第二節 實用競賽組織方法的文件格式和內容

一、競賽規程的制定方法與格式

競賽規程是體育競賽的法規，由主管體育競賽的部門根據體育發展的方針、政策、有關規定和舉辦運動會的目的（宗旨）、任務和規模等進行制定。

綜合性大型運動會和單項競賽，需分別制定競賽規程總則（或總規程）和單項競賽規程。

綜合性大型運動會因設立運動項目較多，各單項運動項目的共性問題也較多，因此，需要制定競賽規程總則，并在總則各項原則基礎上，結合各單項運項目的特點，再具體分別制定各單項競賽規程。若只舉行單項運動競賽，則只需單獨制定該項目的競賽規程。

第一，制定競賽規程總則的主要內容和格式：

前言：主要闡明此次運動會的指導思想、目的（宗旨）、任務和要求。

競賽日期和地點：××××年×月×日在×××舉行。

競賽項目：×××共×個項目。

參加單位：以×××為單位組隊參加。

運動員資格：按照舉辦運動會的宗旨和要求，對參賽運動員資格作明確規定，主要內容有以下幾點：

必須是中華人民共和國公民，有×××省、市、區正式戶口，經醫務部門體檢，適合參加該項運動，并符合競賽規程規定者。

參賽運動員的范圍及其工作關系和人事關系，特別是運動員所屬單位不明確或關系交叉時，應對其代表權問題作明確規定。

優秀運動員與業余運動員是否一起參賽，如允許，優秀運動員是否占原輸送單位名額，錄取名次是否分別錄取等，均應明確規定。

本年度參加國家體育總局計劃內的全國比賽的運動員能否參賽等。

（一）參加辦法

報名人數：領隊、教練員、運動員報多少人。因各單項運動項目特點不同，參加人數不一，可規定按各單項競賽規程規定執行。

運動員年齡與組別：同樣按照運動會的宗旨和要求，加以規定。如運動會以青少年為主體，就應明確規定各單項運動項目的年齡和組別。以田徑為例：甲組16～18歲；乙組13～15歲；丙組12歲以下。報名日期和地點：綜合性大型運動會一般分兩次報名。第一次報項目和人數，第二次則具體按各單項競賽規程辦理。每次報名日期、地點均應明確規定，并對報名提出具體要求。例如，逾期不報以不參加論，報名后不得更改等。

（二）競賽辦法

各單項競賽，均按各項競賽規程規定執行。

采用國家體育總局（或國際單項體育組織）審定出版的各單項最新競賽規則和有關規定。

哪些項目設立團體總分。

決定名次和計分方法。

破市、全國、亞洲、世界紀錄是否加分，各加多少。

嚴格貫徹執行國家體育總局下發的《體育競賽工作手冊》有關規定，違者要嚴格處理。

需分階段、分組比賽的項目，應明確規定各階段分組及競賽辦法。

錄取名次及獎勵：

各單項和團體分別錄取前×名，給予獎勵。

設“體育道德風尚獎”，按國家體育總局頒發的“體育道德風尚獎評選辦法和要求”執行。

仲裁委員會：由組委會統一安排，按國家體育總局頒發的《仲裁委員會條例》組成仲裁委員會，并在各單項競委會領導下進行工作。

裁判員：一般由主辦單位競賽部門選派各單項裁判長和主要裁判員，不足部分由承辦單位補充或統一由主辦單位安排。主辦單位要對參賽裁判員條件作出具體規定和要求。

經費：由主辦單位具體規定。

主旗、團旗：由主辦單位具體規定尺寸、圖案等。

本總則修改和解釋權，屬組織委員會，未盡事宜，另行通知。

二、制定各單項競賽規程的主要內容和格式

在綜合性大型運動會制定出競賽規程總則的前提下，再分別制定各單項競賽規程時，其格式基本與總則相同，其內容在總則中已有規定的，單項競賽規程可不再重復，提示按總則規定執行即可。因單項運動項目的特點必須加以明確規定的事宜，則應在單項競賽規程中明確規定。例如，田徑競賽項目的接力賽和全能賽得分應加倍計算，等等。

至于單獨舉行單一項目的競賽，制定競賽規程的內容，除結合該項目特點明確有關規定外，其余內容和格式，基本與上述總則相似。

競賽規程擬定后，報經有關領導部門審查同意，即可打印下發。下發競賽規程的時間，應在競賽日期前數月或半年以上，目的是便于參賽單位運動員有充分準備和安排好訓練以達到最佳競技狀態。具體時間可根據主辦單位實際情況確定。

需注意的是，制定競賽規程是一項非常嚴肅慎重的工作，不僅需要有較強的文字表達能力，更重要的是要對該項目在本單位或本地區的實際開展情況有一個清楚的了解。對于通過競賽要達到什么目的、起到什么樣的導向和杠桿作用，要有明確的指導思想，譬如在項目設置、參賽資格、競賽辦法、獎勵制度、計分辦法以及其他有關規定上，都要進行深入的調查研究，廣泛征求意見，力求使競賽規程達到文字嚴謹、內容合理、用詞確切、條理清晰。切忌脫離實際的照搬照抄或“閉門造車”。

在制定競賽規程中，原則性規定不能似是而非，指令性文字不能含糊其詞，表達不清的地方可以留有余地，但不能過寬過大，盡量減少漏洞。一經審定的競賽規程，必須嚴格遵照執行。一般情況下不能隨意修改，遇特殊情況則必須通過組委會或上級部門才能變動。避免朝令夕改，盡可能少發補充通知或修改規定。

制發各類競賽補充規定或通知。

競賽規程一般下發較早，由于情況變化或原先在競賽規程中未能詳細規定的問題，均須進行補充、修訂，這就應及時制發補充規定或通知。例如，原規程規定競賽日期為8月10日，而全國或國際比賽日期也同期舉行，較多重要的運動員均要參加全國或國際比賽，為使主要運動員能參加此次比賽，就必須提前或推遲本市（省）的比賽日期，又如比賽期間或比賽后被取消資格的運動員（隊）的名次，遞補與否，原規程未作規定，經研究決定不遞補，就必須作補充規定。如此等等，不一一列舉。總之，由于下發競賽規程較早，情況變化較多，應根據實際情況，及時下發補充規定或通知。

競賽報名、注冊與統計：

競賽的報名、注冊，是參賽單位取得合法參賽權的標志，必須嚴格按照競賽規程有關規定辦理。承辦競賽單位必須嚴格按照競賽規程的有關規定詳細審查，符合規定者，方能準予報名注冊；否則，不予受理。

承辦競賽單位必須按規定的報名、注冊時間做好接收報名的各項準備工作，嚴格審查下列內容：

報名、注冊是否逾期；

運動員的參賽年齡及出生年月、報名表與戶口卡片（或身份證）兩者是否填寫無誤，是否符合規定；

所報運動員是否符合參賽資格；

運動員號碼、服裝及顏色是否按規定填報；

運動員姓名、項目及填寫的成績是否清楚，有無姓名相同或錯誤、漏項等情況；

領隊、教練員、運動員報名人數、每項限報人數和每人限報項數是否符合規定。經審查合格后，即可接受報名注冊。

三、對各單項競賽委員會的業務指導和監督

競賽部門有責任對單項競委會所設的競賽職能部門及其競賽組織工作進行業務指導，并應派專項業務管理人員進駐單項競委會參與業務監督。

（一）競賽部工作要求

1．競賽部對競委會工作的監督內容及要求。

（1）負責組織各級競賽業務人員對單項競賽規程的學習與研究。競賽干部必須做到熟知規程及規則的各項條款和競賽辦法，審議批準單項競委會發出的規程以外特定的補充規定或通知。

（2）監督各單項競賽的報名注冊工作。對參賽運動員資格的審查必須嚴格按規定執行。

（3）審核各單項競賽活動日程安排、競賽秩序編排及單項秩序冊印刷工作。要求時間安排合理，競賽秩序編排科學、公正，保證秩序冊印制質量，若是國際比賽必須有英文版本。

（4）負責監制競賽所需各類表格。要求格式規范、統一。

（5）為單項競委會組織選派仲裁和裁判員隊伍，并指導做好裁判員的業務培訓與實習。要求裁判員熟悉規則，執法準確，職業道德高尚。

（6）監督各單項競賽成績的統計和成績公告，協助組織好興奮劑抽檢。要求細致、公正、準確、無誤。

（7）向單項競委會提出比賽場地、器材及各類電子計時計分和仲裁錄像設備的規格和質量要求。承辦單位必須按要求在賽前三天準備完畢。

（8）審核各單項競賽所需經費。要求勤儉節約，實事求是。

（9）協助單項競委會處理在競賽中發生的任何突發性事故。處理工作要做到及時、公正、準確、果斷。還要及時向大會組委會競賽部門匯報結果。

2．競賽部派出人員在單項競委會機構中的作用。

競賽部門派駐各單項競委會工作的專項業務代表應被安排為該競委會的正式成員。其作用是：代表組委會競賽部門對單項競委會實施有效的業務指導和監督。因此，競賽部派出人員必須做到及時向本部門通報競賽情況，向單項競委會及時傳遞組委會或競賽部門有關競賽問題的決策、決議、批示等，并負責監督實施。

（二）競賽部派出人員怎樣處理好與單項競委會的工作關系

競賽部派出的項目代表雖然處于承上啟下的位置，對競賽業務具有指導監督的職能，但必須明確其工作要充分信任和依靠單項競委會。第一，要擺正位置，明確自己既是上級部門的代表，又是競委會中的成員。要站在共同組織競賽的立場上，積極支持與配合單項競委會的工作，對存在的問題和需改進的方面，既要適時提出建議和意見；又要注意方式和方法，避免造成其他競委會成員產生“挑毛病的錯覺”。第二，要了解下情。對單項競委會提出的合理要求要及時向上級反饋，盡量幫助協調、解決競委會在工作中遇到的實際困難。在解決問題的同時，注意對工作質量的要求。第三，處理問題要慎重。比賽中往往會突發一些意外情況，競賽部門派出人員要實事求是，善于應變。特別要注意傾聽各方面意見，并主動向單項競委會領導匯報，由競委會集體研究決定處理意見，而不能輕率發表個人見解。尤其在處理運動員資格、運動隊名次、運動隊之間的矛盾、運動員與裁判員的矛盾等比較敏感的問題時，更要持謹慎，注重調查研究，依據準確。第四，要善于調動積極性。單項競委會中的競賽組織管理人員隊伍和裁判員隊伍，是完成整個競賽組織工作任務的重要技術力量。競賽部門派出人員雖然對這兩支隊伍有間接的管理權，但要注意謙虛謹慎，從有利于調動大家的工作積極性出發，在進行嚴格管理時，注意掌握好分寸，努力為大家營造良好的工作環境。

四、競賽中裁判員的組織與管理

裁判員是我國體育競賽活動中的一支活躍的業余工作隊伍，各級體育部門根據職能權限的劃分和裁判員技術等級的劃分進行相應的分級管理。各種類型的運動競賽均由主辦或承辦比賽任務的地方體育局按要求從社會各行業中協商聘請比賽所需要的有等級裁判員。承擔總裁判長任務的個別高等級的裁判員也可由主辦競賽的政府體育部門直接指派。國際比賽則由國際單項體育組織直接指派國際裁判并組織培訓。當競賽活動結束后，裁判員再返回原工作單位。

