5．無(wú)法控制時(shí)間

消磨時(shí)間不可能不傷及永恒。

——梭羅

 

32歲的時(shí)候，杰出的生物學(xué)家薩莉·霍德森就被詹納大學(xué)的校長(zhǎng)提拔為微生物學(xué)系主任，此前她沒(méi)接受過(guò)任何領(lǐng)導(dǎo)方面的培訓(xùn)，這使得她面臨很大的挑戰(zhàn)：她發(fā)現(xiàn)自己正要領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)由20個(gè)學(xué)術(shù)人員、10個(gè)技術(shù)助手、3個(gè)行政官員、多名秘書(shū)和打字員組成的部門(mén)。同時(shí)，她還需要繼續(xù)自己的教學(xué)工作和其他重要的研究項(xiàng)目。各種類(lèi)型的會(huì)議——研究小組的、部門(mén)的、學(xué)院的、學(xué)校的——看上去好像充斥著整個(gè)學(xué)期。然而，另一類(lèi)會(huì)議——大型會(huì)議占用了她的一些假期。在個(gè)人方面，她也有許多事情需要處理：父母的聯(lián)絡(luò)、學(xué)校理事、教區(qū)議會(huì)等。有時(shí)候她覺(jué)得，自己之所以被提拔為微生物學(xué)系主任是因?yàn)闆](méi)有其他人想要這個(gè)職務(wù)。

薩莉如此繁忙，以至于她發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備必要的會(huì)議了，或者是材料很難跟上議程的步伐，使會(huì)議的議程經(jīng)常要調(diào)整或是會(huì)議經(jīng)常被拖延。她私下還對(duì)她的丈夫說(shuō)：“我覺(jué)得我參加的大多數(shù)會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間，這些會(huì)議有一半時(shí)間要花在討論會(huì)議的主題上。通常這是個(gè)大多數(shù)人對(duì)很小的錯(cuò)誤說(shuō)得太多的問(wèn)題。”

她丈夫一邊看報(bào)紙一邊說(shuō)：“親愛(ài)的，你既然已經(jīng)意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，那為什么不采取措施呢？”對(duì)于妻子關(guān)于會(huì)議令人厭倦的抱怨，他已經(jīng)習(xí)慣了。

薩莉說(shuō)：“我能做什么？其他人有的遲到，有的早退。對(duì)于會(huì)議的議程，他們各抒己見(jiàn)，很少堅(jiān)持一個(gè)主題。像部門(mén)的信紙這樣小的項(xiàng)目他們能花上一個(gè)小時(shí)的時(shí)間。而對(duì)明年的研究經(jīng)費(fèi)談了不到五分鐘就不再考慮了，這是沒(méi)有任何希望的。會(huì)議拖延兩個(gè)小時(shí)或更長(zhǎng)的時(shí)間，從來(lái)沒(méi)有任何人看上去達(dá)成了什么共識(shí)，更不用說(shuō)做了什么有用的事情了。”

表面上是她自己陷入了時(shí)間的陷阱，無(wú)法控制自己的時(shí)間，同時(shí)她也在浪費(fèi)別人的時(shí)間。其實(shí)是她沒(méi)有用時(shí)間認(rèn)真安排會(huì)議使會(huì)議經(jīng)常被托延或是使會(huì)議的議程一變?cè)僮儭＿@些失控使得大家的討論陷入了無(wú)休止的閑聊之中，以至于最后，會(huì)議的進(jìn)程通常處于混亂之中。你覺(jué)得薩莉·霍德森能對(duì)她的會(huì)議做出哪些方面的改進(jìn)呢？

開(kāi)會(huì)被職場(chǎng)人士看作是職場(chǎng)中最常見(jiàn)的事情，但這些會(huì)議真的有價(jià)值嗎？美國(guó)兩家著名的管理顧問(wèn)機(jī)構(gòu)——管理工程師聯(lián)合顧問(wèn)所與史玫特顧問(wèn)公司推出的“白領(lǐng)會(huì)議狀況”調(diào)查顯示，近八成的職場(chǎng)人士認(rèn)為自己所參加的會(huì)議2/3是在浪費(fèi)時(shí)間，超過(guò)五成職場(chǎng)人在開(kāi)會(huì)的時(shí)候沒(méi)有集中注意力，六成的職場(chǎng)人因?yàn)閷?duì)會(huì)議的主題不感興趣拒絕當(dāng)眾發(fā)言，近六成職場(chǎng)人沒(méi)有為會(huì)議做任何準(zhǔn)備。

