優秀的商務文書有助于構建穩固的人際關系

要想掌握商務文書的寫作能力，首先要認識到“文章關乎構建人際關系”。

應該避免寫會導致關系惡化的文章，這一點自不用說。

因一句話而決定以后的關系這種事，想必每個人都經歷過。例如，一旦說了得罪對方的話，之后的協商就無法順利進行。

因為文章可以留存，所以其影響力大于說話。你寫下的第一句話，將決定對方對你的印象，而這個第一印象往往會給以后的工作進展帶來重大影響。

寫一句恰到好處的問候并不難，卻能給對方留下極佳的印象，如此即可與之前毫無往來的人建立良好的關系，確保工作順利進展。這樣的例子屢見不鮮。

反之，如果第一份文書寫得很失敗，以后再想構筑和對方的信賴關系就會很辛苦。有這樣經歷的人也很多。

我們把這樣的失敗控制在最低限度，比如，通過第一封郵件順利架起溝通的橋梁。然后提出具體方案，得到對方的認可，進一步加深關系并贏得信賴。最后再次寫郵件表達感謝，開啟下一次合作……這樣的業務流程是比較理想的。

因此，對于當代商務人士而言，最重要的就是深刻認識到寫作能力對于人際關系的重要性。

在學生時期，無論是寫作文還是讀后感，我們大概都沒有意識到“文章會關乎構建人際關系”這一事實。然而步入社會以后，我們就必須對此有深刻的認識。

換句話說，我們必須掌握“用文章打動人心的能力”。

準確傳達要事是大前提，在此基礎上要力爭寫出動人的文章。只有打動人心，令對方采取符合你意愿的行動，才能稱得上真正掌握了能活用在工作中的“寫作能力”。

那么，真正能夠打動人心的文章是什么樣的呢？

關鍵在于是否有“溫度”。

從根本上講，人是感性的生物。因此，我們寫出的文章必須帶有身為人類所應有的溫度和熱情，或是能讓對方感受到在為他著想的心意。

準確傳達要事是大前提，在此基礎上，只有寫出“帶有感情”的文章，才能讓對方在條件相同的情況下，優先選擇與你合作。

比方說，在本次合作結束時，若能向對方發送表達謝意的郵件，就能讓對方覺得你很會做人，那么下次如果再有合作機會，雙方聯系起來就會很方便。

能否實現這樣的郵件溝通，是身為商務人士能否得到好評的決定性因素。

掌握與商務人士身份相符的措辭的重要性

商務人士有其應有的表達方式，掌握與此身份相符的措辭也很重要。

有一個始自2008年的獎項，名叫“年度最佳團隊獎”。該獎項綜合評定“團隊成績”“組織力”“團隊內外的滿意度”這三項要素，不限國家，對于創造出在社會性、經濟性等方面獲得優異成績和評價的產品或服務的團隊予以表彰。我目前在擔任該獎項的主評委。

獲得2015年最優秀獎的是日本橄欖球代表隊，隊伍中的廣瀨俊朗選手和大野均選手出席了表彰儀式。當時我強烈地感覺到，他們不僅是出色的運動員，更具備了商務人士所應有的素質。

在觀看電視里五郎丸步選手的采訪時，我也有這種感覺。這些日本橄欖球代表隊的成員，無論面對怎樣的提問，都能做出與其身份相符的沉穩冷靜的回答。

當然，這樣的素質也是在橄欖球這一需要團隊合作的競技比賽中鍛煉出來的，但除此之外，我認為還有一個理由，那就是他們具備了身為商務人士的自覺，以及作為商務人士所鍛煉出來的語言能力。

他們對人際關系有著準確的理解，并且牢牢掌握了及時做出恰當言行的能力。

也就是說，他們的說、寫的基礎能力（整體語言能力）相當扎實。這一點真的很重要。

盡管一個人有良好的溝通能力不能代表他也有高超的寫作能力，但是知道如何準確表達的人，其說話能力往往也會在寫作中得到體現，即使是口語化的文風，也很有可能寫出規整、漂亮的文章。

