1.3　會計電算化的現實意義及與手工模式的區別

1.3.1　會計電算化的現實意義

會計電算化是會計發展史上的又一次重大革命，它不僅是會計發展的需要，而且還是經濟與科技發展對會計工作提出的更高要求。會計電算化并非簡單地把手工會計核算的內容放入計算機中，它對傳統財務會計的處理程序、會計職能、會計內部控制制度、會計崗位分工等都產生了影響，而且將會引起會計核算方式的重大變革與會計理論的突破。會計電算化對于提高工作效率、促進會計職能轉變、提高會計核算的質量等都有十分重要的意義。

1.可以及時、準確、完整地提供會計信息

實現會計電算化后，可以利用計算機快速、準確等特點來處理會計業務，大量的會計信息得以及時地記錄、匯總、分析，并通過網絡系統迅速傳遞，企業經營都能夠及時掌握經濟活動的最新動態，對于存在的問題及時采取相應的措施，從而保證企業持續、穩定、協調地經營發展。

2.可以減輕會計人員的工作強度，提高會計工作效率

手工會計的工作強度很大，實現會計電算化后，只要將記賬憑證輸入計算機，大量數據的計算、分類、匯總、存儲和傳輸等工作，都可由計算機自動完成。這不僅可以把廣大會計人員從繁雜的記賬、算賬和報賬中解脫出來，而且由于計算機有極高的運算速度和精度，以及可以自動地進行數據處理，因此可以大大提高會計工作效率。

3.可以提高會計工作質量

手工會計在核算過程中需要進行大量重復的抄寫、計算，財會人員在抄寫、計算時經常會發生錯誤。實現會計電算化后，對會計數據來源提出了一系列規范化要求，解決了手工操作中不規范、易出錯及易疏漏等問題，并且輸出的憑證、賬簿、報表更加清晰、美觀。

4.可以提高會計人員素質，促進會計職能轉變

實現會計電算化以后，由于計算機替代了會計人員的手工記賬、算賬和報賬，因此會計人員可以騰出更多的時間和精力參與經營管理，減少核算的時間，從而促進會計職能的轉變。財會人員從傳統的記賬、算賬、報賬轉變為有效地事前預測、事中控制、事后分析，更好地發揮了會計參與管理、決策的職能。會計電算化的實現，提高了現代化管理水平，促進了會計職能由核算型向管理型的轉變。

5.促進會計理論和技術的發展

會計工作的信息化，對會計工作提出了更高的要求，促進了會計理論和技術的發展，對會計管理制度也提出了新的改革要求，從而推動了會計理論與實踐的進一步發展。

6.可以有效防止造假作弊現象的發生

符合國家規定的會計軟件，都具有可靠性、安全性、保密性的特點。在使用過程中，根據工作性質設置相應權限，增設密碼，相互牽制，財務人員只能使用而不能篡改其程序，確保了會計信息系統真實、準確、安全、可靠。

1.3.2　會計電算化與手工會計信息系統的區別

會計信息系統有手工會計信息系統和基于計算機的會計信息系統之別。現簡單介紹手工會計信息系統和基于計算機的會計信息系統各自的特點，以比較不同處理手段給會計信息系統帶來的區別。

1.手工會計信息系統的特點

手工會計信息系統具有以下特點。

（1）數據量大。會計信息系統以貨幣作為主要計量單位，對生產經營活動進行系統、連續、全面、綜合的核算和監督。一個企業的生產經營活動，涉及具體的貨幣資金、債權債務的收支增減變動，具體品種規格的材料物資和機器設備、工具器具的增減變動，都要歸入會計信息系統，經過加工處理，最后得出反映單位財務狀況和經營成果的綜合性數據。會計數據核算詳細、存儲時間長、數據量大，占整個企業管理信息量的70%左右。

（2）數據結構復雜。會計信息必須反映企業的整體經濟活動，主要從資產、負債、所有者權益、成本費用和損益5個方面進行核算，核算時表現為五大分支體系。這些數據不僅結構層次較多，而且數據處理流程也比較復雜，一項經濟業務的發生，可能引起各方面的變化，數據處理比其他信息處理系統都要錯綜復雜。

（3）數據加工處理方法要求嚴格。會計信息系統對各項經濟業務的處理都必須遵守一套嚴格的準則和方法，如存貨計價、成本計算等從內容到范圍、方法，在會計法規和財經制度中都做了明確的規定，必須嚴格按規定執行，不得隨意更改。

（4）數據的及時性、真實性、準確性、完整性和全面性等要求嚴格。會計信息的及時性是對經濟活動有效核算和監督的基礎，會計信息系統應該及時地向有關部門及個人提供數據，及時將有關資金運動、成本消耗的信息反饋給管理部門，以便管理者能夠及時做出正確的決策。為全面反映經濟活動情況，會計信息系統的數據必須齊全，不允許有疏漏，保證資料的連續、完整；數據加工的過程要有高度的準確性，不能有任何差錯。只有全面、完整、真實、準確地處理會計數據，才能正確反映企業的經營成果和財務狀況，準確處理國家、企業及個人之間的財務關系。

（5）安全可靠性要求高。會計信息系統的有關資料包含了企業的財務狀況和經營成果的全部信息，是重要的歷史檔案材料，不能隨意泄露、破壞和丟失。應采取有效措施加強管理，保證系統數據的安全、可靠。

