 2019

與Excel 2019的啟動一樣，退出也是最基本的操作。Excel 2019的退出方法有以下幾種。

?通過標題欄按鈕關閉：單擊Excel 2019標題欄右上角的“關閉”按鈕，退出Excel 2019。

?通過“文件”菜單欄關閉：單擊“文件”按鈕，然后在打開的菜單列表中單擊“關閉”按鈕，如圖1-1所示。

?使用快捷鍵關閉：按“Alt+F4”或“Fn+Alt+F4”快捷鍵也可直接退出Excel 2019。

1.3 Excell 2019工作環境簡述

啟動Excel 2019后，將會看到它的工作界面。相比Excel 2016, Excel 2019的工作界面變化不大。對于第一次接觸Excel的用戶來說也非常簡單。本節將介紹Excel 2019的工作界面，以及各部分的使用方法。

█1.3.1 工作界面概述

Excel 2019的工作界面主要包括標題欄、“文件”按鈕、快速訪問工具欄、功能區、數據區、編輯欄及工作表標簽等，如圖1-2所示。

█1.3.2 功能區

功能區能幫助用戶快速找到完成某一任務的所需命令，這些命令分為不同的組別，集中放在各個選項卡內。每個選項卡只與一種類型的操作相關，Excel 2019的功能區主要包括“開始”“插入”“頁面布局”“公式”等選項卡。

1.“開始”選項卡

啟動Excel 2019后，功能區默認打開的就是“開始”選項卡。“開始”選項卡集合了“剪貼板”組、“字體”組、“對齊方式”組、“數字”組、“樣式”組、“單元格”組和“編輯”組，如圖1-3所示。在選項卡中有些組的右下角有一個按鈕，比如“字體”組，該按鈕表示這個組還包含其他的操作窗口或對話框，可以進行更多的設置和選擇。

2.“插入”選項卡

該選項卡包括“表格”組、“圖表”組、“演示”組、“迷你圖”組、“鏈接”組等。該選項卡主要用于在表格中插入各種繪圖元素，如表格、圖片、圖形、圖表、地圖、特殊效果文本等，如圖1-4所示。

3.“公式”選項卡

該選項卡主要集中了與公式有關的按鈕和工具，包括“函數庫”組、“定義的名稱”組、“公式審核”組、“計算”組等。“函數庫”組包含了Excel 2019提供的各種函數，單擊某個按鈕即可直接打開相應的函數列表。并且當鼠標移動至函數名稱上時，會顯示該函數的說明，如圖1-5所示。

4．其他選項卡

在功能區中還包括了其他一些選項卡，如“頁面布局”“數據”“審閱”“視圖”等，這些選項卡中也包含了相對應的功能組。

?“頁面布局”選項卡：該選項卡包含“主題”組、“頁面設置”組、“工作表選項”組等。其主要功能是設置工作簿的布局，比如頁邊距、紙張方向的設置、表格的總體樣式設置、打印時紙張的設置等，如圖1-6所示。

?“數據”選項卡：該選項卡中包括“獲取和轉換數據”組、“查詢和連接”組、“排序和篩選”組、“數據工具”組及“預測”組等，如圖1-7所示。

?“審閱”選項卡：該選項卡中包括“校對”組、“中文簡繁轉換”組、“批注”組、“更改”組及“墨跡”組等，如圖1-8所示。

?“視圖”選項卡：該選項卡中包括“工作簿視圖”組、“顯示”組、“顯示比例”組、“窗口”組及“宏”組，如圖1-9所示。

除此之外，還有一些特殊的選項卡隱藏在Excel中，只有在特定的情況下才會顯示。例如，“開發工具”選項卡。如果要顯示“開發工具”選項卡，可以按照以下步驟進行操作。

步驟1：單擊“文件”按鈕，然后在下拉列表中單擊“選項”按鈕，打開“Excel選項”對話框。

步驟2：單擊左側窗格的“自定義功能區”選項，然后勾選右側窗格“自定義功能區”下方列表中“開發工具”前的復選框，如圖1-10所示。

步驟3：單擊“確定”按鈕，此時在功能區就會顯示“開發工具”選項卡。該選項卡中包含“代碼”組、“加載項”組、“控件”組及“XML”組，如圖1-11所示。

█1.3.3 “文件”按鈕

“文件”按鈕沿襲了Excel 2016版本的樣式，位于Excel 2019程序的左上角。與單擊Microsoft Office早期版本中的“文件”菜單或Office按鈕后顯示的命令一樣，切換到“文件”選項卡，也會顯示許多基本命令，例如“打開”“保存”和“另存為”等，如圖1-12所示。

