4.3 設置字段

Access 2013內置的字段屬性非常強大，設置合理的字段屬性，可幫助用戶有效地存儲和管理表中的數據。在用戶創建字段并設置數據類型后，可以看到，不同類型的字段擁有不同的屬性。由此可見，字段的數據類型決定了用戶可以設置哪些屬性。

進入某個表的【設計視圖】界面，在工作區下方的字段屬性列表框中，用戶即可以查看并設置某個字段的屬性，如圖4-40所示。

4.3.1 字段屬性概述

表中的每個字段都有屬性，這些屬性定義字段的特征和行為。字段最重要的屬性是其數據類型，字段的數據類型決定其可以存儲哪種數據，還決定著許多其他的重要字段特性，包括是否可對該字段進行索引、如何在表達式中使用該字段、該字段可使用哪些格式等。

圖4-41是“數字”類型字段的屬性，而圖4-42所示是“短文本”類型字段的屬性，兩者的數據類型不同，其屬性設置也是不同的。例如在“短文本”類型的字段中可以設置“Unicode壓縮”屬性，而對于“數字”類型則是沒有該屬性的。

由圖4-41和圖4-42可知，字段的屬性包括【常規】屬性和【查閱】屬性。下面介紹幾種常用的【常規】屬性。

●字段大小：短文本型的默認值不超過255個字符。不同的數據類型，大小范圍不一。

●格式：限定數據在視圖中的顯示格式。

●輸入掩碼：顯示編輯字符以引導數據輸入。

●標題：在數據表視圖中要顯示的列名，默認的列名為字段名。

●小數位數：指定顯示數字時要使用的小數位數。

●默認值：添加新記錄時自動向字段分配該指定值。

●驗證規則：提供一個表達式，從而限定輸入的數據，Access只在滿足相應的條件時才能輸入數據。

●驗證文本：和驗證規則相配合，當用戶輸入的數據違反驗證規則后，給出提示信息。

●必需：該屬性取值為“是”時，表示必須填寫本字段。取值為“否”時，字段可以為空。

●Unicode壓縮：為了使一個產品在不同的國家各種語言情況下都能正常運行而編寫的一種文字代碼。該屬性取值為“是”時，表示本字段中數據庫可以存儲和顯示多種語言的文本。

●索引：決定是否將該字段定義為表中的索引字段，通過創建和使用索引加快對該字段中數據的讀取訪問速度。

●文本對齊：指定控件內文本的默認對齊方式。

【查閱】屬性也是字段屬性之一，包括【顯示控件】、【行來源類型】、【行來源】等內容，如圖4-43所示。下面介紹幾種常用的【查閱】屬性。

●顯示控件：窗體上用來顯示該字段的控件類型。

●行來源類型：控件的數據源類型。

●行來源：控件的數據源。

●列數：將顯示的列數。

●列標題：是否用字段名、標題或數據的首行作為列標題或圖表標簽。

●允許多值：一次查閱是否允許多值。

●列表行數：在組合框列表中顯示行的最大數目。

●限于列表：是否只在與所列的選擇之一相符時才接受文本。

●僅顯示行來源值：是否僅顯示與行來源匹配的數值。

4.3.2 修改字段屬性

用戶在【數據表視圖】和【設計視圖】界面下均可修改字段屬性。下面以“員工信息”表為例，介紹如何修改字段屬性。

1. 在【數據表視圖】界面下修改字段屬性

具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，進入“員工信息”表的【數據表視圖】界面。

step 02 選中“入職日期”字段，切換到【字段】選項卡，在【屬性】組中用戶可查看該字段的屬性，包括“名稱和標題”“默認值”“字段大小”和“修改查閱”等內容，如圖4-44所示。

step 03 單擊【屬性】組中的【名稱和標題】按鈕，彈出【輸入字段屬性】對話框，用戶可設置字段的名稱、標題和說明，如圖4-45所示。

step 04 例如設置【名稱】為“Entry Date”、【標題】為“入職日期”、【說明】為“存儲員工的入職日期”，如圖4-46所示。

step 05 設置完成后，單擊【確定】按鈕，“入職日期”字段的“名稱和標題”這一屬性即修改成功。

2. 在【設計視圖】界面下修改字段屬性

具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，進入“員工信息”表的【設計視圖】界面。

step 02 將光標定位在Entry Date字段的行首，當光標變成向右箭頭形狀時，單擊選中該字段。在下方的字段屬性列表框中可查看該字段的屬性，如圖4-47所示。

step 03 切換到【常規】選項卡，單擊【格式】選項右側的下拉按鈕，彈出格式的類型列表，如圖4-48所示。

step 04 用戶可選擇任意類型來修改該字段的格式屬性，例如選擇【長日期】選項，將該字段設置為“長日期”格式，如圖4-49所示。

step 05 使用同樣的方法，根據需要修改字段的其他屬性。至此，即完成在【設計視圖】界面中修改字段屬性的操作。