（一）裁判員在競賽活動中的作用。

裁判員的組織工作是體育競賽活動的關鍵環節，裁判員的思想和業務水平的高低關系到比賽能否順利進行。一般賽場上發生糾紛、爭執、斗毆、罷賽、抗議等事件時，大都與裁判員在執法技術上的失誤或是執法道德上的偏差有直接或間接的關系。因此，裁判員是競賽活動中不可缺少的重要組成部分，對這支隊伍的組織與管理是競賽部門的一項重要任務。

1．裁判員的組織

裁判員的組織工作應由運動會主辦單位按照競賽規程規定和實際需要，根據就近選派的原則，制訂裁判員選派方案。競賽部門還要具體落實裁判員名單，并向各級裁判員管理部門發出聘請裁判計劃的通知，然后由各級裁判員管理部門通知裁判所在單位及裁判本人。聘請裁判員通知的內容中應注明競賽的項目、比賽的時間、地點、報到日期、離會時間及擔任職務和服裝要求等。

2．裁判員的聘用

根據比賽規格和規模的不同，裁判員隊伍的整體配備和對裁判職稱等級的要求亦不同。一般情況下，總裁判、裁判長、副裁判長的人選應由競賽主辦單位確定。選聘原則為：國際比賽必須聘用國際級裁判執場，如比賽規模較大，則根據具體情況，也可聘請部分國內較優秀的國家級裁判擔任臨場裁判或輔助性裁判。

全國比賽必須選聘國家級以上職稱的裁判員擔任裁判長，由國家級裁判員擔任主要場次的裁判任務，另根據需要可安排部分較優秀的一級裁判員參加執場或輔助性裁判。

省市級比賽要安排一級以上的裁判員參加執場工作，但裁判長職務仍應由國家級裁判員擔任，必要時還可選聘較優秀的二級裁判員參加輔助性執場工作。

基層單位的比賽可根據情況需要安排相應等級的裁判員擔任裁判工作，一般不作具體規定。

3．裁判員報到時間

裁判員的報到時間應按照各個項目的不同情況和需要安排。一般省市級以上的競賽活動，要在正式比賽前三天報到，以便進行規程的學習和賽前實習工作。總裁判、裁判長應比裁判員提前1～2天報到，以便提前安排好裁判員的分工、實習和比賽編排工作。

一般基層單位或小型運動會裁判員報到時間可靈活掌握。

4．裁判員的管理

裁判員的管理，要注意抓好職業道德教育，把“公正、準確、嚴肅、認真”的八字方針貫徹到裁判員組織工作的始終。重要場次和重要崗位的裁判員要反復培訓，慎重安排人選，確保萬無一失。每個技術崗位，包括輔助性裁判崗位也同樣要求細致、準確、精益求精，力爭減少差錯。管理工作主要分以下步驟進行：

賽前管理。

第一，要制訂出比賽前的裁判員學習計劃，計劃工作應在籌備期間完成。

計劃內容包括：裁判長、裁判員報到；學習競賽規則和裁判法；學習競賽規程及有關補充規定；制定并傳達裁判員行為準則；安排裁判員實習；檢查場地器材等。

第二，要組織好裁判員的業務學習和職業道德意識教育。通過學習，統一認識，統一尺度，必要時可進行實地考核，以了解裁判員的思想和業務水平，便于合理地進行人員分工。

第三，要使裁判長和裁判員熟悉場地器材的全面情況，必須檢查場地器材是否符合競賽規則和規程的要求。

第四，要開好賽前準備會，重要場次比賽要認真研究，安排水平較高的裁判員擔任臨場執裁工作，要求裁判員在執裁工作時必須穿著專項職業服裝，舉止要得體大方。

比賽期間的管理。

比賽一開始，管理人員就要注意抓以下幾個環節的管理。

第一，在每場比賽后要及時組織裁判員進行總結和講評，每個裁判員都應對自己一天的工作有小結，裁判長要虛心聽取裁判員反映和意見，及時改進工作，不斷提高裁判工作質量。

第二，比賽過程中要隨時檢查場地和裁判器材設備情況，特別是電動計時、計分、大屏幕顯示及媒體設備，發現故障要及時向競賽部門反映，及時維修。

第三，裁判組必須每天及時向競賽部門報送比賽成績表，以便及時登記和印發成績公告。

比賽結束后的管理。

比賽結束以后，一般都應在很短的時間內完成結尾工作，裁判工作主要有以下幾項：

第一，按照財務規定辦理裁判員差旅費的報銷和酬金發放。

第二，組織裁判員體育道德風尚獎的評選。

第三，做好裁判員服裝、器材及其他用品的收、發工作。

第四，在裁判長主持下做好裁判員個人工作小結和技術鑒定。

第五，做好裁判工作總結。內容包括：參加競賽的裁判人數、級別、來自單位、工作成績、先進事跡、存在問題及對競賽組織方面的建議等。

第六，安排好裁判員的返程車票和送站交通車輛，要有專人負責送行。

（二）組委會新聞宣傳部門的管理

新聞宣傳部門是組委會統一領導下的職能部門，是代表大會組委會向社會公布信息的唯一渠道。

1．新聞宣傳部門的主要工作

（1）對社會的推廣宣傳。

首先要制訂運動會整體宣傳推廣計劃。推廣計劃一般包括：新聞發布時間及方式，以及對運動會的目的、意義、規模、項目等內容向社會公布。宣傳運動會的宗旨，是提高社會對運動會的關注力度，營造運動會良好氛圍和環境，得到更多體育愛好者關心和支持。具體工作包括：制定該屆運動會各種宣傳材料，征集或擬定大會宣傳口號，確定各種宣傳推廣活動；組織設計運動會會旗、會徽、宣傳畫、紀念章、畫冊等宣傳品；制訂環境和賽場布置方案；確定階段性主要宣傳任務等，并在各項方案確定之后分步實施。

（2）對運動員、教練員、裁判員進行職業道德和規范教育。

此項工作主要是針對大會各類人員的不同任務制訂宣傳教育計劃，并實施。宣傳教育內容包括：賽風賽紀、職業道德、文明參賽、禮儀規范、對參加運動會的工作人員和服務人員提出切實可行的規范服務要求，如制定運動員、練員、裁判員及各參賽單位注意事項和有關體育道德方面的要求；撰寫并印發傳材料和觀賽人員須知；確定宣傳形式（出會刊、發簡報、組織體育道德風尚評選、專欄等形式）。無論是綜合性運動會還是單項競賽，宣傳部門都應制訂出配合競賽任務實施的教育計劃，教育的形式可根據運動會特點而定。

（3）新聞信息披露并組織媒體報道。

其工作有：協助大會組委會確定大會新聞發言人；定時召開新聞發布會；收集、整理大會的各類新聞信息用快捷的方式提供給到大會采訪的記者或所需社會新聞媒體；向有關新聞媒體發出采訪邀請；組建新聞中心或新聞室；制訂新聞報道計劃；協調由新聞單位發起的各項評選或競猜活動；做好協助記者順利采訪的各種服務工作。

2．機構設置及人員編制

新聞宣傳部門其工作特點與其他部門不同，一般建立時間較晚，但一旦組委會開始正式運行，新聞宣傳機構也應隨之產生。新聞宣傳部從機構組建開始，便立即進入工作狀態，要求人員基本全部到崗，但相對工作時間較短。（籌備期由于工作任務不多，宣傳部任務一般由辦公室代行。）

所有進入該部門的人員都必須有高度的政治責任感、有宣傳推廣和從事新聞工作及與媒體合作的經驗，同時，對體育宣傳工作較為熟悉。

新聞宣傳部門的組織機構設置及人員編制，要根據運動會的特點和規模大小而定。一般規模的綜合性運動會或單項競賽的宣傳機構配備3～5名宣傳干部較為合適，他們應包括：宣傳推廣策劃，美術設計，新聞稿件撰寫，文字編輯，記者管理等崗位。這些崗位可根據運動會組委會制定的宣傳規模及要求而設定，在人員安排上可一崗多人和一人多崗。一般新聞宣傳部的負責人可兼本次運動會的新聞發言人。

新聞宣傳部的各崗位職責應十分明確，基本上是專職，分管不同的領域，工作交叉不多，只要把各自的分工做好就可以了。如策劃人員專門負責運動會的宣傳推廣活動策劃（主要在組委會組織層面）；美工負責環境布置、宣傳廣告設計制作；運動隊管理人員專門負責思想教育及行為規范；新聞撰稿人專門負責每天以組委會名義發布的宣傳稿件的撰寫；記者管理及組織人員專門負責運動會種類新聞信息的收集、整理及向媒體提供和記者的組織及向社會發布信息等項工作。

3．部門管理

新聞宣傳部門的管理一般采用崗位責任制和目標管理的方法。

（1）崗位責任制管理

主要是對工作的“量”和“區”進行劃分。主要功能是使工作人員有制度的約束和界限的區分，部門負責人要對每個人和崗位都提出明確工作任務要求和所承擔的責任。

（2）目標管理

目標管理則是在分工的基礎上進一步對工作人員提出質量、數量和時間方面的要求，以保證宣傳工作的效益、效率和準確率。同時，該部門還應根據工作需要配備必要的器材，如配套的計算機操作系統、音像設備及信息提供場所和通暢的傳播渠道。

（3）程序管理

為了保證設備物盡其用，滿足工作需要，就要做好管理工作。要在財、物的使用、保管、經費開支等方面建立嚴格統一的報批程序和管理制度，每個崗都要規定好工作權限，并嚴格執行。提倡艱苦奮斗的作風，要厲行節約，反對浪費。

4．工作階段內容及程序

各類運動會宣傳工作的展開階段一般與全局各部門相一致，亦分為籌備計劃、組織實施、總結收尾三個階段。各階段的主要工作內容和程序。

5．新聞發布會及新聞中心的組織

在大、中型運動會中，適時召開新聞發布會和組建新聞中心是宣傳部門的重要實施手段，可通過新聞媒介擴大影響，引起社會各方面對運動會的支持與關注。

（1）新聞發布會

召開新聞發布會的時間不是固定的，應根據運動會需要而確定。一般中型以上的運動會至少要召開1～2次新聞發布會，時間一般安排在籌備初期和賽前的籌備結束期。

新聞發布會的內容通常是介紹本屆運動會的性質、規模、地點、時間、項目設置、參賽選手的選拔及報名、運動會大型活動的設想、組織方法等。同時還可以介紹運動會的會徽、會旗、宣傳畫、吉祥物、宣傳口號和會歌等。召開新聞發布會要做好以下準備工作：

1）準備好新聞發布稿，保證到會記者人手一份。

2）確認新聞發言人、會議議程和到會領導、嘉賓。

3）邀請組委會有關領導或有關人士出席會議。

4）會前及時向有關新聞單位發出請柬或通知。

5）有關業務部門對記者可能提出的問題要做充分準備，力求對答準確。

6）報批新聞發布會預算。

新聞發布會一般由組委會指定的新聞發言人發布相關信息，必要時請各有關方面負責人介紹情況，記者可以對不清楚的問題進行提問。新聞發布會的時間長短視內容多少而掌握。

（2）新聞中心

一般較大規模的運動會都會設有新聞中心，新聞中心是為采訪記者所設立的信息獲取和傳遞專設場地。

新聞中心的地點選擇要注意把握主會場與記者駐地盡量不要遠離的原則。另外，新聞中心還應具備較先進的通信聯絡設備（計算機網絡系統、電話、傳真、復印機、沖印照片等），同時還要具備提供到會記者餐飲及其他必要服務。

