4.2 添加字段和類型

大多數情況下，我們可以把數據表的“列”稱為字段。由此可見，字段是數據表的基本構成，創建數據表后，只有添加字段和設置正確的數據類型后，數據表才能正確地存儲數據。因此，添加字段和設置類型是存儲數據必不可少的步驟。

4.2.1 數據類型概述

Access 2013提供的常見數據類型包括“基本類型”“數字”“日期和時間”“是/否”以及“快速入門”等。每種類型都有其特定用途，下面進行詳細介紹。

Access 2013的常見數據類型如表4-1所示。

使用正確的數據類型，有助于消除數據冗余，優化存儲，提高數據庫的性能。對于如何選擇正確的數據類型，用戶可以參考以下幾點原則。

（1）存儲的數據內容。例如需要存儲的數據為貨幣值，則不能選擇文本類型等。

（2）數據內容的大小。例如輸入的數據為文章的標題，那么設置為短文本即可。

（3）數據內容的用途。若需要存儲的數據為時間，則必然要設置為日期和時間類型。

4.2.2 添加字段

數據表由若干字段組成，創建數據表后，必須向其中添加字段，才能存儲數據。添加字段主要有兩種方法，分別如下。

1. 在【數據表視圖】界面下添加字段

具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫。在左側導航窗格中選擇“表1”選項，雙擊，進入“表1”的【數據表視圖】界面，如圖4-28所示。

step 02 在“表1”工作區域內，單擊【單擊以添加】右側的下拉按鈕，彈出字段的數據類型列表，包括短文本、數字、貨幣等選項，如圖4-29所示。

step 03 在字段的數據類型列表中，用戶可以選擇任意類型來添加新字段。例如選擇【日期和時間】選項，可添加一個數據類型為“日期和時間”、名稱為“字段1”的新字段，如圖4-30所示。

step 04 添加完成后，將光標定位在“字段1”文本框中，更改字段名稱為“日期”，按Enter鍵，即可添加一個“日期”字段，如圖4-31所示。

2. 在【設計視圖】界面下添加字段

具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫。在左側導航窗格中選擇“表1”選項，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設計視圖】命令，如圖4-33所示。

step 02 此時進入“表1”的【設計視圖】界面。可以看到，當前已存在兩個字段，如圖4-34所示。

step 03 在【字段名稱】列中輸入要添加的字段名稱，在【數據類型】列中選擇相應的類型，即可完成添加字段的操作，如圖4-35所示。詳情請參考4.1.3小節，這里不再贅述。

4.2.3 更改數據類型

當設計字段時，還需要設置字段的數據類型，數據表才能準確地存儲數據。從上一節可以看到，設計字段的過程就是設置數據類型的過程，因此，這里不再詳細介紹如何設置數據類型。本小節主要講述如何更改數據類型。

1. 在【數據表視圖】界面下更改數據類型

具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，并進入“表1”的【數據表視圖】界面。

step 02 將光標定位于“日期”字段的列首，當變為向下箭頭形狀時，單擊選中該字段列，如圖4-36所示。然后切換到【字段】選項卡，在【格式】組中可查看當前字段的數據類型。

step 03 單擊數據類型右側的下拉按鈕，彈出數據類型列表，如圖4-37所示。

step 04 選擇任意選項，即可更改“日期”字段的數據類型。例如選擇【數字】選項，該字段的數據類型便由“日期/時間”更改為“數字”，如圖4-38所示。

2. 在【設計視圖】界面下更改數據類型

具體操作步驟如下。

step 01 啟動Access 2013，打開“應用”數據庫，并進入“表1”的【設計視圖】界面。

step 02 若要更改“日期”字段的數據類型，將光標定位在該行，單擊【數據類型】選項右側的下拉按鈕，彈出字段的數據類型列表，在其中選擇任意類型，均可更改“日期”的數據類型，如圖4-39所示。