1.4 辦公室公文的常用表達方式

表達方式是指表述特定內容所使用的特定語言方法和手段，它是文章構成的一種形式要素。常見的表達方式包括記敘、描寫、抒情、議論、說明等。而對于辦公室公文而言，常用的表達方式有敘述、說明和議論3種。

1.4.1 敘述

敘述就是將事情的前后經過描述出來，這是辦公室公文中使用最普遍的一種表達方式，如決定中提供的事實論據、報告中對事件前因后果的匯報、通報中對錯誤事實的交代、總結中對事情的轉達等，都會用到敘述這種方式。按照不同的標準，可以對敘述類型做進一步劃分。

1. 敘述視角不同

辦公室公文可以采用第一人稱、第二人稱或第三人稱3種不同的視角進行敘述。

◆ 第一人稱：即發文單位以自己的視角進行敘述，如“我”“我廠”“我司”等都是第一人稱的常用字詞。向上級部門的請示等公文常采用第一人稱的方式。

◆ 第二人稱：即發文單位向主送單位進行敘述，如“你”“你們”“你公司”“貴單位”等都是第二人稱的常用字詞。向下級部門的批復等公文常采用第二人稱的方式。

◆ 第三人稱：即發文單位向主送單位和抄送單位以外的對象敘述，如“該職工”“該部”“該廠”等都是第三人稱的常用字詞。表彰性通報、批評性通報等公文，常用第三人稱的方式。

2. 詳略程度不同

根據敘述內容的詳略程度不同，可將敘述分為概敘和細敘兩種類型。

◆ 概敘：概敘就是大略地敘述，對已有信息進行簡明歸納，對事件進行概括表達，特點是篇幅較短，語言簡明。如以下關于火災情況的通報就屬于概敘方式，從總體上介紹了火災的發生情況，并根據火災情況做出了相應的總結。

××××年×月×日至×月×日，全區共接報火警3起，無人員傷亡。主要情況通報如下：

1. ×月×日，×街道××路7號樓4單元101室發生火災。過火面積3平方米，經濟損失100元。起火原因：生活用火不慎。

2. ×月×日，××街道××路301號垃圾廢棄站發生火災。過火面積100平方米，經濟損失2000元。起火原因：遺留火種。

3. ×月×日，××街道××村一農田發生火災。過火面積10平方米，經濟損失5000元。起火原因：遺留火種。

從以上情況看，近期我區火災發生起數較以前有所下降，但住宅房屋類火災在所有火災中占較大比重。進入秋季，生產生活用火、用電增加，各類致災因素增加，各街鎮、各單位要綜合考慮火災誘發因素，根據火災通報情況有針對性地進行研判，積極開展居民防火宣傳，切實做好全區火災防控工作。

◆ 細敘：細敘則是詳細地敘述，對事件的描述完整且細致，特點是篇幅較長，詳盡具體。如以下同樣關于火災的通報就屬于細敘方式，通過詳細介紹火災情況，閱讀者可以了解到各處火災發生的情況和滅火的情況。

××××年×月×日至××年×月×日，我區共發生火災3起，無人員傷亡，現將3起火災予以通報：

1. ××××年×月×日×時×分，消防指揮中心接警稱位于××街道××路7號樓4單元101室發生火災，中隊立即出動三車18人趕赴現場，到場了解到是因為戶主長時間沒有看護微波爐所致起火，指揮員立即下達出水命令，中隊查無明火和安全隱患后組織返回。

2. ××××年×月×日×時×分，消防指揮中心接警稱位于××街道××路301號垃圾廢棄站著火，中隊立即出動兩車16人趕赴現場，到場后發現火勢較大，根據垃圾廢棄站附近居民所述，起火原因不明，向指揮中心匯報需要增援后中隊立即出動，由于該垃圾廢棄站周圍有許多彩鋼板建筑，給隊員救火造成了一定的阻礙，增援中隊到場后立即供水，撲滅火情后中隊組織返回。

3. ××××年×月×日×時×分，消防指揮中心接警稱位于××街道××村一農田發生火災，中隊接到命令后立即出動一車8人趕赴現場，經了解可能是電路接觸不良發生火情，并已蔓延至莊稼，中隊立即出水，檢查無明火和安全隱患后中隊組織返回。

3. 描述次序不同

按照對事件敘述的次序不同，可將敘述分為順敘、倒敘、插敘、分敘4種類型。

◆ 順敘：也稱正敘，按照事件發生、發展的時間先后順序進行敘述，是敘述中常見、基本的敘述方式。順敘的優點是次序井然、文氣自然貫通、內容條理清楚，這與公文要求的事實清楚、完整不謀而合，因此順敘是辦公室公文中使用最多的敘述方式。