新聞中心要注意做好以下管理工作：

1）進行記者報名、注冊、個人信息登記，隨時掌握統計情況。注冊內容是：姓名、年齡、性別、民族、工作單位、職務、業務種類、住房號及特殊要求等。

2）制定、印發記者采訪、住會須知。

3）及時向到會記者介紹新聞中心各種設施及使用規定，便于記者工作。

4）及時公布比賽成績和賽場信息。

5）搞好采訪班車的調配，保證交通。

6）做好各單位記者之間的工作協調與疏通。

6．做好新聞宣傳工作應注意重點把握的幾個問題

隨著社會發展和技術進步，現代傳媒市場競爭愈加激烈，不斷創新的報道手段和高科技產品的介入，也使運動會的新聞宣傳工作發揮更大作用。每四年一次的奧運盛會已成為各國媒體的盛會，場上運動員的較量帶動了場下媒體的比拼，國際奧委會分配的報道、奧運會的記者名額也在不斷攀升。在運動會舉辦的每個環節中新聞宣傳都起著不可或缺的作用，因此，做好運動會的宣傳推廣和新聞發布工作是最大程度實現運動會的預期目標的重要手段。

根據國內大型運動會組織工作經驗，在運動會的新聞宣傳組織管理工作中要特別注意如下問題：

（1）明確新聞發布會制度，主動提供新聞

新聞是新近、新鮮、新奇的見聞，新聞的性質決定媒體對新聞的敏感、不斷挖掘和第一時間內的傳播。

運動會組委會的宣傳部門要有意識地向公眾和媒體提供運動會組織工作最新動態，滿足媒體需求，擴大運動會在社會及公眾中的影響，保持外界對運動會的組織及參賽隊伍的關注與興趣，并獲得社會及公眾對大會的理解和支持。因此，主動提供新聞，有助于創造對組織者有利的輿論氛圍，排除對運動員創造好成績可能形成的干擾。

（2）注意建立記者集體采訪制度

當前國內外舉辦大型運動會新聞宣傳的重要做法是向媒體征集采訪要求，根據媒體普遍關注的問題安排專題采訪。這樣不但及時向媒體做出了回應，同時也減輕了新聞宣傳工作的無效勞動。

（3）盡早確立新聞發言人

一般在運動會正式開始之前就要確立本次大會組委會的新聞發言人。這有益于規范新聞發布程序和層次，以權威的、統一的聲音面對媒體，回答運動會組織工作涉及的有關問題，及時公布信息，保持與媒體的接觸。對媒體的通氣內容不要僅僅局限在備戰、成績方面，也不要過于突出某些運動員，要兼顧項目的發展、競技體育的可持續發展、有關方面的分析比較等。

（4）建立通暢的信息發布渠道（新聞中心）

在這方面要做好兩方面的工作：一是暢通信息發布的主渠道，建立健全新聞發布和新聞發言人制度，使信息能及時、準確地傳達給媒體；二是加大管理力度，加強與新聞單位的溝通，強化新聞從業人員的自律管理，最大限度防止虛假新聞的產生，避免負面輿論的出現。

（5）正確處理與媒體的關系

媒體關系是公共關系工作對象中最敏感和重要的一部分。與新聞界建立良好關系是為了爭取新聞界對本次運動會組織的了解、理解和支持，以便形成對本次運動會有利的輿論氣氛，通過新聞界實現與大眾的廣泛溝通，增強運動會對整個社會的影響力。

良好的媒體關系能夠為我們帶來良好的輿論環境，使我們的有關信息較順利地通過傳播過程的層層關口，從而有更多的傳播機會，形成于我有利的輿論環境。

（6）注意樹立大會組織者的形象

如同一個組織機構有自己的宗旨和風格，一個企業有自己的企業文化和價值觀念，宣傳部門首先要注意宣傳大會組委會要表達的主要目的和重點活動。如征集、評選運動會的宣傳口號、運動會標志、吉祥物；用最簡潔、最形象的表述概括運動會的宗旨、目標等。這不僅是樹立對外形象的過程，也是運動隊自我教育、增強集體榮譽感和歸屬感的過程，于人于己都有積極意義。

（7）注意對媒體溝通（培訓）與公眾教育

為創造良好輿論環境、樹立良好形象離不開公眾和媒體的支持。在有條件的情況下，由宣傳部門組織舉辦一些與運動會相關媒體培訓班或座談會，請有關運動項目負責人和相關的專家學者作專題講座，介紹運動項目的專業知識、奧林匹克知識、舉辦本次運動會的重大意義等，來提高記者對舉辦本次運動會意義和特點方面的認識，使之能夠在今后的新聞報道中，并做到客觀、公正、準確、專業。

（三）組委會安全保衛部門的管理

體育競賽安全保衛是競賽活動中的一項重要工作。安全保衛部門是完成競賽任務不可缺少的重要機構之一，在賽會期間行使安全保衛工作職能，負責組織和實施各項安全保衛工作。

加強體育競賽活動中的安全保衛工作的組織與管理，是保障競賽活動安全，維護活動秩序，完成競賽任務，實現體育競賽根本目的的重要保證。

1．機構設置

安全保衛工作的機構設置要堅持從實際出發的原則，做到競賽活動與保衛工作需要相適應，與保證競賽活動安全的任務相適應，也要與有關公安機關、安全機關的業務分工相適應。同時要根據競賽活動的具體情況，如競賽規格、競賽規模、競賽項目、競賽特點、賽事駐地和比賽場地等情況來決定安全保衛機構設置和人員組成。

競賽安全保衛機構的設置一般是由競賽活動的主辦單位和協辦單位的內保組織、公安機關、安全機關及有關單位和部門共同組成。這是由體育競賽活動所具有的社會公共性質和保衛工作的綜合性特點決定的。安全保衛的設置必須有利于主辦單位和協辦單位的內保組織與公安機關及有關單位、部門之間的協作；必須有利于安全保衛間的協調；有利于競賽中保衛工作的開展和競賽任務的完成。

2．安全保衛部門工作職責

安全保衛部門在競賽活動期間直接接受賽會組織委員會的領導，它負責組織和實施各項安全保衛工作，對組織委員會負責，工作職責主要有：

（1）根據競賽活動的性質、規模、特點和要求，負責建立賽會期間內部的安全保衛組織網絡，加強安全保衛工作的組織和領導。

（2）負責制定競賽活動的安全保衛工作計劃和有關具體活動的安全工作方案及突發事件應急預案，并負責組織實施。

（3）負責對賽事活動的有關大型活動點、駐地、比賽場地等場所的比賽設施、生活設施、安全設施等進行安全檢查，制定和落實各項安全防衛措施。

（4）負責競賽期間大會所有相關部門和人員的安全保衛工作的宣傳和教育。

（5）負責競賽活動所需要的各種活動證件的制定，并對證件的使用和管理作出相應的規定。

（6）負責處理賽會期間發生的各類案件、治安事件、災害事故及其他有關安全問題。

（四）安全保衛工作的原則和要求

“誰主辦，誰負責”的原則，是競賽安全保衛工作的一項重要指導原則。根據這項原則，安全保衛工作實行統一領導和分工負責。

1．統一領導原則

競賽組織委員會是競賽活動的最高領導機構，安全保衛組織在組織委員會的統一領導下，要堅持和加強自身工作的統一領導，這是由安全保衛工作的性質和單位構成的特點所決定的。保衛部門一般是由競賽活動的主辦單位或承辦單位和有關協作單位共同組成。各項工作任務是根據保衛工作的不同業務分工，由參加安全保衛組織的公安、交通、消防和內保等有關部門共同承擔。保衛部門的這種特殊性在客觀上要求正確處理和解決好工作的統一領導和具體工作分工的關系。防止因特殊而置于統一領導之外，因工作分工而忽視統一領導，從而影響競賽活動的開展和競賽任務的完成。競賽活動的長期實踐證明，安全保衛工作只有堅持統一領導的原則，才能得到正確的組織和實施。

2．分工負責原則

分工負責是競賽工作中安全保衛工作普遍適用的一項工作原則。這項原則強調了安全保衛工作在競賽活動中的重要性和實行安全工作責任制的必要性，反映了競賽組織工作的客觀要求，同時要求安全保衛工作主管單位，主管領導以明確任務、明確分工和明確責任作為前提，認真實行和促進安全工作責任制的層層落實。

在體育競賽活動中，安全保衛部門根據競賽活動的實際需要和保衛工作的管理范圍及業務分工，由有關單位、部門的內保、警衛、消防、交通、供電等專業人員共同組成。這就決定了保衛部門的工作必須遵循既要堅持統一領導，又要實行分工負責的工作原則。根據這一原則，安全保衛組織要按照不同單位、不同業務進行任務分工，部署和安排工作力量，并要求定崗、定責、各司其職，各負其責，有效發揮各參與單位和部門的職能作用。

堅持分工負責的原則，可以防止因分工不同、責任不清而影響各項安全保衛工作的組織和落實。同時，對競賽活動中發生的問題能夠及時掌握情況，解決問題，并準確地追究有關當事人的責任，保證安全保衛工作的開展。

3．安全保衛工作的管理

競賽安全保衛工作的管理，是安全保衛部門為保證競賽期間競賽任務的完成，提高安全管理效能所進行的各項活動，也是安全保衛部門的重要職能。它通過有關單位和部門之間的協作，有組織、有計劃、有目標、有措施地對競賽活動進行全方位的安全管理。保證競賽活動安全是安全保衛工作管理根本目的。

（1）管理范圍

賽會中安全保衛工作的管理范圍，是由競賽活動的范圍、內容、特點和保衛工作的具體任務來確定的。一般包括內部安全的管理和競賽活動安全秩序管理；競賽活動安全秩序的管理主要是指競賽期間與會領導、外賓、觀眾的安全管理。從管理對象上講，一般可分為人的管理、物的管理和具體競賽活動的管理。明確保衛工作的管理范圍和具體管理對象，加強預防工作和重點管理，更好地貫徹“預防為主，確保重點”的保衛工作方針，同時有利于在安全保衛業務方面與公安機關及有關部門實行明確的界面分工管理，以促進安保工作任務和目標的落實。

（2）管理內容、方法和程序

根據保衛工作的管理范圍、管理對象和競賽工作實踐，保衛部門的管理內容主要有三個：

1）競賽活動的管理

體育競賽活動具有三個特點。一是多層次、多形式、多內容的競賽活動開展得越來越廣泛；二是使國際間體育交往日益增多；三是各級政府領導人對體育事業的關注程度日益加強，高規格政府要員經常參加或出席觀看體育比賽。這就要求安保工作在競賽活動中必須認真組織、周密部署，精心安排，萬無一失，確保安全。從管理方法和程序上以完成競賽任務為中心，做好階段性工作。

第一，組織領導。安保工作的組織領導是根據競賽活動需要及競委會的安排，由政府公安機關或主辦單位內保組織承擔。一般重大或特殊的競賽活動均由公安機關負責組織領導并在其業務指導下，由主辦單位的內保組織負責。具體工作根據保衛工作的業務分工，由安保部門各崗位工作人員負責。

