4.7 編輯數據表

類似于在Excel中編輯電子表格一樣，用戶可以方便快捷地在數據表中對數據進行編輯，包括向表中添加和修改記錄、選定和刪除記錄、查找和替換數據等操作。

4.7.1 向表中添加與修改記錄

數據表創建完成后，向表中添加和修改數據記錄是必不可少的操作。具體的操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，進入“產品信息表”的數據表視圖，如圖4-91所示。

步驟2將光標定位至第一行各單元格中，在其中輸入相關數據，即可成功添加一條產品信息記錄，效果如圖4-92所示。

步驟3將光標定位至第二行各單元格中，可添加第二條產品信息記錄。若要修改記錄，選中相應的單元格，進入編輯狀態，在其中輸入新數據即可，如圖4-93所示。

4.7.2 選定與刪除記錄

若不需要某條記錄時，可以選定并刪除這條記錄。具體的操作步驟如下。

步驟1接上一節的操作，將光標定位在第二行的行首，當光標變為形狀時，單擊鼠標左鍵即可選定該行記錄，效果如圖4-94所示。

步驟2在行首處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除記錄】菜單命令，如圖4-95所示。

步驟3彈出Microsoft Access對話框，單擊【是】按鈕，可刪除所選中的記錄，如圖4-96所示。

4.7.3 數據的查找與替換

當表中的數據太多時，若要快速查找某一數據，可以使用Access提供的查找功能；而如果需要修改多處相同的數據，則可以使用替換功能。數據的查找與替換都是通過【查找和替換】對話框來完成的。具體的操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，進入“學生信息表”的數據表視圖，如圖4-98所示。

步驟2單擊【開始】選項卡下【查找】組中的【查找】按鈕，彈出【查找和替換】對話框，在【查找】選項卡下【查找內容】文本框中輸入關鍵字，如輸入“劉南漳”，將【查找范圍】設置為【當前文檔】，然后單擊【查找下一個】按鈕，如圖4-99所示。

步驟3查找出相應結果，并且光標會跳轉至結果處，如圖4-100所示。

步驟4在【查找和替換】對話框中切換到【替換】選項卡，在【替換為】文本框中輸入替換后的數據，然后單擊【替換】按鈕，如圖4-101所示。

步驟5完成替換操作，效果如圖4-102所示。

4.7.4 數據的排序

數據排序是指按一定規則對數據進行整理和排列，包括簡單排序和高級排序兩種。簡單排序是對數據進行升序或者降序排序，而高級排序是利用創建的查詢來進行排序。

1．簡單排序

簡單排序的具體操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，進入“學生信息表”的數據表視圖，單擊“班級號”字段的列首，選中該列，如圖4-103所示。

步驟2單擊【開始】選項卡下【排序和篩選】組中的【升序】按鈕，即可對“班級號”字段列進行升序排序，效果如圖4-104所示。

2．高級排序

當數據中有大量的重復數據或者需要同時對多個字段進行排序時，簡單排序將無法滿足要求，這時可以進行高級排序。使用高級排序時，數據先按第一個排序準則進行排序，當有相同的數據出現時，再按第二個排序準則進行排序，以此類推。高級排序的具體操作步驟如下。

步驟1接上例的操作，單擊【開始】選項卡下【排序和篩選】組中的【高級】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【高級篩選/排序】選項，如圖4-105所示。

步驟2此時將新建一個名為“學生信息表篩選1”的查詢窗口，窗口上方顯示了“學生信息表”的各個字段，在下方窗格中可以設置排序條件，如圖4-106所示。

步驟3在下方窗格中已經設置了第一個排序字段，這里在第二列添加第二個排序字段“宿舍號”，將【排序】設置為【升序】，如圖4-107所示。

步驟4單擊快速訪問工具欄的【保存】按鈕，彈出【另存為查詢】對話框，在【查詢名稱】文本框中輸入“學生信息表排序”，如圖4-108所示，單擊【確定】按鈕，保存為“學生信息表排序”查詢對象，然后關閉查詢對象。

步驟5在左側窗格中雙擊打開“學生信息表排序”查詢對象，在其中可以查看完成高級排序后的結果，如圖4-109所示。

4.7.5 數據的篩選

數據篩選是指從數據清單中找出滿足指定條件的數據，將暫時不需要的記錄隱藏起來。具體的操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，進入“學生信息表”的數據表視圖，單擊“性別”字段右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中取消【（全選）】復選框，選中【男】復選框，如圖4-110所示，然后單擊【確定】按鈕。

步驟2篩選出性別為“男”的學生信息，效果如圖4-111所示。

4.7.6 設置數據表格式

在Access數據庫中可以根據需要設置數據表的格式，包括設置表的行高、列寬和字體格式等，從而使其更加美觀。設置數據表格式的具體操作步驟如下。

步驟1打開隨書光盤中的“素材\Ch04\信息.accdb”文件，進入“宿舍信息表”的數據表視圖，將光標定位至任意單元格內，如圖4-112所示。

步驟2在【開始】選項卡的【文本格式】組中可設置字體格式和對齊方式等，這里將字體設置為【微軟雅黑】，將字號設置為【14】，效果如圖4-113所示。

步驟3將光標定位至“宿舍號”和“宿舍電話”字段的列首相交處，當光標變為形狀時，按住鼠標左鍵不放，向右拖動鼠標，可增大“宿舍號”列的寬度，如圖4-114所示。

步驟4使用同樣的方法，設置其他列的寬度；然后將光標定位至第一行和第二行的行首相交處，當光標變為形狀時，按住鼠標左鍵不放，向下拖動鼠標，可增加所有行的高度，如圖4-115所示。