1.6 辦公室公文的寫作建議

辦公室公文寫作水平的提高是日積月累的過程，需要公文寫作者在寫作過程中不斷地總結經驗。下面將介紹一些寫作建議，以供參考。

1.6.1 漢字

漢字使用的不規范問題在辦公室公文寫作中普遍存在，這在很大程度上影響了公文的質量和效果。使用漢字時，可以從以下幾個方面來入手，盡量達到規范化用字。

◆ 不用繁體字：自國務院發布《關于公布〈漢字簡化方案〉的決議》后，繁體字的使用范圍就逐漸受到限制，只要是面向公眾的社會用字就必須規范化，使用國家正式公布的簡化字。對于辦公室公文寫作而言，更應該以國家正式公布的簡化字為準，不能出現繁體字。

◆ 不寫異體字：異體字指的是字音和字義相同，但字形不同的一組字，比如“涙”字就是“淚”字的異體字，可以理解為與規范的漢字同音同義而寫法不同的字。在辦公室公文寫作中，也應該杜絕這些不規范的異體字。

◆ 不濫造簡化字：日常書寫漢字時，有的人為了方便而人為地簡化字形，這類字就稱為簡化字。在辦公室公文寫作中，不能使用自造或濫造的簡化字，以保證內容的識別率，進而保證公文的質量和效用。

◆ 警惕錯別字：漢字是形、音、義的高度統一體，在書寫時必須認真把握它的基本筆畫、筆順規則以及偏旁部首和間架結構，注意分辨多音字、同音字、形近字和多義字，讀準字音，認清字形，了解字義，做到正確使用。

1.6.2 數字

數字也是辦公室公文很重要的組成部分，同時也是出錯率較高的對象。準確、科學地使用各種數字是辦公室公文寫作的一項重要內容，它也關系到公文的質量和辦文效率。

公文用到的數字，一定要認真檢查，仔細核實，確保前后一致，避免相互矛盾。如計量單位要一致等。同時，數字的書寫和使用也要保持統一，嚴格按國家相關規定執行，對于同樣的數字，按規定應當使用漢字書寫的就不能隨意更改為阿拉伯數字，反之亦然。哪些情況下用漢字數字，哪些情況下用阿拉伯數字，這是有規定的，具體可以參考以下幾種情形。

（1）使用阿拉伯數字時，每兩位數字占1個漢字的距離，同一組數字不能斷行顯示，如表示年份的“2016”應同時在一行顯示。

（2）如果涉及4位和4位以上的數字，應當采用國際通行的三位分節法，即每3位數字為1節，節與節之間以空1個數字的位置隔開。工作中有可能會使用逗號來分節，這種方法不符合國際標準和國家標準，應注意不能使用。

（3）應該使用阿拉伯數字的情況包括：代表統計性質的各類數值、世紀、年代、年、月、日、時、分、秒等。

（4）必須使用漢字的情況包括：定型的詞語（如一律、星期三等）、成語（如朝三暮四等）、習慣用語（如不管三七二十一等）、縮略語（如十二屆三中全會等）、中國干支紀年和夏歷月日（如甲申年六月初六等）、月日表示事件的詞語（如“一二·九”運動、六一國際兒童節等）。

1.6.3 句式

雖然字詞是組成句子的單位，但一篇公文的好壞，往往是通過若干個句子的句式來表現的。因此辦公室公文寫作時要正確運用句式，一般應當注意把握以下兩點。

（1）長短句交替運用。長句指字數多、詞數多、結構復雜的句子；短句指字數少、詞數少、結構簡單的句子。長句表意嚴密、氣勢暢達，短句簡明活潑、剛勁有力。二者合理交替使用，可使行文鏗鏘有力，富于變化，從而增強表達效果。

（2）整散句結合使用。整句指結構相同或相似、長短一致或接近的句子；散句指結構靈活、長短不一的句子。寫作時合理將二者結合使用，可使行文錯落有致，語言表達波瀾起伏，引人入勝。

1.6.4 模糊語言

精確是辦公室公文的基礎和生命，但在某些特定的語言環境或特定的條件下卻又必須使用模糊語言，模糊語言并不是含糊語言，模糊語言具有定向的明確性。比如，“這次學習使全廠大多數職工受到了深刻教育”，其中的“大多數”即為模糊語言，其表量是模糊的，但表意卻是準確的，這就是模糊語言的基本特性。如果將其改為“使全廠八百九十五人全部受到了深刻教育”，反而不夠準確，也難以令人信服。

