1.2 輸入與編輯公式

本節(jié)將介紹公式的基本操作，包括輸入與編輯公式、移動(dòng)和復(fù)制公式、刪除公式及改變公式的計(jì)算方式等內(nèi)容，其中還包括對(duì)單元格引用樣式和引用類型的介紹。

1.2.1 A1引用樣式與R1C1引用樣式

默認(rèn)情況下，Excel工作表區(qū)域的頂部由A、B、C等大寫英文字母組成，每個(gè)字母用于標(biāo)識(shí)工作表中的每一列，稱為列標(biāo)。Excel工作表區(qū)域的左側(cè)由1、2、3等數(shù)字組成，每個(gè)數(shù)字用于標(biāo)識(shí)工作表中的每一行，稱為行號(hào)。單元格是一列和一行的交叉點(diǎn)，使用列標(biāo)和行號(hào)可以表示一個(gè)單元格在工作表中的位置或地址，列標(biāo)在前，行號(hào)在后。使用列標(biāo)和行號(hào)來表示單元格地址的方式稱為A1引用樣式。表1-3列出了一些使用A1引用樣式來表示單元格地址的示例。

除了A1引用樣式，Excel還提供了R1C1引用樣式。R1C1引用樣式對(duì)行的表示方法與A1引用樣式相同，而對(duì)列的表示方法并不使用A1引用樣式中的英文字母的形式，而是使用類似于行號(hào)的數(shù)字形式。使用R1C1引用樣式表示一個(gè)單元格地址時(shí)，行號(hào)在前，列號(hào)在后。表1-4列出了一些使用R1C1引用樣式來表示單元格地址的示例。

可以根據(jù)需要隨時(shí)在A1引用樣式與R1C1引用樣式之間切換，具體的操作步驟如下。

1 單擊【文件】按鈕，在進(jìn)入的界面中選擇【選項(xiàng)】命令。

2 打開【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，在左側(cè)選擇【公式】選項(xiàng)卡，如果要使用R1C1引用樣式，則需要在右側(cè)選中【R1C1引用樣式】復(fù)選框，如圖1-4所示。

3 單擊【確定】按鈕，關(guān)閉【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，Excel將使用R1C1引用樣式來顯示行號(hào)和列號(hào)，并在名稱框中以R1C1引用樣式的形式顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格的地址，如圖1-5所示。由于圖中當(dāng)前選中并處于活動(dòng)狀態(tài)的單元格位于第3行第2列，因此，其R1C1引用樣式下的單元格地址表示為R3C2。

Excel版本提醒

如果是在Excel 2003中操作，需要單擊菜單欄中的【工具】【選項(xiàng)】命令，然后在打開的【選項(xiàng)】對(duì)話框的【常規(guī)】選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置。

1.2.2 輸入公式

選擇一個(gè)單元格后，就可以在這個(gè)單元格中輸入公式了。首先需要輸入一個(gè)等號(hào)，以便讓Excel知道要輸入的是一個(gè)公式。然后輸入公式中包含的內(nèi)容：常量、單元格引用、函數(shù)及其參數(shù)、運(yùn)算符、圓括號(hào)等。如果是普通公式，在輸入好公式所需的所有內(nèi)容后按【Enter】鍵結(jié)束輸入，否則按【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵以數(shù)組公式的形式輸入這個(gè)公式。在輸入公式的過程中，Excel程序窗口底部的狀態(tài)欄左側(cè)會(huì)顯示當(dāng)前的輸入狀態(tài)，分為以下4種。

■ 就緒：在未向單元格輸入任何內(nèi)容時(shí)，Excel處于【就緒】模式。

■ 輸入：在開始向單元格中輸入內(nèi)容后將會(huì)自動(dòng)進(jìn)入【輸入】模式，如圖1-6所示。在【輸入】模式下如果按下方向鍵，則完成公式的輸入，此時(shí)與按【Enter】鍵具有同等效果。

■ 點(diǎn)：如果在公式中需要輸入函數(shù)參數(shù)的位置，或在運(yùn)算符后面按方向鍵，那么將進(jìn)入【點(diǎn)】模式，如圖1-7所示。此時(shí)鼠標(biāo)選中的單元格的邊框以虛線包圍，同時(shí)該單元格的地址會(huì)被自動(dòng)添加到公式中。可以使用鼠標(biāo)單擊或移動(dòng)方向鍵更改當(dāng)前輸入到公式中的單元格地址。在【點(diǎn)】模式下可以為函數(shù)參數(shù)或運(yùn)算符后面的內(nèi)容指定單元格引用。