也就是說，作為商務人士，得體的談吐與巧妙的筆法是互相關聯的。

當代商務人士需要具備的“說寫兩用力”

對于我們而言，說話能力和寫作能力未必等同。

因為在日常對話中，我們并不需要使用太多的詞匯，所以讓口若懸河的人去寫文章，可能反倒寫不出來。反之，許多小說家都能寫出華麗優美的文章，可一旦登上演講臺，不少人連話也說不利索。也就是說，在實際工作中，說話能力和寫作能力很難實現有機結合。

不過，作為現代的商務人士，我們還是需要盡量消除這種偏差，獲得“說寫兩用力”。況且，掌握說話能力和寫作能力其中一種的人，要掌握另一種并不困難。

在當今時代，并不是說通過流利的言談引導對方同意合作工作就結束了。談話結束后，為了防止將來發生糾紛，經常需要以文字的形式留存備份。

空口白話的協商原本就容易引發雙方的誤解、認識的差異，以及記憶的不同等問題。因此，可以留為證據的郵件就成了最重要的商務工具，其應用也十分廣泛。

現在的商務往來，已經不再像以前那樣只依靠銷售術語就能完成。從事銷售工作的人，即使已經同客戶建立關系，也必須妥善整理談話內容，并向對方發送確認郵件。

我認識的一個銷售員，每次洽談結束之后，都會把雙方商談的主要內容總結成郵件發給對方，供雙方確認。

這樣的郵件不應只有單純的問候，還要概括談話內容，厘清條目，以供對方確認。

洽談時，也應像坐飛機時的再確認（重新確認預約）一樣，以“這樣可以嗎？可以嗎？”的形式逐步確認，確保雙方的認識沒有偏差。

那么，怎樣做才能掌握“說寫兩用力”呢？

一種訓練方法是在說話時一直保持“寫”的意識。我自己也做過這種訓練，就是盡量以接近書面語的形式來說話。

具體來說，就像用磁帶錄音機錄音一樣，以“因為○○是△△（逗號）所以能得出××的結論（句號）”的形式，像寫文章一樣錄入對話，然后再邊聽邊寫出來。

經過如此反復練習，在談話時就能做到“還沒開始講便已想好后面要講什么”，將談話內容寫成文章時的贅筆就會越來越少。進而，很多事情都能做到恰到好處，比如準確傳達意圖、正確使用詞匯和語法，等等。

做到這些以后再嘗試寫文章，你就會發現自己的寫作速度變得非常快。

也有人認為，口語和書面語是完全不同的兩種東西。然而實際上，二者在深層次上是互有關聯的。

通過這項訓練，在寫文章的過程中，也會像與別人談話一樣，以“因為○○是△△（逗號）所以可認為那是××（句號）”的形式，在腦海中迅速浮現出文章來。

然后，只要將之寫成文字即可。如此一來，就能大幅提升寫作速度。

用“寫作一樣的說話能力”成為演講高手

鍛煉寫作一樣的說話能力有一大好處，就是講話時會做到流利干脆，避免支吾不清。掌握了寫作能力，說話就會變得準確而流暢，不說與主題無關的話。

能夠最大限度發揮這種能力的就是做演講。

做演講的時候，沒有人會毫無準備就直接開始，一定會事先做筆記，將講話內容總結成文稿，牢牢記住，正式演講時再當眾講出來。

事先準備的文章寫得好不好，是決定演講成敗的關鍵。

文章里若是廢話連篇，演講也必然如此，最后只會以失敗告終。也就是說，做演講不光要有說話能力，同樣也要具備寫作能力。

看看美國總統的演講就能明白。演講臺上，總統有著很強的現場感，仿佛所說的每一句話都是當場想出來的。而實際上，演講稿是事先用一到三個月的時間寫好的，并且已經過謹慎的推敲。

也就是說，演講是否精彩，實則與事先寫好的文章的品質密切相關。

當然，即使原稿已經千錘百煉，光靠死記硬背也無法打動人心。技巧也是必不可少的。

越是重要的語句，越是要放緩語速；在思考文章結構的過程中，要總結出要點，確定關鍵語句……

通過如此反復的錘煉，寫在原稿中的內容就會和演講內容融為一體。

東京2020年奧運·殘奧會組委會顧問尼克·瓦利在其關于奧運會籌辦的《日本是如此贏來奧運會的！——撼動世界的演講力》一書中，講述了一件很重要的事，即演講的練習重復多少遍也不算多。只有通過反復練習，才能做到徹底掌握。