?信息：用于顯示有關工作簿的信息，例如工作簿的大小、標題、類別、創建時間和作者等，并且可以管理和設置工作簿的操作權限。

?新建：用于創建一個新的Excel工作簿。當用戶編輯完一個工作簿想在新的工作簿中重新錄入數據時，可以使用“新建”命令創建一個新的工作簿。

?打開：用于打開用戶已經存檔的工作簿。對以前的工作簿進行更改或查看時可以使用“打開”按鈕。

?保存：用于將用戶創建的工作簿保存到硬盤驅動器上的文件夾、網絡位置、磁盤、CD、桌面或其他存儲位置。

?另存為：用于將文件按用戶指定的文件名、格式和位置進行保存。如果用戶要保存的文件之前從未進行過保存，那么用戶單擊“保存”命令時將彈出“另存為”對話框。

?打印：用于設置文檔的打印范圍、份數、頁邊距以及使用的紙張大小。

?共享：可以將編輯好的工作簿通過E-mail、“Internet傳真”進行發送，并且可以創建PDF/XPS文檔。

?導出：與“另存為”命令有點相似。Excel 2019的導出功能中有兩個選項，分別是創建PDF/XPS文檔和更改文件類型，這里可以將表格內容導出為．pdf、.txt、.csv等格式。

?發布：可以使用Power BI從工作簿創建和共享具有豐富視覺對象的報表和儀表板。

?關閉：用于關閉當前打開的Excel文檔。如果要關閉當前的工作簿，單擊“文件”選項卡中的“關閉”按鈕即可。

?賬戶：與Office 2019最新的云存儲有直接的關系，可以注冊一個Windows可以識別的賬戶名稱，登錄后可以將文檔存儲到云端，這樣可以隨時隨地編輯自己的文檔。

?反饋：用戶可以隨時向開發方反饋關于Excel的想法和意見。

?選項：用于打開“Excel選項”對話框，用戶可以根據使用習慣設置Excel 2019程序的工作方式。

█1.3.4 快速訪問工具欄

使用Excel 2019時，可以將常用的命令顯示在快速訪問工具欄中，以方便用戶的操作。快速訪問工具欄的使用方法如下：

在Excel 2019標題欄的左側即是快速訪問工具欄，默認的命令為“保存”“撤銷鍵入”和“重復鍵入”。單擊快速訪問工具欄右側的小箭頭，即可打開“自定義快速訪問工具欄”菜單，如圖1-13所示。選中菜單列表中命令左側的復選標記，即可將其加入快速訪問工具欄。例如，要將“快速打印”命令加入快速訪問工具欄，可單擊快速訪問工具欄右側的小箭頭，然后在彈出的“自定義快速訪問工具欄”菜單列表中選中“快速打印”命令，即可將其添加到快速訪問工具欄中。

█1.3.5 使用快捷鍵

使用快捷鍵可以提高用戶的工作效率，使用戶通過簡單的操作即可完成對工作表的編輯、例如，“Ctrl+Z”快捷鍵對應“撤銷”命令，“Ctrl+N”快捷鍵對應“新建”命令，“Ctrl+S”快捷鍵對應“保存”命令等。要了解Excel的常用快捷鍵，讀者可參閱有關書籍，在此不做詳細介紹。

█1.3.6 右鍵快捷菜單

在Excel 2019中繼續沿用了快捷菜單功能，右鍵單擊要操作的對象即可打開快捷菜單，菜單列表框會根據所選內容和鼠標指針的位置有所變化，如圖1-14所示。

█1.3.7 工作簿和工作表

啟動Excel 2019后，軟件默認新建一個工作簿，工作簿由多個工作表組成。在Excel中，工作表用于存儲和處理數據，每個工作表都是一個由行和列組成的二維表格。工作表是Excel 2019工作界面中最大的區域，用于編輯和制作表格。啟動Excel 2019后會自動建立一個名為“工作簿1”的工作簿，其中包括一張工作表，叫作Sheet1，用戶可以單擊工作表右方的按鈕插入新的工作表。

█1.3.8 使用狀態欄

狀態欄用于顯示當前工作區的狀態，默認情況下，狀態欄顯示“就緒”字樣，表示工作表正準備接受新的信息；在單元格中輸入數據時，狀態欄會顯示“輸出”字樣；當對單元格的內容進行編輯和修改時，狀態欄會顯示“編輯”字樣。

默認情況下，打開的Excel工作表是普通視圖，如果要切換到其他視圖，單擊狀態欄上相應的按鈕即可。還可以單擊“+”和“-”按鈕改變工作表的顯示比例，如圖1-15所示。

1.4 文件轉換與兼容性

█1.4.1 Excel 2019支持的文件格式

如果要將Excel 2019文件另存為其他文件格式，可切換到“文件”選項卡，然后單擊“另存為”按鈕，雙擊“這臺電腦”，打開“另存為”對話框。可用的文件格式會因處于活動狀態的工作表類型而不同，這些工作表類型可以是圖表工作表或其他類型的工作表。表1-1～表1-4列出了Excel 2019所支持的文件格式。

