4.4 修改數據表與數據表結構

數據表是數據庫最基本的組件，在創建表時，應遵循良好的設計結構。創建表完成后，隨著用戶對所建數據庫更加深入的了解，或者用戶利用模板創建的表并不是完全符合要求，可能需要對數據表進行適當修改，以確保表結構設計的合理性，便于數據表的維護，使數據庫達到最優狀態。

4.4.1 利用設計視圖更改表的結構

利用【設計視圖】對數據表的結構進行修改，這是最基本的操作。例如前面創建的“水果信息”表，其中的某些字段可能是多余的，或者某些字段的屬性需要修改，這都可以在【設計視圖】界面中進行操作。下面通過在“水果信息”表中刪除“價格”字段來詳細介紹如何利用設計視圖更改表結構。具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，進入“表1”的【設計視圖】界面。用戶可進行添加、修改和刪除字段等操作，也可以修改字段的屬性，如圖4-50所示。

step 02 將光標定位在“價格”字段的行首，右擊，在彈出的快捷菜單中包括【主鍵】、【剪切】、【復制】等命令，如圖4-51所示。

step 03 選擇【刪除行】命令，即可刪除“價格”字段，如圖4-52所示。

4.4.2 利用數據表視圖更改表的結構

在【數據表視圖】界面中，同樣可以進行添加、修改和刪除字段等操作，從而更改表的結構。關于如何添加字段，前面小節已經介紹。下面通過在“水果信息”表中刪除“供應商”字段來詳細介紹如何利用數據表視圖更改表結構。具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，進入“水果信息”表的【數據表視圖】界面。

step 02 選中“供應商”字段，然后切換到【字段】選項卡，單擊【添加和刪除】組中的【刪除】按鈕，即可刪除該字段，如圖4-53所示。

step 03 選中字段后右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除字段】命令，也可以刪除該字段，如圖4-54所示。

4.4.3 數據的有效性

為了避免用戶輸入錯誤的數據，可以給數據增加有效性規則，其目的是讓數據符合一定的規則，假如不符合規則，數據就無法錄入，從而確保數據庫用戶輸入正確的數據類型或數據。

Access提供了3層有效性驗證的方法。

（1）數據類型驗證。數據類型通常提供第一層驗證。在設計數據庫表時，為表中的每個字段定義了一個數據類型，該數據類型限制用戶可以輸入哪些內容。例如，日期/時間字段只接受日期和時間，貨幣字段只接受貨幣數據，以此類推。

（2）字段大小驗證。字段大小提供了第二層驗證。例如，如果創建存儲名字的字段，可以將其設置為最多接受20個字符。這樣做可以防止用戶惡意地向字段中粘貼大量的無用文本，也可以防止缺少經驗的用戶在存儲名字的字段中錯誤地輸入名字和姓氏。

（3）屬性驗證。表屬性提供了第三層驗證。它提供了非常具體的幾類驗證。例如：

① 可以將【必需】屬性設置為【是】，強制用戶在字段中輸入值。

② 使用【驗證規則】屬性要求輸入特定的值，并使用【驗證文本】屬性來提醒用戶存在錯誤。

③ 輸入掩碼驗證。使用輸入掩碼可以強制用戶以特定方式輸入值，從而驗證數據。例如，一個輸入掩碼強制用戶以歐洲格式輸入日期，如2015.04.14。

以上第一層和第二層驗證方法在之前章節中已經簡單地介紹過，下面詳細介紹第三層驗證方法中第②項和第③項方法的使用。

1. 使用【驗證規則】屬性驗證

驗證規則是一個邏輯表達式，設置這一屬性后，驗證規則將根據表達式的邏輯值確認輸入數據的有效性。驗證文本通常是一句有完整語句的提示句子，它往往與驗證規則配合使用。

當輸入數據時，驗證規則首先對輸入的數據進行檢查，當數據無效時便彈出提示對話框。下面給“水果銷售”表的“日期”字段設置【驗證規則】屬性，當用戶在輸入日期時，不能輸入將來的日期，具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，進入“水果銷售”表的【設計視圖】界面。

step 02 將光標定位于“日期”字段的行首，選中該字段。在下方的字段屬性列表框中可查看“日期”字段的屬性，如圖4-55所示。

step 03 切換到【常規】選項卡，在【驗證規則】文本框中輸入表達式“<Date()”，限定輸入的日期必須是已存在的日期。在【驗證文本】文本框中輸入“輸入錯誤，不能輸入將來的日期，請重新輸入”，如圖4-56所示。

step 04 以上即完成對“日期”字段設置【驗證規則】屬性的操作。單擊【保存】按鈕，保存該表。然后切換到【開始】選項卡，單擊【視圖】組中的【視圖】按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【數據表視圖】選項，將切換到“水果銷售”表的【數據表視圖】界面，如圖4-57所示。

step 05 當在“日期”字段中輸入將來的日期時，會彈出Microsoft Access對話框，提示輸入錯誤，即限制用戶只能輸入當前已存在的日期，如圖4-58所示。

