1.1 辦公室工作簡述

辦公室是企業的關鍵部門，擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調各部門、連接領導和基層的樞紐地位。

1.1.1 辦公室的職能定位

總體而言，辦公室應當發揮綜合協調、出謀劃策、服務保障和督辦督查這幾大職能。

1. 綜合協調

辦公室處在溝通上下、聯系各方的樞紐位置，肩負著保證企業正常運轉、保持上下左右聯系暢通的重任。因此，辦公室很重要的一個職能就是協調內部各部門。

2. 出謀劃策

辦公室作為一個企業的輔助決策機構，必須立足不斷發展變化的新情況和出現的新問題，多動腦筋、想辦法、出主意，不斷提高輔助決策的能力和參謀助手的水平。這就要求辦公室要有較強的政治意識、責任意識，增強工作的主動性、預見性、創造性，以較高的政策理論素養和業務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺。

3. 服務保障

辦公室服務保障工作質量的高低直接關系到企業能否高效運轉。因此，辦公室不但要當好“參謀助手”，同時也要當好“服務員、后勤兵”。

4. 督辦督查

辦公室需要不斷提高督辦督查工作的實效性，確保上級部門的重要決策落得快、落得準、落得實，確保各項工作按時順利完成。

1.1.2 辦公室工作的內容

辦公室的工作比較繁雜，歸納起來有以下幾個方面。

◆ 公文處理：接收和發送公文、簡報等文書材料。其中收文時涉及登記、交辦、催辦、歸檔等程序；發文時涉及擬文、審查、登記、印刷、分發歸檔等程序。

◆ 檔案管理：按照企業檔案管理制度，指導并開展各類檔案的收集、整理和保管，做好檔案的檢索、統計，保障檔案的利用，實現管理規范化。

◆ 印信管理：依照《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》及有關規定，對本企業各類印章和介紹信、各類憑證進行管理和使用。

◆ 會務管理：按照領導指示籌備并組織各類會議。

◆ 督辦工作：督促檢查相關部門完成領導交辦事項。

1.1.3 辦公室工作的特點

辦公室工作的特點充分體現在4個字上，即“重”“繁”“苦”“難”。

◆ “重”：即地位重要。辦公室工作有決策輔助、智囊參謀的作用，是上級部門與下級部門溝通的橋梁，涉及的工作內容有些還需要保密，其地位非常重要。

◆ “繁”：即事務繁雜。辦公室工作大到企業的重要決策，小到生活衛生；上至領導高管，下至普通職員；內至核心機密，外至人際關系，都需要了解和參與。就內部分工來說，有調研、查辦、信訪、接待、檔案、文印和收發等各項工作，事無巨細。

◆ “苦”：即工作辛苦。辦公室工作量巨大，有些事刻不容緩，加班加點才能盡快落實。有些事則是常抓不懈，時時要催辦、督促，休息時間少之又少。不具備吃苦耐勞的精神，就無法很好地完成辦公室工作。

◆ “難”：即難度很大。辦公室工作是全方位、開放型的，牽涉整個企業的方方面面，既要處理好上下級關系，又要適應領導的工作風格和方法。要想把握好輕重緩急，同時還要做到不遺漏、不誤事，是非常困難的。