第二，制訂計劃。競賽活動的安保工作計劃是根據競賽任務要求進行整體設想和安排的。計劃的制訂要與有關單位、部門加強聯系，互通情況，密切協作，相互配合，了解和掌握競賽活動的全面情況。根據情況部署保衛力量，并提出具體工作要求和制定出切實可行的安全措施。要注意計劃必須在調查研究的基礎上既要周密可行，又要便于安全工作的組織和實施。

第三，組織實施。在安全保衛工作管理過程中，組織實施是具體落實計劃，完成計劃任務的重要環節。組織實施的內容包括：部署計劃，說明任務要求，工作原則，措施和方法以及人員的分工與責任。

根據前述統一領導、分工負責的原則，在組委會領導下，安保部門負責組織召開保衛工作的協調會議，介紹競賽安排情況，布置保衛工作任務，協調有關單位和部門之間的關系，處理和解決好計劃實施過程中可能提出和出現的問題，并按保衛工作的業務規律及分工將各項保衛任務落實到有關單位、部門和人員。在具體的組織實施中還要注意重點做好四個方面的工作：一是搞好主會場、運動員駐地、比賽場地的安全管理和國家領導人主要行車路線的安全警衛工作。二是做好競賽活動過程中各種證件的制定、使用和保管。三是對大型活動的開、閉幕式，火炬傳遞和特殊的競賽項目如射擊、公路自行車、馬拉松、飛機跳傘等賽事要按特殊的安全管理規定向上級政府部門申報，同時向公安、交通管理部門通報情況并備案，經批準同意后，才可按程序辦理安全手續，實施各項安全保衛措施。與此同時，要求各參賽單位、個人嚴格遵守競賽活動的有關規定和主辦單位的內部規章制度，包括安全教育、觀眾組織、各種設施設備狀況調查、票證安排、停車場設置以及應急措施安排，重大國際比賽一般還有賽場內工作人員政審等。四是做好比賽場地、運動隊駐地等競賽活動場所的安全宣傳和教育。注意飲食安全和貴重物品的保管存放，加強防火、防盜、防特殊治安災害事故、防暴力的防范檢查工作，發現隱患和存在的問題要及時予以指導，并與為競賽提供服務的單位共同研究，提出解決問題的辦法和改進措施，保證檢查效果。

第四，總結。總結是對安保工作的執行情況和任務完成結果，在檢查的基礎上實事求是地做出客觀全面的評價。其目的在于總結競賽活動中保衛工作成功的經驗，吸取工作中的經驗教訓，改進今后的工作。通過總結使我們對競賽活動中各項保衛工作內在的、必然的、本質的聯系得出規律性的認識。并把這種認識上升為競賽活動中保衛工作的管理知識，成為指導、推動安全保衛工作的積極因素。

2）人員的管理

競賽中安保工作的人員管理，是指對參與體育競賽活動的各種人員的管理，包括大會所有工作人員、運動員和觀眾。人員管理是安保部門通過組織、宣傳、教育、處理的方法實行管理。其管理方法是：第一，要加強同各單位、各部門、各運動隊行政組織和領導的聯系，了解和掌握被管理人員的情況，并要求各運動隊設立治保安全員，負責本隊內部的安保工作；第二，要利用各種宣傳形式，提高和加強被管理人員的安保意識，使工作人員、運動隊及觀眾共同的自覺維護好賽事活動的秩序；第三，要對競賽活動中發生的各類案件，治安災害事故及時打擊處理，維護正常的競賽秩序。對涉外人員要按外事工作有關規定辦理。

3）物品的管理

競賽活動中物品的管理主要是指對貴重物品，易燃易爆危險品，競賽設備器材等物品和現金管理。

由于競賽活動的需要，參賽單位或個人都攜帶有一定的貴重物品、貴重器材和大量現金，特別是有些競賽項目還帶有槍支、彈藥等易燃易爆危險物品，因此，加強物品的管理是安保部門、使用單位和管理人員的共同責任。在物品的管理上做到：一是了解掌握物品的數量、特征、所屬單位、保管人等情況，建立登記制度；二是協作有關行政部門做好各種物品和現金票證的保管工作；三是對物的使用，保管情況進行安全檢查，監督有關單位和人員實行安全管理；四是明確保管單位和保管人員的管理職責并按有關規定和要求制定出物品的安全防范措施，防止各種物品損壞、丟失和被盜。

（五）組委會財務部門的管理

此部門是只有在大型綜合性運動會組織工作中才設置的機構，一般中小型運動會，財務管理工作的職能是設在行政后勤部門，也有的是設在辦公室職能中。

1．大型綜合性運動會資金投入的特點

不同類別和級別的運動會其規模和形式也不相同。對小規模運動會的資金投入相對簡單，而大中規模的就相對復雜一些。對于大型運動會的組織，無論是世界性、洲際性還是全國性、地區性的，由于競賽規模擴大和競技水平的提高，舉辦經費也越來越多。歷史上耗資最多的是1980年的莫斯科奧運會，高達90億美元；1992年巴塞羅那奧運會耗資74億多美元；1964年東京奧運會和1988年漢城奧運會，耗資在30億美元以上；1990年由我國舉辦的第11屆亞運會，全部耗資也在25億元人民幣左右。

運動會投入資金的來源多渠道，與經濟實體的結合越來越緊密。巨額的競賽經費，單靠政府和地方撥款是不可能的，需要多方籌集，多方投入，必須尋求企業公司和商業財團的幫助，沒有他們的捐贈和贊助，大型的體育比賽就很難進行。大型運動會的組織有著參賽人員多、運動項目多、耗費資金多的特點，經濟關系十分復雜，不僅固定資產投資多，運動會業務費的收支也面廣而復雜，牽涉到政府機關、企事業單位、社會團體以及家庭和個人。

運動員自報到之日起，住宿、交通、副食補貼、裁判員的差旅費、大會工作人員的補貼以及醫療費等，都需要打足預算。同時，由于參賽運動員流動性大，有時會有變更，給管理工作帶來一定困難，加之規模較大，籌備時間長的綜合性運動會，還要根據市場物價的變動而必須不斷調整預算，以完成賽會的財政需求。

2．一般組織大型運動會的經費支出方向

（1）市政建設費

包括機場、港口、衛生檢疫、通信系統、供電供水系統、安全防衛系統等的費用。悉尼奧運會投資4.6億美元用于電子通信，這其中包括2000臺電視攝像機和數萬部手機，還有9000臺電腦，它是1988年漢城奧運會在這方面投入的9倍。北京為籌辦第11屆亞運會時，曾新擴建四條馬路，新建四座立交橋以及相配套的地下水管道，電子服務設備和電視轉播系統。日本、韓國為籌辦奧運會所進行的市政建設也是引人注目的。

（2）場地建設費

體育場地建設為運動競賽提供良好的物質條件，也是運動員提高運動成績的一項基礎性工作。體育場地包括體育場、館、池、射擊場、自行車賽場和水上運動中心等的費用。

（3）大會組織費用（基本費用）

設備器材、公務費、公關費和獎品費等；宣傳推廣費，人員費，包括住宿費、交通費、差旅費或補助費、醫療費等；大型活動費，主要指大型文藝活動的培訓表演、大型展覽會所需要的費用。

3．財務部門資金管理的內容

（1）預算控制與管理

在運動會組織過程中進行預算控制和管理是指運動會的組織者在運動會籌備開始時就要對所要舉辦的運動會進行全方位的統籌規劃，進行資金投入和產出的預計核算，并且對運動會本身資金的使用進行全面的控制，使運動會組織的預算控制在一定的特定范圍內并進行管理，具體包括收支與預算比較、稅收、利潤、債務還清、遺產處理、現金流動。

（2）資金的收入管理

運動會資金的收入，是由運動會的經營計劃決定的。通常情況下，其內容主要有：門票收入、廣告收入、出售電視轉播權收入、客房收入、餐廳收入、各種服務收入等。由于運動會經營資金收入是不確定的，必須遵循責權原則，加強與計劃部門聯系，隨時掌握資金收入情況，對已經取得所有權的收入性資金都要及時入賬，統一管理。

4．資金的支出管理

（1）各部門、各賽區的支出管理；根據各部門其職責范圍、工作任務向大會編報經費支出預算，對大會財務部門的經費開支實行“指標控制”的辦法。

（2）計劃外的支出管理，這筆開支必須及早提出，方可追加支出預算，經財務部門審核報組委會主管領導批準后方可開支。

（3）資金使用風險管理，建立資金使用評估和審計監督制度，防范資金風險。

5．運動會組織成本費用的確定

（1）折舊費

市場經濟條件下，運動會所需場館及器材設備都需要經營運作，體育場館及時得到組委會的設備折舊補償，實物或配件上得到替換，使原有資產能夠保值增值，同時有利于保持設備完好，使之達到競賽及會務組織工作的需要。

（2）人員接待費

它包括住宿、伙食及伙食管理費，交通車輛費、差旅費、醫藥費。

（3）活動組織費

它包括裁判培訓費、宣傳、公雜、獎品、安全保衛、通信、藥檢等費用。

（4）器材設備及場地布置費

（5）比賽經營管理費

它指比賽管理中不易直接計入的一切開銷，包括工作人員工資或補貼、福利費、貸款利息、水電費、交通養路費、罰款等費用。

6．財務部崗位設置及主要職責

（1）總會計師崗

運動會的經費及財務管理工作，是一項具有自身特點和規律的工作，不應看成是一般事務性工作，其政策性和專業性很強。因此，要選配熟悉體育財務業務特點、有較豐富實際工作經驗并具備相應職稱的專職財會人員擔任此項工作。

其主要職責是：依據國家財政部門對舉辦運動會的有關規定，本著勤儉節約的方針，結合本屆運動會的實際情況，編制各項經費預算，協助組委會制定大會開支標準及財務運行管理辦法（編制預算方案，應在組委會確定經費使用總方針的基礎上，先由各個部門分別提出預算草案，然后財務部門進行匯總審議，再進行綜合調整后，報經組委會批準實施）。對于大會的使用經費進行監督并實行風險控制管理。

（2）財務監督崗

1）審核重要的財務報表和報告，對財務報表和報告的質量負責。

2）參與審定財務管理規定及其他經濟管理制度，監督檢查各部門財務運作和資金收支情況。

3）審核各部門在規定限額范圍內的資金使用情況。

4）參與審定大會重大財務決策，包括審定大會財務預、決算方案，審定重大經營性、投資性、融資性計劃和合同以及實施方案。

5）對大會批準的重大經營計劃、方案的執行情況進行監督。

6）依法檢查組委會各部門相關業務活動、資金使用的合法性、真實性和有效性，及時發現和制止違反國家財經法律法規的行為和可能造成出資者重大損失的經營行為，并向大會組委會報告。

