書名: 割裂時代的領導力(《哈佛商業(yè)評論》2018年第6期)作者名: 哈佛商業(yè)評論本章字數(shù): 1216字更新時間: 2019-06-28 14:19:00
如何言簡意賅地主持會議

你有沒有感覺有時開完會后,從頭到尾都是自己滔滔不絕,而且效果不太好?你說了很多,卻發(fā)現(xiàn)其他人沒什么時間發(fā)言。這種情況之所以不好有幾個原因。人們不喜歡參加一個人夸夸其談的會議。如果開會時一個人說太多,成員會感覺不到團隊協(xié)作。
怎樣做才能避免你變成會上唯一講話的人?最簡單的答案是少說話,但說起來容易做起來難。況且,如果其他人不習慣開會時多說話,你也沒話說,就很容易冷場尷尬。有些方法不妨試一下。
做筆記,并根據(jù)筆記發(fā)言。很少有人為發(fā)言做充分準備。但是開會前準備工作非常重要,不亞于公開演講前的熱身。不管是主持會議、致開幕詞,或是發(fā)表重要講話,都應提前準備好發(fā)言稿。設定好時間(比如說,三分鐘),試著在限定時間里把話說完。你甚至可以在辦公室里練習,確保按時完成。
但是,不要就此結束。如果會議議程提前公布,可以就你提到的要點做幾項說明,盡量不要評論每個論點。針對一兩個你最熟悉、最擅長的點發(fā)表看法。如果相關問題你并不熟悉,可在筆記中寫批注提醒自己不要評論。
如果在會議上出現(xiàn)新話題,多想想自己意見是否必要。如果有必要,在記事本上草擬幾點,輪到你說話時再發(fā)揮。
有時一開始就很難止住。如果你擔心用了各種辦法還是喋喋不休,可以找同事在你說個不停時提醒下。
提前讓大家都準備好。當然,你應該確保會議上的其他人也有所貢獻。這意味著每次召集開會時都要提前明確議程。不是每個人都能臨場有話說,而且大家剛開始的想法往往不一定有價值。
事先把議程發(fā)出去,提前與一些想征求建議的人接觸,尤其是不經(jīng)常發(fā)表意見的人,讓他們知道你希望他們在會上發(fā)言。只要有人帶頭說話,其他人很有可能會加入。
即使你不主持會議,也可以提前征詢一些人的意見。告訴他們,你想聽聽大家對議程的看法,而且希望得到反饋。這樣一來,就給了大家時間充分思考想說什么。
采用循環(huán)模式。在電影《十二怒漢》(12 Angry Men)中,八號陪審員(即孤獨的反對者)想讓陪審團發(fā)言,阻止他們迅速裁決(劇透一下,因為其他人都認為被告有罪)。八號陪審員要求大家說出為什么認為被告有罪,引出其他陪審員的關鍵看法。
日常生活中當然不用經(jīng)常決定某人的生死,但采用循環(huán)方式可以確保很多人有機會表達觀點。人們有權放棄發(fā)言,但至少你給了每個人說話的機會。
很多人不喜歡成為關注的焦點,即使會議規(guī)模很小,即便想法有價值,他們也不會插嘴。在循環(huán)制中,人們按照會議組織方式挨個發(fā)言,而不用點到再發(fā)言,如此一來便不會過于擔心受關注。
在會上唱獨角戲既粗魯又常常適得其反,尤其是身為高層時。這也是一種很難打破的習慣。但如果你準備充分些,想辦法讓大家積極發(fā)言的話,可以讓會議氛圍輕松些,而不是讓人戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢。
阿特·馬科曼是得克薩斯大學奧斯汀分校Annabel Irion Worsham Centennial的心理學和營銷學教授,也是“組織的人性維度”項目的創(chuàng)始主任。他撰寫了超過150篇學術論文,涵蓋推理、決策和動機等領域,著有《明智思維,明智改變》《領導習慣》等多部書。
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