3.1 創建數據表

在Access中，創建數據表是最基本的單元，它是數據庫制作的開端。創建數據表之后，還需要通過添加字段和類型，以及設置字段屬性等操作，來完善數據表。

3.1.1 新建數據表

在Access中，當用戶新建數據庫文檔時，系統會在創建數據庫文檔時同時創建一個默認的數據表。除此之外，用戶還可以通過下列兩種方法，來創建數據表。

1．在數據庫中創建數據表

打開數據庫，執行【創建】|【表格】|【表】命令，即可創建一個新表，并將該數據表顯示為當前活動數據表。

2．在表設計中創建數據表

打開數據庫，執行【創建】|【表格】|【表設計】命令，即可以設計視圖的方法創建一個新表。

3.1.2 添加字段及類型

設計數據庫時，如果數據類型是非文本類型的，則需要為每個字段設置適當的數據類型。

1．字段類型

在Access中，包含有10種字段類型和“查閱向導”。只有了解了這些字段類型和作用后，才能正確地選擇字段的類型。

2．在【數據表】視圖中添加字段和類型

默認情況下，新建表中會存在ID和【單擊以添加】2個字段。單擊【單擊以添加】字段中的下拉按鈕，在列表中選擇一個字段類型。

此時，將在【單擊以添加】字段前面插入一個名為“字段1”的新字段。

由于新插入的“字段1”字段名稱為激活狀態，因此用戶可直接輸入新的字段名稱，例如“圖書”，對字段進行重命名操作。

最后，在“圖書”字段名稱下方的單元格中，輸入字段數據即可。

3．在【設計】視圖中添加字段及類型

當用戶在表設計中創建數據表后，可直接在【設計】視圖中，為表添加字段。

在【設計】視圖的表中的【字段名稱】列中的第1個單元格中，輸入字段名稱。

然后，在【字段名稱】列中的第2個單元格中，輸入第2個字段名稱。以此類推，可以為表格添加其他字段。

默認情況下，新建字段后系統會自動為其指定“短文本”數據類型。此時，用戶可通過單擊數據類型中的下拉按鈕，在其下拉列表中選擇相匹配的數據類型。

4．用按鈕添加字段和類型

新建數據表之后，執行【表格工具】|【字段】|【添加和刪除】|【短文本】命令，即可在表中添加一個“短文本”數據類型的字段。

除此之外，用戶還可以通過執行【表格工具】|【字段】|【添加和刪除】|【其他字段】命令，在其級聯菜單中選擇相應數據類型的方法，添加指定數據類型的字段。

5．更改字段類型

在數據表中選擇需要更改數據類型的字段列，執行【表格工具】|【字段】|【格式】|【數據類型】命令，在其級聯菜單中選擇相應的數據類型，即可更改當前字段的數據類型。

3.1.3 設置字段屬性

用戶在【設計】視圖中，除了設置字段的類型外，還可以通過下面【常規】選項卡中的的內容，來設置字段屬性。

【常規】選項卡中所包含的各選項和含義，如表所示。

下面我們再來詳細介紹幾種常用的字段屬性，并了解該字段屬性的應用方法。

1．改變字段大小

在【字段大小】文本框，可以限定文本字段的大小和數字型數據的類型。例如，在【字段大小】文本框中，默認顯示文本類型為255字節。

字段大小屬性的設置，包括文本型和數字型兩種字段類型。其中，文本型字段的大小屬性是指文本型數據保存的大小和顯示的大小，字節的大小范圍為0～255，用戶可根據字段內容，來改變其大小。而數字型字段的大小屬性是指數字型數據的種類，不同的種類存儲數字型數據的大小范圍也不盡相同。

另外，用戶可根據字段大小的范圍表，來詳細了解字段大小的范圍。

2．選擇數據格式

格式是控制數據顯示或打印的格式。不同類型的數據有著不同的格式。例如，在“日期/時間”類型的字段中，可以設置日期的格式。

文本和備注型數據的格式，可分為文字字段的格式、零長度字符串的格式和Null值字段的格式。

在設置格式時，用戶可以使用4種格式符號來控制輸入數據的格式，如下表所示。

3．設置小數位數

小數位數是指小數的位置（只用于數字類型及貨幣類型）。小數位數一般為0～15位，可根據數字或者貨幣類型的字段大小來設置。

如果字段大小為字節、整數、長整數，則小數位為0；如果字段大小為單精度或雙精度，則小數位分別為0～7位和0～15位；如果字段為貨幣類型數據，則小數位為“自動”，默認為2位。

4．使用標題

標題是用于顯示該字段的別名。例如，在【地址】字段的【標題】文本框中，輸入“家庭住址”文字。然后，切換到【數據表】視圖中，此時的字段名將會顯示為“家庭住址”。

5．默認值

默認值是用戶在添加新記錄時，自動顯示的字段值。默認值的使用是為減少輸入時的重復操作，它是任何符合字段要求的數據值。

在【設計】視圖中，將貨幣類型的“借閱費”字段名，設置其默認值為0。然后，在【數據表】視圖中，將顯示新記錄默認值為“￥12.00”。

6．設置驗證規則

數據的驗證規則用于對字段內容所輸入的數據加以限制，并檢查用戶輸入的數據值是否合法。

如果在【驗證規則】文本框中，輸入“<20”，則表示該字段的所有數值不能大于等于20。

切換到【數據表】視圖中，當用戶在【借閱費】字段下方的單元格中輸入大于20的數值時，系統會彈出提示信息框。

7．設置規則文本

規則文本是輸入的數據違反該字段有效性規則時出現的提示。其內容可以直接在【規則文本】文本框中輸入，或者當光標位于該文本框中時按Shift+F2鍵，在彈出的【縮放】窗口中，輸入有效文本。

8．輸入掩碼

輸入掩碼控制用戶向數據庫中輸入數據的方式。例如，輸入掩碼可以要求用戶輸入遵循特定國家/地區慣例的日期（YYYY-MM-DD）或電話號碼。

因此，用戶可以在【輸入掩碼】文本框中，輸入特定的掩碼格式為____-__-__。然后，在【數據表】視圖中即可顯示出來。

另外，用戶可單擊【輸入掩碼】文本框后面的【瀏覽】按鈕。在彈出的【輸入掩碼向導】對話框中，設置所使用掩碼的類型。