第一部分 工作效率——跳出瞎忙的迷宮

剛剛步入工作崗位的你，工作會讓你慢慢透不過氣來嗎？待辦事項、計劃和突發的瑣事不停地積累，已經把你包圍了嗎？你是不是總是很忙，換來的卻是老板的責罵？你是不是盡自己的最大努力做事，卻忙而無功？如果是，那么，不是你沒有努力工作，而是你沒有掌握提高工作效率的方法，無意中浪費了你的生命。所以，要想在職場中獲得成功，提高工作效率很重要，我們必須掌握它。

一個想成功的人首先要知道的不是工作的細節，而是確定事情的大致方向與優先級。例如，應該先確認好哪些事項，才能開始進行后續的作業；哪些事情應該排在最后，以避免其他流程的變動而必須一再地重做；各項流程之間應如何協調與整合等等。

一個人每天要面對許多工作，它們有的互相牽連，有的互不相關；有的很重要，有的不太重要；有的急需處理，有的不太緊急……哪一件事情都不能不做好。如何統籌安排好這些工作，是每個人都不得不面對的問題。

我們中的不少人就是由于沒有掌握高效率的工作方法，結果被這些事弄得筋疲力盡，心煩意亂，總是不能靜下心來去做最該做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應該做的事，結果白白浪費了大好時光，致使工作效率不高。

大量研究表明，在工作中，人們總是依據下列各種準則決定事情的優先次序：

（1）先做喜歡做的事，不喜歡的事情最后做。

（2）先做熟悉的事，不熟悉的事情最后做。

（3）先做容易做的事，然后再做難做的事。

（4）先做只需花費少量時間即可做好的事，再做需要花費大量時間的事。

（5）先做已排定時間的事，再做未經排定時間的事。

（6）先做別人的事，然后再做自己的事。

（7）先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。

（8）先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關系的人所拜托的事。

很顯然，這些我們習以為常的做法，事實上不一定符合高效工作方法的要求。工作是以目標的實現為導向的，那么我們應當如何確定工作的順序，在一系列以實現目標為依據的待辦事項之中，應當先處理哪些事情，而哪些事項應延后處理，甚至不予處理呢？高效時間管理法的核心是先輕重，后緩急，而那些工作效率最高的人往往是那些對無足輕重的事情無動于衷，卻將主要的精力放在那些較重要的事情上的人。

遺憾的是，在多數情況下，越是重要的事偏偏越不緊迫。比如向上級提出改進營運方式的建議、長遠目標的規劃、甚至個人的身體檢查等，往往因其不緊迫而被那些“必須”做的事（諸如不停的電話、需要馬上完成的報表）無限期地延遲了。克服這一問題的法寶是：做要事，而不是做急事。

也許我們會認為，工作的重要性并不會影響自己的時間安排，時間總是能夠擠出來的。但事實上，我們的精力有限，要做的工作也非常繁雜，對于工作中林林總總的事件，我們可以按重要性和緊急性的不同組合確定處理的先后順序。

伯利恒鋼鐵公司總裁理查德斯·舒瓦普曾經為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維·李尋求幫助，希望艾維·李能告訴他如何在短短的時間里完成更多的工作。

艾維·李說：“我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法，那就是：把你明天必須要做的最重要的工作記下來，按重要程度編上號碼。最重要的排在首位，以次類推。早上一上班，馬上從第一項工作做起，一直做到完成為止。然后用同樣的方法對待第二項工作、第三項工作……直到你下班為止。即使你花了一整天的時間才完成了第一項工作，也沒關系。只要它是最重要的工作，就堅持做下去。每一天都要這樣做。在你對這種方法的價值深信不疑后，叫你的公司的人也這樣做。這套方法你愿意試多久就試多久，當你覺得有效的時候，給我寄張支票，并填上你認為合適的數字。”

經過一段時間的試驗之后，舒瓦普填了一張25000美元的支票給李，并且堅持在后來的工作中使用艾維·李教給他的方法。五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為最大的鋼鐵生產企業。舒瓦普常對朋友說：“這次請教讓我學會了堅持選最重要的事情先做，我認為這是我的公司多年來最有價值的一筆投資！”

高效工作的開始，就是你能否合理地安排工作的先后。真正的高效人士都是明白輕重緩急的道理的，他們在處理一年或一個月，甚至一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來安排自己的時間。學會為工作的任務安排順序，也許看起來只是很簡單的事情，列一個時間表，仿佛就已經安排好了這一天的工作。但是，我們必須認識到，這個時間與任務的排序是否真正有效與合理。

計劃的根本目的在于使人們能夠在恰當的時間做恰當的事。卡耐基有句名言：“做正確的事比正確地做事更重要。”俗話說：“凡事預則立，不預則廢。”在工作過程中如果能制定一份清晰、簡單實用的行動計劃，合理安排工作時間，形成井然有序的工作作風，那將大大提高工作效率。

商業及電腦巨子羅斯·佩羅說：“凡是優秀的、值得稱道的東西，每時每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”所以說，當我們確定了事情的重要性之后，習慣把每一天、每一周甚至每個月、每一年的事情與任務安排好，這對于我們成就大事是非常關鍵的，因為它會讓我們每時每刻集中精力處理要做的事，讓我們做得更出色。