1.3 辦公室公文的基本寫作思路

辦公室公文的種類很多，但寫作思路相似，整個思路大致可以劃分為3個階段，即準備階段、寫作階段和校驗階段。其中，準備階段包括明確主題和搜集材料，寫作階段分為創建框架和著手內容，校驗階段則主要是檢查校驗的工作。

1.3.1 明確主題

明確主題，就是弄清這篇辦公室公文想要達到什么目的。主題的形成大致有3種情況。

（1）主題在成文前確定，就是所謂的“主題先行”。根據領導意圖或有關文件、政策等規定要求，預先確定一個主題，再圍繞主題組織材料，實施寫作。因此有些辦公室公文的主題不是通過提煉產生的，而是預先就確定的。

（2）有時在領會精神后，確立的只是一個臨時的主題，當圍繞該主題進行調研后，將得到的材料進行分析、歸納，此時產生的結論才是主題。

（3）如果調研后對原先確定的主題進行了修改，那么就需要重新確定主題。

實際上這幾種主題的產生方式是相輔相成的，互相融合才能確定出最好的主題。

明確主題后，為了更好地搜集資料和著手寫作，還應該思考辦公室公文應該選擇哪個文種、受文對象和范圍如何、主要寫什么內容等，具體如下。

◆ 選擇文種：比如給上級領導的文書，應該寫成報告還是請示？如果寫成報告，應該寫成專題報告還是綜合報告？如果寫成請示，應該寫成請求批準的請示還是寫成請求指示的請示？等等；如果是寫給下級部門的文書，應該針對下級的請示、意見被動行文還是發現普遍存在的問題主動發文？如果寫批復，應該寫成指示性批復還是批準性批復？諸如此類。

◆ 弄清受文對象：要思考擬制辦公室公文的目的，是向上級領導匯報，還是向下級部門指導工作，或是給領導和職工閱讀，或是向企業外的其他群體傳遞某種信息等。弄清了受文對象，也可以進一步檢驗文種的選擇是否正確。

◆ 確定寫作內容：比如寫報告，就要思考匯報什么內容，或反映什么情況；如果寫請示、意見，則需要思考要上級領導審批什么、指示什么，還是解決什么問題；如果是通知，則需要思考是安排任務，還是傳達信息或精神等。

1.3.2 搜集資料

發文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，開展一定的調研工作。收集材料和調研是一個充分醞釀和構思的過程，通過掌握與分析大量的材料，可以更加透徹地理解辦公室公文的主題。當然，這里所說的搜集資料，針對的是工作計劃、調查報告等內容較復雜的辦公室公文，而不是通知、請示、公告等相對簡單的文種，雖然這類公文也需要搜集資料，但過程是比較簡單的，也不存在醞釀和分析。

假設需要搜集部門年度工作報告的資料，就可以從以下幾個方面著手。

（1）國家與之相關的方針政策。

（2）上級領導或部門具體的要求和任務。

（3）本部門去年工作報告和本年度工作計劃。

（4）上級部門下達的工作計劃。

（5）本部門一年來制發的主要文書；下級部門報送的工作報告、統計報表，有關重要會議的文件，本部門大事記等。

1.3.3 創建框架

創建框架是指擬制辦公室公文的提綱，安排辦公室公文的結構。簡短的文書不需要擬提綱就可以直接寫作，但對于篇幅較長的公文而言，應當擬制一個寫作提綱，這樣可以更好地把握它的結構，有利于順利進行寫作，避免半路返工。

擬制提綱前，可以思考先寫什么，再寫什么，內容一共分幾段、分幾層等。篇幅長的、非常重要的文書，需擬出較詳細的提綱，如正文分為幾個部分、每部分講哪些問題、各個問題的要點是什么等。重要的領導指導性文書，擬出提綱后還要反復討論修改補充，保證后期寫作時不會跑題。

1.3.4 著手內容

著手內容是指辦公室公文的起草，這個過程一是要注意觀點鮮明，觀點和材料充分結合；二是文字要簡練，交代的問題要清楚，否則會出現一系列問題。比如，只有觀點而沒有材料，受文對象就很難理解觀點，或者理解觀點后，不知道怎么學習、怎么貫徹等；只有材料而沒有觀點，那就更不知道應該學習什么和執行什么了。

1.3.5 檢查校驗

內容擬定后，一定要反復校驗，耐心且仔細地逐字逐句檢查修改，連標點符號也不能馬虎，修改可提高文件質量，也為后面的審核簽發提供有力保障。好的文書都是反復修改出來的，辦公室公文更是如此，比如刪去可有可無的語句和段落，改正沒有說清楚的地方，可使觀點更鮮明；推敲詞句、調整結構，可使表達更加準確得當。