1.1 了解公式

本節主要簡要介紹公式的基本概念以及相關的基本內容，包括公式的組成部分、數據類型及其相關轉換、公式中可以使用的運算符及其優先級、按不同方式劃分的公式類型，以及Excel對公式與函數的限制等內容。

1.1.1 公式的組成部分

在Excel中，每一個公式都是以等號（=）開始的，在等號后面輸入要包含在公式中的內容，具體分為以下幾類。

■ 常量：在公式中輸入的固定不變的值，可以是數字或文本。例如，6、3.6、“Excel”或“辦公軟件”。

■ 單元格引用：使用單元格地址來引用單元格中存儲的內容。例如，A1、B2:D6。可以引用當前工作表中的單元格、當前工作簿的其他工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。當在公式中引用的單元格中的內容發生改變時，改變后的新內容會自動更新到公式中，比直接輸入到公式中的常量更靈活。

■ 工作表函數：Excel提供了大量的內置函數，使用這些函數可以完成不同行業、不同用途從簡單到復雜的計算和處理。例如，SUM函數用于計算數據的總和、DAYS函數用于計算兩個日期之間的天數、MID函數用于從指定的文本中提取特定的部分。

■ 運算符：用于將公式中的各部分內容連接在一起的符號，它們決定著公式的計算方式和運算順序。例如，加（+）、減（-）、乘（*）、除（/）。

■ 圓括號：用于改變公式的默認運算順序。

下面列出了一些公式的示例。

        =(A1+A2)*5
        =SUM(A1:A6)
        =MID("Excel",2,3)

1.1.2 數據類型及其相互轉換

數據類型決定了數據在Excel中的存儲方式，以及計算和處理方式。Excel中的數據可以分為文本、數值、邏輯值、錯誤值幾種類型。日期和時間是數值的一種特殊形式，本質上也屬于數值類型。數字和數值是兩個不同的概念，在Excel中可以將一個數字以數值和文本兩種形式來存儲。下面對每種數據類型進行了詳細說明。默認情況下，不同類型的數據在單元格中具有不同的對齊方式，例如，數值在單元格中靠右對齊，文本在單元格中靠左對齊，邏輯值和錯誤值在單元格中居中對齊，如圖1-1所示。

■ 文本：中文漢字、英文字母及各種符號都是文本，可以將它們直接輸入到單元格中。如果將這些內容輸入到公式中，必須使用英文雙引號將它們包圍起來。數字也可以是文本格式的，可以將它們稱為文本型數字，使用以下幾種方法輸入的數字都具有文本格式：①將單元格的數字格式設置為文本后在其中輸入的數字；②在單元格中輸入一個英文單引號“‘”后輸入的數字；③在公式中使用一對英文雙引號包圍起來的數字。

■ 數值：數值是可以表示具體大小的數。可以將使用以下幾種方法輸入的數字稱為數值或數值型數字：①在單元格的數字格式不是【文本】的情況下輸入的數字；②沒有使用英文單引號“‘”作為前置符號輸入的數字；③直接在公式中輸入的數字。

■ 邏輯值：只有TRUE和FALSE兩種。

■ 錯誤值：共7種，具體為#DIV/0! 、#NUM! 、#VALUE! 、#REF! 、#NAME? 、#N/A和#NULL!。

可以在某些數據類型之間進行轉換。例如，可以將文本型數字轉換為數值，或者將邏輯值轉換為數值。

1．文本型數字與數值之間的轉換

可以使用以下3種方法將文本型數字轉換為數值。

■ 如果將數字以文本格式的形式輸入到單元格中，單元格的左上角會顯示一個綠色的三角形。單擊這個單元格會顯示按鈕，單擊該按鈕后在彈出的菜單中選擇【轉換為數字】命令，如圖1-2所示。

■ 可以通過四則運算將文本型數字轉換為數值。例如，如果A1單元格中包含文本型數字，那么使用下面的任何一個公式都可以將文本型數字轉換為數值。最后的減負運算“=--A1”實際上是“=0-(-A1)”的簡寫形式。

        =A1*1
        =A1/1
        =A1+0
        =A1-0
        =--A1

■ 還可以使用VALUE函數將文本型數字轉換為數值。例如，如果A1單元格中包含文本型數字，那么使用下面的公式可以將文本型數字轉換為數值。

        =VALUE(A1)

也可以將數值轉換為文本型數字，只需將數值與一個空字符連接在一起即可完成轉換。例如，如果A1單元格中包含數值，使用下面的公式可以將數值轉換為文本型數字。轉換前的數值在單元格中右對齊，轉換后的文本型數字在單元格中將變為左對齊。