運用模糊語言時，首先應恰當、得體。模糊語言表現力極強，內涵極其豐富，該用則用，切忌濫用，否則將有損于公文的真實性和嚴肅性。其次要注意模糊語言的相對性。在實際寫作中，模糊語言往往要與精確語言配合使用，虛實結合，相得益彰。下面歸納一些常用的模糊語言在公文中的運用方法，具體如下。

◆ 表示時間：如“最近”“不久前”“近年來”“過去”“現在”“將來”“一直”“曾經”“已經”等。

◆ 表示地點：如“附近”“一帶”“周圍”“左右”等。

◆ 表示方式、方法：如“嚴格認真”“逐步”“多種形式”“合理”“斟酌”“適當”等。

◆ 表示主觀評價：如“這篇報告的主流意識是好的，是比較符合要求的”，用“好的”“比較符合要求的”等模糊語言，對報告進行了恰當的評價。

◆ 表示頻率：如“反復”“多次”“往往”“再三”“三令五申”等。

◆ 表示分寸、程度：如“個別”“大部分”“基本上”“顯著”“更加”“相當”“大體”“較大”“十分”等。

◆ 表示條件：如“對違反……規定者”“視情節輕重”“經領導批準后”“在可能情況下”“符合下列條件者”“確因工作需要”等。

1.6.5 熟語

熟語包括成語、慣用語、諺語、格言和歇后語等，是現代漢語中一種較為特殊的語言表達方式。這些語言生動活潑，在辦公室公文寫作中可以被不同程度地加以運用。

◆ 成語：成語具有表意的整體性和結構的凝固性等特點，恰當地運用可使公文語言表達趨于簡潔凝練，富有概括力和節奏感，從而極大地增強其修辭效果。運用成語時，首先要注意弄清其實際意義，不能“望文生義”。特別是有些成語往往是表面意義的比喻或引申，還有的帶有較強的感情色彩，如“項莊舞劍意在沛公”，這個成語雖然是說明做事有另外的真實目的，但放在褒義的語境中則不合適。

◆ 慣用語：慣用語主要是指口語中形成的短小定型的習慣用語，特點是簡明生動、通俗有趣。在公文寫作中恰當地運用慣用語，可使行文生動活潑，富有文采，從而增強表達效果。使用慣用語時要注意把握所用慣用語的實際意義，做到恰當、自然，切不可隨意亂用，以免適得其反。另外，慣用語的使用還應當注意場合，如法規性公文和指令性公文，因其自身所固有的性質和特點，就不宜使用慣用語。

◆ 諺語：諺語是口頭流傳的通俗、簡練而又含義深刻的固定語句，包括諷刺諺語、生活知識諺語等各種類型。諺語的特點在于通過具體通俗、形象生動的敘述來揭示客觀真理，富于教育意義。在公文寫作中適當地加以運用，能夠有效地增強公文的表達效果。與慣用語相似，諺語一般多用于事務性公文之中，指令性公文、法規性公文和呈請性公文一般不宜使用。

◆ 格言：格言是具有教育意義的警句，一般出自名人之手，并在群眾中廣泛流傳。格言的內容精辟，蘊意深刻，能給人以警誡和啟示，在公文中適當使用，能增強行文的說服力。

◆ 歇后語：歇后語生動活潑、饒有趣味，但使用時要特別注意場合。在莊重性的公文中，不宜使用歇后語，以免產生副作用和反效果。

1.6.6 簡稱

簡稱就是縮略語，其特點是在科學概括和濃縮的基礎上將全稱進行簡化處理，簡化后絲毫不影響全稱的特定含義。辦公室公文寫作要求語言表達簡潔凝練，富于概括性和表現力，因此往往會用簡稱。特別是內容復雜、篇幅較長的公文，如會議紀要、工作報告等，更會使用各種簡稱。

總體來說，目前使用的簡稱有以下幾種類型。

◆ 標數概括：由數詞加名詞或名詞化的詞、詞組兩部分組成，如“講學習、講政治、講正氣”簡稱為“三講”，“堅持社會主義道路，堅持人民民主專政，堅持黨的領導，堅持馬列主義、毛澤東思想”簡稱為“堅持四項基本原則”等。

