三、歸檔管理：一切著眼于合法依規地留下痕跡

作為公司的法務人員，應時時注意要求員工有資料的歸檔意識，防止因人員流動而到時難以收集到所需要的證據資料，特別是對于合同文本等重要的法律文書，一定要有歸檔的制度、流程與要求。

（一）法律文書整理及歸檔的一般程序

下面是作者曾起草過的一份文檔整理及歸檔要求，供公司法務人員參考：

1.要求有關部門每季或每半年集中清理、移交相關法律文檔（包括公司章程、公司重要制度與流程、授權書、各類合同及與合同有關的往來函件、司法訴訟文書、法律意見、法律風險評估、相關資格、質資證書、公司的所有的土地使用、海域使用及房地產所有等權利證書）等。

2.集中歸檔時間為每季首月的×日至×日。請各部門安排專人提前做好整理與移交工作。

3.法律文檔歸檔時需要用鉛筆編頁碼和宗件號，并填寫附件1“檔案卷內目錄”，具體要求如下：以件為單位，合同類歸檔應將合同正本作為第一件，其他形成文件按工作流程的先后順序排序。同時，在每件文件首頁的右上角，用鉛筆寫上件號（用阿拉伯數字表示）。

提示：對于合同如附有投標文件的，請將投標文件單放，并在“檔案卷內目錄”的備注欄中注明“單放”，同時在中標單位的投標文件封面上注明“中標”字樣。

4.法律文檔的歸檔編碼從第一頁開始，按流水號編頁碼，用鉛筆將頁碼寫在每張有文字的紙張的右下角（正反打印時，反面的頁碼寫在左下角）。

提示：膠裝的文本只作為一頁進行編號，頁碼寫在該文本首頁的右下角。

5.填寫附件“檔案卷內備考表”，整理人在立卷人處簽字后，將該卷文件提交法務人員進行審核（合同類歸檔合同正本及其所有形成文件的紙質版、相關附件的電子版）。

提示：如有文件缺失或文件的原件缺失，請在附錄表中備注說明。

6.按卷宗將歸檔文件裝盒，并在文件盒上注明文檔編號和名稱及該卷文檔文件在“檔案資料移交清單”中所對應的序號。

7.法務人員審核文件的合法依規性、內容完整性及整理符合上述要求后，在卷內備考表中的檢查人處簽字（原則上合同類文本歸檔由原合同審核法務人員檢查）；若不符合要求，應返回給立卷人重新整理直至符合要求。

8.法律文檔管理員每季×日至×日，集中時間審核歸檔文檔，檢查人簽字后，由經辦人及時向采辦管理人員檔案管理員移交。移交時，由檔案管理員向經辦人提供收到的交接憑據。

9.檔案管理員根據本月所有將移交的合同文件，填寫附件“檔案資料移交清單”后，將清單中所列的合同文件紙質版及相關附件的電子版按時移交歸檔案室。

10.檔案管理員接收相關法律文檔后，檢查歸檔文件內容的完整及整理符合要求后，在“檔案資料移交清單”上簽字接收；若不符合要求，應返回給經辦人重新審核或調整，直至符合要求。

11.各部門移交文檔人員要填寫附件“檔案交接文據”，簽字確認后提交負責文檔管理的部門領導閱示，最終將相關資料移交公司檔案管理員。

（二）文檔管理的一般要求

在檔案整理上，應嚴格按照下述要求進行：

第一，按照文檔的形成時間順序編碼，對于合同類文檔對照合同正本，找到形成文件，按照檔案管理要求進行編號整理，達到可隨時查詢快速找到的目的；

第二，對于非關閉檔案，要求相關部門單獨存放，等關閉時歸入公司檔案室，如果領導需要查閱，由相關部門歸檔人員按照審批原則到檔案室負責辦理借閱手續后，方可調取，或者暫時放在經辦部門。法律文檔歸檔后，法務人員除紙質合同副本或正本復印件外，其他以留存電子文件為主，每一個合同都要求留存包括形成文件在內的電子文檔一份。法律文檔是相關部門的資源，更是公司的資源。

第三，根據相關保密法及文檔管理的要求，減少形成文件、合同正本在部門的流轉時間或泄密可能，合同簽訂完成后，合同正本連同合同形成文件應及時隨同合同正本移交檔案室保管。

第四，對于已歸檔而多余的合同文本要進行集中清理，而后交由原合同審核法務人員審核，多余檔案資料可集中由檔案人員統一銷毀。

第五，對于合同文本歸檔，應嚴格依照下述程序辦理：1.紙質文件歸檔：采辦工程師在合同簽訂后，按照檔案歸檔要求整理合同形成文件（含合同正本），包括形成文件清單，形成文件說明送原合同審核法務人員進行審核，審核無誤后交物資采購部門文檔管理員，由經辦部門經辦人員統一移交檔案室。2.其他紙質副本一律移交法律文檔管理員，由法律文檔管理員根據規定負責分發。招標文件一份正本歸入合同形成文件，一份轉交工程控制部，一份由經辦人員留用備查。3.電子文檔歸檔：合同簽訂后，將合同簽署版WORD文檔，含小簽的合同簽訂版正本一份PDF文檔，及合同流轉單PDF版，合同形成文件電子文檔一同發送至合同管理崗位，發送時，請注明“合同電子文檔歸檔”。由合同管理崗位整理后根據備案需要上傳相關人員備查，并主送檔案管理員實施電子文檔歸檔。

（三）法律文檔管理中常出現工作失誤

一般法務人員在文檔管理中容易出現以下工作失誤：

第一，收集的形成文件整理雖然比較規范，但容易忽視按照歸檔要求進行統一編號、編序，這樣就會出現查詢困難，有時無從下手，資料多時，就會出現不知到底該打開哪一柜子才能找到資料，因此，隨著數量的增多，查詢越來越難，特別是形成文件。

第二，不及時歸檔，會形成部門留存大量有價值的文檔，如在辦公室堆放大量的招投標文件等重要的法律文書。

第三，對于合同類文檔，由于合同形成文件與合同關閉時間可能出現間隔時間長的問題，當合同關閉時，可能會出現重要文件的缺少，特別是對于人員流動性較大的單位，這個問題會更重要。

第四，在借閱問題上，要注意借閱審批手續。對于保密級別高的法律文檔，不能對所有人都開放。根據工作經驗，合同談判的形成文件就不屬對外開放檔案，原則上只有審計、紀檢、法務人員通過審批渠道可以查看、質詢。還有就是對于沒有關閉的合同，不能將所有形成文件的副本隨便發放，并且對于有保密要求的，如對合同文本可視情況進行技術處理為帶金額的與不帶金額兩種版本的PDF。這個工作需要合同管理人員專門負責。

第五，法律文檔不能隨便帶回家處理的，即使工作繁忙，隨便帶回家，也要及時拿回辦公地點，放置到較安全的地點。