1 內部管理混亂

案例

某單位，日常對外發文，主要由各承辦處室根據各自業務工作自己擬寫文稿、送分管領導簽批，重要文稿送主要領導簽批，自行打印出正式文稿后，送單位辦公室統一登記蓋章，然后由各處室自己送至相關受文單位。

該單位在收到外來文件時，將上級單位、平級單位發來的“會議類”、“活動類”以及一些涉及面單一的文件交由辦公室甲同志登記處理，將上級單位、平級單位發來的其他類型的文件交由辦公室乙同志登記處理，將直屬單位上報的文件交對口處室登記處理。

在對外來文件的辦理過程中，有的文件由辦公室甲同志填寫“文件處理單”，提出擬辦意見，交辦公室主任簽字；有的文件直接由辦公室主任提出擬辦意見。辦公室將提出擬辦意見的文件送分管領導、主要領導簽字，在主要領導簽批了明確辦理意見后，具體承辦處室又在領導簽批的意見下面層層簽寫相關辦理意見，處長簽給副處長、副處長簽給科長、科長簽給科員。

問題分析

案例反映的是單位內部對公文管理不規范的問題。主要問題有三個方面：

（1）該單位沒有專門的公文處理機構，沒有專門的公文印制機構，公文由各處室自己打印。

（2）該單位沒有規范的公文管理制度。發文辦理和收文辦理的程序環節不完整、順序不對。發文處理過程中，沒有履行復核、登記、校對、核發等程序。

（3）該單位在公文管理中違背基本的工作原則。

一是違背了統一歸口的原則，由多人分頭負責外來文件的處理；二是違背了以主要領導簽批意見為準的原則，在主要領導簽批意見后，具體落實人員又層層簽意見。

正確做法

（1）在發文處理中，各處室起草完文稿后，經處室負責人及機關領導簽字，應送專門部門復核（一般是辦公室負責復核），復核后到專門部門登記編號（一般是辦公室負責登記編號），登記后送統一的機構印制（單位內部要設立文印室負責統一印制公文），正式印制前要打印清樣由專人進行校對，校對無誤后按規定份數印制，印制完成后送專門部門蓋章（一般是辦公室負責蓋章），蓋章后的正式公文留兩份和有領導簽批的原稿一起歸檔，其余的按規定途徑核發。

即整個流程為：起草文稿—處室負責人及機關領導簽字—專門部門復核—專門部門登記編號—文印室印制（印制過程中要校對，可由起草者自己校對，也可以由辦公室專人校對）—辦公室蓋章—歸檔、核發。

（2）在收文處理中，所有的外來文件一般統一交由一位同志負責簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦，需要答復的公文由相關人員負責起草，按照發文處理的流程辦理。有條件的單位，可以將簽收、登記、初審指定一人負責，將承辦、傳閱、催辦指定另一人負責，由兩人配合完成整個收文辦理流程。

即整個流程為：簽收（主要是與送文方進行交接，以示收到）—登記（主要登記來文單位、標題、文號、密級、緊急程度、成文日期、收文日期等）—初審（主要是對公文內容、格式進行審核，決定是否接受辦理）—承辦（主要是對閱知性公文提出合理的分送范圍，對批辦性公文提出合理的擬辦意見）—傳閱（主要是根據特定的順序將公文送傳閱對象閱批）—催辦（主要是對公文的辦理進展情況進行督促）。

（3）在主要領導簽批意見以后，其他人員不要再在上面簽寫意見，具體承辦處室只需要按照領導的意見去落實就行了。

相關鏈接

在公文管理的整個流程中要盡量把握三個原則：

一是統一實施。要設置專門的部門，指定專門的人員，統一負責相關工作。

二是一辦到底。在發文辦理中，起草文稿的人員要負責整個流程中文稿的傳遞，一般情況下不要中途轉交給其他人。在收文辦理中，簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦一般也由一人一辦到底，便于全面掌握公文的去向和進度。

三是明確責任。誰起草誰負責，誰審核誰負責，誰簽字誰負責。