1.5 辦公室公文的語言要求

辦公室公文不像其他文學作品需要較高的創造力，文學造詣較高、文字功底好的作者也可能寫不出符合要求的公文。究其原因，關鍵在于其是否掌握了公文寫作對語言的要求，這是寫好辦公室公文的前提和基礎。總體來看，辦公室公文寫作的語言要求可以用以下幾個詞語概括，即“明白”“準確”“直接”“平實”“簡練”“規范”。

1.5.1 明白

辦公室公文首先得讓受文單位看懂，這就要求把事情說清楚，將語言寫明白。只有語言表達清楚，受文單位才能明白，否則公文內容就無法得到落實，也就達不到發文目的。而要做到語言明白，最關鍵的就是要保證語言表達不產生歧義，且用詞易懂。

1. 語言表達無歧義

語言表達清楚明白，首先要保證語言沒有歧義，即一個詞語只有一個明確的意思，不能有幾種解釋，否則就可能造成以下幾種情況的出現。

◆ 猜測某一種正確的意思：即歧義產生后，可以肯定兩種解釋中只有一種是正確的，如“當時吳××一邊站著一個孩子”，容易產生有兩個孩子的歧義，把“一邊”改為“旁邊”，就能消除歧義。

◆ 兩種解釋都有可能：這種情況就可能導致閱讀者無法理解公文的真實意圖。如“這部作品譯出了原著的風格和語言的一致性”，到底是原著的風格和語言相一致？還是所譯出作品的風格和語言與原著的風格和語言相一致？

◆ 附加語引起歧義：這里所說的附加語主要是指“的”字使用不當。如“介紹英國的一部權威著作”，可以理解為這是一部介紹英國情況的權威性書籍，也可以理解為介紹的是英國的一部書籍。

◆ 詞語搭配不當產生歧義：詞語搭配不當是指主謂賓等對象的搭配不當，如“文物、旅游業的保護與改革”，該句真實表達的意圖是“文物的保護與旅游業的改革”，但前后的搭配則混淆不清。

◆ 語意表述不全產生歧義：這種情況可能會使讀者誤入歧途。如“婦女在法律上已經平等”。字面上的意思是婦女之間在法律上是平等的，但實際上是說“婦女與男子在法律上平等”，省略了部分內容，就將意圖完全改變。

2. 用詞易懂

辦公室公文只有使用簡單易懂的詞語，才能讓人明白公文的意圖，這可以從以下幾個方面著手。

◆ 選常用詞：生僻詞不容易讓人理解，也可能不容易使用，如“建立了躐等的干部選拔制度”，“躐等”一詞是越級的意思，已很少使用，用在公文上不太合適。

◆ 不亂用詞：有些詞語單看并不難懂，但亂拼亂湊就容易產生歧義，如“我們不安于這種不合理的幻覺統治”。“幻覺”易懂，“統治”易懂，但“幻覺統治”卻讓人感到莫名其妙。

◆ 不生造詞：辦公室公文必須使用規范的語言，生造詞語必然導致詞義不清，語意不明，讓人不易理解或無法理解。如某個函件中的內容為“雅啟親駕，敝舍饋光”，這種生造詞語不僅十分生硬、別扭，而且只能根據字面猜測其意，無法理解真實的意圖。

1.5.2 準確

這里所說的準確是語言表達準確，是建立在不產生歧義、容易理解的前提下，要求用詞恰當而準確。要盡量做到，除了這個詞，任何其他詞對這個事物的表達都不能這樣確切、圓滿。

1. 分清詞性

要想用詞準確，首先要分清詞性，如動詞、名詞、形容詞等，避免誤用。具體到辦公室公文寫作而言，主要應注意以下幾點。

◆ 名詞不可誤作動詞：如“改善孩子們讀書、寫字、算術的環境”。“算術”是名詞，這里誤作為動詞使用，在“算數”前面加一個“做”字即可解決問題。

◆ 動詞不可誤作形容詞：如“在提高職工福利待遇時，子公司和分公司是分別的”。“分別”是動詞，這里誤作為形容詞使用，不知道是想說明子公司和分公司是有區別的，還是想說明子公司和分公司分別怎么樣，如果是前者，在“分別”前面加上“有”字即可解決問題。

◆ 形容詞不可誤作動詞：如“沒有明確到病根”，“明確”是形容詞，這里誤作為動詞使用，導致語句不通順，解決此問題，只需在“明確”后面加上一個真正的動詞“認識”即可。