█1.4.2 檢查工作簿與Excel早期版本的兼容性

為了保證Excel 2019工作簿在早期版本中不存在重大功能損失或輕微保真損失等兼容性問題，可以運行兼容性檢查器進行檢查。兼容性檢查器會找出任何潛在的兼容性問題，并幫助用戶創建一個報告來解決這些問題。檢查工作簿與Excel早期版本兼容性的具體操作步驟如下。

步驟1：打開需要檢查兼容性的Excel工作簿。

步驟2：切換到“文件”選項卡，然后單擊“信息”按鈕，打開有關該工作簿的信息，如圖1-16所示。

步驟3：單擊“檢查問題”按鈕，然后在彈出的菜單列表中單擊“檢查兼容性”按鈕，如圖1-17所示。

步驟4：打開“Microsoft Excel-兼容性檢查器”對話框，“摘要”下方的文本框內會顯示檢測到的問題，然后用戶可根據需要進行修改、復制或保存，如圖1-18所示。

█1.4.3 以其他文件格式保存工作簿

用戶可以將Excel 2019工作簿保存為早期版本的文件格式、文本文件格式及PDF或XPS等其他文件格式，還可以將Excel 2019中打開的任何文件格式保存為Excel 2019工作簿。默認情況下，Excel 2019以“*.xlsx”文件格式保存文件，用戶可以更改默認的文件保存格式。以其他文件格式保存工作簿的具體操作步驟如下。

步驟1：打開需要保存為其他格式的工作簿。

步驟2：切換到“文件”選項卡，然后單擊右側窗格的“另存為”按鈕，雙擊打開保存位置“這臺電腦”按鈕，彈出“另存為”對話框，如圖1-19所示。

步驟3：單擊“保存類型”右側的下拉列表框，選擇保存類型，如選擇“Excel 97-2003工作簿”，然后在“文件名”右側的文本框中輸入工作簿的名稱，單擊“保存”按鈕即可。

█1.4.4 更改默認的文件保存格式

用戶可以更改保存工作簿時默認使用的文件類型，這樣就可以根據設定來更改文件保存格式。更改默認文件保存格式的具體操作步驟如下。

步驟1：切換到“文件”選項卡，然后單擊“選項”命令，打開“Excel選項”對話框。

步驟2：單擊左側窗格中的“保存”按鈕，然后單擊右側窗格中“將文件保存為此格式”右側的下拉列表框，從下拉列表中選擇要默認使用的文件格式，單擊“確定”按鈕即可，如圖1-20所示。

1.5 如何學習Excell 2019

要學好Excel，首先要有積極的心態，興趣是最好的老師，要想獲得積極的心態就要對Excel保持濃厚的興趣。除了積極的心態還要有正確的學習方法，在學習Excel的過程中要循序漸進，從入門基礎開始學起，要擅于使用互聯網和Excel自帶的幫助系統來學習Excel。本節將介紹一些學習Excel 2019的方法，以幫助讀者快速地掌握Excel的學習技巧。

█1.5.1 使用網絡查找資源

使用各種搜索引擎在互聯網上查找資料，已經成為信息時代獲取信息的重要方法。互聯網為用戶提供了大量的信息，用戶可以在海量的信息中查找自己需要的知識，提高學習效率。如果要使用搜索引擎快速準確地找到自己想要的內容，需要向搜索引擎提交關鍵詞，同時要注意以下幾點：

?關鍵詞的拼寫一定要正確。搜索引擎會按照用戶提交的關鍵詞進行搜索，所以一定要提交正確的關鍵詞，才能獲得準確的搜索結果。

?多關鍵詞搜索。搜索引擎都支持多關鍵詞搜索，提交的關鍵詞越多、越詳細，搜索到的結果也會越準確。

?高級搜索。搜索引擎一般都提供高級搜索，可以設置復雜的搜索條件，方便精確地查找某類信息。

█1.5.2 使用微軟在線幫助

如果用戶在使用Excel時遇到疑難問題，可以使用“Excel幫助”來解決問題。在幫助窗口的搜索框中輸入要搜索的問題，Excel便會給出相關的搜索結果供用戶選擇，從列表中選擇合適的搜索結果即可。使用“Excel幫助”的操作方法如下。

步驟1：打開Excel 2019，切換至“幫助”選項卡，單擊功能區中的“幫助”按鈕即可打開幫助窗格，如圖1-21所示。

步驟2：在搜索框中輸入相關的問題，例如此處輸入“工作表”，然后按“Enter”鍵，此時會顯示相關的搜索結果，如圖1-22所示。單擊要查看的搜索結果鏈接，即可顯示相關的信息。