（3）會計崗位及職責

1）正確設置賬戶、使用會計科目，負責大會各項開支的原始憑證、記賬憑證和業務內容的審核工作。

2）負責登記總賬、明細賬和各種輔助賬，在保證賬賬相符、賬實相符的基礎上，正確、及時編報有關會計報表。做到日清月結，賬目、報表清楚、準確、真實。

3）按照規定將電腦會計軟件內的會計資料及時備份，刻錄光盤，打印記賬憑證和會計賬本。同時負責大會組委會會計檔案、資料的整理、裝訂和保管工作。

4）負責大會固定資產的建賬、核算、登記工作，并配合辦公室進行財產清查。

5）負責及時清理應收、預付款等往來賬目，發現問題及時處理，防止呆賬、壞賬的發生。

6）為組委會財務監督機構提供有關財務會計資料和信息。

（4）出納崗位職責

1）按照組委會確定的有關規定和執行國家財會制度，負責辦理現金和銀行存款的收、付等業務。

2）負責日常報銷工作。嚴格審核報銷單據、發票等原始憑證，按照報銷的有關規定，辦理現金收、付業務，做到每筆業務合法準確、單證齊全、手續完備。

3）現金管理要做到日清月結，不得白條抵庫和公款私借，因公借款須經領導簽字批準。發生現金收入業務，必須開具收據并及時送存銀行，不能坐支。

4）負責辦理有關的銀行業務。根據審核無誤的憑據，辦理銀行存款、付款業務并及時入賬，定期與銀行對賬，做到賬單相符，每月末編制銀行存款余額調節表。

5）根據原始憑證編制記賬憑證（采用電腦記賬時負責錄入原始憑證），登記現金和銀行存款日記賬，確保賬款、賬單、賬證相符。

6）負責大會所規定的相關人員及運動員的福利、獎金、勞務費用的核算、發放工作，負責個人所得稅的代扣代繳。

7．財務管理中應注意的幾個原則

（1）責權原則：運動會資金收支，既有時限要求，也有貨幣關系問題。在資金管理中，力求以“責權”為標準區分哪些資金是收入性的或帶有收入性的，哪些資金是支出性的或帶有支出性的，以及哪些資金是考核計算運動會經營成果的依據，為保證運動會順利進行具有重要作用。

（2）物價對等原則：所謂物價對等，是指把運動會經營過程中組織進來的物品按照限制等價折成貨幣對等的方法。

（3）保證原則：運動會中的物價對等的支出與使用，要保證運動會本身的需要，但也要貫徹精打細算、勤儉節約的精神，把錢花在刀刃上。

（4）分賬連類原則：指在實際工作中對競賽經費的收支設立賬戶，并在此基礎上按收支項目歸類的一種核算方法。遵循這一原則，一方面，分賬可以提供競賽內容考核計算資料，另一方面，可提供經營收支項目的考核計算資料，從而為資金管理創造有利條件。

（5）財務約束原則：財務約束，也叫財務管理責任和制度執行。

（六）組委會行政后勤部門的管理

行政后勤工作機構是大型運動會組織工作中的重要組成部分。其主要任務是：做好運動會的后勤保障工作，為運動會掌管好賽會各項使用物資；做好生活接待，在食宿、交通、通信、醫療衛生等方面為全體與會人員提供良好的生活環境和工作條件。此項工作，是運動員充分發揮技術和才能、創造優良成績的重要條件，也是開好運動會的保證。

1．崗位設置和人員要求

行政后勤工作是一項接觸面很廣的工作，它既具體、細致，又政策性較強，在崗位設置和人員要求方面，必須注意并根據這一特點進行科學、周密的安排和明確的分工。行政后勤工作人員不僅要有一定的體育業務知識和大型運動會行政后勤管理的經驗及工作能力，而且還要有良好的政治素質和思想品德。要明確地樹立一切為保證競賽任務順利完成的服務思想，同時要有高度的責任感和吃苦耐勞、公正廉潔、親切熱情、全心全意為人民服務的奉獻精神。

行政后勤部門，應設部長1人，副部長1～2人，其他工作人員一般主要有六個工作崗位，其人員數額，可根據不同的工作量，采取一崗多人或一人多崗原則配備。

（1）財務管理崗：若中小型賽會，組委會一般不專設財務部，運行經費的管理大多設在行政后勤部門的職能中。故此崗位人員要負責統籌和掌管運動會的各項經費，編制預、決算，監督、檢查、審核各部門的經費使用情況。在財會人員配備上要注意會計和出納必須由兩人分擔，不得由一人兼任。

（2）行政管理崗：負責運動會后勤保障方面各項物品的購置、分配及制定使用、保管制度。

（3）生活管理崗：負責按照大會統一標準為與會全體人員提供食、宿的安排和管理。

（4）交通管理崗：負責配備、提供各種所需車輛，并負責車輛的管理、調配和對司機的管理教育。

（5）接待服務崗：包括參賽隊（團）的接送，票務（返程）及生活服務工作。

（6）醫務：負責賽場和住地醫療救護和衛生、保健工作。

2．工作程序和方法

在行政后勤機構確立之后，全體工作人員特別是擔任領導職務的人員，必須全面了解和掌握運動會總體計劃和要求，及時掌握各項工作的進程和變化，這是做好行政后勤各項工作的主要依據。其工作程序是：

（1）設立行政管理部門各職能處（組）

根據行政管理部門的主要任務設置職能處（組），明確責任分工后，對組委會各部門在籌備和組織實施階段所需的各類辦公用品用具、通信設備、服裝、器材、交通工具、獎品、紀念品、生活用品等，及時按計劃購置、租賃和儲備，以保證各部門的使用。對各類物品的管理和使用，要建立出入庫手續和領取、發放、歸還等使用制度。

（2）進行生活接待的準備

住宿的接待準備，負責接待工作的人員首先應了解和掌握被接待人員的情況。包括運動會在編和編外各類人員的人數、性別、職務、身體情況，并根據大會規定的等級標準，聯系確定適宜的駐地，在不超過住宿標準的前提下，要力爭選擇與賽場、練習場較近、環境幽靜、交通方便、通信設備條件完善、有沐浴設備、能就近醫療的賓館、會所提出接待方案并報大會組委會審定。住宿分配方案要按照先編內后編外，先教練員、運動員、裁判員后工作人員，先領導、來賓后其他人員的原則和各類人員相對集中的原則制定出大會住宿計劃表。安排住宿時，要注意根據運動會規格標準，每間住房人數不宜過多，條件差別不宜過大。如安排有困難時，可優先照顧少數民族和邊遠地區團隊。同時要注意了解掌握住宿時間和人數的變化情況，及時做出住房的調整。國際比賽各團隊的住宿及其他服務內容必須做到對所有國家一視同仁，條件相等。

飲食的安排，飲食的配備安排，要充分考慮運動項目的特點，注意營養配餐原則，并要特別注意尊重少數民族，應設立專灶伙食。根據國家的衛生防疾要求和規定，在伙食管理上做到“六個分開”，即灶具、餐具、餐廳、食品、炊事人員和服務人員與普通灶分開。同時要注意做好傷、病人員和需要控體重項目的運動員特殊需要的飲食供應。

就餐辦法及方式，就餐辦法。一般宜采用憑券或憑證就餐辦法。即按每日伙食標準，劃分早、中、晚三餐的具體標準，印發不同顏色的早、中、晚餐券，標明日期，憑券就餐。國際比賽應采用憑證件就餐的方法。

就餐方式：一般根據標準采用半自助餐或全自助餐方式為好。即主要副食菜肴按份分配，非主要副食菜肴和主食、湯料等實行個人自取的辦法。伙食標準合適并具備一定就餐條件的，亦可實行全自助餐方式。這種方式，既符合衛生要求，又可按需選擇品種和數量，避免浪費，同時也便于對臨時就餐者的供應和結算。就餐的時間可根據大會安排和競賽的需要規定，盡量為參賽人員提供便利。

嚴格把好飲食衛生關。做好運動會的食品衛生防疾工作是直接關系運動員能否順利參加比賽的大事。因此，為運動會提供就餐和住宿服務的單位應在衛生防疫部門直接參與指導下，制定餐廳飲食衛生的規章，并嚴格執行，切實保證餐廳、制作間環境衛生。生、熟食品必須符合衛生要求，嚴格防止各種疾病的傳染和食物中毒事件的發生。與會人員若發生傳染性疫病，要及時進行隔離處理。

（3）交通車輛的管理和調配

交通管理是專業技術性較強的崗位，要選配熟悉此項業務和懂交通法規的人員出任該崗工作。交通管理崗位的主要任務有：

根據運動會的規模情況，制定大會各部門車輛配備原則、標準、管理和使用辦法等。原則上全部車輛應統一管理和調配，但為便于工作，對用車率較高的業務部門，可調撥一定數量車輛，交其自行管理使用。對有駕駛執照的各部門管理人員要定期進行交通安全教育和監督。

負責做好車輛的安全檢驗，并按法律規定辦理車輛保險。運動會所有車輛在大會期間均應懸掛大會安保部門統一發放的運動會專用標志車證。在車輛少、比賽項目多、賽區分散、路途遠的情況下，可根據情況安排適量的大會定時班車。為了保證行車暢通和便于與會人員乘車，還要選好停車場，做到車輛進得去，停得下，出得來，就近方便、安全可靠。

辦好司駕人員崗前培訓班。對來自不同單位的司機及車輛管理人員，在上崗前，應集中進行培訓。要結合運動會的特點，進行職業道德、交通法規、確保安全和以競賽服務為中心的職業教育，同時要熟悉賽會的常用線路和所服務的對象。以及相應的獎罰條例等管理制度。

（4）大會期間的接送站和票務工作

接待工作人員要體現出熱情好客、禮貌待人的人性化服務意識，使長途跋涉、旅途辛勞的參賽人員一到賽區，便感到親切、溫暖。

做好接站、送站工作。國際比賽和全國性大型運動會，對與會人員的接送站工作非常重要，也非常繁重，是大會的首要服務工作，要認真做好。接、送的日期一般應由參賽人員在大會規定報到日期的前三天通知接待單位。行政后勤部門應掌握需要接站或送站人員抵、離車站、機場或港口的準確日期、車次、班次及人數等。可成立接、送站服務小組，配備專人，制訂接、送站計劃，分別負責車站、機場或港口的接送任務。尤其要準備好醒目的接站標志和足夠的車輛。

接站工作要有應變措施，預防晚點和人員數額的變化。要配備值班車輛，并適當準備一些食物和飲料，供誤時、誤餐人員食用。在送往住地途中，接站人員應主動熱情地向外地人員介紹運動會的籌備情況，并積極引導和協助辦理食、宿手續。

辦理代購返程票務。印制“返程票務登記報表”，要求預訂返程車、機、船票者按提前5～10天填報。報表欄目中包括：車、機、船票類別（軟、硬臥、硬席、艙位等級等）、日期、車次或班次、數量、是否中轉等項。購票方法有兩種：第一，購票者預交全部票款，由大會統一購買后發放。如遇臨時改變計劃，要求退、換票者，應盡量予以解決。確有困難時，應按規定扣除退票罰款。第二，邀請車站和航運部門，按預計計劃，登門辦理售票。

（5）醫務衛生工作

根據運動會的規模大小，配備專為大會服務的醫務人員和治療一般性外傷及一般性疾病的藥品。同時聯系確定為賽區服務的定點醫院，便于參賽人員若遇重大傷病，能及時送醫院治療。醫療費用按國家公費醫療和醫療保險制度執行。無公費醫療和醫療保險關系者，由參賽單位解決，國際比賽，則由各國代表團自行解決。另外，賽場一般應配備救護車輛，以備急需。

3．應注意的有關問題

（1）注意加強工作人員隊伍的培養和建設

大型運動會的行政后勤人員往往來自社會不同的單位，尤其需要進行必要的崗位培訓，同時還應制定一系列的規章制度，加強管理和教育，并在工作中實行崗位責任制。各項工作要求做到“責任清、任務明、運轉快、指揮靈”，遇事“不推不拖、團結協作、完全徹底、有始有終”。在服務方面要做到“熱情主動、文明禮貌、細致耐心、不急不躁”。