演講中所說的內容，本就是事先寫好的語句。

將寫好的語句重復閱讀無數遍，深深地刻印在自己的腦海里，再轉換成仿佛是發自內心的話一樣說出來，就能打動對方的心。

像這樣習慣寫作，通過練習寫作一樣的說話來鍛煉自己，就能實現寫作能力和說話能力的有機成長，進而思考力也能有飛躍性的提升。

寫作是鍛煉思考力的最佳手段

人之所以成為人、使人類得以建立全然不同于其他動物的高度文明的，正是高度的思考能力。而支撐這一高度思考能力的，則是語言的力量。

也就是說，鍛煉語言的用法，是培養思考力的最佳手段。

那么，語言的用法應該如何鍛煉呢？

通過對話當然也能鍛煉，但是對話中不乏輕松的閑聊，還有表情、動作等言語之外的很多要素在起作用，所以嚴格來說，對話并不是單純鍛煉語言能力的最佳方式。

與之相對，寫文章是很辛苦的，很多人花很長時間才能寫出接近成稿的規范郵件。再比如寫企劃方案，不熟練的人也常常是寫完第一行就不得不停筆了。

從某種意義上講，這是理所當然的事。因為寫作是相當辛苦的，需要具備深刻的思考能力。

很多時候，你可能覺得自己似乎理解了，但試著一寫就會發現：“哎？原來沒明白啊。”

要想把模糊的想法寫成條理清楚的文章，需要補充從前缺少的知識，同時深化自己的思考，并對想法進行歸納。然而，這種事并非朝夕可就。

觀察學生也會發現，實際上，他們經常是通過寫文章而使自己的思考逐漸深化、統一的。

看看大一學生寫的報告就會發現，他們在開始動筆時并不理解的事情，往往到最后“終于明白了”。

這是因為在寫作過程中，他們逐漸發現：“啊，這么說的話，還有這個。那么說的話，還有這個。”可以說，這樣的發現才是寫作的真正的樂趣所在。

許多小說家在開始創作一部作品時，也沒有完全決定故事的結局。他們往往會說：“在寫作過程中，因為不清楚故事究竟會如何收尾，所以會感到些許不安，但好在最后都能有個很不錯的結局。”

一方面，這可能體現了作家本身的素質，而另一方面，或許也是在寫作過程中，作家的想象力得到激發，便將涌上心頭的語言寫成文字，而一波語言又會觸發下一波語言，如此不斷循環……

也就是說，看著自己寫下的文字，就仿佛有另一個人，或者說是不同于自己的存在在刺激自己，誘使自己不停思考，形成這樣的循環。

即使是自己寫下的文章，也能成為某種獨立的存在，呈現在自己眼前。與之對峙，就能進一步深化思考。小說家大概就在重復這樣的過程。

由此可知，在掌握寫作能力的同時，還能提升自己的思考能力。請務必了解這一點。

提升寫作能力的“擅長模式”和“自我風格”

普通的商務人士，在工作中的寫作量極少有能抵得上寫一本書的。即便如此，他們還是不得不在各種場合寫作，比如每天的郵件、信函、企劃方案，等等。

此時，擁有自己的寫作模式會格外方便。

自己用這個模式能寫得很快，以這種風格會寫得更輕松，或是將自己擅長的句式放在最后，就能一舉鎖定勝局。

像這樣確定了自己擅長的模式，組織文章就會變得很輕松。

就如同體操運動員想象如何落地，然后由此反推來編排表演，如在哪個部分表現何種技巧，到最后平穩落地——要以這種感覺去寫文章。

例如，如果已經確定要在文中加入大約三個要點，并在文末添加謝辭的基本格式，就能從容不迫地寫文章了。

在空無一物的白紙狀態下寫文章是很難的，但郵件開頭和結尾的內容基本上都是固定的，所以只需要替換主旨部分，或是事先定好三要素，就能做到不慌不忙、從容不迫寫文章了（關于“三要素”，將在后面的章節詳細說明）。

