4.6 編輯數(shù)據(jù)表

類似于在Excel中編輯電子文檔一樣，用戶可以方便快捷地在數(shù)據(jù)表中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。例如向表中輸入記錄、編輯和查看已存在的記錄、查找和替換數(shù)據(jù)、排序和篩選數(shù)據(jù)等。本節(jié)將詳細(xì)介紹如何完成這些操作。

4.6.1 向表中添加與修改記錄

數(shù)據(jù)表創(chuàng)建完成后，向表中添加和修改數(shù)據(jù)記錄是必不可少的操作。下面介紹向“水果銷售”表中添加和修改記錄的方法。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售”表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 將光標(biāo)放置在任意行的行首，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【新記錄】命令，如圖4-118所示。

step 03 此時(shí)光標(biāo)跳至空白單元格處，變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，輸入要添加的記錄即可完成添加操作，如圖4-119所示。

step 04 若要修改已存在的記錄，單擊要修改的單元格，使之變?yōu)榭删庉嫚顟B(tài)，輸入修改后的記錄，例如將“甜瓜”改為“西瓜”，即可完成修改操作，如圖4-120所示。

用戶也可以直接單擊下方的空白單元格，或者切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【記錄】組中的【新建】按鈕，如圖4-121所示，此時(shí)光標(biāo)跳至空白單元格處，進(jìn)入可編輯狀態(tài)，輸入要添加的記錄即可。

4.6.2 選定與刪除記錄

當(dāng)用戶不再需要數(shù)據(jù)表中的某條記錄時(shí)，可以選定并刪除這條記錄。下面以“水果銷售”表為例進(jìn)行詳細(xì)介紹。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售”表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 將光標(biāo)定位在任意行的行首，當(dāng)變?yōu)橄蛴壹^形狀時(shí)，單擊即可選定該行記錄，如圖4-122所示。

step 03 選定該行記錄后，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除記錄】命令，如圖4-123所示。

step 04 彈出Microsoft Access對(duì)話框，提示用戶是否確定要?jiǎng)h除這些記錄，如果刪除，將無(wú)法撤銷刪除操作，如圖4-124所示。

step 05 單擊【是】按鈕，該行記錄即被刪除，如圖4-125所示。

選定記錄后，直接按Delete鍵也可刪除記錄。或者切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【記錄】組中的【刪除】按鈕右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【刪除】或【刪除記錄】命令均可刪除記錄，如圖4-126所示。

4.6.3 更改數(shù)據(jù)表的顯示方式

數(shù)據(jù)表的顯示方式包括數(shù)據(jù)表視圖和設(shè)計(jì)視圖。這兩種視圖顯示了不同的數(shù)據(jù)表內(nèi)容。

數(shù)據(jù)表視圖是打開數(shù)據(jù)表時(shí)的默認(rèn)視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中用戶可以查看表中所有的數(shù)據(jù)記錄，也可以對(duì)表進(jìn)行添加、更新和刪除記錄等操作。

設(shè)計(jì)視圖不顯示詳細(xì)的數(shù)據(jù)記錄。通過(guò)該視圖，用戶可以查看并修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說(shuō)明和屬性等內(nèi)容。

下面以“水果銷售”表為例介紹如何更改表的顯示方式。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，在導(dǎo)航窗格中選中“水果銷售”表，雙擊，即可進(jìn)入該表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面，如圖4-127所示。此視圖為打開表時(shí)的默認(rèn)視圖。

step 02 若在導(dǎo)航窗格中選中“水果銷售”表，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)計(jì)視圖】命令，即可進(jìn)入“水果銷售”表的【設(shè)計(jì)視圖】界面，如圖4-128所示。

step 03 若“水果銷售”表已進(jìn)入某個(gè)視圖界面，要想切換到另一個(gè)視圖界面，則切換到【開始】選項(xiàng)卡、【字段】選項(xiàng)卡（當(dāng)表已進(jìn)入【數(shù)據(jù)表視圖】界面時(shí)）或【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡（當(dāng)表已進(jìn)入【設(shè)計(jì)視圖】界面時(shí)），單擊【視圖】組中的【視圖】按鈕的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇相應(yīng)的命令，即可切換到另一個(gè)視圖，如圖4-129所示。

step 04 也可以將光標(biāo)定位在“水果銷售”表的標(biāo)題位置，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令即可，如圖4-130所示。

step 05 用戶還可以單擊狀態(tài)欄中的【數(shù)據(jù)表視圖】按鈕或【設(shè)計(jì)視圖】按鈕，切換到相應(yīng)的視圖界面，如圖4-131所示。

以上方法均可更改數(shù)據(jù)表的顯示方式，用戶可根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行以上操作來(lái)選擇是在【數(shù)據(jù)表視圖】界面還是在【設(shè)計(jì)視圖】界面中。