（2）處理好與各部門的關系

行政后勤與其他部門，在工作上應是團結協作、相互支持、積極服務的關系。為此，行政部門應通過多種渠道和方法，主動了解各部門在各個不同工作階段的后勤保障需要，以積極的態度，調整和改進自身工作內容和進度。另外，行政后勤工作凡涉及各參賽單位的一些新規定或變化，都要及時以補充通知的形式告知各參賽單位，使其做好相應的調整。

（3）善于爭取有關單位和部門的支持

圓滿完成大型運動會的行政后勤工作，需要各有關單位的配合。如果得不到糧油、副食、水電、交通、通信、醫療衛生等單位和部門的大力支持、協助，是很難完成任務的。因此，要善于做好與有關單位的互助協作，以得到各方面、各部門的理解和支持。

（七）組委會大型活動部（也稱文化活動部）的組織與管理

大型活動部，一般是為規格較高、規模較大的綜合性運動會而專門設立的部門。

其主要工作任務是：開、閉幕式的組織，大型群眾文體活動表演，其他大型文化及商務活動的展示和推介等。主要目的是通過各種大型活動組織，特別是通過開、閉幕式的組織，全面體現運動會的宗旨和精神，從不同的角度反映運動會主辦單位或地區的文化素養、精神風貌及提高主辦方的社會知名度，同時還有通過組織各種不同形式的活動達到鼓舞斗志、增強信心、振奮精神和擴大運動會聲勢和影響的目的。

1．大型活動部門的主要工作特點

（1）工作任務明確

每當運動會結束以后，在人們頭腦中留下較深印象的往往是開幕式的盛況。因此，大型活動部門的中心工作就極為明確地體現在開幕式和閉幕式的組織上。

（2）工作責任重大

運動會大型活動組織的好壞，特別是開幕式組織的好壞，直接關系到運動會的社會效果及運動會宗旨能否實現。如果大型活動組織得不好，將會使整個運動會達不到應有的氣氛，使賽會的檔次和社會宣傳效果大打折扣。

（3）工作條件相對艱苦

由于大型活動，特別是開、閉幕式或火炬接力等活動是極為繁重、復雜而又非常細致的工作，這就決定了大型活動部門的工作人員要在不同的環境中工作。特別是在組織富有特色的開幕式時，就要到社會各方面去發現演員、挑選演員和組織節目，進行排練，需要做大量的聯絡組織和訓練工作。因此，這個部門的工作人員大都要在基層開展活動，條件比較艱苦。

2．大型活動部門的崗位設置及人員編制

（1）大型活動部門崗位設置

1）辦公室（屬內勤崗），可設一人或多人處理日常聯絡協調及后勤保障工作。

2）服裝、器材、財物（屬管理崗），可設一人或多人，負責大型活動部門的財務管理，開、閉幕式或火炬接力等活動所需的服裝、器材的調配及購置工作。

3）編排設計（屬藝術專業崗），按組委會規格要求進行文化藝術結構和畫面的總體設計，并進行節目排練方式方法的分解設計以及排練人員的培訓。一般根據需要選調多名專業編導人員組成專家編導組，負責文化和體育表演的組織設計以及導演工作。

4）表演排練（屬業務崗），可按表演要求設若干領導小組或設若干工作人員。負責開、閉幕式表演的排練工作。如背景臺表演的組織、大型團體操的組織、入場式儀仗隊的組織、大會樂隊的組織、各種特邀表演的組織。

（2）大型活動部門人員素質要求

根據大型活動部門的特點，要求其工作人員有較高的思想素質和業務專長。

1）熟悉大型活動的組織工作，并具有較強的組織、指揮能力。

2）編排業務崗的人員要有一定的藝術素質。要配備具有文藝、美術、體操等不同藝術特長和編排設計、導演能力的各方面人才。

3）從事大型活動部門工作的人員要有艱苦奮斗、不怕辛苦、勇于拼搏、準確無誤完成任務的思想和作風。

3．大型活動部門的工作內容和程序

大型綜合性運動會組織工作有三個基本階段即準備階段、實施階段、總結階段。

（1）策劃及準備階段

準備階段主要是組織籌備工作。這一階段的工作特點是以籌劃、設計為主。首先要成立機構，進行分工，然后對開、閉幕式進行籌劃，提出設想，制訂工作方案，報請組委會批準后，按工作范圍對工作人員進行分工，做好實施計劃的準備。這是本階段的主要內容，所需的時間不長。

（2）實施階段

根據工作需要，一般在實施階段要分為會前準備和大會期間兩段工作。

1）會前工作

這階段的工作特點是，工作量大，時間長，工作條件艱苦，基本上是大量的聯絡和組織工作。

這步工作主要是根據開幕式節目的設計、編排方案進行操作和準備，并據此去選拔演員或演出團體。因為一般開幕式表演需要的人很多，因此，大量的組織排練工作隨之而來。這里也還包括聘請導演和教練人員、準備制作演出服裝以及籌備表演道具，等等。在訓練的一定階段時還要組織規模不同的合練，以達到開幕式方案所要求的效果。再就是要成立開幕式現場臨時指揮部。這項工作是在會前準備階段的后期進行的。開幕式臨時指揮部一般由大型活動部牽頭，組委會其他部門配合共同組成的。指揮部的作用是控制、指揮開幕式各項活動準確、順利地進行，是整個開幕式的樞紐。

開幕式臨時指揮部只對開幕式的各項活動進行指揮，因此，這個臨時機構的人員是從運動會各職能機構工作人員中臨時選派的，工作期限僅限于開幕式預演和正式開幕式，開幕式后，臨時指揮系統便自行取消。

開幕式現場指揮系統的職責及分工：

一般較大規模的綜合性運動會的開幕式現場指揮系統要建立兩級指揮機構，即總指揮部和分指揮部。

第一，總指揮部。總指揮部設總指揮一人（一般由組委會秘書長擔任），副總指揮若干人，并下設辦公室及工作人員若干人。其主要任務是全面組織領導和指揮開幕式現場的各項工作，并及時處理開幕式過程中發生的一切問題。總指揮部下設的辦公室的主要任務是接受總指揮、副總指揮的領導，完成總指揮部的各項具體工作，并負責與分指揮部的聯絡。第二，分指揮部。分指揮部是負責各項具體工作的指揮部。

入場式分指揮部：負責開幕式儀仗隊、各代表團隊伍、裁判員隊伍的組織以及與入場式相配合的奏樂、獻花和升旗儀式等項組織工作。背景臺表演指揮部：負責背景臺表演人員的組織及現場指揮等項工作。

大會表演指揮部：負責開幕式各種表演的組織及現場指揮工作。

大會服務分指揮部：負責會場所需水電、音響設備、電信、醫療急救以及各類服務保障工作。

安全警衛指揮部：負責開幕式現場內外安全保衛、警衛人員配備及交通管理等項組織指揮工作。

各分指揮部還可根據其具體任務，本著從實際出發的原則，設立臨時崗位并配備工作人員。

2）大會期間

此階段大型活動部門的工作特點是，工作節奏快，工作質量要求高，時間計算精確，環節銜接緊湊。

第一，開幕式的組織。

開幕式一般程序：

宣布×××運動會開始；

入場式開始—裁判員、運動員入場；

奏樂（國歌、會歌）；

領導人致辭；

裁判員代表宣誓；

運動員代表講話；

裁判員、運動員退場；

開幕式表演開始；

宣布開幕式結束。

入場式隊伍的組織：

裁判員和運動員隊伍是入場式隊伍的主體。對這支隊伍人數、隊形和著裝以及行進速度和間距等事先要有明確的規定和要求。一般應在鼓樂聲中，列隊繞場一周，經過主席臺，接受檢閱。在通過主席臺時既可以莊嚴、整齊的步伐行進，顯示運動員良好的組織紀律性和英勇頑強的優良作風，也可以在行進間采取具有特色的多種表演形式，體現不同地區、不同民族和不同項目運動員的特點和活潑、熱情的精神風貌。但原則上不得在主席臺前停留，以免影響入場式隊伍的行進速度。

運動隊入場排列順序，有多種辦法。按國務院公布的各省、自治區、直轄市序列，按拼音字頭或按報名順序等均可。一般主辦單位隊伍排在最后。有些運動會為節約時間或因場地條件限制，入場式隊伍也可以不采用繞場行進方式，而采用在場內主席臺對面的遠端集合，按單位排成縱隊，在運動員進行曲的伴奏下，集體齊步面向主席臺行進。這種形式效果也是非常壯觀的。

禮儀性隊伍的組織：

如果在入場式隊伍中增加禮儀性隊伍，將使開幕式的場面和氣氛表現得更加莊嚴、隆重、熱烈、歡快和豐富多彩。

禮儀性隊伍一般包括：樂隊或鼓號隊、國旗先導隊、鮮花方隊、紅旗方隊、標語方隊以及專項模型方隊等，視運動會的規模和不同要求，可以有所增減。

入場式序列一般為：

國旗先導隊：通常由八人組成，國旗規格為6尺×9尺；

樂隊或鼓號隊：可隨隊行進，亦可在固定地點演奏；

鮮花方隊：在繞場一周，到達主席臺前時，即左右分成兩排，站在各運動隊前，待入場式隊伍全部到達指定地點時，迅速分成兩路繞撤至各隊隊尾，形成紅旗屏障；

標語牌方隊；

裁判員隊伍；

各運動隊；

尾隊。

開幕式的時間安排：

一般不宜過長，大體掌握在40～90分鐘之間較合適。

第二，閉幕式的準備。開幕式結束后，大型活動部的工作人員應立即投入運動會閉幕式的組織準備工作。這階段工作特點是時間短，任務重。首先應迅速修改、確定閉幕式的形式、規模（室內、室外），然后積極準備。

內容包括：進行閉幕式節目的組織，會場的安排布置、表演道具的準備，會場工作人員的訓練等。在90%的競賽項目結束后，閉幕式工作必須組織準備完畢。

運動會閉幕式基本程序：

宣布運動會閉幕式開始；

裁判員、運動員入場（也可不入場）；

宣布比賽成績和獲獎人名單；

發獎；

致閉幕詞；

宣布大會閉幕；

閉幕式表演開始；

閉幕式全部結束。

運動會閉幕式的組織形式：閉幕式沒有固定的形式和限制，可根據運動會的具體情況確定，可場內也可場外，可室內也可室外，可以體育表演也可文藝表演，可有表演也可無表演。但應注意的是一定要與開幕式的編排相呼應，形成整體效果。

（3）結束階段

本階段的工作重點是進行總結表彰工作。大型運動會開、閉幕式的進行，幾乎是在全社會的共同努力下完成的，為了使工作協調順利地進行，在排練過程中還要同時開展工作競賽、達標創優等項工作。因此，在會后需要進行評比和表彰。通常運動會的表彰分三種類型：

第一類是對參與開、閉幕式表演工作的單位和個人的表彰。

第二類是對支持、協作的單位與個人的表彰。

第三類是對工作出色的各級組織者、指揮者及工作人員的表彰。另外還要對大型活動工作給予支持協作的社會各界表示感謝。

結束階段的最后一項工作是進行工作總結和財物的清點工作。

以上大型活動部門工作程序和主要內容適用于規模較大、規格較高的運動會。一般中小型運動會可參照使用，但不必完全照搬，也可不成立專門機構。若開、閉幕式儀式較為簡單，可由競賽部門、辦公室和宣傳部門代理。