◆ 取前舍后：如“蹲點調查”簡稱為“蹲點”。

◆ 舍前取后：如“××集團組委會”簡稱為“組委會”等。

◆ 選取全稱中有代表性的詞：如“××自動化機械實業有限責任公司”簡稱為“××機械”等。

◆ 合并相同成分：即省略兩個詞中的一個相同的語素，如“工業、農業”簡稱“工農業”，“離休、退休干部”簡稱為“離退休干部”，“復員軍人、轉業軍人、退伍軍人”簡稱為“復轉退軍人”等。

◆ 取全稱首尾：即將全稱的首字和尾字保留，省略其余的內容，如“掃除文盲”簡稱為“掃盲”，“微型計算機”簡稱為“微機”等。

◆ 舍全稱首尾：與取全稱首尾的做法剛好相反，如“快速記錄”簡稱為“速記”，“人民警察”簡稱為“民警”等。

另外，在公文中運用簡稱時，還應當注意以下4個方面的問題。

（1）所使用的簡稱必須是已經約定俗成或為公眾所認可的，否則不宜使用。

（2）對于新創或較少使用的簡稱，應力求表意明確、清晰，力避生僻晦澀。如“整辦”，是指“整黨辦公室”，還是指“整頓市容辦公室”，令人費解，這種模糊的簡稱，建議不用。

（3）使用簡稱，尤其是新創或較少使用的簡稱，除“知名度”較高的，如“一國兩制”“兩個維護”等外，必須先用全稱，再用括號標注說明。

（4）簡化處理全稱時要盡量避免產生歧義。如將“無錫市療養院”簡稱“無療院”，這種會產生歧義的簡稱應當堅決避免。

1.6.7 實例

對于情況報告、工作總結、調查報告等辦公室公文，往往都會加入一些實例來進行佐證，使行文的觀點或結論更加明確突出，更具說服力和論證性，同時還可以有效避免行文抽象、枯燥。

在辦公室公文寫作中使用實例時，可以從真實性、準確性、典型性、針對性和生動性上加以把握。

1. 真實性

真實是運用實例的基礎和前提，不真實的實例會失去其存在的意義和價值，造成不良影響和難以預料的損失。把握實例的真實性，應注意以下兩個方面。

（1）實例必須是現實生活中客觀存在的，而不是公文寫作人員為某種目的隨意杜撰的。

（2）實例必須反映客觀事物的本質，而不是個別、偶然的表象。

2. 準確性

實例的準確性，就是要保證實例確鑿無疑，可靠無誤。特別對于工作報告、工作總結和調查報告等公文，在匯報工作、反映情況、總結業績時，更需要有準確的實例提供支持。無論是對人物言論的記述，還是對事件物質的表達，實例都要有問題或事件發生的時間、地點、過程、起因、結果，并且有關的數字、名稱等必須準確。而要想做到實例的準確，可以從以下兩個方面著手。

（1）必須具有較強的語言表達能力，能夠用簡明扼要的文字將所獲取的實例恰如其分地表達出來，必須與客觀實際相吻合，不容出現差錯。

（2）要求公文寫作者必須深入實際，注重調查研究，力爭運用第一手材料。只有在真實的前提下，才能保證事例的準確性。如果是間接材料，則需要反復核實，確保材料的真實性后，才能保證材料的準確性。

3. 典型性

在辦公室公文寫作中，使用的實例必須典型，否則就缺乏說服力。所謂典型，就是具有某種代表性的、能夠集中反映一般事物本質和規律的東西。典型不只有正面的、先進的、積極向上的，也有反面的、落后的等。如果不考慮典型性，那么公文中必然會充斥過多的實例，這樣就會嚴重影響公文想要表達的核心內容。只有堅持實例的典型性，才能在眾多實例中，通過比較分析的方法，選用最有代表性、最能說明問題的實例，這樣才能發揮實例在公文中的作用。

4. 針對性

針對性指的是實例的運用必須針對行文的觀點或結論來進行，缺乏針對性，就不足以說明問題。由于公文中的實例是為說明、印證所提出的觀點或做出的結論服務的，因此對于實例的選用，自然必須緊緊圍繞觀點或結論進行。沒有實例的支持，觀點或結論只能是空洞抽象的說教，不僅難以令人接受，也難服人心。

5. 生動性

選擇生動的實例，可以提高辦公室公文的吸引力和可讀性，讓其中的內容更易被人接受。生動性不代表需要在實例上刻意渲染、鋪陳，而只需要將事實客觀、準確地描述出來，就會給人以生動之感。當然，要想使實例富有生動性，公文寫作者就應當具備較高的語言表達能力和邏輯能力，能夠很好地組織語言，并能準確、具體地還原事情的來龍去脈。