第三節 工具書的結構與功能

一、工具書的結構

工具書的結構是指工具書的整體構成形式和各組成部的基本結構。一般包括以下幾個方面：一是工具書的外部形象結構；二是工具書的知識信息結構；三是工具書的排檢結構；四是工具書的輔助結構。

1．工具書的外部形象結構

工具書與普通圖書一樣作為商品中的一種，其外觀上的美感也給人們帶來極好的第一印象。隨著人們物質文化生活水平的不斷提高，審美觀念也隨之改變，利用者在對工具書的外部形象美感要求也在不斷提高，工具書的外部形象美受到利用者們的高度關注，因此，工具書的外部形象結構越來越重要。這里所指的外部形象結構主要包括封面、版式和插圖三個方面。

封面是指對工具書起著裝飾和保護作用的那些部分，也稱為書面、書衣。主要是護封面、封面、前封面、扉頁、書脊、底封面、封底、襯頁等。由于工具書使用頻率較高，對封面用材一般都要求相對使用經久耐用。不同的工具書其封面設計美化要求各不相同，即使是同一工具書其封面各個部位的形象結構也是各不相同的。

版式指工具書排版的格式。即工具書在文字、圖表等在版面上的形式安排，它是工具書最直觀的形象格式。在工具書的版式要求上，一般都盡可能滿足用戶閱讀需要，每一個版面結構應盡量做到規范、美觀、合理、經濟。工具書的版式結構都具有普通圖書的版式結構特點和要求，但同時在圖表、標題的設計，30目錄版式設計，表格版式設計和數學公式版式設計等方面應注意相關的細節，應盡可能精心細致，美觀大方、實用，這樣有利于更好地發揮工具書的版式形象結構的功能，促進工具書的更好利用。

插圖指插在工具書文字之中的各類圖片，如繪制的圖畫、拍攝的照片、拓片的圖案等等。這些插圖往往是對文字的補充說明，它能有效地幫助讀者更好地理解工具書的知識內容。

2．工具書的知識信息結構

工具書所承載的知識信息或資料內容以其特殊的編排形式和檢索方法為讀者提供所需的知識信息及線索，它具有自身的結構體系。林玉山教授在其《工具書學概論》一書中，將工具書的知識信息結構劃分為宏觀知識結構和微觀知識結構，宏觀知識結構從工具書的詞目結構體現，微觀知識結構從通過工具書的詞條內容結構而體現。詞目結構主要包含工具書所涵蓋的知識信息范圍、所提供的學科門類、詞目數量的總體把握和詞目的語言結構四個方面；詞條內容結構是工具書的主體結構，詞條就是工具書的“正文”，詞條的數量和質量是衡量工具書規模和質量的最主要的依據，不同類型的工具書其詞條的內容結構各不同，同一類型的工具書其詞條內容結構也有繁簡之分。如語文性工具書詞條結構包括詞目和釋文兩部分，釋文的基本結構一般都包括有注音、語義注釋、修辭注釋、詞源注釋、語法注釋、例證、常見固定搭配、“參見”運用等等，而非語文性工具書的詞條結構又不相同，有的與語文性工具書的詞條內容結構極為相似，有的則大不相同，如專科性辭書、百科全書等的詞條往往能準確地反映條目的主題，其結構依據工具書的性質來決定，一般由詞條標題、釋文（正文）和參考書目三部分組成。同樣“手冊”類工具書有的詞條內容更為豐富。

3．工具書的排檢結構

工具書為了能更好地為讀者提供所需的知識信息或資料內容及線索，在其編纂中按照一定的規律采取特殊的編排形式和檢索方法將詞目進行組合排列于合理的系統中，這一系統就是我們所說的工具書的排檢結構。具體地講工具書的目錄、索引和編排方式、查檢方式合理的統一就構成了工具書的排檢結構，亦即工具書的排檢結構由目錄、索引、編排方式、查檢方式四部分組成。

