1.1.2　信息資源

在信息時代，知識來源于人們能及時獲取信息并知道該用它做什么。

1.數據、信息和商務智能

所謂數據，是指那些未經加工的事實，是對一種特定現象的描述。例如，當前的溫度、影碟出租的價格以及人的年齡等，這些都是數據。而信息是指在特定背景下具有特定含義的簡單數據。例如，假設你要決定穿什么衣服，當前的溫度就是信息，因為它正好與你即將做出的決定（穿什么）相關。

信息可以是那些經過某種方式加工或以更具意義的形式提供的數據。例如，在企業中，影碟出租的價格對于一個銷售人員來說可能是信息，而對于一個負責確定月末凈利潤的會計而言，它可能就只代表數據。

商務智能就是信息，但它又是一種知識——有關你的客戶、競爭對手、商業合作伙伴、競爭環境以及內部運作的知識，它使你有能力做出有效的、重大的，通常也是戰略上的商業決策。商務智能使組織能夠發掘出信息的真實價值，從而采取創造性和有利的步驟來獲取競爭優勢。因此，商務智能不只是產品目錄。它能將產品信息及其廣告策略信息以及客戶統計信息結合起來，從而幫助人們確定不同的廣告媒介對于按地域劃分的客戶群的有效性。

2.信息的個人維度

為了運用信息去工作，并且把信息作為一種產品來生產，可以從信息的3個維度——時間、空間和形式來確定人們對信息的需要，如圖1-3所示。

（1）時間維度。信息的時間維度包括兩方面：

①在人們需要時及時獲得信息。

②所得到的信息與人們正要做的事情相關。

就像組織中的許多資源一樣，信息也會變得陳舊和過時。例如，若想今天進行股票交易，就需要知道現在的股票價格，如果你的股票價格信息總是滯后，你就會被市場淘汰。因此，只有描述了適當時期的信息才是有用和相關的。

（2）空間維度。得不到的信息對人們來說就是無用的。信息的空間維度闡述了信息的便利性，即不管人們在哪里，都能夠獲得信息。信息的空間維度與計算機和智能手機是緊密相關的。

為員工提供遠程接入時，為了保證信息的安全性和保密性，許多企業都建立了內部網。內部網是一種組織內部的網絡，它能通過特殊的安全裝置——防火墻（由軟件、硬件或二者結合構成）防御來自外部的訪問。因此，如果人們所在的企業擁有內部網，那么在辦公室以外的任何地方都可以上網獲取信息，只需要具備網絡瀏覽器軟件以及通過防火墻的密碼。

（3）形式維度。信息的形式維度包括兩方面：一是以最適當的形式——聲音、文本、影像、動畫、圖像等——提供的信息；二是信息的準確性，即人們需要的是無差錯的信息。

3.信息的組織維度

信息的組織維度包括信息的流動、信息的粒度、信息描述的內容以及信息是如何被使用的（被用作事務處理或信息分析處理）等內容。

大多數人把傳統組織信息流和信息粒度的結構看成是一個多邊四層的金字塔，如圖1-4所示。組織中的信息面向4個方向流動，即向上、向下、水平和向內/向外。

組織結構從上到下的層次分別是：

（1）戰略管理層：為組織提供整體的方向和指導。

（2）戰術管理層：根據企業戰略，開發下一級的目標和戰略。

（3）運作管理層：管理和指揮日常的運作并實施企業目標和戰略。

最后，組織的第四層由非管理層的普通職工構成，他們每天在做諸如命令處理，開發并生產產品和服務，為顧客提供服務之類的具體工作。

以學校為例，戰略管理層一般由校領導組成，戰術管理層包括各學院的院長，運作管理層則由系主任和各教研室主任構成；最后一層則是授課教師。

向上流動的信息描述了基于日常事務處理的組織的當前狀態。例如，當一項銷售活動發生時，信息來源于組織的最基層，然后，通過各個不同管理層次向上流動。信息收集是IT日常工作的一部分，它將信息向上傳送給負責監督并對問題和機遇做出相應對策的決策者。

向下流動的信息包括戰略、目標和指令，許多組織利用協同技術和系統共享并傳遞這類信息。

信息水平流動或者水平流動的信息是介于各職能業務部門和工作小組之間的。例如，學校各個系都要進行課程安排，這些信息會水平流向教務部門，然后形成全校的課程安排表（在網上學生可以隨時隨處獲得它），而且協同技術和系統也支持信息的水平流動。

最后，向外/向內流動的信息包括與顧客、供應商、經銷商和其他商業伙伴交流的信息。這些信息流才是電子商務的實質。如今所有組織都不是孤立的，必須確保自己的組織擁有與外界所有商業伙伴溝通的信息技術工具。

（1）信息粒度。圖1-4說明了信息的另一個組織維度——粒度。信息粒度指的是信息詳盡的程度。信息粒度由粗到細，粗粒度信息是指高度概括的信息，而細粒度信息則是非常具體的信息。組織中最高層處理的都是粗粒度信息，如年銷售量；而組織的最低層需要的則是細粒度信息。以銷售為例，非管理層需要的是描述每筆交易的具體信息——交易發生的時間、現金支付還是信用卡支付、銷售人員是誰、顧客是誰等。

因此，組織最低層產生的交易信息（細粒度）在信息的向上流動過程中相互整合，從而具有粗粒狀特征。

（2）信息描述的內容。信息的另一個組織維度是信息所描述的內容。信息有可能是內部的或外部的、客觀的或主觀的，也可能是幾者兼而有之。

①內部信息主要描述組織中特定業務的內容。

②外部信息描述了組織周圍的環境。

③客觀信息定量地描述了已被人們所知的事物。

④主觀信息則試圖描述當前還不為人所知的事物。