1.3 在公式中使用函數

本節將介紹Excel函數的基本概念與基本操作，包括Excel中的函數類型、函數的參數，以及在公式中輸入函數的方法等內容。

1.3.1 為什么使用函數

假設現在需要計算A1、A2、A3這3個單元格中的數字總和，那么可以編寫下面的公式：

        =A1+A2+A3

過了幾天，可能需要計算A1、A2、A3、A4、A5、A6這6個單元格中的數字總和，此時需要將公式修改為下面的形式：

        =A1+A2+A3+A4+A5+A6

又過了段時間，可能需要計算從A1到A100這100個單元格中的數字總和。如果繼續使用上面的方法在公式中輸入100個單元格的地址將是一項非常繁瑣的工作。此時如果使用SUM求和函數，則可以輕松完成求和任務，公式如下：

        =SUM(A1:A100)

使用SUM函數后只需要輸入這個函數的名稱，以及要計算的單元格范圍內的起始單元格地址和終止單元格地址，即可完成對100個單元格的求和運算，極大地減少了輸入量。以后如果需要改變要進行計算的單元格區域的范圍，只要修改范圍內的起始單元格地址和終止單元格地址即可。

使用函數的另一個優點是可以完成很多特定的運算，這些運算通常很難或無法通過手動輸入公式中包含的計算項和運算符等元素的簡單組合來實現。

1.3.2 函數的類型

Excel提供了大量的內置函數，用于執行各種不同類型的計算任務，表1-5列出了Excel 2016包含的函數類型及其功能。從Excel 2010開始對Excel早期版本中的一些函數進行了重命名，以便使函數名可以更準確地描述函數所實現的功能，同時還改進了一些函數的性能和計算精確度。Excel 2016仍然沿用Excel 2010中的函數命名方式。

為了保持與Excel早期版本良好的兼容性，Excel 2010以及Excel更高版本保留了重命名前的函數，它們位于功能區中的【公式】【函數庫】【其他函數】【兼容性】類別中。重命名后的函數的名稱通常是在原有函數名稱中間的某個位置添加了一個英文句點“.”，有的函數會在其修改前的函數版本的名稱結尾添加包含英文句點在內的后綴。例如，Excel 2003中的標準正態累積分布函數名為NORMSDIST，在Excel 2010及Excel更高版本中將該函數重命名為NORM.S.DIST。

1.3.3 函數的參數

所有函數的基本結構都是相同的，每個函數都由一個函數名、一對圓括號及位于圓括號內的一個或多個參數組成，各參數之間使用英文逗號分隔，類似于如下形式：

函數名（參數1，參數2，參數3）

在公式中輸入的函數名可以是英文大寫或英文小寫形式，但是建議使用英文小寫的形式來輸入。這是因為在按下【Enter】鍵后，如果輸入的函數名正確無誤，Excel會自動將函數名轉換為英文大寫形式，可以通過Excel的這種功能來檢驗所輸入的函數名是否正確。

函數中的參數是函數要進行處理的數據，通常需要為函數提供參數才能得到計算結果，但是也有個別函數不需要使用任何參數。不同的函數擁有不同數量的參數，不同的參數所能接收的數據類型也有所不同。參數可以是以常量形式輸入的數值或文本，也可以是單元格引用或另一個函數返回的結果。當一個函數作為另一個函數的參數出現時，將這種用法稱為嵌套函數。函數的參數可以分為以下幾種情況。

■ 不帶任何參數的函數：直接輸入函數的名稱和一對圓括號，不需要輸入任何參數，例如NOW函數。

■ 帶有一個參數的函數：只包含一個參數的函數，輸入函數時必須指定參數的值，例如DAY函數。

■ 帶有多個參數的函數：包含一個以上參數的函數，輸入函數時必須指定所有參數值，例如MOD函數。

■ 帶有可選參數的函數：輸入函數時根據實際情況選擇是否指定可選參數的值，例如IF函數。

對于包含參數的函數，可以根據是否必須明確指定參數的值來將參數分為以下兩種類型。

■ 必選參數：輸入函數時必須明確指定必選參數的值。

■ 可選參數：輸入函數時可以不指定可選參數的值，而自動使用Excel預先為該參數設置好的默認值。

對于包含可選參數的函數，如果在可選參數后還有參數，當不指定前一個可選參數而直接指定其后的可選參數時，必須保留前一個可選參數的占位符號，即一個英文逗號。例如，OFFSET函數包含5個參數，前3個參數是必選參數，后兩個參數是可選參數。當不指定該函數的第4個參數而需要指定第5個參數時，必須保留第4個參數與第5個參數之間的英文逗號。例如，下面這個公式將會返回B2:D2單元格區域，由于省略了第4個參數，因此，Excel返回的新區域具有與第一個參數所表示的引用區域相同的行數。

        =OFFSET(A1,1,1, ,3)

1.3.4 在公式中輸入函數

Excel 2016允許用戶從函數彈出列表中選擇函數名來輸入函數，比在Excel 2003或Excel更早版本中輸入函數更加簡單方便。例如，要在公式中輸入SUM函數，可以先在單元格中輸入一個等號，然后輸入SUM函數的首字母S，此時會彈出以字母S開頭的所有函數的列表，而且會顯示列表中當前選中的函數的功能簡介，如圖1-14所示。

繼續輸入SUM函數的第2個字母U，列表被自動篩選一次，此時只顯示以SU開頭的函數列表，如圖1-15所示。

此時已經在列表中看到SUM函數，使用方向鍵選中SUM函數，然后按【Tab】鍵將該函數輸入到公式中。Excel會自動在函數名的右側添加一個左括號，同時會在函數名下方顯示當前需要輸入的參數信息，參數名會以粗體顯示，如圖1-16所示。參數信息中以方括號包圍的參數是可選參數。

接下來指定SUM函數的參數。例如，這里要計算A1:A10單元格區域中的數字之和，可以直接在左括號的右側輸入“A1:A10”，也可以使用鼠標選擇要計算的單元格區域，如圖1-17所示。最后輸入一個右括號并按【Enter】鍵，即可得到計算結果。

上面介紹的方法適合于對函數有一定的了解，大概知道要使用哪個函數的情況。如果不了解函數的功能，也不知道完成某個功能需要使用哪個函數，那么可以借助【插入函數】對話框來找到并輸入函數。單擊編輯欄左側的按鈕，打開圖1-18所示的【插入函數】對話框。在【搜索函數】文本框中輸入希望函數實現的功能，然后單擊【轉到】按鈕，Excel將會顯示與輸入的信息大致匹配的所有函數。在下方的【選擇函數】列表框中選擇一個函數，就會在下方顯示函數的語法格式及功能說明。

在【插入函數】對話框中選擇某個函數后單擊【確定】按鈕，打開圖1-19所示的【函數參數】對話框，在參數文本框中輸入函數的參數值，Excel會根據所輸入的參數值在對話框中顯示最終的計算結果。由于在該對話框中會顯示每個參數的說明，因此，對于那些對函數的使用還不是很熟悉的用戶來說很有幫助。

輸入好參數后單擊【確定】按鈕，即可將包含參數的函數輸入到公式中，并得到計算結果。