工具書的目錄指列在工具書正文前的目次，一般包括前言、凡例、索引、正文、附錄等。其目的是為了讓人們利用過程中能夠快捷的總覽全書，快速查閱。

工具書的索引是工具書總目錄中的一大項，為了人們查檢工具書的條目而設置的，指引讀者對工具書進行檢索。工具書的索引的編排一般由編纂者選定。

4．工具書的輔助結構

工具書的輔助結構主要是指對工具書作介紹評述、說明的部分內容。一般包括有序、前言、附錄等等。

工具書的序也有的稱敘、序言，主要是對工具書進行介紹評述。一般由專家、學者、社會知名人士撰寫，也有編纂者自己撰寫的。

工具書的前言是指由工具書的編纂者或出版單位撰寫的位于工具書正文前面的文字。從“前言”形式上看沒有固定的模式，主要是闡述該工具書編纂的緣起、經過、編纂組織機構及其人員情況，對本工具書編纂方案、原則、要求、內容、編纂目的、意義、性質、特點、作用、使用對象以及編纂工具書的資料來源、主要參考書目等等方面的說明。

工具書的凡例是指說明工具書編纂體例的文字，也有的稱32之為“例言”、“體例”。它一般放在工具書前言之后正文之前。

工具書的附錄是對工具書正文內容的輔助、補充和延伸，是讀者經常性查檢正文相關的輔助性資料。

二、工具書的功能

工具書是在一定的社會條件下，為適應社會的政治、經濟和文化發展的需要而逐漸產生和發展起來的。隨著計算機及光電技術的應用和發展，尤其是隨著某些原始文獻的全文數據庫的建立，工具書的范圍逐漸擴大，使工具書與普通書的界限日益淡化，工具書與普通書沒有了不可逾越的鴻溝，與參考書也沒有截然的界限。但作為圖書館業界同仁們甚至是社會大眾基本上都默認了工具書與普通圖書之間存在著共同的功能，但作為被人們譽為“案頭顧問”、“無聲師者”的工具書，它就是我們讀書治、工作生活的一種工具和利器，它具有特殊的功能與作用。我國偉大教育家蔡元培先生在上世紀初出版的《植物學大辭典》序中對學術發展與工具書兩者間的關系就指出：“蓋當學術發展之期，專門學術之名詞與術語，孳乳浸多，學者不慎其記憶，勢不得不有資于檢閱之書（工具書）。既得檢閱之書，則得以所節之心力與時間，增進其研究，而學術益以進步；學術愈進步，而前此所檢閱者，又病其簡淺而不適于用，則檢閱之書，又不得不改編。互為因果，流轉無已。”當今社會已進入了信息時代，各種文獻知識海量增長，人們文獻閱讀的方式也發生了巨大改變，有限的閱讀時間與快速爆炸性增長的文獻量的挑戰，有限的知識面與廣博無邊的知識群的矛盾、有限的記憶力與激涌而至的文獻信息之間的矛盾日益加劇，著名物理學錢學森老前輩在《現代科學技術的發展》中曾這樣說過：一個化學家現在光是瀏覽一下世界上一年內發表的有關化學的論文和著作，如果他每周看48個小時，也要讀48年。可見，當今時代我們光靠“挑燈夜讀”、“皓首窮經”、“博聞強記”實在是無法奏效了，因此我們在工作生活、學習和科學研究中必須善于利用工具書這一利器，只有充分利用好工具書，才能學習、工作和研究效率得到更好的提高。

關于工具書的功能用途不同的學者有不同的論述，如將工具書喻為“知識寶庫的鑰匙”、“福海指南針”、“讀書治學之工具”。具體的有如何多源引林語堂所言：“無論古今中外，治學工具之書，皆指示修學門徑，節省時間，且可觸類旁通，引人入勝（《中文參考書指南》）。”

吳則虞分析為：“沿流溯源；校勘舊籍；古逸鉤沉；濤文用典；解答問題；臨時取便，橫通廣喻；執筒御繁”（《中國工具書使用法》）。

戚志芬在《參考工作與參考工具書》一書中總結為：“指示讀書門徑；解決疑難問題；提供參考資料；掌握學術信息；節省時間精力。”

朱天使、李國新在《中文工具書教程》一書將其歸納為：“查找詞語釋義；了解圖書內容；提供文獻線索；檢索參考資料；掌握學術信息；獲取各科知識。”

