第八節 做一事成一事的高效率

一個人能同時做幾件事嗎？是可以的，但做出來的效果就沒那么理想了。有沒有邊看電視邊做作業的經歷？作業做得慢不慢、錯得多不多？有沒有邊聽歌邊寫報告的經歷？歌聽進去了，報告寫得好不好？有沒有在做手頭工作的時候，被其他人打斷不得不去做另外的事，回來要重新整理思路接著做的情況？最后因此拉長了原有的工作進度？

一個人的精力和時間都是有限的，同時做幾件事就會分散自己的精力，無法將注意力集中到一件事上，進而使工作效率受到影響。

初入職場的人找不到合適的工作方法，很容易陷入手忙腳亂、加班苦熬的困境，即便是像我一樣工作很久的人也會被突如其來的工作或外界干擾打斷原有的工作進程。因而，我們要學習如何做一件事，完成一件事。

我在之前提到的第二家公司上班時，因為總是加班導致屢次出錯，被部門經理叫去談話，部門經理了解了我的工作狀態，為我做了一個簡單的規劃：在早晨拿出十分鐘時間整理這一天要做的事，哪些是重要的，必須完成的；哪些是次要的，可以緩一緩完成的；哪些又是可以利用零碎時間間斷性完成的。羅列出來之后，按照工作事項的優先等級排序，集中一段時間把排序在第一位的工作完成，之后再做第二件，以此類推。在做每一件事時，為了避免外界干擾，可采用一些輔助工具幫助屏蔽產生的干擾。

隨著現代科技的發展，各種即時應用軟件得以廣泛應用，一方面方便了溝通，擴展了人們的視野，另一方面也造成了人們對微信、QQ、微博等軟件的依賴，而這些軟件的存在也在干擾著處理事務時的注意力。因而在做重要工作時，關閉社交應用軟件是個明智的選擇。如果其他人有緊急的事情需要聯絡，會通過電話找來，不必擔心耽誤其他工作。

工作中，有多少人經常為手機分心？

對上級或部門合作頻繁的工作伙伴，要主動、定時進行溝通，以減少來自他們詢問、要求等帶來的干擾，使自己可以專注于工作。

當然，除了排除干擾、專注工作外，自身的工作方法也要做適當調整。比如，在處理一件工作時，因為工作相關性會突然想到另一件事要處理，這時會思考要不要放下眼下的工作去做另一件工作。答案是NO，不要去做，除非那件事的結果直接影響你本次的工作任務（即前置條件）。只有把手上的事情做完，一項工作才算達到目的，才會有所謂的效率。

在工作中，除了集中自身精神外，本身的工作方式也要注意，當一個工作方法試過三次不能解決同一個問題時，就要轉變另一個方法進行操作。否則，不但浪費時間也解決不了問題。在我剛剛進入職場時，曾經為了一筆應付賬款足足讓供應商等了三天，因而耽誤了正常的交貨期導致公司損失。當時，公司賬戶因為軟件升級暫時凍結，供應商急需周轉資金購買原材料，公司除了凍結的賬戶，其他賬戶余額相差甚遠，我只能等待銀行軟件升級完成后劃款。后來總經理說，我大可以征詢他的同意把幾個銀行的錢轉入同一賬戶，然后支付給供應商。通過這件事我明白了，做工作思路要活，一個辦法不行，可以換另一個辦法試試。

希望大家能集中精力完成一件事，保證工作的高效率。

【App工作法】高效TODO——超級行動力

在規劃時間、安排工作優先等級時，大家可像我一樣借助高效TODO這個App小程序達到目的。有了這個程序我們可以清晰地區分事情的輕重緩急，知道哪些事要先辦，哪些事后辦，哪些事可以緩些辦，它讓我們思路清晰、有條不紊地工作，能大大提升我們的工作效率。

高效TODO，分為電腦版和手機版，操作一樣，顯示界面基本相同。基于方便應用的原則，我們以手機版為例做介紹。

在手機應用市場輸入高效TODO，下載安裝后，出現如下界面：

為方便起見，可以用QQ、微博、豆瓣等賬號直接登錄。

進入主界面。

主界面分為四個象限，先點中第一象限“重要—很緊急”代表很重要、急需處理的事，之后點擊右上角號，進入“重要—很緊急”事件設定。在這里編寫一天中最為重要、最應優先處理的事。

選中“很重要—很緊急”象限，點擊上面的，設置具體工作項、時間節點、是否需要提醒等。設置完成后，這項工作需要多長時間完成就一目了然了。為了及時完成工作，防止拖沓，可以設置鬧鐘提醒（可設置提前幾分鐘提醒）。

為了明確一項工作的內容、步驟、效果等，可以將工作任務分解為子任務，點擊上圖右下角，出現下圖所示內容，再點擊就可以輸入子任務了。

以此類推，區分出很重要—不緊急、不重要—很緊急、不重要—不緊急的工作事項，把重要緊急的工作先處理，不重要但很緊急的工作抽時間處理，接著處理重要不緊急工作，最后處理不重要不緊急工作。

這樣一來，就不會有神經緊繃卻總是完不成工作的情況了。

本章小結

【駐足回望】

大家知道怎樣利用規律的作息來提高執行力了嗎？大家掌握如何形成規律的作息了嗎？快拿出一張紙為自己制訂一張作息時間表吧！

【自我提升】

1.大家學會怎樣制定一項工作的標準了嗎？不妨先拿來一個本子，找一找目前你所在企業的哪項工作沒有標準或者可以改進，草擬一個方案，按書中的流程進行推進，相信你會有所收獲。

2.你知道什么是自己的本職工作嗎？怎樣做好自己的本職工作？拿出崗位職責說明書一項一項地核對，把關鍵工作分解，找到關聯人、關聯資源，按合理的流程辦事。

3.去思考自己身邊有什么值得改進的工作，提出合理化建議。這是最能凸顯責任心和工作能力的簡捷途徑。