五、組委會外事接待部門的組織與管理

外事接待部門是運動會的一個重要組成部分。此部門系專為國際性單項競賽或綜合運動會的外事聯絡、接待工作所設。視運動會規模大小，該部門可設部長1人，副部長1～2人，接待人員若干。一般凡是須通過國際體育組織認可或申辦程序而舉行的大型國際賽事，為適應賽事的需要，原則上分為對外聯絡處和禮賓接待處。若屬于國內舉辦的一般性國際賽事，則可將聯絡、禮賓、接待三項工作統一在外事部（內部可細化分為幾個業務組）。其主要任務是對大會所涉及的（國）境外與會人員及相關事務的聯絡、禮賓、接待等涉外工作。

如果舉辦須通過國際體育組織認可或經嚴格申辦程序方可舉行的大型國際賽事，則需要按照國際體育組織的要求進行申報、申辦等一系列規定程序，此時的對外聯絡工作則屬于整個組委會籌辦階段的主要工作。

（一）相關職責

1．職責內容

（1）負責與國際性單項協會（或綜合運動會的管理組織）的聯絡工作；按照該協會（或綜合運動會的管理組織）的要求，報告籌備工作進展情況，報送各種文件。

（2）負責國際性單項協會官員，各國（地區）運動員、教練員、官員、裁判員和技術官員及境外記者等各類人員的來華邀請及簽證手續事宜。

（3）負責辦理各參賽團隊及記者、贊助商等來華的競賽器材、技術設備、攝影攝像器材等各類物資器材入出境手續事宜。

（4）負責來華觀摩團、代表團及組委會臨時交辦的外賓接待工作。

（5）負責開幕式、閉幕式、歡迎招待會等大型涉外活動禮賓方案的審定，并會同有關部門排定大型活動主席臺的禮賓順序。

（6）負責中方領導會見重要外賓的禮賓工作。

（7）負責對翻譯、陪同人員的培訓和日常管理。

（8）負責外國團隊與大會組委會內各業務部門的聯絡和接洽。

（9）負責本部門工作中的文秘、司庫（會計、庫管等）督辦、后勤工作。

2．業務分解

根據工作職責，為使工作條理化，可分為辦公室、秘書處（組）、簽證海關處（組）、禮賓接待處（組）、大型活動處（組）、禮賓協調處（組）等若干業務處（組），以便于工作的責任落實。

業務處（組）主要工作：

（1）辦公室

具有綜合協調職責，同時應承擔總值班室任務。負責傳達組委會的指示，向組委會反映有關國際組織和外賓的情況及要求。協調本部門內部及其他部門的工作關系。主要任務有：

1）聯絡中樞

對收集到的信息（文件、傳真、資料、電話記錄等）及時進行分類，根據任務性質提請有關業務處（組）處理的意見，并將有關情況及時反饋相應部門。

2）司庫

負責外事接待部門的工作經費。

負責辦公用品的發放。

收取來華參賽外國體育團隊需交納的費用。

對外賓的禮品進行登記。

3）負責本部門工作中的文秘、督辦、后勤工作。

（2）秘書處（組）

主要任務有：

1）起草、報送各種文件（含請柬、票證的印制、領取、發放）。

2）制定外賓在賽事期間的整體活動日程，如安排外賓參觀、游覽、看文藝演出等內容，在準備階段與相關單位取得聯系并落實。

3）確定贈送外賓紀念品的標準，定制或購買紀念品。

4）領取運動會發給來華外國團隊的材料、票證、紀念品等，并由接待人員落實到團隊。

5）負責外國團隊與大會各業務部門的聯絡和接洽。

（3）簽證、海關處（組）

主要任務有：

1）負責境外官員，各國（地區）運動員、教練員、官員、裁判員和技術官員及境外記者等各類人員的來京邀請及簽證手續事宜（辦理外國團隊臨時需要“落地簽”有關事宜）；如遇團體簽證來華而需要分批出境時，辦理有關分批出境手續事宜。

2）負責各參賽團及記者、贊助商等抵華的競賽器材、技術設備、攝影攝像器材等各類物資器材入出境手續事宜（此項工作與新聞、場地管理部門有銜接）。

（4）禮賓、接待處（組）

1）負責本項賽事活動中的禮賓工作。

2）負責對翻譯、陪同人員的培訓和日常管理并確定負責接待外國團隊的具體陪同人員。

3）負責對外國團隊在華期間的全部活動內容的陪同、翻譯。一般包括交通、住宿、活動（比賽、禮賓活動、參觀、采訪等）三個方面的內容。領取并發放運動會發給外賓的材料、票證等。

4）負責隨時向組委會反映外賓動態。

具體細化為如下工作程序：

制訂禮賓工作方案：針對來訪外賓的級別做出在迎送（海關）、車輛、交通（是否配備開道車）、警衛、住房等方面的不同級別的待遇規格，根據上級部門批準的接待待遇規格，安排并落實禮賓、接待工作。

參與審定大型活動中禮賓排序的工作。

制訂中方領導會見外賓的工作方案，并出席現場，安排禮賓活動。

落實場地：會見地點（國旗、音響、座次、翻譯位置等）、停車場、參加人員（中外雙方高級領導、翻譯、新聞媒體、記者等）。對陪同、翻譯人員進行篩選和培訓（培訓內容主要有三個方面：禮儀要求、紀律要求、業務工作要求），統籌安排接待各個外國團隊的陪同、翻譯人員。

應要求接待人員落實如下工作：

第一，根據組委會安排和外賓的級別、人數、活動內容（含禮賓）等情況，制訂詳細的接待計劃。計劃中要注明該團團長或領隊的姓名、身份、全團人數抵離時間、參加活動內容，是否享受迎送、免檢、免驗等待遇，住房、車輛、新聞報道的規格等及其他在華期間的一切公務內容。接待計劃中還應附有代表團名單（含中外文）、日程表和其他應附有的材料。

第二，領取并發放組委會發給接待人員的資料、票證、用品等。

第三，領取并發放外賓在活動中需要的材料（運動會統一制發的）、票證（請柬、胸卡、車證、入場券）、紀念品等。

第四，核實住房、交通、活動的接洽和銜接方式。

第五，核實外賓下榻的飯店、房間、車輛后，攜帶接待工作的全部材料后（除上述第二、第三項外，還應帶上工作用胸卡或組委會發的統一標識、接機牌、聯絡電話表、代表團活動日程、支票、適量現金、記事本等）便開始全程陪同，并隨時與接待組保持聯系暢通。

翻譯在陪同工作中除負責照料所陪同的外賓在賽區期間的食宿、交通等日常生活和各項活動外，還有責任將外賓的要求、想法、意見及時反饋給組委會有關部門領導，并將上級領導做出的決定及時轉達給有關外賓。

第六，翻譯在送行前夕，需與外賓結賬的，要與辦公室司庫人員共同當面與外賓講清，結清賬目，并出具賬單和發票等憑證，還須提醒外賓整理好行李，不要遺忘自己的物品，如需要辦理物品的出關手續，須做好準備；如遇有外賓不與團體集體出境，則需要與簽證、海關組提前聯系，并辦理分團出境手續。如送行時，需要禮賓待遇，則通知禮賓接待組領導并核實送行的時間和接頭方式。

第七，翻譯陪同人員在送走外賓后，應以文字方式向禮賓接待組全面匯報接待工作。

其他，接待處（組）還有對接待交通工具的協調管理職責，車組駕駛員的責任是安全、準時地把外賓送到活動地點。為此，須教育司駕人員在整個接待期間隨時保持車況處于良好狀態。

（5）大型活動處（組）

負責開幕式、閉幕式、歡迎招待會等大型涉外活動禮賓方案的審定，并會同有關部門排定大型活動主席臺的禮賓順序。

具體細化為如下工作程序：

1）制訂并審定各場活動的詳細計劃。

2）審定各場活動中禮賓安排的方案。

3）落實場地：一般主要是主席臺、休息室、貴賓停車場、宴會廳（橫幅、國旗、音響、座次、翻譯位置等）；落實參加人員（中外雙方高級領導、新聞媒體、記者等）；落實入場方式（證件、請柬、車證）的確定。

負責外賓出席開、閉幕式及發獎儀式的具體安排及現場實施；負責本方領導人會見外賓的具體安排及現場設施（含公安、警衛）。

由組委會統一安排的專題論壇、文藝演出、重要參觀活動以及賽事的頒獎儀式等，也屬于大型活動組的工作內容。

以上五個業務組可視為五個崗位，其人員的設置要根據運動會規模和外賓人數而定。可一崗多人，也可一人多崗或一人一崗。

（二）工作要求

外事接待部門工作的圓滿完成，是有涉外任務的各類運動會圓滿成功的重要保障，接待工作如有失誤，將直接造成不良的國際影響。因此，接待部門的工作人員，要具備較高的政治素質和較強的外事業務能力。

1．具體工作要求

（1）政治素質

1）擁護中國共產黨的領導，熱愛社會主義祖國，堅決維護國家主權和民族的尊嚴；熱愛社會主義體育事業，熟悉我國體育外事接待工作規律和特點，并能熟練地運用一門或一門以上的外語。

2）在一切外事活動中能夠嚴格執行黨的方針政策。

3）嚴格遵守保密規定，嚴守國家機密。

4）熱情友好，謙虛謹慎，不卑不亢，禮貌待人，并做到儀表整潔，落落大方，講究文明用語。

5）嚴格遵守外事紀律，做到事前請示，事后匯報，并如實反映外賓的情況和要求。不得利用職權和工作之便與外國人私相授受，自覺抵制不良思想的侵蝕。

6）堅持勤儉辦事，不搞鋪張浪費和大吃大喝，嚴禁酗酒，抵制各種不良傾向和不正之風。

（2）業務素質

1）陪同翻譯除要通曉所學的專業外語外，還要熟悉外賓參加體育項目的競賽規則和體育術語，并熟悉游覽參觀點的歷史、現狀和特色，以便適時向外賓介紹。

2）陪同翻譯要十分清楚整個活動日程。一般是在接受組委會的短期培訓時，通覽運動會全部材料（中外文），并突擊查閱自己尚不熟悉的專業單詞。通過競賽部門了解清楚外國體育團隊參賽的項目、時間、地點和場次、銜接方式，與其他各項活動聯系人的聯絡方式以及應急措施等，與陪團司機結成配合默契的工作伙伴。

3）陪同翻譯要了解自己的工作性質和工作位置。因此，在服飾、舉止、形象上要符合自己的身份。在工作中既要抓緊、盯住主要工作對象，又要在會見、大型活動等有新聞報道的場合注意回避媒體鏡頭。

2．接待程序（供參考）

（1）迎接

根據外賓抵達賽區的確切時間，準時派人到機場（車站）迎接，并嚴格按照外交禮儀接待客人，必須及時、順利地將外賓送至賽區或事先安排好的住地。從機場（車站、碼頭）到住地的路上，陪同應向客人簡略介紹運動會的情況和本地天氣、氣溫等情況，略述對客人當天的活動安排，以便客人有所準備。外賓抵達住地以后，除簡要介紹住所各種附屬設施、作息時間外，一般不要馬上安排活動，應使外賓稍事休息，減輕旅途疲勞。如時間緊，最起碼也要給對方留下更衣時間。