武漢大學圖書館系《中文工具書使用法》編寫組編寫的《中文工具書使用法》一書將工具書的功用概括引申為：“讀書治學的工具；傳播思想和文化的工具；圖書館工作的工具”。

福建師范大學博士生導師林玉山教授在其所著《工具書學概論》一書中將工具書的主要功用概括為：“釋疑解惑；指點讀書門徑；獲取文化知識”。

綜上所述，可見工具書的功用有很多方面，具體可概括為以下幾個方面：查考疑難問題，指引文獻線索，提供參考資料，指點讀書的門徑，揭示文獻藏所，輔助輯佚校勘，傳播思想文化等功34用，它能幫助人們提高學習和工作效率，節省精力和時間，觸類旁通，引人入勝等等。

釋疑功能。即釋疑解惑的功用。它主要是指工具書可能為人們生活、工作和學習、研究解釋疑難問題，解決不認識的各種事物、不理解的種困惑。世界上的學問是無窮無盡的，作為個人而言，無論你是多么有權威的專家，掌握和了解的本學科領域的知識也不可能是全部，大多都只是其中的一部分，更不可能把這些知識全部記在腦子里。一個從出生到最后成為偉大的科學家，沒有人敢說他是不用工具書的。任何一個人，無論他有多么能干聰慧，無論他的學術多么淵博，他都不可能掌握世界所有的知識掌握，在他的生活、工作和學習中都會遇到各種各樣的問題和困難。比如有一個字不認識，一個詞不懂其義，我們可以利用字典、詞典查找到這個字或詞的讀音、字義、詞意直到會用它，同樣在學習歷史過程中不懂名物的概念，不了解歷史人物的生平，不知道史事來龍去脈，不知地名在何處等等，我們都需要使用各種不同的工具書來解答這些問題和困惑。再如我們查考唐代詩人杜牧的《山行》一詩：“遠上寒山石徑斜，白云深處有人家。停車坐愛楓林晚，霜葉紅于二月花”。“坐”是什么意思，查《辭海》可知“坐”作“因為”講，全句的意思停車是因為愛楓林的美好晚景。字典詞典能提供字、詞和人名、地名、事件的解釋；百科全書能用于查考各種名詞術語，提供各學科的專業知識；年表、歷表則可用于換算年、月、日等等。要做學術研究，著書立說，沒有工具書幾乎是不可能的，這就是工具書在我們學習工作中的價值。

指引讀書的門徑，提供文獻線索。汗牛充棟，何以入門經——中文工具書。書目工具它可以告訴讀書做學問的人們應該讀什么樣的書，必須讀哪些好。清代學人王鳴盛說：“目錄明，方可讀書；不明，終是亂讀”。“目錄之學，學中第一緊要事，必從此問途，方能得其門而入”。他說的“目錄之學”就是書目工具。可見工具書能向讀者，提供文獻線索。“書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟”，這是讀書治學的經驗之談，但光靠勤奮刻苦是不夠的，尤其是在今日世界，由于科學技術飛速發展，記載前人研究成果的科學文獻，其數量種類在急劇增長，人們不可能通過逐篇閱讀的方法來搜集和選擇所需的材料。這時，工具書是不可或缺的。人們利用它可以迅速縱覽某一國家、某一時期、某一學科、某一專題、某一作者的文獻現狀及某一書刊的內容材料，可以滿足人們對文獻進行宏觀和微觀檢索的需求。

檢索參考資料。著書立說、教學科研、考證考究均需要查閱大量相關的文獻資料，這是進行教學科研的基礎和前提。但在平時的學習和工作中，有時只需要查閱某種特定的圖書資料，諸如某一詩文典故的出處和來歷，某一法規制度的具體內容，某一數據的準確數字，某一專名的簡要材料，某一事件的歷史情況，某一事物的圖像以及某一文獻資料等等。例如，從清代《古今圖書集成》中的《方輿匯編職方典揚州府部》中可以查到清雍正初年農村雇工剝削的情況；從其《松江府》中可以查到康熙年間城市手工業的情況。參考性工具書，能為人們直接提供所需的各種參考資料。百科全書及其他類型的工具書也能提供一定的參考資料。