會(huì)議是我們工作過(guò)程中必不可少的環(huán)節(jié)，在會(huì)議上可以交流工作進(jìn)度、鼓勵(lì)員工更加努力地工作、碰出創(chuàng)意的火花。根據(jù)美國(guó)那兩家機(jī)構(gòu)的調(diào)查顯示，近五成職場(chǎng)人認(rèn)為自己的會(huì)議比較多。相比較而言，從事客戶(hù)服務(wù)工作的職場(chǎng)人士中有六成表示會(huì)議多。排在第二位的是從事審計(jì)、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)的職場(chǎng)人士，比例為58.8%。其次是從事文案、編輯、傳媒、影視、新聞的職場(chǎng)人士，認(rèn)為工作會(huì)議比較多的比例為58.5%。

絕大多數(shù)的職場(chǎng)人士尤其是經(jīng)理人會(huì)在會(huì)議上花掉30%～50%的時(shí)間。如果這些會(huì)議可以幫你高效率地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，那么這些時(shí)間還不算太多。如果沒(méi)有幫助你實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，這就是大大的浪費(fèi)時(shí)間了。

有些職場(chǎng)人士認(rèn)為，工作上的變化使得大家參加的會(huì)議越來(lái)越重要。這些變化包括向員工授權(quán)、更大程度地依賴(lài)跨部門(mén)的工作團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作、更多的需要意見(jiàn)統(tǒng)一的決策和公司之間聯(lián)盟數(shù)量的增長(zhǎng)等。不管我們經(jīng)歷的會(huì)議基于什么樣的原因，會(huì)議永遠(yuǎn)都是公司生活中不可或缺的一部分。

我們常常會(huì)聽(tīng)到對(duì)于會(huì)議的抱怨，不過(guò)，那些發(fā)牢騷者并不是針對(duì)會(huì)議意圖，而是針對(duì)那些被浪費(fèi)掉的時(shí)間。這些浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議：

（1）是沒(méi)有必要的；

（2）沒(méi)有根據(jù)會(huì)議的議程進(jìn)行；

（3）會(huì)議變成了大家的閑聊；

（4）會(huì)議超出既定的時(shí)間；

（5）由一兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)起并包攬全部對(duì)話；

（6）沒(méi)能作出決策或委派人員開(kāi)始行動(dòng)；

（7）不能讓人們對(duì)各自的任務(wù)負(fù)責(zé)。

踏入社會(huì)后，你參加過(guò)的會(huì)議有沒(méi)有以上這些特征呢？如果有的話，那就難怪你覺(jué)得它們?cè)诶速M(fèi)大家的時(shí)間了。與之相反，那些成功的、有意義的會(huì)議，則能夠讓參加會(huì)議的人感覺(jué)他們正在分享有價(jià)值的信息、參與一個(gè)主要的決策或是完成一項(xiàng)很重要的任務(wù)。如果重要的事情被解決了，人們是不會(huì)抱怨這種會(huì)議的，他們甚至因?yàn)檫^(guò)分投入而忘記了時(shí)間的存在。

哈佛時(shí)間管理小秘籍

不管是何種類(lèi)型的會(huì)議——從正式的委員會(huì)到在你的房間里兩三個(gè)人的非正式會(huì)議——都會(huì)牽涉到其他人。也正是因?yàn)檫@種群體參與性，使會(huì)議中普遍有一種潛在的時(shí)間威脅。如果你不懂得慎重對(duì)待，尤其是你在名義上主持會(huì)議的時(shí)候，它們便會(huì)用浪費(fèi)的方式占用你的時(shí)間，使會(huì)議的時(shí)間超出計(jì)劃。

在開(kāi)會(huì)之前，你應(yīng)該考慮以下七個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：

（1）如果我們不開(kāi)這個(gè)會(huì)，將會(huì)發(fā)生什么？

（2）我們究竟為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì)？

（3）這個(gè)會(huì)的最終結(jié)果是什么？

（4）會(huì)議需要我們多少時(shí)間？

（5）誰(shuí)來(lái)主持會(huì)議？

（6）怎樣才能安排得最好？

（7）會(huì)議應(yīng)該什么時(shí)候開(kāi)——現(xiàn)在是不是合適的時(shí)間？

除非你能滿(mǎn)意地回答這些問(wèn)題，否則不要舉行會(huì)議。會(huì)議是為了節(jié)省時(shí)間。不管是作為主任還是成員，你都應(yīng)起到自己的作用，確保會(huì)議按時(shí)舉行和結(jié)束，并以最有效的方式完成任務(wù)。