◆ 名詞不可誤作形容詞：如“他工作很模范”。“模范”是名詞，這里誤作為形容詞使用，將其改為真正的形容詞就能解決此問題，如將“模范”改為“努力”。

◆ 形容詞不可誤作名詞：如“為社會主義精神建設帶來了高昂”。“高昂”是形容詞，這里誤作為名詞使用，只需在后面加上“的士氣”即可。

◆ 副詞不可誤作形容詞：如“他做過一度軍校教員”。“一度”是副詞，用在這里明顯語句不通，可改為“一次”，或將“一度”提到“做過”之前。

2. 辨明詞義

漢語語義豐富，可表達某一事物的同義詞很多，由于同義詞的含義非常接近但又有著細微的差別，因此辦公室公文寫作中要更加重視所選詞語是否準確。

◆ 輕重不同：主要指的是語氣的輕重不同。如“稱道”和“稱奇”，前者是稱述、稱贊，后者是稱贊奇妙。“稱奇”比“稱道”的詞義更重。例如，“沒想到失去了雙手，竟能憑雙腳完成這篇優秀的文章，實在是一件令人嘖嘖稱奇的事情。”這里就應該用“稱奇”加強語氣。

◆ 范圍不同：主要指詞義覆蓋的范圍不同。如“目前”和“日前”，前者指說話的時候，后者指幾天前。例如，“電力設備癱瘓，目前仍在搶修當中。”這里應該使用“目前”來強調修復工作的急迫。

◆ 適用對象不同：主要指的是適用對象有上下、內外等之分。如“饋贈”和“捐贈”，前者是贈送禮品，后者是贈送物品給國家或集體。例如，“我廠5年來接受集團捐贈的歷史畫上了句號。”這里用“捐贈”更為準確。

◆ 感情色彩不同：主要指的是褒義詞、中性詞、貶義詞的語體色彩不同。如“臆造”和“編造”，前者指憑主觀的想法編造，是貶義詞，而后者是指把資料組織排列起來。例如，“在當前新形勢下，我們仍然要從實際情況出發，從中探索出固有的而不是臆造的規律。”這里應該使用貶義詞“臆造”，來和“固有”形成對比。

◆ 行動角度不同：主要指的是主動和被動的不同。如“受權”和“授權”，前者是接受，后者是授給別人。例如，“就此事件，我廠受權發表聲明。”這里是接受上級委托有權力做某事的意思，因此應該用“受權”。

◆ 人與物不同：主要指的是某些詞語只能適用于人，不適用于物。如“感到”和“遇到”，前者只能適用于人，后者可以用于人或物。例如，“我廠今年遭受嚴重水災，使生產遇到極大的困難。”這里只能用“遇到”一詞，而不能用“感到”。

1.5.3 直接

辦公室公文的一個基本特點是產生現實效用，一方面由于是為某種實際需要而制發的，因此針對性極強；另一方面則必須在現實中發揮作用，因此時間性極強。這就決定了公文語言表達的直接性。無論是記敘、說明還是議論，都必須開門見山，直截了當，一針見血，讓受文者直接了解到公文的目的。

1. 語意直接

辦公室公文在語言表達上，首先要求語意的直接。一句話或一段話所要表達的意思是直接的，不要迂回前進，繞一個大彎才吞吞吐吐地道出本意。文學作品的語言可以如此表達，使讀者有想象和回味的余地，但辦公室公文則必須直接表達意圖，只有這樣才能使閱讀者對公文內容準確地加以了解，并貫徹落實。

2. 詞義直接

辦公室公文在語言表達上，其次要求詞義的直接，也就是說，詞語本身就有一個最為直接的概念，使用時應該直接使用，而不要引申象征某種含義。如“盡管工作異常艱苦，但他時刻都在想著如何回報母親”。這里的“母親”是指祖國，并非“媽媽”。但這樣使用，受文者容易理解為“回報媽媽”，反而多此一舉。

1.5.4 平實

平實就是平易、實在，這也是辦公室公文語言的一大特色，由公文的實用性決定。

1. 感情樸實

辦公室公文語言的平實首先要求感情的樸實。公文所使用的語言一般不帶強烈的感情色彩，語調較為平直，多為理性的語言。如“我們要學習××同志所具有的遠大的理想、堅強的意志、無私的胸懷……”這些語言是一種“理性”的語言，感情樸實，語調平直，帶有確定性。如果改為，“我們要學習××同志所具有的海燕般的理想，青松般的風格，大海般的胸懷……”這樣的語言可以給人以聯想，但卻帶有不確定性，不適合辦公室公文寫作。

2. 用詞樸素

辦公室公文語言其次要求用詞的樸素。公文的用詞應當使用平易、淺顯、通俗的詞語，不追求華麗的辭藻，避免過分的修飾，防止形式主義的修辭手段。如“我們懷著無比激動、無比崇敬、無比興奮、無比自豪的心情，在這里舉行空前熱烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大會，歡迎從救災前線凱旋的最親密、最可愛、最真摯的戰友，怎能不熱血沸騰、群情激奮、洶涌澎湃、斗志昂揚！”這個講話稿連續使用了多個修飾，顯得做作而虛假，反而弱化了奮勇救災后凱旋的壯烈場景。