如有高身份外賓（一般指副部級）來訪，應安排貴賓休息室并準備飲料。外賓抵達機場（車站）時，外事接待部門負責人要主動上前做自我介紹，然后引導外賓和前來迎接的相等接待身份的中方官員見面并給雙方做介紹。在外賓和我方官員開始交談后，接待部門的工作人員要抓緊時間調配車輛，協助外賓領取行李。如需新聞報道，則需事先通知并落實新聞部門提前到場，參加迎接活動。

（2）商談日程

一般體育團隊無須商談日程，可把大會統一印制的外文秩序冊交給該團隊的負責人即可，外賓如無異議，即可按照秩序冊日程和時間執行。如來賓身份較高，又無比賽任務，只是來參觀比賽，接待部門需做出另行安排。在外賓抵達住地稍事休息后，我方主要負責人要與外賓約定時間，就事先安排好的日程和外賓會談一次，向外賓介紹我方的詳細安排，如外賓提出新要求，可在請示有關方面同意后做出適當調整。在商談日程后，可將我方舉辦的大型活動（歡迎宴會、招待會、開幕式等）的請柬送交外賓。同時，將我方領導人會見外賓的具體時間、地點等告知外賓。

（3）會見

會見就其內容來說，有禮節性的、政治性的和事務性的或兼而有之的。大型綜合性運動會期間，我方領導人會見外賓，一般是禮節性的。會見前，接待部門的工作人員應提前到達會見地點，熟悉會見場所，向我方主要參加會見的領導人簡要匯報外賓的情況。如需合影留念，要提前按禮賓次序排列好合影位置及約請好拍攝人員。

會見通常在會客廳內。會見時，客人應坐在主人的右邊，翻譯、記錄人員坐在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓順序，客人坐在主賓一側，我方陪見人坐在主人一側。

禮節性會見一般不要逗留過久，半小時左右為宜。

（4）宴會

1）宴會形式

宴會一般有正式宴會和冷餐會（招待會）兩種形式。接待部門要根據組委會的決定，根據外賓的人數、身份確定宴會的規格、形式及具體安排方案。

2）地點選擇及安排方法

選擇宴請地點時，既要考慮代表我民族特色、地方特點的傳統名店，又要了解外賓的民族、宗教、飲食習慣。一般安排在賓館、名餐館。在可能的條件下，宴會廳外另設休息廳（又稱等候廳），供宴會前簡短交談用，待主賓到達后一起進入宴會廳入宴。宴會或冷餐會的桌次，一般有下列幾種安排。

第一種，宴會形式；

第二種，冷餐招待會形式：

如出席冷餐會的主人和主賓身份較高，可設置主賓席，由服務員上菜，其他人員均到菜臺自取，然后到預置的方桌或圓桌入座就餐。

正式宴會一般均排座次，也可只排主桌的座次，其他人只排桌次或自由入座。無論哪種做法，都要在入席前通知到每一個出席者，使大家心中有數，接待部門工作人員必要時還要到現場引導，避免引起混亂。桌數較多時，要擺桌次，桌上要放上桌簽，并在請柬上注明客人的桌次，以便使客人自動按座次就座。宴會程序和要求，應嚴格按外事接待有關禮賓慣例程序去做。如大型歡迎宴會有主賓雙方講話，應事先檢查現場的橫幅（國旗）和音響設備等。

（5）開幕式、閉幕式

開幕式、閉幕式舉行之前，接待部門工作人員要向出席開幕式的外賓簡述開幕式、閉幕式的程序和內容，使外賓對開幕式、閉幕式有所了解，作好出席準備。開、閉幕式當天，接待部門工作人員首先要派人分別將參加開、閉幕式的外國體育團隊按時送到集合地點，交給隊列負責人；將不參加列隊入場的外賓引導到指定的位置就座；將要在主席臺就座的重要外賓送到主席臺休息室。工作人員必須在開、閉幕式開始前十分鐘，引導主要外賓和我方出席開、閉幕式的主要領導人進行短暫的會面。然后，中外主要領導人一起步上主席臺。按禮賓要求就座后，開、閉幕式方能正式開始。開、閉幕式的隊列入場即將結束前，陪同或外事工作人員應在退場口迎接退場的外國體育團隊，將他們引導到指定的看臺就座，觀看后續的表演。開、閉幕式結束后，盡快把外賓接回住所或下一個活動場所。

（6）比賽

開幕式活動后便進入了正式比賽日程。此時，接待部門的工作人員應配合競賽部門的工作，按時把參賽的外國體育團隊準確無誤地送到賽場，同時要把參觀比賽的外賓按要求送到該項比賽場地。參賽前，要注意提醒外賓檢查比賽用具、服裝顏色、服裝號碼，作好比賽準備工作。如在賽場發生爭執，要配合競賽部門和裁判員、仲裁委員會做好解釋工作。

（7）頒獎儀式

如外賓在比賽中獲獎，要及時把受獎外賓領到領獎集合處準備領獎，并可出于禮貌向其口頭表示祝賀。如賽區競賽部門決定由在主席臺就座的某位重要外賓頒獎，接待部門工作人員要事先將此決定通知頒獎者本人，并征求本人意見。當本人非常高興地接受頒獎要求時，工作人員就在大會主持人宣布頒獎者名單后，引導頒獎者到授獎臺向運動員頒獎。如遇到外賓有為難情緒或不愿出面頒獎時，要及時向賽區負責人匯報，以便及時調換頒獎人。

（8）游覽參觀

來華外賓除參加比賽、觀摩比賽外，外事部門要適當安排外賓的游覽參觀活動。一旦日程確定，工作人員須事先向被參觀單位及時取得聯系并簡略介紹外賓的情況。介紹內容包括主要外賓的身份、對華態度、參觀時需要注意的情況和外賓想要了解的情況等。

外賓到達參觀單位時，參觀單位應派專人負責接待。向外賓介紹本單位情況，應突出本單位特點，力求簡明扼要，實事求是，既要內容豐富，又要生動活潑。在外賓參觀時，陪同人員不宜過多，要做好保衛、安全工作。指定陪同參觀的人員應注意禮節，不要半途離去或不辭而別。如遇接電話、上廁所等臨時要離去的情況時，應事前向外賓表示歉意，待事完后再迅速趕回。在參觀游覽中對外賓提出的問題，接待人員要視情況、按政策給以答復，但要注意保密和內外有別的規定。另外，組織各種參觀游覽活動，要強調集體前往。

（9）對外賓的日常服務管理

如購物、慶祝生日、傷病處理等，都要按外事接待標準和工作要求努力做好，應做到既熱情大方，彬彬有禮，又有禮有節，掌握政策。

1）購物：外賓離開賽區前，一般要購買一些具有所在地民族特色的物品作為禮物帶回國。在外賓購物時，接待部門的陪同人員應當好向導和參謀。一般外賓購物要到指定的商店，原則上少去農貿市場或自由貿易市場，避免外賓不慎買到假貨或殘品，出境后造成不良影響。另外，在普通商店購物時，要提醒外賓應有防偷、防盜意識，陪同人員有照顧外賓的人身安全的責任。

2）慶祝生日：來華外賓可能有在運動會期間度過自己生日的。根據外賓護照上的出生日期，由接待部門負責人出面，可在外賓生日的當天晚餐時，特訂一個生日蛋糕擺在客人的餐桌上，或購買鮮花在當晚送到外賓的房間去，以示重視和親切問候。

3）傷病處理：外賓在運動會期間出現傷病或舊傷病復發時，一般由大會醫務部門負責醫治，需要到醫院就診的，接待部門應派專人陪同前往，如需住院治療，所需費用，應按競賽規程的規定或國際慣例辦理。

4）死亡處理：體育競賽是運動員腦力、體力和精神的激烈競爭，尤其是對抗性強、危險性大的比賽項目，難免會發生死亡事件。一旦死亡事件發生后，應按國際奧委會的有關文件規定辦理。第一，要由大會醫務監督部門會同賽區縣級或縣級以上的醫院出具“死亡證明”，司法機關出具“死亡鑒定書”，與此同時應盡快通知死者家屬及其所屬國家在華使、領館。若死者家屬或其在華使、領館要求進行解剖的，我方在收到有死者家屬或使、領館有關官員簽字的書面請求后方可同意。第二，對亡者遺體要做出迅速處理，可請家屬或代理人簽字后在當地火化，也可按照亡者所在國的風俗習慣及其家屬或代理人的要求，將遺體運回國內。一切回運事項均由外方自行辦理。第三，在死亡外賓尸體火化或運送回國之前，大會組委會可舉行簡單的追悼儀式，并送花圈表示悼念。第四，要對亡者的遺物予以清點，并列出物品清單。清點時應有其所屬體育團體的負責人和領、使館有關官員與我方接待部門人員同時在場。如果死亡者不屬于任何團隊，對方使、領館人員又不能到場的話，則必須由我方公證處公證人員到場；清點人員要在清點物品上一一簽字。接收遺物者要出具遺物接收證明，注明接收時間、地點、在場證明人，而后辦理公證手續。死亡者如有遺囑，應將遺囑復制后將原件交其團隊負責人或家屬。

（10）送行

對外國體育團隊的送行是接待工作能否圓滿完成任務的最后一個環節，十分重要，不可忽視。

1）確認返程機（車、船）票

這項工作要提前開始，一般在客人抵達住所后，接待部門人員就應適時詢問外賓離開賽區的日期和車、船、航班次。如外賓來華時購買的是雙程票，接待人員事先確認好，以免出現臨時無座位使外賓不能按時離去的不愉快情況。

2）辦理托運

接待部門工作人員要在外賓登機（車、船）之前到達送行地點，按規定程序幫助客人辦理行李托運及其他出關手續。如臨時遇到麻煩要主動協調或與有關方面聯絡解決。

3）歡送

在外賓離華或離開賽區啟程之前，接待部門要像迎接時一樣，安排好符合規格要求的送行活動。我方出席歡送人員的規格應與歡迎時相同。到達送行地點后，要安排好等候的環境，給外賓留下最后的好印象。當聽到登機（車、船）的通知后，引導客人至登機（車、船）的入口，我方送行人員與客人握別后，請客人登機（車、船）。要注意必須在飛機（車、船）啟航后，直至外賓看不到我方送行人員時方可離去

3．工作總結

當外事接待部門送走最后一位（批）來華外賓，所有接待任務宣告結束后，應馬上進入總結階段。總結階段的工作主要有：

（1）寫出書面工作總結

總結內容要簡明、扼要，重點突出，既要肯定成績，又要指出缺點和不足，以便今后工作注意。一般應包括：

1）參賽外賓總人數，重要外賓的身份及人數，外賓體育團隊都參加了哪些項目的比賽，取得了什么成績。如有可能，應協助競賽部門總結外賓的技術特點，先進的技術、戰術和經驗。

2）外賓出席的禮賓性質的活動；會見我方領導人情況；參觀游覽的單位、名勝古跡和其他場所；外賓的感想，重點是其對華態度及重要的事件，最好引用外賓的原話。

3）對接待外賓的支出作出估價，從勤儉辦外事的原則出發，總結全部支出情況。

4）接待部門工作人員的工作情況及好人好事。

（2）清理辦公用具、用品接待部門工作人員離會前，要把運動會期間所用的辦公用品逐一清點、造冊，上交大會行政部門。

（3）清理接待賬目

司庫人員在接待部門工作結束后，要把全部支出、票據、賬目清理造冊后交大會行政部門。