2.1 通訊錄整理

公司通訊錄維護(hù)，有的由辦公室秘書負(fù)責(zé)，有的由人力資源部負(fù)責(zé)。如在HR部門，一般交由人事專員負(fù)責(zé)。

公司通訊錄樣表，見表2.1。

表2.1 公司通訊錄

通訊錄維護(hù)雖然簡單，但也會出錯。例如：離職人員沒有刪除，新進(jìn)人員沒有增加；轉(zhuǎn)崗人員沒有轉(zhuǎn)移到新部門；職務(wù)變動，沒有體現(xiàn)；手機(jī)有變化，沒有更改；部門名稱變了，沒有替換。

通訊錄的維護(hù)也有“輸入—加工—輸出”的過程。新手要注意維護(hù)的依據(jù)：公司組織架構(gòu)調(diào)整的通知、新進(jìn)離職調(diào)動人員的人事信息、員工通過郵箱等告知的聯(lián)系方式的變更，都要注意及時收集。對人名、職務(wù)稱呼要尤為注意，一不小心寫錯了、寫低了，容易引起領(lǐng)導(dǎo)、同事的不滿。

要注意：通訊錄是為便于公司內(nèi)部人員工作溝通而設(shè)置的，所以信息大多比較詳盡。這就給獵頭公司提供了方便，當(dāng)他們通過一些手段搞到通訊錄時，該公司的人員信息就“一網(wǎng)打盡”了。所以，有些公司的通訊錄上只有姓名、手機(jī)號碼、郵箱等必要信息，不寫職務(wù)，或只寫公司領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，部門經(jīng)理、一般員工的職務(wù)不寫。

通訊錄的欄目也隨著時代的發(fā)展不斷變化，例如：尋呼機(jī)、小靈通早已退出通信領(lǐng)域，因此不會在如今的通訊錄上出現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，通訊工具也在不斷更新，QQ、微信等也會出現(xiàn)在某些公司的通訊錄上。