■ 編輯：在【就緒】、【輸入】或【點(diǎn)】等任一模式下按【F2】鍵都會(huì)進(jìn)入【編輯】模式。在【編輯】模式下可以通過單擊鼠標(biāo)或使用方向鍵定位到公式中的任意位置，以便修改公式中的內(nèi)容，如圖1-8所示。

1.2.3 修改公式

發(fā)現(xiàn)公式有誤或需要讓公式實(shí)現(xiàn)變化不大的新的計(jì)算要求時(shí)，需要修改公式。在上一節(jié)介紹輸入公式時(shí)，實(shí)際上已經(jīng)介紹了修改公式的一種方法，即按【F2】鍵進(jìn)入【編輯】模式，然后對(duì)公式進(jìn)行修改。此外，還可以使用以下兩種方法進(jìn)入【編輯】模式并修改公式。

■ 雙擊包含公式的單元格。

■ 選擇包含公式的單元格，然后單擊工作表區(qū)域上方的編輯欄。

修改公式時(shí)可以按【Esc】鍵放棄當(dāng)前所做的所有修改并退出【編輯】模式。如果需要使用新的公式替換原有公式，那么只要選擇包含公式的單元格，然后直接輸入新公式即可，不需要進(jìn)入【編輯】模式。

1.2.4 移動(dòng)和復(fù)制公式

對(duì)公式最常使用的操作是將公式移動(dòng)或復(fù)制到指定的目標(biāo)位置，這個(gè)位置可以位于當(dāng)前工作表，也可以位于同一個(gè)工作簿或不同工作簿中的其他工作表。無論目標(biāo)位置位于何處，移動(dòng)和復(fù)制公式的方法都是類似的。本節(jié)介紹的方法主要以在同一個(gè)工作表中移動(dòng)和復(fù)制公式為主。

1．移動(dòng)公式

可以使用下面的方法將公式從一個(gè)單元格移動(dòng)到另一個(gè)單元格。

■ 單擊公式所在的單元格，單元格會(huì)被一個(gè)方框包圍。將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到方框的任一邊框上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谏旨^時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵，然后將單元格中的內(nèi)容拖動(dòng)到目標(biāo)位置后釋放鼠標(biāo)左鍵。

■ 右擊公式所在的單元格，在彈出的菜單中選擇【剪切】命令（或按【Ctrl+X】組合鍵），然后右擊目標(biāo)位置的單元格并選擇【粘貼】命令（或按【Ctrl+V】組合鍵）。

2．復(fù)制公式

復(fù)制公式比移動(dòng)公式需要考慮更多的因素，這是因?yàn)樵趶?fù)制公式時(shí)，公式中包含的單元格地址可能會(huì)發(fā)生改變。因此，在介紹復(fù)制公式之前，需要先了解一下單元格地址的引用類型。

本章前面曾介紹過，在A1引用樣式中使用列標(biāo)和行號(hào)來表示一個(gè)單元格在工作表中的位置，例如A1表示單元格位于工作表的第1列和第1行的交叉處，這稱為單元格地址。在公式中通過單元格地址來引用單元格中包含的內(nèi)容，因此，可以將這種方法稱為單元格引用。

單元格引用包括3種類型，分別是相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用，它們之間通過在單元格引用中是否添加“$”符號(hào)來區(qū)分。在工作表中選擇一個(gè)單元格后，在名稱框中顯示的單元格引用是相對(duì)引用，例如，圖1-10所示的A1單元格。

如果在列標(biāo)和行號(hào)前各添加一個(gè)“$”符號(hào)，就會(huì)將相對(duì)引用變?yōu)榻^對(duì)引用，例如$A$1。如果只為列標(biāo)或行號(hào)的其中之一添加了“$”符號(hào)，那么這種單元格引用就是混合引用，例如A$1或$A1。在輸入公式時(shí)，可以根據(jù)需要隨時(shí)改變單元格引用的類型，只需選中要改變引用類型的單元格地址，然后反復(fù)按【F4】鍵，就可以依次在3種引用類型之間切換，切換順序如下：

        A1$$A$1$A$1$$A1$A1

本章在1.2.1節(jié)中介紹的在R1C1引用樣式中表示的單元格地址是絕對(duì)引用。如果要在R1C1引用樣式中表示單元格地址的相對(duì)引用，那么需要為R和C右側(cè)表示行、列的數(shù)字添加方括號(hào)。例如，B1單元格中包含公式“=A1+A2”，如果使用R1C1引用樣式表示單元格地址，這個(gè)公式將會(huì)轉(zhuǎn)換為下面的形式：

        =RC[-1]+R[1]C[-1]

