第6章 如何組織分享

在本章當(dāng)中，阿歷克斯組織了一次成功的分享，使參與分享的雙方都受益匪淺。

聽到有人敲辦公室的門，阿歷克斯馬上從椅子上跳了起來。“你好嗎，阿歷克斯？我聽說你現(xiàn)在正在建立一個(gè)好名聲，人們都說你擅長(zhǎng)提供有用的反饋。”

進(jìn)來的是邁克爾，公司的首席財(cái)務(wù)官。他是阿歷克斯的上司，也是多功能團(tuán)隊(duì)Quest項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一名兼職成員，阿歷克斯如今是這支團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)，主要負(fù)責(zé)就收購(gòu)Cones-and-Tubs國(guó)際公司的問題向公司高層提供建議。

雖然才下午3點(diǎn)，可阿歷克斯看起來卻已經(jīng)筋疲力盡了。“我還好，謝謝你。”他模模糊糊地回答道。

“阿歷克斯，為什么不讓自己休息半小時(shí)呢？我能看出你遇到了什么麻煩，或許我能幫上忙。”

阿歷克斯非常感激地接受了幫助。他跟邁克爾一直是無話不談的好朋友，自從他們?cè)诠镜哪甓染W(wǎng)球比賽中獲得雙打冠軍之后，阿歷克斯就一直把邁克爾當(dāng)成自己非正式的導(dǎo)師。“到現(xiàn)在為止，我來公司一年多了，我花了很長(zhǎng)時(shí)間來組織會(huì)議。可每次主持會(huì)議的時(shí)候，我老是感覺無法讓會(huì)議按照我計(jì)劃的進(jìn)度發(fā)展，或許是我這里出了些問題。”

“我有20分鐘時(shí)間，”邁克爾說道，“看看我們能不能幫你找到方法來解決這個(gè)問題。但首先，你的目標(biāo)是什么——每次主持會(huì)議的時(shí)候，尤其是在我們接下來的20分鐘談話中，你有沒有明確的目標(biāo)？換句話說，如果我能夠在這段時(shí)間里滿足你一個(gè)愿望的話，你會(huì)提出什么樣的愿望？”

“我想讓你告訴我，怎樣才能更好地主持會(huì)議？”

“你認(rèn)為我們能在接下來的20分鐘之內(nèi)解決這個(gè)問題嗎？”邁克爾問道。

“試試吧，邁克爾，反正也不會(huì)有什么損失——一想到我們或許能找到解決方法，我的感覺就已經(jīng)好多了！”

邁克爾接著問阿歷克斯一些當(dāng)前現(xiàn)實(shí)情況的細(xì)節(jié)。阿歷克斯為什么會(huì)覺得自己遇到問題了呢？他在什么特殊情況下感覺自己更能/難以控制會(huì)議的進(jìn)程和方向？到現(xiàn)在為止，他都嘗試了哪些方法？當(dāng)然，邁克爾也曾經(jīng)參加過阿歷克斯主持的多次會(huì)議，所以他也可以提出一兩點(diǎn)觀察報(bào)告。可另一方面，他相信，要想找出真正有效的解決方法的話，必須由阿歷克斯本人來做診斷。

剛開始的時(shí)候，阿歷克斯覺得問題的主要原因在于他不大善于對(duì)付團(tuán)隊(duì)當(dāng)中那幾個(gè)思維比較遲緩的成員。可是在邁克爾的引導(dǎo)下，他又感覺問題在于自己事先沒有很好地對(duì)會(huì)議進(jìn)行規(guī)劃。“那么，阿歷克斯，你主要想討論什么話題——人還是規(guī)劃？”

“規(guī)劃，”阿歷克斯回答道，“在討論如何跟那些比較難對(duì)付的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行交流之前，我首先需要更仔細(xì)地想一想。”

“好，那我們集中討論一下你都有哪些選擇。你可以進(jìn)行哪些嘗試？你有沒有見過其他人類似的情況下能夠做得比較好？你可以放開來想。”

阿歷克斯想了一下：“我覺得我可以在每次會(huì)議之前多考慮一下準(zhǔn)備工作。”

“怎么說呢？”邁克爾一邊問道，一邊走向旁邊的配套掛圖。

“現(xiàn)在準(zhǔn)備議程的時(shí)候，我只是把我們即將討論的問題簡(jiǎn)單地列一張表格。可今后，我覺得自己應(yīng)該更加突出重點(diǎn)，應(yīng)該把那些我們需要討論解決的問題列出來。我甚至可以事先設(shè)想一下團(tuán)隊(duì)成員們可能提出的解決方案——然后在開會(huì)之前給大家看一下。這樣的話，我們就會(huì)真正做到有針對(duì)性。”阿歷克斯看起來好像是開始松了一口氣，于是他趕忙繼續(xù)大腦風(fēng)暴，拼命想出更多進(jìn)行更好準(zhǔn)備的方法，而邁克爾則在一旁時(shí)不時(shí)地提出自己的想法。（邁克爾甚至在心里暗暗記下了那些比較好的方法，并考慮著如何在自己的工作中應(yīng)用它們。）

“好了，該總結(jié)一下了，”邁克爾看了看手表，然后說道，“你覺得自己真會(huì)把這些方法應(yīng)用到工作當(dāng)中去嗎？你下一步準(zhǔn)備怎么辦？你需要什么幫助？”

阿歷克斯相信自己一定能夠把剛才想到的這些方法應(yīng)用到工作當(dāng)中——而且這些方法一定會(huì)很有幫助。不僅如此，他還覺得對(duì)自己有了更好的了解，在今后遇到類似問題的時(shí)候，他也可以更有信心地解決。“我只想讓你幫我一個(gè)忙，邁克爾，下次開會(huì)，如果我事先沒有做好充分準(zhǔn)備的話，你一定要在桌子底下踢我一腳。”

“目標(biāo)、現(xiàn)實(shí)、選擇、總結(jié)——”準(zhǔn)備離開阿歷克斯的辦公室時(shí)，邁克爾思忖著，“如果你想進(jìn)行一次真正有效的分享，而不只是提供反饋的話，這種結(jié)構(gòu)似乎總是那么有效。”

“順便說一聲，阿歷克斯，我相信公司一定會(huì)批準(zhǔn)我們這次的冰激凌收購(gòu)方案的，我甚至聽到有人提議由你來負(fù)責(zé)合并后的企業(yè)整合項(xiàng)目——這可能意味著升職。當(dāng)然，我也會(huì)參加這個(gè)項(xiàng)目，還有莎拉·珍妮，她將負(fù)責(zé)營(yíng)銷方面的工作。你認(rèn)識(shí)莎拉嗎？我想你會(huì)喜歡跟她一起共事的。”