1.4　會計信息系統和電算化會計信息系統

1.4.1　會計信息系統

1.會計數據與會計信息

（1）數據。

數據是對客觀事物屬性的描述。它是反映客觀事物的性質、形態、結構和特征的符號。數據可以用具體的數字表達，也可以用字符、文字、圖形等形式表達。

（2）會計數據。

在會計工作中記錄下來的會計事實稱為會計數據。它是指從不同的來源、渠道獲得的，記錄在“單”“證”“賬”“表”上的各種原始會計資料。

（3）信息。

信息是數據加工后的結果，它也是用數字、符號、文字、圖表等形式表達。信息必然是數據，但是數據未必是信息。

（4）會計信息。

按一定要求經過加工處理后的會計數據稱為會計信息。會計數據來源于供應商、客戶、政府機構、企業員工、企業內部各部門等，經過收集、審核、記錄、分類、計算、匯總、編表、存儲和傳送等會計業務處理，最后輸出會計信息，供企業內部各層次的管理人員和企業外部各利益關系人管理和決策使用。只有將會計數據通過加工生成會計信息后才能滿足管理的需要，為管理者所用。

2.系統與會計信息系統

（1）系統。

系統是指由一系列彼此相關、相互聯系、相互區別的若干要素為實現特定的目的而建立起來的有機整體。

（2）信息系統。

信息系統是把輸入數據經過加工處理生成輸出信息的人機系統。它是以信息為處理對象，進行信息的收集、傳遞、存儲、加工、輸出的系統。

（3）會計信息系統。

會計信息系統是指利用信息技術，對會計信息進行收集、傳遞、存儲、處理、輸出，完成會計核算、監督、管理和輔助決策的信息系統。會計信息系統是企業管理信息系統中的一個重要子系統，其目的是向企業內、外部提供會計信息，對經濟活動進行控制，滿足經營管理的需要。

1.4.2　電算化會計信息系統

電算化會計信息系統是以計算機信息處理技術為手段的會計信息系統。不一定是計算機化的會計信息系統才稱為電算化會計信息系統。

電算化會計信息系統由硬件、軟件、人員、制度4個要素組成。

1.硬件

計算機的硬件是計算機系統中各種設備的總稱，包括5個基本部分，即運算器、控制器、存儲器、輸入設備、輸出設備。計算機的硬件是會計電算化的物質基礎，其設備選擇和配置的好壞直接影響到會計電算化工作的質量與效率。計算機的硬件設備用不同的方式配置，構成了具有不同特點的計算機工作方式。目前，主要有單機結構、多用戶結構、網絡結構。

（1）單機結構。

單機結構主要指整個系統用一臺或幾臺計算機，每臺計算機獨立完成不同的任務。該結構投資小、見效快，主要適用于小型企業。

（2）多用戶結構。

多用戶結構主要指整個系統配置一臺主機、多臺終端，用通信線路將它們連接而成，多個用戶在不同的終端上同時使用一臺主機。該結構提高了輸入、輸出數據的速度，主要適用于資金雄厚、業務量較大的中小型企業。

（3）網絡結構。

網絡結構主要指將地理上分散的、具有獨立功能的多臺計算機通過通信設備和線路連接起來，在配有相應的網絡軟件（網絡協議、網絡操作系統等）的情況下實現資源共享的系統。該結構能實現資源共享，與會計數據處理的特點相吻合，是會計信息系統理想的硬件結構，也是會計電算化發展的方向。

2.軟件

軟件是計算機的“靈魂”，是指計算機系統中的程序及其文檔，可分為兩大類：系統軟件和應用軟件。

（1）系統軟件。

系統軟件是指那些能夠直接控制和協調計算機硬件，維護和管理計算機的軟件。代表性的系統軟件有操作系統、數據管理系統等。

（2）應用軟件。

應用軟件是專門為某一應用目的而編制的軟件，如文字處理軟件、信息管理軟件等。本書所介紹的財務軟件就屬于應用軟件。

3.人員

人員是指在會計信息系統中從事管理、操作、維護的會計人員。在實現會計電算化后，會計人員不僅要熟練掌握會計知識，還要掌握計算機知識、網絡知識、信息知識和管理知識，最終成為復合型人才。

4.制度

制度是指為保證會計信息系統安全和正常運行而制定的一系列管理制度。例如，政府頒布的法令、條例，基層單位在會計電算化工作中的崗位責任制度、軟件操作管理制度、會計檔案管理制度等。