2.4 記賬憑證的填制與審核

2.4.1 記賬憑證的填制

記賬憑證的填制是會(huì)計(jì)核算中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，正確、及時(shí)、完整地填制記賬憑證是正確、及時(shí)地提供會(huì)計(jì)信息的保證。記賬憑證的填制要注意以下幾個(gè)方面：

1）記賬憑證的填制要求

記賬憑證填制的總體要求是記錄真實(shí)，內(nèi)容完整，填制及時(shí)，書寫清楚。具體而言，主要注重以下幾個(gè)方面：

（1）摘要是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說明，要求文字簡(jiǎn)練、概括，能滿足登記賬簿的要求；

（2）應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，確定借方科目與貸方科目；

（3）記賬憑證中，借方科目與貸方科目必須保持清晰的對(duì)應(yīng)關(guān)系；

（4）每張憑證都要注明附件張數(shù)，以備查考。

2）記賬憑證填制實(shí)務(wù)指南

（1）通用記賬憑證格式。

對(duì)于小微企業(yè)而言，因其規(guī)模小、業(yè)務(wù)較為簡(jiǎn)單，所以在實(shí)務(wù)中選擇通用記賬格式即可，具體微如表2-21所示的雙科目欄、單金額欄的通用記賬憑證格式。

（2）記賬憑證填寫指南。

日期：一般應(yīng)按記賬憑證的編制日期填寫。其中，收付款憑證應(yīng)按收付款業(yè)務(wù)發(fā)生的日期填寫，以保證現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬的登記；期末結(jié)賬業(yè)務(wù)應(yīng)填寫期末日期。

編號(hào)：記賬憑證應(yīng)以月為單位從自然數(shù)1起開始編號(hào)，一張記賬憑證編一個(gè)號(hào)，對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)需要編寫兩張以上憑證的，以分?jǐn)?shù)的方法進(jìn)行編號(hào)，如為本月的第五號(hào)，且需要編寫兩張時(shí)，編號(hào)為5和5；在編號(hào)時(shí)，不得重號(hào)、漏號(hào)、錯(cuò)號(hào)。每月最后一張記賬憑證編號(hào)的后面應(yīng)加注“全”字。

摘要：摘要是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作簡(jiǎn)要說明。因此，要抓住經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的要點(diǎn)，文字要簡(jiǎn)練明確，不可漏填或錯(cuò)填。

會(huì)計(jì)科目：應(yīng)按記賬憑證格式所設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)科目欄，正確填寫科目的全稱及科目代碼。

記賬金額：正確填寫應(yīng)記賬戶的“借”、“貸”方向，并按格式中顯示的“金額”欄填寫業(yè)務(wù)所反映的金額。數(shù)字的填寫應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，不得連寫，不得空欄，角位與分位沒有具體數(shù)字時(shí)，在“角”、“分”欄內(nèi)寫“0”；數(shù)字書寫應(yīng)占行距的1/2；填寫金額“合計(jì)”欄時(shí)，應(yīng)在第一位數(shù)字前加相應(yīng)的貨幣符號(hào)，如人民幣符號(hào)“￥”；應(yīng)按行從上到下逐行填寫，不得空行、跳行；各行填寫完，應(yīng)在“合計(jì)”欄填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合計(jì)數(shù)額；如果在最后一筆數(shù)字和合計(jì)數(shù)之間有空行時(shí)，應(yīng)在“金額”欄從左下角向右上角劃斜線或“S”線注銷。對(duì)于憑證中設(shè)有“大寫金額”欄的憑證，應(yīng)按憑證格式所設(shè)的“大寫金額”欄正確、規(guī)范地書寫；大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的，應(yīng)當(dāng)填寫貨幣名稱，如“人民幣”；貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白；大寫金額到元或角為止的，在“元”或者“角”字之后應(yīng)寫“整”或者“正”字；大寫金額有分的，“分”字后面不寫“整”或者“正”字；大小寫金額應(yīng)相符。

附件張數(shù)：應(yīng)在記賬憑證上以阿拉伯?dāng)?shù)字或大寫數(shù)字注明所附原始憑證的張數(shù)；附件的張數(shù)不僅包括最原始的單據(jù)，而且包括匯總的原始憑證。

