4.2 統一規章制度的設計規范

規章制度是企業的重要文件，相當于企業的內部“法律”，因此，要求規章制度設計要嚴謹規范。

1．人力資源規章制度的結構和編寫要求

企業的規章制度應該形成統一的標準規范，通常來講，一個完整規范的人力資源規章制度應該包含以下內容結構。

（1）制度名稱

制度名稱應能概括整個規章制度最重要的內容，題目力求簡潔，最好控制在15字以內，如不能說明概括，可選擇副標題概括表述。

● 制度名稱一般由制度發布主體、制度對象名稱、制度種類三部分組成。發布主體一般標明為企業名稱，如“××科技有限公司”；制度對象名稱應使用規范術語，指明被規范對象的范圍，如“員工招聘管理”；制度種類應接續在制度對象名稱之后，如“制度”“辦法”“條例”等，必要時在后加注限定成分，如“暫行”“試行”“補充”等字樣，限定成分加注于制度種類之后用括號括入。

【示例】“××科技有限公司員工招聘管理制度（試行）”

● 制度名稱中除引用的法規、規章制度等名稱需加書名號外，一般不加標點符號。

● 制度對象名稱過長時，在制度正文的敘述中可用簡稱，但應在第一次出現時用括號加以說明。

【示例】“為規范……特制定《××科技有限公司員工招聘管理制度（試行）》（以下簡稱‘本制度’）?！?/p>

（2）制度正文

依次包括“制定目的、制定依據、適用范圍、管理職責、管理內容與要求、實施日期、解釋權屬、其他說明”等內容。“制定目的、制定依據、適用范圍”等內容可依次編排在第一章內，章題為“總則”；“管理職責”可單設一章，也可在其他章內表述；“管理內容及要求”是制度的主體，可視情況設若干章；“實施日期、解釋權屬、其他說明”等內容應編排在最后一章，章題為“附則”。

● 制定目的主要說明制定制度的動機及所要實現的結果。該部分內容應置于正文第一章的第一條。編寫時應采用以下典型用語：

【示例】“為……特制定本制度。”“為了……制定……辦法?！?/p>

● 制定依據主要說明制定制度的前提和依據。構成依據的主要指有關政策法規、上級指示以及公司管理上的客觀需要與要求。該部分內容可置于正文第一章的第二條，也可編寫在第一條內。編寫時應采用以下典型用語：

【示例】“根據（依照、依據）……”

● 適用范圍主要規定制度的適用范圍或應用領域。必要時，也可明確規定不適用的范圍和領域。該部分內容單設一條，編寫時應采用以下典型用語：

【示例】“本……適用于……”“本……適用于……，也適用于……”“本……適用于……，……亦應（亦可）參照執行?！薄氨尽贿m用于……”

● 管理職責主要明確實施該項管理活動的主管部門和協作部門，以及他們的相互關系、分工界限、工作內容和職責權限。

● 管理內容及要求是制度的主體部分，應詳細規定該項規章制度所涉及的全部內容和應達到的要求，采取的措施和辦法。對于內容復雜的制度，編寫時，可按計劃、組織、協調、控制、檢查、考核等基本職能排列，也可按管理事項的邏輯或時間順序列出若干章，分別進行敘述。

● 實施日期指對文件正式生效實施時間的規定。該部分內容應單設一條，編寫時應采用以下典型用語：

【示例】“本……自發布之日起施行?！?/p>

● 解釋權屬指對制度的解釋和制度執行的監督具有專屬權的規定。該部分內容應單設一條，編寫時應采用以下典型用語：

【示例】“本……由公司……部門負責解釋并監督施行?！?/p>

● 其他說明明確該制度與其他制度間的關系。說明時，應明確與之有關的其他制度是否同時有效，全部廢止還是部分廢止。該部分內容可單設一條，也可編寫在其他條內。

【示例】“自本制度發布之日起，原……同時廢止?！?/p>

（3）制度附件

制度附件是制度的補充部分，與制度本身具有同等效力。制度附件可以是相關的工具表格、實施細則、引用文件等。

上述構成部分不是任何一項制度都必須包括的。具體一項制度究竟應包括其中哪些內容，應該根據該項制度的對象特征和制定該項制度的目的而確定。

2．人力資源規章制度的格式要求

企業應該對人力資源規章制度的文本格式進行設計并加以規范，每一個制度均按照相同的格式撰寫，便于在企業內形成認知共識，即員工看到“熟悉的”文件，就知道是公司的規章制度，增強制度的嚴肅性和公信力。一個好的制度要簡潔明了、格式統一、嚴謹專業，為了達到上述目標，規章制度的格式要從以下幾方面進行規范設計。

（1）字體、字號

規章制度的字體應清晰，易于閱讀。中文字體推薦使用宋體、黑體、仿宋、楷體，英文字體推薦使用Times New Roman、Arial等，不要使用難于辨識的修飾性字體。字號大小建議在五號—三號之間，字體太小或太大都不容易閱讀。讀者可以對比表4-2中的字體來體會清晰的字體對閱讀的幫助。

（2）內容層次和編號

規章制度的內容一般可劃分為“章、節、條、款、項、目”六個層次。章內還可再分節，節以下再分條。每條下可分款、項、目層次。除“款”以外，章、節、條、項、目均冠以數字，分別以漢字或阿拉伯數字表示（表4-3為具體示例）。

● 制度若設章時，每一章均應有標題，在同一制度內以漢字排號，如“第一章、第二章……”；

● 章內若設節時，每一節均應有標題，節在同一章內以漢字排號，如“第一節、第二節……”；

●“條”在整個制度內以漢字排大流水號，如“第一條、第二條……”；

●“款”是“條”的細分，為條下之“段”，款不編號。

●“項”在“條”內以括號內漢字排小流水號，如“（一）、（二）……”；

●“目”在項下以阿拉伯數字排小流水號，如“1.、2.……”。

（3）圖表編號

為了便于表達，在規章制度中通常會插入表格、圖形等輔助性信息。有些圖表出現在正文當中，有些則出現在正文之后，作為附件。出現在正文當中的圖表的編號和標題由5部分構成，即“ 【圖表】+【章編號】+【-】+【小流水號】+【標題】 ”。例如，第三章中的第2個圖形可以編號為“圖3-2入職流程圖”；第四章中的第3個表格可以編號為“表4-3應屆畢業生薪資檔位”作為附件出現的圖表要按照“圖”或者“表”的類型分類進行編號，如“附表1績效系數”“附圖1員工晉升路線圖”。

（4）段落編排

為了便于閱讀和理解，同時體現規章制度的專業美觀，段落編排也要特別注意?！罢隆薄肮潯钡臉祟}上、下各空一行居中編排，章題和節題不得置于頁面的最后一行?！皸l、款、項、目”建議行距為1.5倍，左對齊，首行縮進。

（5）頁眉和頁腳

規章制度的頁眉通?？梢园髽I名稱、Logo、制度名稱、版本號等信息；頁腳通常包括頁碼、生效日期、密級說明等。

（6）頁面排版

建議規章制度采用A4幅面紙（297mm×210mm），如部分內容編排需要較大幅面紙時，可采用A3幅面紙（297mm×420mm）。上下左右頁邊距不宜過小，建議采用word默認值，所有的文字、表格、其他符號只能出現在圖文區內。