優(yōu)先順序處理原則

說到優(yōu)先級(jí)，時(shí)間管理中最常見的是按四象限進(jìn)行安排。

四象限就是將需要做的事，按緊急和重要兩個(gè)維度分為四類：緊急且重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急也不重要。

看起來是比較完整，但在現(xiàn)實(shí)操作中經(jīng)常會(huì)面對(duì)一件事情，不知道到底該放到哪個(gè)象限里，思考的過程也比較費(fèi)時(shí)。

如何減少思考的過程，更快地安排優(yōu)先級(jí)，可以按如下步驟來進(jìn)行：

第一步，截止時(shí)間

判斷一件事的優(yōu)先級(jí)，要先看它是今天必須完成還是明天完成也可以，今天必須完成的，肯定優(yōu)先級(jí)就高。

截止時(shí)間建議就分為兩類，一類是今日，另一類是本周。

圖1-6-1

把今天必須完成的放到今日一欄，把可以明后天或以后完成的放到本周一欄。

收集的任務(wù)可以不按分類來排序，可以改為按截止時(shí)間排序。

第二步，影響范圍

按截止時(shí)間排序完，今天要做的事還是一大堆，不知道先做哪件。不著急，接下來需要再按影響范圍來排序。

如果這件事今天完不成，只會(huì)影響自己的工作進(jìn)度，那它的優(yōu)先級(jí)就不高，可以往后放。如果這件事情今天完不成，會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，部門所有人都要等你完成，項(xiàng)目才可以上線，大家才可以下班，那它的優(yōu)先級(jí)就非常高了。

影響范圍從個(gè)人，到部門，再到整個(gè)公司，優(yōu)先級(jí)越來越高。按影響的范圍，將今天要完成的事分為高、低兩類：

圖1-6-2

和客戶確認(rèn)合同和項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告都是今天要完成的，如果今天完不成，客戶不簽約，會(huì)影響公司業(yè)務(wù)，而項(xiàng)目進(jìn)度完不成，只會(huì)影響自己加不加班。而且客戶的時(shí)間不好等，自己的時(shí)間相對(duì)好安排，所以和客戶確認(rèn)合同的優(yōu)先級(jí)最高。

第三步，來源

按影響范圍排序比較容易把優(yōu)先級(jí)最高的事篩選出來，但優(yōu)先級(jí)低的、只影響自己的事還有很多，接下來需要繼續(xù)根據(jù)不同的來源進(jìn)一步劃分。

來源基本上可以按公司的組織架構(gòu)來劃分，如同事、直屬領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)、老板等。如果事情都需要你自己去做，而且是今天必須完成的，領(lǐng)導(dǎo)交代的事肯定比同事交代的事優(yōu)先級(jí)要高。要先保證把領(lǐng)導(dǎo)的事做完，同事的事今天沒完成還是可以商量解決的。

按來源劃分后，今日待辦如下：

圖1-6-3

因?yàn)轫?xiàng)目報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)今天要的，同事的問題自己沒空還可以找別人解決，而且明天解決也可以。

按這三個(gè)步驟來排列優(yōu)先級(jí)，回顧對(duì)比剛開始的列表，是不是不需要考慮那么多，直接去執(zhí)行就可以了？這樣每天的效率就會(huì)有較大的提升。

駐足與回顧

1.工作內(nèi)容只包括兩方面，一方面是和自己相關(guān)的，另一方面是需要引起自己注意的。

2.收集完任務(wù)后，再有新增的工作內(nèi)容要學(xué)會(huì)說“不”或者轉(zhuǎn)移。

3.對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行拆解，從項(xiàng)目拆解為任務(wù)，再從任務(wù)拆解為行動(dòng)，使任務(wù)可以直接上手。

4.開始行動(dòng)前，先做截止時(shí)間快到的事，影響范圍較大的事，或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配的事。

思考任務(wù)

1.如何讓每天的工作內(nèi)容是可知的？

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2.當(dāng)日的工作內(nèi)容有哪些是新增的？能否拒絕？

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3.今天工作內(nèi)容的具體執(zhí)行步驟是否清楚？

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4.如何告知?jiǎng)e人自己當(dāng)前的任務(wù)比較緊急重要？

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