原始憑證的粘貼：原始憑證應(yīng)附在記賬憑證后面，要求粘貼的原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、完整、正確，粘貼要干凈整潔，排列有序。對(duì)于紙張面積過小的原始憑證，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)盡量粘在一起，并在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面、票底輕輕撕開。對(duì)于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂時(shí)再抽去回形針或大頭針。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。如果根據(jù)同一張?jiān)紤{證編制兩張或兩張以上的記賬憑證，可將這張?jiān)紤{證附在主要記賬憑證的后面，并在未附有原始憑證的記賬憑證上注明：“單據(jù)×張，附在第×號(hào)記賬憑證上”，以便復(fù)核和查閱。如有重要資料或原始憑證過多，需要另行保管，也應(yīng)在記賬憑證中加以說明。如果原始憑證上所列費(fèi)用應(yīng)由兩個(gè)以上單位共同負(fù)擔(dān)，應(yīng)開給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)部分費(fèi)用支出的單位原始憑證分割單。

簽名：記賬憑證應(yīng)按照制單—審核—出納（收付款業(yè)務(wù)）—記賬—會(huì)計(jì)主管的順序傳遞，每一個(gè)經(jīng)手記賬憑證的人員都應(yīng)在記賬憑證的相關(guān)欄目中簽名或蓋章，出納辦妥收付款業(yè)務(wù)后應(yīng)在“出納”欄內(nèi)加蓋“收訖”、“付訖”章。

2.4.2 記賬憑證的會(huì)計(jì)控制要求

記賬憑證填制后，必須經(jīng)過審核無誤后，才能據(jù)以登記賬簿。記賬憑證審核的主要內(nèi)容有：

1）審核記賬憑證是否附有原始憑證

審核記賬憑證所附原始憑證是否存在，所附原始憑證的張數(shù)、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容、金額是否與記賬憑證一致。

2）審核會(huì)計(jì)分錄是否正確

在實(shí)際工作中，所有的會(huì)計(jì)分錄都是通過編制記賬憑證進(jìn)行的，因此，審核時(shí)應(yīng)注意記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸科目的應(yīng)用是否正確，賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清楚，借貸雙方是否平衡。

3）審核記賬憑證中的有關(guān)項(xiàng)目是否填列齊全

審核記賬憑證有關(guān)項(xiàng)目是否正確填寫，如摘要是否填寫清楚，日期、憑證編號(hào)、二級(jí)和明細(xì)會(huì)計(jì)科目、附件張數(shù)以及有關(guān)人員簽章等有無錯(cuò)誤，有關(guān)人員是否簽名或蓋章。對(duì)手續(xù)不完備的應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)，方可入賬。

4）審核記賬憑證書寫是否規(guī)范

記賬憑證中的文字和數(shù)字，要按規(guī)定使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或鉛筆書寫；書寫要正確、清楚，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或用退色藥水消除字跡。同時(shí)還要注意，用來更正差錯(cuò)的紅字憑證只在“金額”欄內(nèi)填寫紅字，不要將整張憑證都用紅字書寫。

另外，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，對(duì)于機(jī)制記賬憑證，要認(rèn)真審核，做到會(huì)計(jì)科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。打印出的機(jī)制憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人印章或簽字。

2.4.3 記賬憑證錯(cuò)票處理

1）未入賬，重新填寫

如果在填制記賬憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。

2）已入賬，年內(nèi)發(fā)現(xiàn)

（1）如果金額正確，但所記科目或方向錯(cuò)誤，用紅字編制一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在“摘要”欄注明“注銷某年某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“更正某年某月某日某號(hào)憑證”字樣。

（2）如果所記科目、方向正確，金額多記，用紅字編制一張沖銷多記金額的記賬憑證。

（3）如果所記科目、方向正確，金額少記，用藍(lán)字編制一張補(bǔ)記少記金額的記賬憑證。

3）已入賬，以后年度發(fā)現(xiàn)

已入賬，以后年度發(fā)現(xiàn)錯(cuò)票，應(yīng)用藍(lán)字編寫正確的更正憑證，通過“以前年度損益調(diào)整”等賬戶進(jìn)行記錄。