3. 不要過多地引經據典

前面說過，辦公室公文用議論的寫法時，可以通過引經據典來證明論點，但是要注意，公文的語言不僅應當注意約定俗成，而且需要做到雅俗共賞，過分通過引經據典來說明自己的觀點，則會適得其反，有賣弄學問、故弄玄虛、華而不實之嫌。一般而言，引經據典僅限于一些事務性公文中，如領導講話、調查報告等文種。但在通用性公文中一般不宜引經據典，特別是“請示”“命令”“通告”“批復”等這些莊重嚴肅的文種，是絕對不能使用的。

1.5.5 簡練

辦公室公文的針對性、時效性極強，因此它的擬制和處理都需要快速、高效地進行，所以公文語言表達簡練也十分重要。

1. 簡化結構

辦公室公文語言的簡練，首先要求語言結構簡單。一般都是單句多，復句少；短句多，長句少。如“任何人不得非法復制企業資料。如果有人不聽勸告，后果自負”。這段話二十幾個字，兩個分句，都是單句，也都是短句，一句一層意思，簡單明了。辦公室公文的寫作，應多采用這樣簡單的語言結構來更加簡潔地表達意思。

2. 杜絕堆砌

辦公室公文語言的表達極為準確、直接，因而也必須極為簡練。不能為了賣弄，或者故作高深，而不管有用無用、不負責任地將一些“漂亮”詞語、“新名詞”堆在一塊，讓人看了眼花繚亂，這不僅浪費時間，也使發文者的真正意圖無法正確傳達給受文者，妨礙公文的迅速辦理。如“要在集團公司和各倉儲車間之間建立起十分有效的、能充分發揮作用的、切實產生實際效果的、構成網絡循環體系的、立體交叉的、多渠道的聯系”。這句話明顯產生了堆砌，讓人閱讀起來非常費力和反感。不如“在集團公司和各倉儲車間之間建立起廣泛有效的聯系”來得簡練實用。

3. 避免重復

辦公室公文寫作中主要應該注意以下兩個可能出現的重復。

◆ 詞語重復：即在一句話中重復使用詞語，如“新種的成熟期比舊種早熟十天”。主語部分的“成熟”與謂語部分的“熟”不僅是用詞的重復，而且語法上也出現了錯誤，“成熟期”是時間，時間不會“熟”。可去掉“成熟期”，也可去掉后面的“熟”字。再比如，“他用目不轉睛的目光看著他”，這句話中“目”字的使用重復，只需寫成“他目不轉睛地看著他”即可。

◆ 語意重復：即在一句話或一段話中，要表達的語意重復了，如“他們不可以也不應該阻止我們的前進”。“不可以阻止”和“不應該阻止”意思相同，不必重復表達。又比如，“一年來的改革實踐取得了顯著成績，收到了巨大效果”。“取得了顯著成績”與“收到了巨大效果”兩句話的意思相同，只留下一句即可。

4. 去除贅余

贅余是指語句里出現了多余的詞語，雖然表面上看并不重復，也不是堆砌，但都是無用，去掉后完全不會影響語意。如“我們預先有計劃有準備地把八個場地都清理干凈”。“計劃”“準備”必然在事前，“預先”在這里就顯得多余了，應該刪去。

1.5.6 規范

辦公室公文是企業用來處理公務的，具有強制力和約束力，這種強制力和約束力表現在語言上，就是規范。

1. 用規范化的書面語言

辦公室公文的語言講求莊重嚴肅，一般不能使用口語、歇后語等語言，只能用現代漢語規范化的書面語言。如“企業改革創新后，職工的收入像芝麻開花節節高一樣，一年比一年更高，日子一年比一年越過越好，就像吃甘蔗一樣越吃越甜”，這段話是為了表現企業改革后職工的現狀，但非常口語化。如果改成規范化的語言，如“企業改革創新后，職工的收入年年增加，日子越過越幸福”，就顯得更加莊重、嚴肅。

2. 用規范化的公文專用語

如下級向上級寫“請示”或“報告”時，要用祈請而懇切的語氣，以示對上級的尊重，并體現出上下級之間的關系。絕不能用命令的口吻，這就成了要求上級必須按自己的意見辦理，當然更不能出現威脅上級之類的語言。反之，上級對下級的行文，在提出措施或要求時，語言就需要具體而明確，語氣則要堅決、果斷，以示上級的嚴正立場和要求下級執行任務的堅決。再如平級或不相隸屬的部門之間的行文，其語言則要委婉、誠懇、平和、禮貌，要以詢問商洽的方式向對方表示自己的意圖，以求得到對方的理解與支持。