1.4 在公式中使用名稱

可以為常量、單元格引用或公式等內(nèi)容進(jìn)行命名，這樣就可以在Excel中使用有意義的名稱來代替名稱所指向的實(shí)際內(nèi)容，既可以增加可讀性，又可以簡化復(fù)雜公式的輸入過程，還可以防止區(qū)域引用出現(xiàn)錯(cuò)誤。此外，在使用宏表函數(shù)時(shí)，通常都必須先將包含宏表函數(shù)的公式定義為名稱。

1.4.1 名稱的作用范圍

在Excel中定義的名稱可以具有兩種不同的作用范圍：特定工作表或整個(gè)工作簿。根據(jù)作用范圍不同，在Excel中定義的名稱可以分為工作表級名稱和工作簿級名稱。

如果將名稱的作用范圍限定在某一指定的工作表中，那么該名稱只能在這個(gè)工作表中使用，同一個(gè)工作簿的其他工作表無法使用這個(gè)名稱。這意味著可以在不同的工作表中定義完全相同的名稱，這些名稱互不影響。

如果將名稱的作用范圍定義為整個(gè)工作簿，那么該名稱可以在這個(gè)工作簿的任意一個(gè)工作表中使用。Excel允許工作表級名稱與工作簿級名稱相同，但是對于包含這個(gè)名稱的工作表而言，在其內(nèi)部定義的工作表級名稱優(yōu)先于工作簿級名稱。換言之，在這個(gè)工作表中使用這個(gè)名稱時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)使用工作表級的名稱，而不是工作簿級的名稱。

1.4.2 命名區(qū)域

在工作表中選擇一個(gè)單元格或單元格區(qū)域后，會(huì)在名稱框中顯示當(dāng)前所選單元格或單元格區(qū)域的名稱，即單元格地址。當(dāng)在一個(gè)公式中要引用不同的單元格區(qū)域時(shí)，將不同的單元格區(qū)域定義為不同的名稱，可以增加公式的可讀性。例如，如果將A1:A100單元格區(qū)域命名為“銷量”，那么使用“銷量”可以更清晰地說明A1:A100單元格區(qū)域中包含的數(shù)據(jù)類別或含義?？梢允褂孟旅鎺追N方法創(chuàng)建名稱。

1．使用名稱框

選擇要命名的單元格區(qū)域，然后單擊名稱框內(nèi)部，輸入希望為所選區(qū)域創(chuàng)建的名稱后按【Enter】鍵，即可為選區(qū)創(chuàng)建名稱。

2．使用【新建名稱】對話框

選擇要命名的單元格區(qū)域，然后單擊功能區(qū)中的【公式】【定義的名稱】【定義名稱】按鈕，打開如圖1-20所示的【新建名稱】對話框。在【名稱】文本框中輸入名稱，然后在【范圍】下拉列表中選擇名稱的作用范圍。如有必要，還可以設(shè)置備注信息。最后單擊【確定】按鈕創(chuàng)建名稱。

Excel版本提醒

如果是在Excel 2003中操作，需要單擊菜單欄中的【插入】【名稱】【定義】命令來創(chuàng)建名稱。

3．根據(jù)所選內(nèi)容自動(dòng)命名

如果要?jiǎng)?chuàng)建名稱的區(qū)域包含標(biāo)題行或標(biāo)題列，那么可以通過選擇包含標(biāo)題在內(nèi)的區(qū)域來自動(dòng)為區(qū)域命名。例如，選擇如圖1-21所示的B1:D11單元格區(qū)域，然后單擊功能區(qū)中的【公式】【定義的名稱】【根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建】按鈕，在【以選定區(qū)域創(chuàng)建名稱】對話框中只選中【首行】復(fù)選框。單擊【確定】按鈕后即可自動(dòng)以每列第一行標(biāo)題為名稱對各列自動(dòng)命名。本例創(chuàng)建了“單價(jià)”“數(shù)量”和“折扣”3個(gè)名稱。