4.6.4 數(shù)據(jù)的查找與替換

當(dāng)表中的數(shù)據(jù)太多時(shí)，若要快速查找某一數(shù)據(jù)，可以使用Access提供的查找功能。而如果需要修改多處相同的數(shù)據(jù)，則可以使用替換功能。Access的查找和替換功能是通過(guò)【查找和替換】對(duì)話框進(jìn)行的。

在【查找和替換】對(duì)話框的【查找】選項(xiàng)卡中，用戶可對(duì)【查找內(nèi)容】、【查找范圍】和【搜索】等條件進(jìn)行設(shè)定，如圖4-132所示。

●【查找內(nèi)容】：用戶可輸入要查找的內(nèi)容。在其下拉列表中，用戶可查看以前曾查找過(guò)的搜索記錄。

●【查找范圍】：包括【當(dāng)前字段】和【當(dāng)前文檔】?jī)蓚€(gè)選項(xiàng)，通過(guò)這兩個(gè)選項(xiàng)，用戶可設(shè)置查找的范圍是一個(gè)字段列，還是整個(gè)數(shù)據(jù)表。

●【匹配】：包括【字段任何部分】、【整個(gè)字段】和【字段開關(guān)】3個(gè)選項(xiàng)，通過(guò)這三個(gè)選項(xiàng)，用戶可設(shè)置查找的內(nèi)容將出現(xiàn)在字段的哪個(gè)位置。

●【搜索】：包括【向上】、【向下】和【全部】三個(gè)選項(xiàng)，通過(guò)這三個(gè)選項(xiàng)，用戶可選擇搜索的方向，分為從當(dāng)前記錄向首記錄方向搜索、向尾記錄方向搜索和在整個(gè)表中進(jìn)行搜索。

●【區(qū)分大小寫】：選中該復(fù)選框，可以使搜索區(qū)分大小寫字母。

●【按格式搜索字段】：選中該復(fù)選框，可以使搜索按照顯示的格式進(jìn)行查找操作。

在【查找和替換】對(duì)話框的【替換】選項(xiàng)卡中，用戶可以很容易地在表中更改數(shù)據(jù)，并且可以選擇逐個(gè)或者全部更改數(shù)據(jù)，如圖4-133所示。

●【替換為】：用戶可在該下拉列表框中輸入想要替換的內(nèi)容。

●【查找下一個(gè)】：?jiǎn)螕舸税粹o后，Access先進(jìn)行搜索，然后用戶決定搜索出的記錄是否需要替換。如果需要替換，則單擊【替換】按鈕。

●【全部替換】：?jiǎn)螕舸税粹o后，Access會(huì)自動(dòng)替換所有與查找文本相匹配的文本。

除了上述幾項(xiàng)外，【替換】選項(xiàng)卡中其他的設(shè)置條件與【查找】選項(xiàng)卡的用法相似，這里不再贅述。下面以“水果銷售”表為例，介紹如何使用查找和替換功能。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售”表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 切換到【開始】選項(xiàng)卡，如圖4-134所示，單擊【查找】組中的【查找】按鈕，彈出【查找和替換】對(duì)話框。

step 03 例如查找“水果名稱”為“香蕉”的記錄，在【查找內(nèi)容】下拉列表框中輸入要查找的內(nèi)容“香蕉”，然后在【查找范圍】下拉列表框中選擇【當(dāng)前文檔】選項(xiàng)，如圖4-135所示。

step 04 設(shè)置完成后，單擊【查找下一個(gè)】按鈕，即可查找到相應(yīng)的記錄，如圖4-136所示。

step 05 單擊【查找】組中的【替換】按鈕，或者在【查找和替換】對(duì)話框中切換到【替換】選項(xiàng)卡，都可完成替換操作。例如將“水果名稱”為“梨子”的記錄替換為“杏子”，則在【查找內(nèi)容】下拉列表框中輸入“梨子”，在【替換為】下拉列表框中輸入替換后的數(shù)據(jù)“杏子”，如圖4-137所示。

step 06 設(shè)置完成后，單擊【查找下一個(gè)】按鈕，即可查找到該條記錄，如圖4-138所示。

step 07 查找到該條記錄后，單擊【替換】按鈕，即可完成替換操作，如圖4-139所示。

4.6.5 數(shù)據(jù)的排序與篩選

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序與篩選是數(shù)據(jù)分析不可缺少的組成部分。當(dāng)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)太多時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序和篩選操作，可以為用戶提供極大的便利。

1. 數(shù)據(jù)的排序

在Access中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，與在Excel中進(jìn)行排序的操作是類似的。數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和排列，包括普通排序和高級(jí)排序兩種。普通排序是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行升序或者降序排序，而高級(jí)排序是利用創(chuàng)建的查詢來(lái)進(jìn)行排序。