只要掌握了驗證規則的表達式，用戶就可輕松地使用【驗證規則】屬性來驗證數據的有效性。常用的驗證規則表達式如表4-2所示。

驗證規則的表達式雖然不使用任何特殊的語法，但是用戶在創建表達式時，仍然必須牢記以下原則。

●將字段的名稱用方括號括起來。例如[結束日期]>=[開始日期]，結束日期和開始日期都是字段的名稱。

●日期用井號(#)括起來。例如<#01/01/2015#。

●將字符串值用雙引號括起來。例如"[A-Z]*@[A-Z].com"。

●使用逗號來分隔項目，并將列表放在圓括號內。例如IN ("東京","巴黎","莫斯科")。

表4-3列出了驗證規則表達式中常用的算術運算符，并提供了使用方法示例。

2. 輸入掩碼驗證

當有多個用戶向數據庫中輸入數據時，輸入掩碼可以用來定義必須在字段中輸入數據的特定格式，以幫助保持一致性，并使數據庫更易于管理。

輸入掩碼由一個必需部分和兩個可選部分組成，每個部分用分號分隔。每個部分的用途如下所示。

●第一部分是必需的。它包括掩碼字符或字符串（字符系列）和字面數據（例如括號、句點和連字符）。

●第二部分是可選的，指嵌入式掩碼字符和它們在字段中的存儲方式。如果第二部分設置為0，則這些字符與數據存儲在一起；如果設置為1，則僅顯示而不存儲這些字符。將第二部分設置為1可以節省數據庫存儲空間。

●第三部分也是可選的，指明用作占位符的單個字符或空格。默認情況下，Access使用下劃線(_)。如果希望使用其他字符，請在掩碼的第三部分中輸入。

下面給“水果銷售”表的“日期”字段添加掩碼，具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，進入“水果銷售”表的【設計視圖】界面。

step 02 選中“日期”字段，在字段屬性列表框中單擊【輸入掩碼】右側的省略號按鈕，如圖4-59所示。

step 03 彈出【輸入掩碼向導】對話框，在【輸入掩碼】列表框中顯示出系統提供的掩碼類型。選擇【短日期】選項，然后單擊【下一步】按鈕，如圖4-60所示。

step 04 彈出確定是否更改輸入掩碼的對話框，保持默認設置不變，單擊【完成】按鈕，如圖4-61所示。

step 05 此時“日期”字段輸入掩碼設置為0000/99/99;0;_。該掩碼使用了兩個占位符字符9和0。9指示可選位，而0指示強制位。第二部分中的0指示掩碼字符將與數據一起存儲。第三部分指定使用連字符(-)而不是下劃線(_)用作占位符字符，如圖4-62所示。

step 06 單擊【保存】按鈕，然后切換到【數據表視圖】界面，當向“日期”字段添加數據時，系統將限制需按照特定的格式進行輸入，如圖4-63所示。

4.4.4 主鍵的設置、更改與刪除

主鍵是表中的一個字段或字段集，用來唯一標識該表中存儲的每條記錄。每個表中都應該有一個主鍵，通過主鍵字段可以將多個表中的數據迅速關聯起來，以一種有意義的方式將這些數據組合在一起。主鍵包括單字段主鍵和多字段聯合主鍵。其中，多字段聯合主鍵是將幾個字段組合起來作為主鍵。

主鍵能夠保證表中的記錄被唯一地識別。例如，在一所大規模的公司，為了更好地管理客戶，需要建立一個客戶表，包括客戶的公司名稱、公司地址、姓名、郵箱等信息，但是姓名可能重名，電話可能會改變，如何能夠在表中快速查找到該客戶的信息呢？此時就需要給每個客戶賦予一個客戶ID，它是唯一且不可改變的，通過客戶ID可以快速查找客戶信息。

下面就以“客戶”表為例，介紹如何設置、更改和刪除主鍵。

設置主鍵的具體操作步驟如下。

step 01 打開“應用”數據庫，使用表設計器新建一個空白表，命名為“客戶”表，并在表中添加字段：客戶ID、客戶姓名、聯系電話等，如圖4-64所示。

step 02 選中“客戶ID”字段，然后切換到【設計】選項卡，單擊【工具】組中的【主鍵】按鈕，如圖4-65所示。

step 03 此時“客戶ID”字段的行首出現圖標，表示已設置該字段為主鍵，如圖4-66所示。

使用以上兩種方法均可設置主鍵，那么用戶該如何刪除主鍵呢？它的方法和設置主鍵的方法是相同的。具體有以下兩種操作方法。

●選中“客戶ID”字段，然后切換到【設計】選項卡，單擊【工具】組中的【主鍵】按鈕，即可刪除主鍵，如圖4-68所示。

●將光標定位于“客戶ID”字段行中，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【主鍵】命令，也可以刪除主鍵，如圖4-69所示。

在刪除主鍵之前，必須確保它沒有參與任何表關系。如果要刪除的主鍵與某個表建立了表關系，刪除時Access會提示必須先刪除表關系。而如果用戶想要更改主鍵，則直接刪除現有的主鍵，重新設置新的主鍵即可。