Excel版本提醒

如果是在Excel 2003中操作，需要單擊菜單欄中的【插入】【名稱】【指定】命令來創(chuàng)建名稱。

當(dāng)創(chuàng)建了多個(gè)名稱后，可以在【名稱管理器】對話框中統(tǒng)一查看和管理這些名稱。單擊功能區(qū)中的【公式】【定義的名稱】【名稱管理器】按鈕，打開如圖1-22所示的【名稱管理器】對話框。在該對話框中可以進(jìn)行按不同范圍查看名稱、修改名稱對應(yīng)的單元格區(qū)域、刪除名稱等操作。

1.4.3 命名公式

在很多復(fù)雜應(yīng)用中可能需要為公式命名，這樣就可以在其他公式中使用名稱來引用在其內(nèi)部定義的整個(gè)公式。例如，可以定義一個(gè)公式來動(dòng)態(tài)獲取當(dāng)前輸入到A列中的所有數(shù)據(jù)。為此需要打開【新建名稱】對話框，在【名稱】文本框中輸入一個(gè)名稱，比如“動(dòng)態(tài)引用”，然后在【引用位置】文本框中輸入要定義的公式，如圖1-23所示。

        =OFFSET($A$1,0,0, COUNTA($A:$A))

1.4.4 命名常量

除了為單元格區(qū)域創(chuàng)建名稱外，還可以為常用的數(shù)字或文本等固定不變的內(nèi)容創(chuàng)建名稱，一個(gè)典型的應(yīng)用就是為圓周率創(chuàng)建名稱。只需在【新建名稱】對話框的【名稱】文本框中輸入一個(gè)名稱（如PI），然后在【引用位置】文本框中輸入一個(gè)等號，再輸入圓周率的值，如圖1-24所示，單擊【確定】按鈕后即可為圓周率創(chuàng)建一個(gè)名稱。以后可以在公式中使用圓周率名稱PI代替圓周率本身的數(shù)值。

1.4.5 將名稱應(yīng)用到公式中

在公式中使用創(chuàng)建好的名稱的方法有兩種：一種方法是將名稱輸入到公式中；另一種是如果在單元格中已經(jīng)輸入好公式，那么可以使用創(chuàng)建的名稱替換公式中的單元格區(qū)域。

1．將名稱輸入到公式中

可以像在公式中輸入函數(shù)那樣，直接將名稱手動(dòng)輸入到公式中。輸入時(shí)也會(huì)顯示一個(gè)篩選列表，其中列出了與當(dāng)前已輸入內(nèi)容匹配的函數(shù)和名稱列表。如果創(chuàng)建了很多名稱，那么很有可能在使用它們時(shí)已經(jīng)忘記了具體的名字，此時(shí)可以使用以下兩個(gè)方法來輸入想要使用的名稱。

■ 單擊功能區(qū)中的【公式】【定義的名稱】【用于公式】按鈕，在彈出的菜單中選擇要使用的名稱，如圖1-25所示。

■ 單擊功能區(qū)中的【公式】【定義的名稱】【用于公式】【粘貼名稱】命令或按【F3】鍵，打開【粘貼名稱】對話框，選擇要使用的名稱后單擊【確定】按鈕，如圖1-26所示。

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如果是在Excel 2003中操作，需要單擊菜單欄中的【插入】【名稱】【粘貼】命令來完成相同的操作。

2．使用名稱替換公式中的區(qū)域引用

如果先在單元格中輸入了公式，然后為公式中使用的單元格區(qū)域創(chuàng)建名稱，那么Excel不會(huì)自動(dòng)使用該名稱替換公式中與該名稱對應(yīng)的單元格區(qū)域。例如，如果為公式“=SUM(A1:A10)”中的區(qū)域A1:A10創(chuàng)建了名稱【銷量】, Excel并不會(huì)自動(dòng)使用【銷量】代替公式中的A1:A10，這一操作需要由用戶手動(dòng)完成，方法如下所述。

選擇包含要替換掉的區(qū)域引用所在的單元格，然后單擊功能區(qū)中的【公式】【定義的名稱】【定義名稱】按鈕右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇【應(yīng)用名稱】命令。打開【應(yīng)用名稱】對話框，在列表框中選擇要應(yīng)用的名稱，如圖1-27所示。單擊【確定】按鈕，使用所選名稱替換公式中與該名稱對應(yīng)的區(qū)域引用。

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如果是在Excel 2003中操作，需要單擊菜單欄中的【插入】【名稱】【應(yīng)用】命令來完成相同的操作。