我有機會指導很多人學習寫作技巧，也出版了不少相關書籍。實際上，有一位讀者閱讀了我的一本以寫作為主題的書，發現“這樣做就能寫書”，后來真的出版了自己的書。他為此向我道謝，令我感到非常開心。

還有人讀了我的書，寫作能力得以提升，因而升職加薪，也曾特地向我致謝。

據說，那位讀者擁有出色的銷售能力，但其所在的公司升職條件之一是寫小論文，而他的小論文寫得并不好，所以好多年都無法升職。后來，他購買了我寫的書，又是畫線標出重點，又是貼便簽做記號，反復閱讀了許多遍，結果在考試時取得重大突破，年收入一下子就增加了近百萬日元。這是多么巨大的變化啊。

這個人的例子并不特殊。事實上，只要掌握了寫作能力，就能使自己在各方面逐漸進步。

比如找工作時寫的應聘申請表，要在其中填入自己的志向、此前的學習生活等事項，之后有些人能夠通過資料審查，有些人則通不過。即使是同一所大學的畢業生也會有這種情況發生。

由此可見，筆試資料是否能夠通過是由文章品質決定的，這一點毋庸置疑。那么，該寫什么樣的文章才能合格呢？

關鍵在于是否能在文章中表現出真實的自我。

我在很多地方讓大家寫小論文式的文章，我的關注點在于作者能吐露多少真心話。表現出真實自我的人所寫的文章會有“真情”流露，會讓我感到“啊，這人并非只流于表面形式，而是有自我，并在文章中表現出了自我”。掌握這樣的寫作能力很重要。

要在文章中體現出作者的人格

歸根結底，人們閱讀文章的時候，就是在讀取作者的人格。

在人格上是不是可以共事的人？是不是能對事物做出深入思考的人？有沒有社會性？有沒有自我？是不是有趣的人？……

讀者會從文章中讀取這些各種各樣的要素。

負責審閱應聘申請表的人事負責人也是如此。雖說這種文章很短小，字數有限，但他們仍會認真審閱。對于并未用心的文章，人事負責人當然會認為這篇文章的作者有所不足，于是將之判定為不合格。

也就是說，模仿范文寫出的文章是毫無意義的。

讀者們想看到的是作者自己的故事和思想，比如挖掘自己的內心深處，發現自己遇到什么樣的事、什么樣的人時有著什么樣的想法，與現在有什么關聯。

從這個意義上可以說，不流于表面形式、在文章中灌注個人特征和特性的能力，就是商務人士所必需的寫作能力。

而且在當代社會，尤其是商務場合更需要體現人格。在這個時代，作為個人能否得到對方的信賴，也關乎是否能夠在工作中取得更大的成果。

比起頭腦聰明或伶牙俐齒，人格更重要。越是重要的工作，人格就顯得越關鍵。因此可以說，當你在溝通過程中讓對方覺得“這人值得信賴”的時候，更進一步的工作也就隨之而來了。

適當地體現個人風格，從而贏得對方的信賴，僅僅依靠這樣的寫作能力，就能左右工作的成敗。

要事自然是必須傳達的，除此之外，還應在其中巧妙地加入自己的感情。這也是商務人士所必需的寫作能力。

實際上，一個人能否在求職活動中脫穎而出，就要看他能在多大程度上表現出真正的自我，也就是求職熱情的問題。

人事負責人要一邊閱讀海量的應聘申請表，一邊估量其中所含的熱忱。因此，求職的學生必須寫出能夠充分體現真實自我的充滿力量的文章才行。這一點至關重要。

寫作時要有當事人意識

我在大學里不僅負責教學生，還負責教師的錄用工作。由于應聘者非常多，我無法面試所有人，所以我會讓應聘者提交小論文。

比如，教育學領域的公開招募，就以“目前培養教員的課題是什么”為題，再由五位評審經過審讀，從中選出面試者。讀過小論文之后，在“這個人在寫作時有著非常強烈的當事人意識”“這個人寫的事情仿佛與自己無關一樣”“這個人把握現實的意識很淡薄”等觀點上，五位評審的意見幾乎完全一致。

