1.2 辦公室公文簡述

處理公文是辦公室最常見和最重要的工作之一，辦公室人員只有對辦公室公文的特點、作用和結構較為熟悉，才能讓公文處理工作變得更加高效。

1.2.1 辦公室公文的特點

辦公室公文的特點主要體現在公務性、可靠性、實用性、時效性和規范性等幾個方面。

1. 公務性

辦公室公文的公務性，指的是公文以處理企業的公共事務為內容，即公文的內容反映和傳達的是企業的各種公務信息。

2. 可靠性

可靠性即真實性，指的是公文涉及的事實以及所引用的材料和數據，都必須真實可靠，不得有任何虛假和錯漏。辦公室公文寫作也一定要核準事實和數據，確保材料的可靠性。

3. 實用性

辦公室公文是用來處理企業公務的文書，因此必須針對實際問題而制發，要有明確的寫作目的。辦公室公文只有具備了實用性，才能在企業進行商務活動和經濟活動時真正起到作用。

4. 時效性

時效性即時間性。辦公室公文所針對的問題，總是存在于特定的時間范圍之內，一旦該時期結束，公文的實用價值也會減弱甚至喪失。所以，辦公室公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時。

5. 規范性

辦公室公文的撰寫，從起草到成文，再到收發、傳遞、執行、立卷、歸檔、銷毀等各個步驟，都要遵循國家和企業自身的規范化制度，這樣才能確保公文在實際工作中發揮作用。

1.2.2 辦公室公文的作用

辦公室公文在企事業單位等各種組織的運營過程中，有著不可替代的作用，具體可以從以下幾個方面來理解。

1. 領導和指導作用

辦公室公文中的部分文種，起到的是領導和指導作用，如決定、通告等。上級領導或部門通過制發公文，能夠傳達國家的路線、方針和政策，讓下級部門嚴格按照所發公文的要求，采取有效措施予以貫徹落實。只要具備領導和指導作用的公文一經擬定與下發，下級部門都必須嚴格執行公文的規定。如果脫離了公文的這種作用，管理工作就會無章可循，變得混亂不堪。

2. 規范和約束作用

辦公室公文中還有很大一部分是用來頒布企業的各種規章制度的，如條例、規定、辦法等，這類公文具有明顯的規范和約束作用，一旦制發生效，企業所有職工就必須遵照執行，不得違反。

3. 宣傳和教育作用

企業要想正常和高效地運轉，就離不開全體職工的共同努力，而一些具備宣傳和教育作用的辦公室公文，則可以很好地對職工進行宣傳教育，以便統一思想認識，提高團隊能力。比如表彰性或批評性的通告，就是為了達到宣傳教育的目的而制發的，其宣傳教育作用更為突出。

4. 依據和憑證作用

辦公室公文記錄企業的公務活動，是這些活動的依據和憑證。上級部門制發的公文，如決議、決定、通知等，是下級部門開展工作的依據和憑證。下級部門制發的公文，如請示、報告等，則是上級領導或部門制定決策、指導工作的依據和憑證。即便是平級或不相隸屬的部門制發的公文，如各種函件等，也是雙方交流情況、洽談工作的依據和憑證。

5. 溝通和聯系作用

辦公室公文是企事業單位聯系和商洽工作、傳遞和反饋信息、介紹和交流經驗的橋梁和紐帶，能夠在其中起到很好的溝通和聯系作用。公告、通告、通知、通報、報告、請示、函，以及各種書信類文書和禮儀類文書等，都具有溝通交流的作用，可以增強各個部門和各個企業之間的聯系，使它們更好地進行配合協作，這有利于各項工作的開展。

6. 組織和協調作用

辦公室公文是企業制訂計劃和決策的載體，這些計劃和決策依附公文轉化為具體的執行過程。如可以通過意見、批復等公文對下級部門的工作進行指導并提出具體實施要求，也可以通過請示、報告對上級領導或部門的工作計劃、意圖進行深入了解與掌握，從而有利于自身工作的組織與督促。

1.2.3 辦公室公文的常見結構

盡管辦公室公文的種類繁多，寫法也各不相同，但總體來看，其寫法上的結構布局具有很大的共通性，可以進行歸納總結。通常，辦公室公文有5種最常用的結構方式，即章條式、標題式、分塊式、并列式和轉述式。

1. 章條式

章條式是把全文分成幾章，章下再分條，條中有款，條目清晰，款項明了。章程、規定、規則、辦法、細則等法規性公文多采用此結構。

2. 標題式

標題式是把全文分成若干段，然后根據每段內容歸納出一個小標題。通常應用于指示性通知、調查報告、決定、通報等文種。

3. 分塊式

分塊式是把全文分成幾大塊，每一塊都能獨立成章，塊中可以有自然段，每塊前面正中可以加上（一）、（二）、（三）等序號。調查報告、工作總結、會議記錄等文種通常會采用這種結構布局。

4. 并列式

并列式是指在公文開頭就開宗明義，在之后的正文中則使用若干并列的句子表述出來，這種結構方式常見于守則。

5. 轉述式

轉述式是用批轉、轉發、轉述的方式，把上下級或平級的有關公文轉印給下級部門，通常在文首以“現將××轉發給你們，望遵照執行”的形式以文載文。批轉性通知、轉發性通知等都采用這種方式。