掃帚、墩布——辦公費

吃完了午餐，我們本來想休息一下，結果行政部的蘇蘇跑到財務部來了，手里拎著一袋香瓜子，嘴里露出八顆貝殼一樣潔白的牙。此時此刻，我最不想見到的人就是她，她拎著瓜子帶著笑，不知道又是什么事情呢。

蘇蘇也挺干脆：“宋姐，我知道這幾天財務部出了點狀況，但是咱們辦公用品的采購總得進行不是？公司的保潔阿姨都說咱的墩布像紅纓槍了。”

我也不客氣：“行啊，拿采購申請單來。”

“呀，別拿我開心了，辦公用品什么時候用采購申請單了。”她那雙小眼睛立馬瞪起來了。

我也忍不住笑起來：“采購清單總有吧，給我吧。”我接過清單，她就開開心心地走了，連同瓜子也帶走了。

“小李，叫上采購部的小吳，帶上錢，咱買東西去。”我說。

小李問：“宋姐，辦公用品不用領導批嗎？”

“不用，走吧，到樓下等小吳。”我干脆地說。

一般來說，辦公用品是不用層層審批的，因為日常的工作中，辦公用品是隨時隨地都要用到的，而且開銷也不是很大。不管是辦公用品還是其他需要用現金購買的物品，按照規定，都應該是出納和采購一起去的，但這不是硬性規定，不過，在我看來這樣最好。當然，有的公司出納的確很忙，抽不出時間跟著采購到處跑，并不是不想規范。

我們先去買辦公用品，由于是熟客，老板挺熱情。我和小吳對望一眼，然后推了小李一把：“笑什么，問啊？”

小李傻了：“問什么？不是常來嗎？”她又想了一下，恍然大悟，“那個，老板，你們這里能開發票嗎？”

老板很配合：“能開，只不過是手寫的那種。”

“只要是正規發票就好了。”小李回頭看著我。

公司日常經營活動中的自采活動，首先要確定能不能開發票。按照會計制度的規定，如果沒有正規發票是不能入賬的。如果東西買回來了，沒有發票，可是錢已經花了，那么是入不了正規的賬的，所以有的財務制度不完善的企業會出現內、外賬，這其實是違反《會計法》的。

蘇蘇給我的清單是各個部門預計需要的辦公用品的數量，我們按照清單一一采購完畢，核對好金額，拿著發票向下一站出發。

最后一站是去買雜貨，我們先買了點五金產品，然后又買了掃帚、墩布什么的，用的最費的還是這些日常的清潔用品。東西買好，營業員只給開了一張收據，小李可不依了：“怎么不給開發票啊，不是說能開嗎？”

營業員看看我又看看她，明白了，原來是菜鳥：“下個月10號之前來開發票吧，你們公司零零碎碎買的東西挺多的，一起開也方便。”

小李拿著收據看我：“這也可以嗎？”

這樣當然可以，雖然商店有避稅嫌疑，但是他們是按月交定額稅的，所以也不能說人家偷稅。

對我們來說，首先，每次購買貨物的收據要收好。其次，就是我剛剛強調的流水賬，這樣的收據入不了賬，庫存現金和現金日記賬的余額肯定是有出入的，流水賬就能保證出納耳清目明，每一筆花銷都有明確的出處。

回到公司已經快到下班的時間了，小李咬著筆頭，在財務系統上做憑證。盡管心早飛了，我還是告訴她要做完才可以下班。

她做完了，我還要復核。我一看，她倒簡單，把所有今天買的東西除去要拿回去換發票的收據金額外，其他的全都歸進了“管理費用——辦公費——辦公大樓”里。這個科目是用來計算所有辦公大樓里發生的無法細分到各個部門的辦公費，比如日常的門牌更換費用、清潔費、清潔用品等。

我們公司的辦公費下還設了三級科目，每個部門每個月都有預算的辦公費，領導的要求是盡量不要超出預算計劃。剛剛我們采購的東西，雖然都算是辦公用品、保潔用品類，但是卻也在采購清單上細分成了給辦公大樓用的還是為廠部采購的，兩者的貨物入庫的倉庫是不同的。入廠部倉庫的東西是要記入與產品有關的各個部門中去的。

列舉一個簡單的分錄：

借：管理費用——辦公費——辦公大樓

——采購部

——行政部

——銷售部

制造費用——廠部

——第一車間

——輔助生產車間

貸：庫存現金（銀行存款）

這個分錄只是列舉一下，實際操作中有很大的靈活性。當然，把所有的費用都歸在辦公大樓里也不是不行，只不過不夠細致。比如，如果生產部的廠房里也是雇專門的人來打掃，那么做起來還要容易一些。為什么呢？因為如果雇專人打掃，那么所有的清潔用品就歸專人來使用，人家是不會給你分我今天用哪把掃帚掃的哪塊地方的。就算是你規定了，人家用不用還是一回事呢，你總不能再派一個人盯著吧。所以，如果出現這樣的情況，最好算好一個比例，把清潔用品之類的按比例分攤到各個部門，這樣就比較靠譜了。

我講著，小李聽著，對于她來說還是有疑問的：“那我按什么標準記入每個部門呢？”

“按你蘇蘇姐提供的清單吧，行政部每年每月都有預算的。”要是每個本每支筆地逐個計算，對這么大的公司而言太不切實際了。

她看著清單，緊皺眉頭，開始逐個計算。