◆ 倒敘：根據表達的需要把事件的結果或某個最重要、最突出的情況提到前文描述，然后再從事件的開頭按事情先后發展順序敘述，這種方式在辦公室公文中運用相對較少。

◆ 插敘：在敘述中心事件的過程中，為幫助展開情節等，暫時中斷敘述的線索，插入一段與主要事件相關的事情的敘述方法。辦公室公文一般只交代主要事件的基本情況，線索單純，因此對插敘的運用也很少。

◆ 分敘：對同一時間內發生在不同地方或單位的事件，分別先后進行敘述。如表彰性通報在敘述不同單位在事件中的積極作用時，就可以用到分敘這種方式。但總體而言，分敘在辦公室公文中用得也較少。

1.4.2 說明

辦公室公文可以使用說明這種表達方式對客觀事物做出說明或對抽象事理進行闡釋。

1. 說明的類型

按照不同的標準分類，說明可以有許多種類型，但對于辦公室公文而言，最常見的分類是按照說明對象的不同，將說明分為事物說明和事理說明兩類。

◆ 事物說明：以某一個客觀存在物來說明該事物的情況，如說明產品、說明企業的歷史狀況等。

◆ 事理說明：以抽象的概念或科學道理解釋事物本身的道理或內部的規律，如解釋辯證唯物主義等。事理說明雖不直接指向某一具體事物，但是介紹的知識都是客觀事物的基本特征和規律。

2. 說明的要素

使用說明這種表達方式進行辦公室公文寫作時，應注意態度的客觀性、內容的嚴密性、語言的準確性，這也是說明的3大要素。

◆ 態度的客觀性：不能以個人情感和好惡來說明事物或事情，更不能先入為主地錯誤理解待說明的對象。說明是不以人的意志為轉移的，是客觀的。

◆ 內容的嚴密性：如實反映客觀事物，把握事物的特征、本質和規律，正確無誤地引導公文閱讀者對該事物的認識。

◆ 語言的準確性：辦公室公文中涉及時間、空間、數量、范圍、程度、特征、性質、程序等內容時，都要求準確無誤、語言簡明，擁有科學性和嚴謹性。

1.4.3 議論

議論就是對某一事件或問題發表見解，表明觀點和態度，并以充分的材料證明自己觀點的正確性。這種表達方式在辦公室公文中運用極為廣泛。議論有兩大論證方法，分別是立論和駁論。

1. 立論的基本方法

立論也就是證明，指正面闡述觀點，說明其正確性，從而建立起論點。立論的基本方法有以下幾種。

◆ 例證法：用真實事例作為論據進行立論。夾敘夾議中的“敘”，就是用來表述事實材料，提出論據。例證法是最容易被接受和最有說服力的方法，也是議論中采用最多的立論方法。

◆ 分析法：通過分析問題、剖析事理進行論證以建立論點，并揭示論點和論據間的因果關系。分析法往往是由原因推導結果，或者由結果推導原因來進行論證，即因果推論法。

◆ 引證法：引用經典名言或科學公理、常識常理作為論據來證明論點。引證法具有一定的權威性，因此也有很強的說服力。

◆ 對比法：通過舉例加以比較并突出事物本質，從而確立論點。一般經常把兩個特征相反的事物或一個事物截然不同的兩面加以比較，使事物的性質和特點突顯得更加清晰。

◆ 類比法：通過打比方來證明論點，是一種形象化的論證方法。如可以將一些規模、條件彼此相似的單位或企業進行比較，以達到準確了解所論證單位或企業真實情況的目的。

2. 駁論的基本方法

駁論就是反證法，即通過議論證明對立論點的錯誤，從而證明自己論點的正確性。駁論的方法有以下3種。

◆ 反駁論點：直接證明對立論點是錯誤的。具體寫法有：①用事實證明對立論點錯誤；②剖析論點的錯誤及危害性；③引申對立論點，以暴露其謬誤；④建立對立新論點，以駁倒對立論點。

◆ 反駁論據：不直接反駁對立論點，而是指出對立方產生論點的論據不可靠或論據不成立，因而依據此論據建立的論點是錯誤的。

◆ 反駁論證：不直接反駁論點，而是尋找對立論點在論證過程中存在的邏輯漏洞，從而指出對立方的推理不能成立。常見的如概念不清、偷換概念、自相矛盾等。對立方如果論證有問題，結論自然不可靠，最終論點也是錯誤的。