        =A1&""

2．邏輯值與數值之間的轉換

在很多實際應用中，經常需要將邏輯值轉換為數值，然后對轉換后的數值進行求和或其他運算。在Excel中將邏輯值與數值或兩個邏輯值之間進行算術運算（如加、減、乘、除、乘方等）時，可以將邏輯值轉換為數值，此時的邏輯值TRUE等價于1，邏輯值FALSE等價于0，例如下面幾個示例。

        TRUE*1=1
        TRUE*0=0
        FALSE*1=0
        TRUE+TRUE=2
        TRUE-TRUE=0

在條件判斷中，對兩個值進行比較會返回一個邏輯值。數值也可以看作邏輯值，對應關系如下所述。

■ 所有非0數值等價于邏輯值TRUE。

■ 0等價于邏輯值FALSE。

3．不同類型數據之間的排序規則

Excel中不同類型的數據是按照以下方式進行排序的。

        數值<文本<邏輯值

數值按照數字的大小進行排序，負數＜0＜正數。文本按照英文字母的排列順序進行排序，例如A＜B＜C。邏輯值TRUE最大，邏輯值FALSE小于邏輯值TRUE。錯誤值不參與排序，其他類型的數據與錯誤值進行比較都將返回錯誤值。

1.1.3 運算符及其優先級

運算符用于連接公式中的各部分內容，并根據運算符的類型執行不同方式的計算，比如加、減、乘、除、乘方等。不同類型的運算符具有不同的運算順序，這稱為運算符的優先級。當公式中包含多種運算符時，Excel將會根據運算符的優先級由高到低的順序進行計算。Excel包含4種類型的運算符，分別為算術運算符、文本連接運算符、比較運算符、引用運算符。表1-1列出了按照優先級從高到低的順序排列的Excel運算符。

如果一個公式中包含不同類型的多個運算符，如算術運算符和比較運算符，Excel將按照優先級順序對這些運算符進行計算。如果一個公式中包含同一類型中具有相同優先級順序的多個運算符，如乘號和除號）, Excel將按照從左到右的順序對這些運算符進行計算。

通過在公式中使用圓括號，可以根據需要改變公式中運算符的計算順序，強制先計算優先級低的運算符，而不是每次都按照優先級由高到低的順序進行計算。例如，下面的公式將會按照Excel默認的優先級順序進行計算：

        =10+5*4/2

此時的公式是先進行乘法運算5*4，然后進行除法運算，即用5*4的結果除以2，最后進行加法運算，即用上一步除法的運算結果加上10，最終結果等于20。

如果希望先進行10+5的加法運算，則需要使用一對圓括號將10+5包圍起來，公式如下。

        =(10+5)*4/2

此時的公式會先計算10與5的和，然后將得到的結果（即15）乘以4再除以2，最后的計算結果為30。

可以在復雜的公式中嵌套使用多組圓括號，其計算順序是從最內層的圓括號開始逐級向外層進行計算。

1.1.4 普通公式與數組公式

在Excel中最初接觸到也是最常見的公式都是普通公式。例如，下面的公式用于計算A1和A2單元格中數值之和，輸入公式后按【Enter】鍵即可得到計算結果。

        =A1+A2

直接按【Enter】鍵即可得到計算結果的公式屬于普通公式。

Excel中另一種功能強大但工作原理較為復雜的公式是數組公式。與普通公式不同，數組公式可以完成多步計算，而且需要使用【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵輸入數組公式，而不只是用【Enter】鍵。Excel會自動使用一對大括號將輸入好的整個公式包圍起來，以此來表明這是一個數組公式而非普通公式，如圖1-3所示。

1.1.5 單個單元格公式與多個單元格公式

按公式占據的單元格數量來分，可以分為單個單元格公式和多個單元格公式。普通公式屬于單個單元格公式，因為同一個公式只會占據一個單元格。數組公式分為單個單元格公式與多個單元格公式兩種。當數組公式占據多個單元格時，使用一個數組公式可以一次性得到多個計算結果，此時無法單獨編輯數組公式中的任意一個單元格，而需要對公式占據的整個單元格區域進行統一編輯，具體方法請參考本章1.5.4節。

1.1.6 Excel對數字精度、公式與函數等方面的限制

Excel對單元格和公式中可以包含的最大字符數、數字精度、函數的參數個數及可以嵌套的函數層數都有一定的限制，具體如表1-2所示。