如何言簡意賅地主持會(huì)議

阿特·馬科曼（Art Markman）|文

時(shí)青靖|編輯

你有沒有感覺有時(shí)開完會(huì)后，從頭到尾都是自己滔滔不絕，而且效果不太好？你說了很多，卻發(fā)現(xiàn)其他人沒什么時(shí)間發(fā)言。這種情況之所以不好有幾個(gè)原因。人們不喜歡參加一個(gè)人夸夸其談的會(huì)議。如果開會(huì)時(shí)一個(gè)人說太多，成員會(huì)感覺不到團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

怎樣做才能避免你變成會(huì)上唯一講話的人？最簡單的答案是少說話，但說起來容易做起來難。況且，如果其他人不習(xí)慣開會(huì)時(shí)多說話，你也沒話說，就很容易冷場尷尬。有些方法不妨試一下。

做筆記，并根據(jù)筆記發(fā)言。很少有人為發(fā)言做充分準(zhǔn)備。但是開會(huì)前準(zhǔn)備工作非常重要，不亞于公開演講前的熱身。不管是主持會(huì)議、致開幕詞，或是發(fā)表重要講話，都應(yīng)提前準(zhǔn)備好發(fā)言稿。設(shè)定好時(shí)間（比如說，三分鐘），試著在限定時(shí)間里把話說完。你甚至可以在辦公室里練習(xí)，確保按時(shí)完成。

但是，不要就此結(jié)束。如果會(huì)議議程提前公布，可以就你提到的要點(diǎn)做幾項(xiàng)說明，盡量不要評(píng)論每個(gè)論點(diǎn)。針對(duì)一兩個(gè)你最熟悉、最擅長的點(diǎn)發(fā)表看法。如果相關(guān)問題你并不熟悉，可在筆記中寫批注提醒自己不要評(píng)論。

如果在會(huì)議上出現(xiàn)新話題，多想想自己意見是否必要。如果有必要，在記事本上草擬幾點(diǎn)，輪到你說話時(shí)再發(fā)揮。

有時(shí)一開始就很難止住。如果你擔(dān)心用了各種辦法還是喋喋不休，可以找同事在你說個(gè)不停時(shí)提醒下。

提前讓大家都準(zhǔn)備好。當(dāng)然，你應(yīng)該確保會(huì)議上的其他人也有所貢獻(xiàn)。這意味著每次召集開會(huì)時(shí)都要提前明確議程。不是每個(gè)人都能臨場有話說，而且大家剛開始的想法往往不一定有價(jià)值。

事先把議程發(fā)出去，提前與一些想征求建議的人接觸，尤其是不經(jīng)常發(fā)表意見的人，讓他們知道你希望他們?cè)跁?huì)上發(fā)言。只要有人帶頭說話，其他人很有可能會(huì)加入。

即使你不主持會(huì)議，也可以提前征詢一些人的意見。告訴他們，你想聽聽大家對(duì)議程的看法，而且希望得到反饋。這樣一來，就給了大家時(shí)間充分思考想說什么。

采用循環(huán)模式。在電影《十二怒漢》(12 Angry Men)中，八號(hào)陪審員（即孤獨(dú)的反對(duì)者）想讓陪審團(tuán)發(fā)言，阻止他們迅速裁決（劇透一下，因?yàn)槠渌硕颊J(rèn)為被告有罪）。八號(hào)陪審員要求大家說出為什么認(rèn)為被告有罪，引出其他陪審員的關(guān)鍵看法。

日常生活中當(dāng)然不用經(jīng)常決定某人的生死，但采用循環(huán)方式可以確保很多人有機(jī)會(huì)表達(dá)觀點(diǎn)。人們有權(quán)放棄發(fā)言，但至少你給了每個(gè)人說話的機(jī)會(huì)。

很多人不喜歡成為關(guān)注的焦點(diǎn)，即使會(huì)議規(guī)模很小，即便想法有價(jià)值，他們也不會(huì)插嘴。在循環(huán)制中，人們按照會(huì)議組織方式挨個(gè)發(fā)言，而不用點(diǎn)到再發(fā)言，如此一來便不會(huì)過于擔(dān)心受關(guān)注。

在會(huì)上唱獨(dú)角戲既粗魯又常常適得其反，尤其是身為高層時(shí)。這也是一種很難打破的習(xí)慣。但如果你準(zhǔn)備充分些，想辦法讓大家積極發(fā)言的話，可以讓會(huì)議氛圍輕松些，而不是讓人戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢。

 

阿特·馬科曼是得克薩斯大學(xué)奧斯汀分校Annabel Irion Worsham Centennial的心理學(xué)和營銷學(xué)教授，也是“組織的人性維度”項(xiàng)目的創(chuàng)始主任。他撰寫了超過150篇學(xué)術(shù)論文，涵蓋推理、決策和動(dòng)機(jī)等領(lǐng)域，著有《明智思維，明智改變》《領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣》等多部書。