2.基于計算機的會計信息系統的特點

基于計算機的會計信息系統不僅具有電子數據處理系統的共性，而且具有以下幾個自身特征。

（1）及時性與準確性。基于計算機的會計信息系統，數據處理更及時、準確。計算機運算速度決定了對會計數據的處理速度、會計數據的分類、匯總、計算、傳遞及報告等處理幾乎是在瞬間完成的。并且計算機運用正確的處理程序可以避免手工處理出現的錯誤。計算機可以采用手工條件下不易采用或無法采用的復雜、精確的計算方法，如材料收發的移動加權平均法等，使會計核算工作更細、更深，更好地發揮會計參與管理的職能。

（2）集中化與自動化。基于計算機的會計信息系統，各種核算工作都由計算機集中處理。在網絡環境中，信息具有可被不同的用戶分享、數據處理更集中的特點。對于大的系統，如大型集團，規模越大，數據越復雜，數據處理就越要求集中。網絡中每臺計算機只能作為一個用戶完成特定的任務，使數據處理具有相對分散的特點。在會計信息的處理過程中，基于計算機的會計信息系統人工干預較少，由程序按照指令進行管理，具有自動化的特點，集中化與自動化將會取得更好的效益。

（3）人機結合系統。會計工作人員是會計信息系統的組成部分，不僅要進行日常的業務處理，還要進行計算機軟硬件故障的排除。會計數據的輸入、處理及輸出是手工處理和計算機處理兩方面的結合。有關原始資料的收集是計算機化的關鍵性環節，原始數據必須經過手工收集、處理后才能輸入計算機，再由計算機按照一定的指令進行數據的加工和處理，將處理的信息通過一定的方式存入磁盤，打印在紙張上，通過顯示器顯示出來。

（4）內部控制更加嚴格。基于計算機的會計信息系統的內部控制制度，相對于手工會計信息系統有了明顯變化。新的內部控制制度更強調手工與計算機結合的控制形式，控制要求更嚴格，控制內容更廣泛。

3.電算化會計與手工會計的相同點

電算化會計與手工會計具有以下相同點。

（1）目標一致。無論是電算化會計還是手工會計，其最終目標都是提供會計信息，參與經營決策，提高經濟效益。

（2）遵循相同的會計法規和會計準則。電算化的應用，不能置財經法規和財經紀律于不顧，必須嚴格地執行會計法規與會計準則。

（3）會計數據處理步驟相似。無論是手工會計還是電算化會計，會計數據處理的流程都包括4個方面：會計數據收集與輸入、會計數據存儲、會計數據處理、會計信息報告。

4.電算化會計與手工會計的區別

（1）所用的計算工具不同。手工會計使用的工具是算盤，而電算化會計是用電子計算機來進行數據處理的。

（2）信息載體不同。手工會計的所有信息都是以紙張為載體，而電算化會計則主要使用磁性介質為信息載體。

（3）簿記規則不同。手工系統規定日記賬、總賬要用訂本式賬冊，明細賬可用訂本或活頁式賬冊；賬簿記錄的錯誤要用劃線法或紅字沖銷法、補充登記法更正；賬頁中的空行、空頁用紅線劃銷。

電算化系統打印輸出的賬面是折疊或卷帶狀的，與手工的賬簿明顯不同。電算化系統不可能完全采用手工系統改錯的方法。為了保證審計的追蹤線索不致中斷，電算化系統規定：凡是已經記賬的憑證數據不能更改，只能采用紅字沖銷法和補充登記法更正，以便留下改動痕跡。

（4）總賬程序（會計核算形式）不同。手工系統的總賬程序主要有4種，但是都避免不了重復轉抄與重復計算的根本弱點，隨之帶來的是人員與環節的增多和差錯的增多。

電算化系統的總賬程序有兩種方案。按目前的經濟狀況與開發水平，可采取第一方案，即基本上按手工系統的方式進行系統移植，但過程卻發生了變化，且允許同時采用多種核算形式。第二方案為理想化的全自動總賬程序，即會計憑證磁性化（或條形碼），在規格化的會計憑證上用磁性墨水書寫（或印上條形碼），由閱讀機識別后將數據輸送到計算機；由用戶定義數據存儲形式和加工方法，由計算機對數據進行加工處理；由用戶定義輸出形式與結果，由輸出設備（顯示器、打印機）進行查詢與打印。

（5）會計工作組織體制不同。在手工系統下，會計部門一般分為若干會計工作崗位，如工資、材料、固定資產、成本等崗位，進行專門的業務核算，設專人負責記賬、編制報表工作。在電算化會計系統中，會計工作崗位的劃分已經發生了變化，如設置了數據錄入、審核、維護等崗位。

（6）人員構成不同。手工系統中的人員均是會計專業人員；電算化系統中的人員將由會計專業人員，電子計算機軟件、硬件及操作人員等組成。

（7）內部控制方式不同。在電算化系統中，原來的內部控制方式部分被取消或改變，如原來通過賬證核對、賬賬核對、賬表核對的控制方式，基本上已經不復存在，代之以更加嚴密的輸入控制；又如除保留了簽字、蓋章等控制外，還增設了權限控制、時序控制等。