掌握學術信息，輔助輯佚校勘。讀書治學，科學研究，要通過工具書掌握學術信息，深化研究課題，取得預期效果。例如從每年的《中國歷史年鑒》中可以了解到近年來的史學研究概況，史學界動態，中外歷史著作和資料出版介紹，考古文物新發現及史學書目、論文索引等。再如從全國各地的不同的年鑒中可以全面了解某個地區政治、經濟、文化發展狀況、歷史沿革、風土人情、英模名人、地方特色物產等等。工具書還有輔助輯佚校勘的36功能。由于時代久遠或者收藏不善、校刻不精等緣故，歷史上的文獻資料往往有遺失或脫誤。因此，今天治理古籍，就存在輯佚和校勘問題。亡佚的古籍片斷，散見于資料性工具書類書和政書、參考性工具書、叢集匯要及古籍舊注中，特別是古類書，堪稱輯佚的寶山。《四庫全書總目》小敘說：“古籍散亡，十不存一，遺文舊事，往往托以得存。《藝文類聚》《太平御覽》、《初學記》等，殘璣斷壁，至捃拾不窮”。因此，范希曾在他的《書目答問補正》一書中說：“古類書不特所引佚文足資考證，即見存諸書，亦可訂正文字異同”。詞語性工具書的古字典、詞典及外國的古代百科全書，對校勘古書舊籍，古逸鉤沉也有一定的作用。

揭示文獻藏所，獲取各科知識。隨著現代科學技術的飛速發展，科學研究所涉及的知識領域越來越寬廣，交叉學科、邊緣學科產生并逐漸增多。讀書治學、科學研究不僅要懂得讀什么書，還必須知道從哪里才能借到所需的圖書資料，工具書是最好的助手和工具。知悉何處藏有何書，何書藏于何處，館藏目錄和聯合目錄等線索性工具書，就能起到揭示文獻藏所的功用。例如《中國叢書綜錄》、《中國古籍善本書》、《中國地方志聯合目錄》、《民國時期總書目》、《全國中文期刊聯合目錄》等，分別反映了古籍叢書、古籍善本書、地方志、現代新書及中文期刊等的館藏情況，為讀者提供了方便。

傳播思想文化，為一定的階級利益服務。工具書作為圖書的一個重要的組成部分，它也是人類知識的結晶、觀念形態的形成，并受一定的社會歷史、階級利益制約。自第一部工具書開始，它的產生和發展、繁榮和昌盛，始終也是為一定的階級利益服務的，盡管它在客觀上反映的是一個國家一定的歷史時期的科學文化成就、一定的社會需求，但它仍然擺脫不了要受一定階級制約和利用。由此可見，工具書不光只是查考資料的工具，更是國家和階級利益的一部分，它歷來都是為國家、時代和階級利益服務的。歷史上不管哪朝哪代都有國盛修史、國強著書慣例。這正如陸爾奎《辭源·說略》中所贊：“古以好問為美德，安得好學之士有疑必問，又安得宏雅之儒有問必答。國無辭書無文化可言也。”又如黎錦熙先生在《辭海》序言中說得更清楚：“整理國故，吸取新知，最系統化的工作就是編一部大類書。”同樣，號稱世界首屈長卷，中國第一大書的《四庫全書》，其編纂更是傾其國力而為之，它集聚了數千學人之力，歷經了數十年之久而成全書四庫七閣，成為傳播清王朝思想文化的工具。現代百科全書的編纂，無論中國還是外國，無論國家是先進發達還是貧窮落后，國力無論強大弱小，無一例外都是國家行為，以至于后世人們把百科全書譽之為“沒有圍墻的大學”、“精簡的圖書館”。資產階級和封建地主階級尤其為重視工具書的傳播思想文化作用，18世紀，法國百科全書派通過編纂《百科全書·學科、藝術與手工巨大詞典》為歐洲資產階級革命作了極好的輿論準備。我國古代諸多類書、政書、書目、字典、詞典、圖譜，一般都是“官修”和“欽定”的兩種方式執行，而古代的類書、書目史表、字典、圖冊等大都以官修為主的，都成為傳播封建思想文化的工具。

因此，工具書是國家利益之所在，往往能反映出一個國家、一個時代的科學文化水平，工具書作為傳播文化思想的重要工具，歷來受國家和政府的高度重視。

總之，工具書具有與其他圖書、資料不可替代的功用，但它也不是萬能的。我們在生產、生活、工作、學習和科學研究過程中，既不能忽視工具書的功用，在重視工具書的功能作用的同時，也不能一味地迷戀于它，尤其是在知識信息爆炸性增長的今天，知識更新快、知識信息老化、過時的甚至是與現今社會政治不相適應了的都有，因此我們更要與時俱進，正確有效地運用工38具書。