3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作

數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建完成后，用戶還需要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作，包括打開、保存、關(guān)閉以及查看屬性等。只有掌握了這些操作，才能為進(jìn)一步學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)打下基礎(chǔ)。

3.2.1 打開數(shù)據(jù)庫(kù)

若要編輯數(shù)據(jù)庫(kù)，首先需要將其打開。下面介紹兩種常用的方法。

1．雙擊已有文件打開

在計(jì)算機(jī)中找到要打開的數(shù)據(jù)庫(kù)文件圖標(biāo)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可啟動(dòng)Access 2016并打開該數(shù)據(jù)庫(kù)，如圖3-12所示。

2．使用【打開】命令打開

若要在已打開的Access數(shù)據(jù)庫(kù)中打開其他數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過執(zhí)行【打開】命令來實(shí)現(xiàn)。具體的操作步驟如下。

步驟1在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇【文件】選項(xiàng)卡，然后在左側(cè)列表中選擇【打開】命令，進(jìn)入【打開】界面，在其中單擊【瀏覽】按鈕，如圖3-13所示。

步驟2彈出【打開】對(duì)話框，在計(jì)算機(jī)中找到要打開的數(shù)據(jù)庫(kù)并選中它，單擊【打開】按鈕，即可打開所選的數(shù)據(jù)庫(kù)，如圖3-14所示。

3.2.2 保存數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行編輯后，需要將數(shù)據(jù)庫(kù)保存，以便于下次直接調(diào)用。另外，用戶在操作數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)該養(yǎng)成隨時(shí)保存的良好習(xí)慣，以免出現(xiàn)意外導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)丟失。

1．直接保存數(shù)據(jù)庫(kù)

直接保存數(shù)據(jù)庫(kù)是指將數(shù)據(jù)庫(kù)以原有名稱保存在原來的路徑。用戶共有三種方法可以直接保存數(shù)據(jù)庫(kù)。

⑴ 單擊【快速訪問工具欄】上的【保存】按鈕，如圖3-15所示。

⑵ 在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇【文件】選項(xiàng)卡，然后在左側(cè)列表中選擇【保存】命令，如圖3-16所示。

⑶ 按Ctrl+S組合鍵進(jìn)行保存。

2．另存為數(shù)據(jù)庫(kù)

另存為數(shù)據(jù)庫(kù)是指在保存數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)可以修改數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱、文件格式以及存放路徑等。該操作可通過執(zhí)行【另存為】命令來實(shí)現(xiàn)。具體的操作步驟如下。

步驟1在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇【文件】選項(xiàng)卡，然后在左側(cè)列表中選擇【另存為】命令，進(jìn)入【另存為】界面，在其中單擊【另存為】按鈕，如圖3-18所示。

步驟2彈出Microsoft Access對(duì)話框，提示保存數(shù)據(jù)庫(kù)前必須關(guān)閉所有打開的對(duì)象，若已經(jīng)關(guān)閉了所有對(duì)象，單擊【是】按鈕，如圖3-19所示。

注意

若沒有關(guān)閉所有打開的對(duì)象，單擊【是】按鈕后會(huì)強(qiáng)制進(jìn)行關(guān)閉，并且不會(huì)保存。因此，用戶需要在關(guān)閉所有打開的對(duì)象后，再執(zhí)行“另存為”操作。

步驟3彈出【另存為】對(duì)話框，在計(jì)算機(jī)中選擇數(shù)據(jù)庫(kù)的保存位置，在【文件名】文本框中可以設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的新名稱，然后單擊【保存】按鈕即可，如圖3-20所示。

3.2.3 關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)不需要使用數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，就可以關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)了。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)主要有5種方法，下面分別進(jìn)行介紹。

⑴ 在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇【文件】選項(xiàng)卡，然后在左側(cè)列表中選擇【關(guān)閉】命令，如圖3-21所示。

⑵ 單擊工作界面右上角的【關(guān)閉】按鈕，如圖3-22所示。

⑶ 在標(biāo)題欄中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【關(guān)閉】菜單命令，如圖3-23所示。

⑷ 將光標(biāo)定位在任務(wù)欄中的Access圖標(biāo)上，上方會(huì)顯示出數(shù)據(jù)庫(kù)縮略圖，單擊縮略圖右上角的【關(guān)閉】按鈕，如圖3-24所示。

⑸ 按Alt+F4組合鍵可快速關(guān)閉所選中的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2.4 查看數(shù)據(jù)庫(kù)屬性

通過查看數(shù)據(jù)庫(kù)屬性，可以了解數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息，包括數(shù)據(jù)庫(kù)的類型、存放位置、大小、內(nèi)容等。查看數(shù)據(jù)庫(kù)屬性的具體操作步驟如下。

步驟1在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇【文件】選項(xiàng)卡，在左側(cè)列表中選擇【信息】命令，進(jìn)入【信息】界面，在其中單擊【查看和編輯數(shù)據(jù)庫(kù)屬性】超鏈接，如圖3-25所示。

步驟2彈出【屬性】對(duì)話框，其中包括【常規(guī)】、【摘要】、【統(tǒng)計(jì)】、【內(nèi)容】和【自定義】5個(gè)選項(xiàng)卡。在【常規(guī)】選項(xiàng)卡中可查看文件的存放位置、大小和創(chuàng)建時(shí)間等信息，如圖3-26所示。

步驟3切換到【摘要】選項(xiàng)卡，在其中可以設(shè)置標(biāo)題、主題、作者、主管等摘要信息，如圖3-27所示。

步驟4切換到【統(tǒng)計(jì)】選項(xiàng)卡，在其中可以查看創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等信息，如圖3-28所示。

步驟5切換到【內(nèi)容】選項(xiàng)卡，在其中可以查看當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)包含的所有對(duì)象，如圖3-29所示。

步驟6切換到【自定義】選項(xiàng)卡，在其中可以設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱、類型、取值等自定義信息。操作完畢后，單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框即可，如圖3-30所示。