當然，前來應聘的人都很優秀，所以審查內容不會局限于小論文，還會察看履歷、業績等。也就是說，錄用與否是經過綜合審查后才決定的。但不管怎么說，展現人格的小論文在審查中所占的比重是相當大的。

我們會通過小論文讀取一些信息。例如，這人在人格上是否值得信賴？這人在工作中會不會逃避困難？這人是不是慣于偷懶耍滑、不務正業？

當然，我們并沒有見過對方，但這并不妨礙我們通過文章觀察對方的人格。有些人只寫自己的優點，企圖耍小聰明蒙混過關，這種人一眼就會被看穿。

不僅限于錄用考試的小論文，寫文章向別人介紹自己時，首先必須做到的一點，就是你的回答要合乎對方的要求。不過，僅僅如此還不夠。

在此基礎上，還要注意：能否懷著當事人意識直面問題是關鍵所在。你若要做一件事，就必須在文章中說明自己會怎樣去做。

還有，寫這樣的文章需要具備兩種視角。

分別是“總體視角”和“個體視角”。關鍵就在于自己在平時的思考和行動中是否持有這兩種視角。

所謂總體視角，就是根據普遍性來把握問題，決定如何應對。

為此，首先需要接觸各種各樣的信息，掌握普遍性的常識和知識。不過，從某種意義上講，任何人都能寫出這樣的文章，只要學習就能掌握。

更重要的是“個體視角”。

個體視角就是具體寫出自己面對某個問題時，如何基于自己的經驗去處理。這種視角才能體現出這個人的本質。

寫作時只有兼顧宏觀視角和微觀視角，才能讓讀者感受到作者的當事人意識，也就是“這個人把這個問題當成了自己的事情”。

由此可見，對于商務人士而言，清晰地表達出自己能夠有主見地應對問題，也就是懷有當事人意識的信息，是至關重要的。請務必銘記，必須能寫出清晰傳達這種信息的文章。這是來自社會的嚴格要求。

讓讀者感受到當事人意識的文章的寫法

能讓人感受到當事人意識的文章的重要性，想必大家已經有所了解。那么接下來，我就講講怎樣才能寫出這樣的文章。

要想寫出能讓人感受到當事人意識的文章，首先要在平時的思考中懷有當事人意識。比如自己所在的公司或行業中發生的事，無論是什么事，都要當成自己的事情去思考。這將成為最佳捷徑。

話雖如此，要想迅速掌握能讓人感受到當事人意識的能力，還是需要某種技巧的。這個技巧就是加入個人的經歷。

比方說，你養狗，和你有工作往來的人也養狗。這樣，通過郵件溝通完工作上的事情以后，你們可以就養狗的事情繼續交流，比如狗的健康狀況等。

在關于狗的聊天過程中，你就會感覺到，你和對方建立起了私人關系。

建立起這種有共鳴的私人關系之后，即使日后發生誤會，彼此也能無顧忌地聯系確認。另外，也方便互相委托對方辦一些力所能及的事。

即使從事同樣的工作，能否建立起個體對個體的關系，也將成為商務人士能否充分發揮實力的分水嶺。這同寫作能力也有很大關系。

具備寫作能力的人，即使工作偶爾告一段落，也能像“啊，說起來，前幾天在××這個地方聽人提起了您的名字……”這樣，大約一年聯系對方一次，從而一直與對方維持自然溝通的關系。

尤其是在互相發文表示感謝的時候，如果收到非常好的文章，就會感到心靈得到了治愈，疲勞仿佛也一掃而空。

寫答謝文章，有時會令人覺得很麻煩，但對于商務人士而言，禮儀是非常重要的，所以一定要在郵件中鄭重致謝，哪怕只寫一兩句也好。

光靠實用性的東西，是無法加深人與人之間的交情的。作為商務人士應當牢記，要把實用性和個人感情當作自己的左膀右臂，缺一不可。這是商務人士挖掘“寫作能力”的第一步。