下面以“水果銷售”表為例，為“單價(jià)”字段進(jìn)行簡(jiǎn)單的升序排序。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售”表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 將光標(biāo)定位在“單價(jià)”字段的列首，選中該字段列，如圖4-140所示。

step 03 切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【排序和篩選】組中的【升序】按鈕。如圖4-141所示。

step 04 此時(shí)“單價(jià)”字段的數(shù)據(jù)已經(jīng)按照升序進(jìn)行排序，如圖4-142所示。

以上即完成了一個(gè)簡(jiǎn)單的排序，但是當(dāng)數(shù)據(jù)表中有大量的重復(fù)數(shù)據(jù)或者需要同時(shí)對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行排序時(shí)，簡(jiǎn)單排序就無(wú)法滿足用戶的要求，這時(shí)可以進(jìn)行高級(jí)排序。使用高級(jí)排序時(shí)，數(shù)據(jù)先按第一個(gè)排序規(guī)則進(jìn)行排序，當(dāng)有相同的數(shù)據(jù)出現(xiàn)時(shí)，再按第二個(gè)排序規(guī)則進(jìn)行排序，以此類推。

下面以“水果銷售”表的“銷售量”字段為依據(jù)進(jìn)行高級(jí)排序操作，并且要求當(dāng)有重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，按“貨物總價(jià)”進(jìn)行排序。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售”表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【排序和篩選】組中的【高級(jí)】按鈕的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【高級(jí)篩選/排序】命令，如圖4-144所示。

step 03 此時(shí)進(jìn)入“水果銷售篩選1”窗口。在窗口上方顯示了“水果銷售”表的各個(gè)字段，在下方窗格中可以設(shè)置排序條件，如圖4-145所示。

step 04 單擊【字段】選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，彈出“水果銷售”表的各個(gè)字段，選擇“銷售量”字段，如圖4-146所示。

step 05 單擊【排序】選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，彈出的下拉列表中包含【升序】和【降序】?jī)蓚€(gè)主要選項(xiàng)，此處選擇【降序】選項(xiàng)，如圖4-147所示。

step 06 使用同樣的方法，設(shè)置第二個(gè)排序條件。在【字段】選項(xiàng)中選擇“貨物總價(jià)”字段，在【排序】下拉列表框中選擇【降序】選項(xiàng)，如圖4-148所示。

step 07 設(shè)置完成后，單擊快速訪問(wèn)工具欄中的【保存】按鈕，彈出【另存為查詢】對(duì)話框，并在【查詢名稱】文本框中輸入“水果銷售表排序”，如圖4-149所示。

step 08 單擊【確定】按鈕，可以看到，在導(dǎo)航窗格中創(chuàng)建了一個(gè)名為“水果銷售表排序”的查詢對(duì)象。雙擊打開該查詢，如圖4-150所示。

step 09 在打開的查詢窗口中，用戶可以查看完成高級(jí)排序后的結(jié)果。首先對(duì)銷售量進(jìn)行降序排序，若銷售量相等時(shí)，再對(duì)貨物總價(jià)進(jìn)行降序排序，如圖4-151所示。

2. 數(shù)據(jù)的篩選

Access 2013提供了數(shù)據(jù)的篩選功能，篩選就是從數(shù)據(jù)清單中找出滿足指定條件的數(shù)據(jù)，將暫時(shí)不需要的記錄隱藏起來(lái)。數(shù)據(jù)篩選包括自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選兩種。

建立篩選的方法有很多種，下面以“水果銷售”表為例，介紹兩種篩選的用法。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售表”的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 將光標(biāo)定位在“單價(jià)”字段列中，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【數(shù)字篩選器】命令，在彈出的子菜單中選擇【等于】命令，如圖4-152所示。

step 03 彈出【自定義篩選】對(duì)話框，在【單價(jià) 等于】文本框中輸入“5.6”，如圖4-153所示。

step 04 單擊【確定】按鈕，Access將篩選出單價(jià)為5.6的數(shù)據(jù)記錄，如圖4-154所示。

step 05 切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【排序和篩選】組中的【切換篩選】按鈕，即可在源數(shù)據(jù)表和篩選數(shù)據(jù)表之間進(jìn)行切換，如圖4-155所示。

以上是通過(guò)鼠標(biāo)右鍵功能來(lái)建立篩選的方法，用戶還可以通過(guò)功能選項(xiàng)區(qū)來(lái)建立篩選。具體操作步驟如下。

step 01 打開“應(yīng)用”數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入“水果銷售”表的【數(shù)據(jù)表視圖】界面。

step 02 將光標(biāo)定位在“水果名稱”字段列，切換到【開始】選項(xiàng)卡，單擊【排序和篩選】組中的【篩選器】按鈕，如圖4-158所示。

step 03 在“水果名稱”列彈出篩選快捷菜單，如圖4-159所示。

step 04 選擇【文本篩選器】命令，彈出篩選子菜單命令，其中包括【等于】、【不等于】、【開頭是】和【開頭不是】等子命令。通過(guò)這些不同的子菜單命令，可以完成不同的篩選操作，如圖4-160所示。