R和C右側(cè)表示行和列的數(shù)字是相對(duì)于公式所在單元格的，正數(shù)表示下方、右側(cè)的單元格，負(fù)數(shù)表示上方、左側(cè)的單元格。如果是同行的單元格，則省略R右側(cè)的數(shù)字；如果是同列的單元格，則省略C右側(cè)的數(shù)字。在上面的公式中，RC[-1]表示引用的是與B1單元格同行但位于其左側(cè)一列的單元格，即A1單元格；R[1]C[-1]表示引用的是位于B1單元格下面一行、左側(cè)一列的單元格，即A2單元格。

與移動(dòng)公式的方法類似，可以使用下面的方法復(fù)制公式。

■ 在使用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法移動(dòng)公式時(shí)，拖動(dòng)過程中按住【Ctrl】鍵即可變?yōu)閺?fù)制操作。

■ 右擊公式所在的單元格，在彈出的菜單中選擇【復(fù)制】命令（或者按【Ctrl+C】組合鍵），然后右擊目標(biāo)單元格并選擇【粘貼】命令（或者按【Ctrl+V】組合鍵）。

■ 如果是在一列中的連續(xù)多個(gè)單元格中復(fù)制公式，那么可以使用填充功能。將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到公式所在單元格的右下角，當(dāng)指針顯示一個(gè)黑色十字時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵并向下或向上填充。這個(gè)黑色十字稱為填充柄。在一行中的連續(xù)多個(gè)單元格中復(fù)制公式的方法與此類似，只需將公式所在單元格的填充柄在行的方向上拖動(dòng)即可。

復(fù)制公式后，Excel會(huì)自動(dòng)調(diào)整公式中使用了相對(duì)引用的單元格地址，但不會(huì)改變使用了絕對(duì)引用的單元格地址。調(diào)整方式如下所述。

■ 對(duì)于復(fù)制公式前的相對(duì)引用：將復(fù)制前的單元格地址看作起點(diǎn)，根據(jù)目標(biāo)單元格和原始單元格之間的相對(duì)位置改變單元格引用。

■ 對(duì)于復(fù)制公式前的混合引用：復(fù)制公式后，公式中的相對(duì)引用會(huì)根據(jù)復(fù)制前后兩個(gè)位置之間的相對(duì)距離發(fā)生改變，而絕對(duì)引用則沒有任何改變。

例如，在圖1-11所示的工作表中，B1單元格包含公式“=A1+A2”，用于計(jì)算A1和A2單元格的總和。當(dāng)把B1單元格中的公式復(fù)制到B2單元格時(shí)，由于相對(duì)于B1單元格而言，B2單元格只是從B1單元格向下移動(dòng)了一行，但沒有改變列的位置，因此，Excel只會(huì)調(diào)整公式中A1和A2單元格地址中的行號(hào)部分，并且也會(huì)將這兩個(gè)單元格地址中的行號(hào)加1，變?yōu)锳2和A3，而保持它們的列標(biāo)不變。因此復(fù)制公式后，B2單元格中的公式將會(huì)變?yōu)椤?A2+A3”，如圖1-12所示。

類似的，如果將B1單元格中的公式復(fù)制到C1單元格，那么復(fù)制后的公式會(huì)變?yōu)橐韵滦问健?/p>

        =B1+B2

Excel只調(diào)整了單元格地址中的列標(biāo)，而保持行號(hào)不變。這是因?yàn)橄鄬?duì)于B1單元格而言，C1單元格向右偏移了一列，但是與B1單元格位于同一行。

同理，如果將B1單元格中的公式復(fù)制到C2單元格，由于C2單元格位于B1單元格的下面一行、右側(cè)一列，因此，Excel會(huì)對(duì)復(fù)制后的公式同時(shí)調(diào)整單元格地址的列標(biāo)和行號(hào)。

上面介紹的幾種情況針對(duì)的都是相對(duì)引用。如果公式中的單元格地址使用的是絕對(duì)引用，那么無論將公式復(fù)制到哪里，單元格地址始終都不會(huì)改變。如果只想改變單元格地址中的列標(biāo)或行號(hào)，那么需要使用混合引用。

例如，如果B1單元格包含公式“=A$1+A$2”，在將這個(gè)公式復(fù)制到B2單元格時(shí)，Excel不會(huì)改變單元格地址中的行號(hào)，這是因?yàn)樵谶@兩個(gè)單元格地址的行號(hào)左側(cè)添加了“$”符號(hào)，表示行號(hào)使用了絕對(duì)引用，在將公式向上或向下復(fù)制時(shí)，Excel不會(huì)調(diào)整單元格地址中的行號(hào)。但是由于列標(biāo)沒有使用“$”符號(hào)，因此，如果將公式“=A$1+A$2”向左或向右復(fù)制，Excel將會(huì)根據(jù)相對(duì)位置來調(diào)整列標(biāo)。

