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匯報工作有講究

在現代企業管理中,下級向上級匯報工作是再常見不過的了。特別是對那些經常要與老板打交道的員工或下屬來說,在老板所交辦的每一項工作完成之后,向老板進行必要的工作小結,更是必不可少的業務程序。

原則上說,只要是老板直接交辦或委托他人交辦的工作,無論大事小事,無論工作的結果是否圓滿,均應向老板如實作出相應的匯報。

從管理的角度看,老板準確地掌握下屬的工作總結的材料,有利于及時掌握工作進度及管理運行狀況。對于員工和下屬而言,如能掌握相應的匯報工作技巧,不僅有利于其自身素質的提高,而且,會進一步改善其在老板心目中的能力形象。

匯報工作,不能太簡單,也不能太啰嗦,關鍵是要說到點子上,沒有哪一個上司會喜歡啰嗦而又政績平平的匯報者。匯報工作有時采取書面匯報,有時采取口頭匯報,但不管是采取哪種形式,需要掌握的具有共性的技巧有以下幾個方面:

1.理清思路

你在向老板匯報工作之前,應冷靜地對工作過程進行反思。至于先說什么,后說什么;哪些問題簡略地敘述,哪些問題必須詳細地說明,都必須理出一個比較清晰的思路來。如果對待一個問題你自己都不能拿出一個比較完整、比較清晰的思路時,事實證明,你是無法或難以說服別人的。

匯報工作也是這樣,如果不事先理清自己的思路,你是難以有條理地、層次分明地、有說服力地把自己做過的工作向老板匯報清楚的。

在向老板匯報工作之前,特別是在向老板匯報那些重大問題之前,必須先打腹稿,即先在腦海中把要匯報的問題以提綱的形式,列出一個分條目的小標題,記在心中,在匯報時逐條道來。當然,你也可以把這些提綱寫在小本子上,作為向老板匯報工作時的備忘錄。

2.突出重點

任何一項工作都有自己的重點,即在任何工作程序中,各個環節的輕重緩急的分量是不同的。把握重點,常常意味著抓住了工作的要害。而這些要害問題又往往關系著企業和老板事業的大局或重大利益。所以,老板聽你的匯報,或看你的匯報材料,所關心的根本問題,就是你對工作中的重點問題的處理結果如何。在具體操作時,你應掌握俗語所講的“事不過三”的原則。即在一般情況下員工或下屬向上司或老板匯報工作時,每次交談的重點事項、關鍵問題,只談1個或1件,最多不要超過3個或3件。

也許我們身邊有很多這樣的上級,他們在總結工作或做指示時,一般情況下總是“講3條內容”,“提3點建議”,或“希望大家從3方面去做好工作”。事實說明,那些往往把問題或意見或指示歸納為3個數,而加以羅列的領導人,大多都比較干練,且辦事效率相當高。盡管這不是絕對的現象,但卻是一個有趣的現象。

因此,員工或下屬在向領導人匯報工作或交談問題時,注意每次只強調一個問題,只突出一個重點,最多不超過3個問題或3件事情。這不僅有利于老板或上司理清思路,迅速決斷,同時,還會使老板或上司對你的能力和效率表示好感。

所以,從一定意義上講,善于掌握重點,突出重點,并把重點問題向老板描述清楚,不僅是一個方法和技巧問題,更是一個素養和能力問題。

3.恭請老板評點

當你向老板匯報完工作之后,不可以馬上一走了事。聰明人的做法是:主動恭請老板對自己的工作總結予以評點。

通常,老板對于下屬的工作總結,大都會有一個評斷,不同的是有一些評斷他可能公開講出來,而另一些評斷他則可能保留在心里。事實上那些保留在心里的評斷,有時卻是最重要的評斷,對此,你決不可大意。反之,你應該以真誠的態度去征求老板的意見,讓老板把心里話講出來。

對于老板的誠懇的評點,即便是逆耳之言,你均應以認真的精神、負責的態度去細心反思。因為,老板,之所以能夠站到老板的位置上,他肯定在很多方面或某些方面,有著強于你的優點。

老板的誠懇評點,無疑是他把自己的聰明智慧,無償地奉獻給了你,你何不樂而接受呢?

同時,也只有那些能夠虛心接受老板評點的員工和下屬,才能夠再一次被老板委以重任。

◇匯報工作要刪繁就簡◇

無論是作口頭匯報,還是書面匯報,你都必須注意刪繁就簡。因為它不僅是技巧,而且是原則。

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那些經常與老板打交道的員工和下屬,如能掌握上述匯報工作的技巧,必定能不斷提高工作能力和文化品位,同時也會受到老板的信任與賞識。

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