1.2.5 刪除公式

刪除普通公式與刪除多單元格數(shù)組公式的方法不同。普通公式只占據(jù)一個(gè)單元格，只需選擇包含公式的單元格，然后按【Delete】鍵即可將其中的公式刪除。

如果選擇了多單元格數(shù)組公式所占據(jù)的其中一個(gè)單元格后按【Delete】鍵，那么將會(huì)彈出如圖1-13所示的對(duì)話框，無法執(zhí)行刪除操作。

如果要?jiǎng)h除多單元格數(shù)組公式，需要先選擇數(shù)組公式占據(jù)的整個(gè)單元格區(qū)域，然后按【Delete】鍵才能將數(shù)組公式刪除。如果不確定多單元格數(shù)組公式占據(jù)的單元格范圍，那么可以選擇數(shù)組公式所占據(jù)的其中一個(gè)單元格，然后按【Ctrl+/】組合鍵，Excel將會(huì)自動(dòng)選中多單元格數(shù)組公式占據(jù)的整個(gè)單元格區(qū)域。

1.2.6 改變公式的計(jì)算方式

默認(rèn)情況下，Excel對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算是自動(dòng)完成的。例如，如果C1單元格中包含公式“=A1+B1”，當(dāng)修改A1或B1單元格中的值時(shí)，C1單元格中的公式會(huì)自動(dòng)重算并顯示更新后的結(jié)果。如果工作表中包含大量的公式，自動(dòng)計(jì)算方式會(huì)嚴(yán)重影響Excel性能，比如出現(xiàn)短暫的程序無響應(yīng)狀態(tài)。為此，Excel提供了3種計(jì)算方式供用戶選擇，用戶可以根據(jù)工作表的具體情況選擇合適的計(jì)算方式。

1．自動(dòng)計(jì)算

默認(rèn)情況下，Excel會(huì)自動(dòng)計(jì)算工作表中的公式。如果想要從其他計(jì)算方式改為自動(dòng)計(jì)算，可以單擊功能區(qū)中的【公式】【計(jì)算】【計(jì)算選項(xiàng)】按鈕，然后在彈出的菜單中選擇【自動(dòng)】命令。

Excel版本提醒

如果是在Excel 2003中操作，需要單擊菜單欄中的【工具】【選項(xiàng)】命令，然后在打開的【選項(xiàng)】對(duì)話框的【重新計(jì)算】選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置。

2．手動(dòng)計(jì)算

如果不希望在工作表數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)Excel自動(dòng)進(jìn)行重算，那么可以單擊功能區(qū)中的【公式】【計(jì)算】【計(jì)算選項(xiàng)】按鈕，然后在彈出的菜單中選擇【手動(dòng)】命令，將計(jì)算方式改為手動(dòng)計(jì)算。當(dāng)使用手動(dòng)計(jì)算時(shí)，如果Excel發(fā)現(xiàn)存在任何沒有計(jì)算的公式，則會(huì)在狀態(tài)欄中顯示【計(jì)算】字樣，此時(shí)可以使用以下幾種方法對(duì)公式進(jìn)行計(jì)算。

■ 單擊功能區(qū)中的【公式】【計(jì)算】【開始計(jì)算】按鈕或按【F9】鍵，將會(huì)重新計(jì)算所有打開的工作簿的所有工作表中的公式。

■ 單擊功能區(qū)中的【公式】【計(jì)算】【計(jì)算工作表】命令或按【Shift+F9】組合鍵，將會(huì)重新計(jì)算當(dāng)前工作表中的公式。

■ 按【Ctrl+Alt+F9】組合鍵，將會(huì)重新計(jì)算所有打開的工作簿的所有工作表中的公式，無論公式是否需要進(jìn)行重新計(jì)算。

3．不計(jì)算數(shù)據(jù)表

如果工作表中包含一個(gè)或多個(gè)可能導(dǎo)致降低重新計(jì)算速度的數(shù)據(jù)表，那么可以單擊功能區(qū)中的【公式】【計(jì)算】【計(jì)算選項(xiàng)】按鈕，然后在彈出的菜單中選擇【除模擬運(yùn)算表外，自動(dòng)重算】命令。這樣Excel在自動(dòng)重新計(jì)算公式時(shí)，將繞開模擬運(yùn)算表中的所有公式。