第二章 公司管理制度的設計

第一節 公司管理制度設計程序

制度是規范員工行為的標尺之一，是公司進行規范化、制度化管理的基礎。只有不斷推進規范化、制度化管理，企業才能逐漸做強、做大。根據企業管理的需要設計符合實際、利于執行的制度，是有效推行企業制度化管理的前提。

制度設計人員應遵循相應的步驟，循序漸進地開展制度設計工作。一般來說，管理制度設計工作應從以下六個方面入手。

一、制定制度前需要明確的問題

公司往往是經過一個長期的發展過程才逐漸壯大的，因此，制度的制定應該遵從公司的發展軌跡，即在不同發展時期制定與之對應的管理制度。

1．創業期

這個時期的重點應在市場占有和產品創新上，公司日常管理尚不正規，制度較少，出現什么問題解決什么問題。

2．立足期

這個時期，公司的人力、產品都增加了，企業要考慮組織均衡發展、跨部門協同、管理規范等問題，需要完善制度體系。

3．成熟期

這個時期公司各方面都趨于成熟，只需根據企業當前的發展狀況、存在的問題對原有制度進行修訂、增刪、優化。

4．持續成長期（衰落期）

這個時期公司日漸強大，需要根據新業務、發展狀況等的要求修訂制度或重新建立制度體系。

二、制定制度時切入的角度

企業的制度要得到有效執行，前提條件是它有準確、清晰而科學的定位。制度設計人員在設計或修訂制度時，可依據企業經營管理和解決問題的需要，從以下五個方面選擇制度的切入角度，站對、站穩制度設計的立足點。

第一，企業管理角度。為了從整體上把握和控制業務、人力、財力和物力等，而對企業戰略目標、組織架構、資源配置、員工行為規范等作出整體性和基礎性的規定。

第二，部門管理角度。若要對某一部門的管理制訂規劃，就要站在部門管理的角度進行制度設計，以明確部門級別、職責權限范圍、規范內容等。

第三，業務作業管理角度。這個角度強調的是具體性，比如管理手冊、程序文件和作業指導書等，能直接對應操作。

第四，戰略角度。制度的設計要具備戰略眼光，要符合本公司戰略發展需要，并依據企業戰略發展需要明確職能、確定組織結構、權責關系等。

第五，企業文化角度。制度設計務必遵循企業文化，否則制度將無法推進，最后淪為一紙空文。

三、制度設計應遵循的規范

公司管理制度要具有規范性，而且只有具有一定的規范性才能發揮企業管理制度的作用。

1．公司制度設計應達到“三符合”的要求

首先，要符合管理者最初設想的狀態，切忌朝思暮改；其次，要符合公司管理的科學原理；第三，要符合公司行為涉及的客觀事物發展規律或規則。

2．公司制度設計應遵循兩個“規范”

（1）規范制度的制定者。倘若制度的制定者行為不端，做不到公正客觀，不了解國家法律、社會公共秩序和員工的特點，那么他是制定不出與本企業相符合的制度的。

（2）規范制度的內容。制度內容必須規范化，比如制度體系的完善、科學、系統，不能違反國家法律法規和公序良俗。制度所依據的資料必須全面、準確，能反映生產經營活動的真實面貌。

四、制度的起草

制度的起草可分為如下七個步驟：

第一步，明確制度類別。不同類型的制度其風格和寫作方法不同。

第二步，明確制度目的。知曉該制度制訂的目的，為制度內容設計、條款設置等提供指導方向。

第三步，規劃制度內容。對收集到的各種資料歸類、匯總后，在對企業當前運營情況、業務流程、存在問題和管理要求等深入分析的基礎上規劃制度內容。

第四步，形成綱要。針對所規劃的每一項內容，進一步分析，明確其要點并形成內容綱要。

第五步，擬定條文。根據上述內容綱要，結合本企業的特點、業務流程、管理需求等，對企業的業務、人員行為等進行規范，擬定出具體的制度條文，注意語言簡潔、邏輯清晰。

第六步，形成草案。采用圖示、表格及文字等形式，將各項制度條文書面化，形成制度草案，完成制度起草工作。

第七步，制度格式標準化。統一規范各個制度中所使用的名詞、體例等，統一各個制度的模板，包括字體、字號、目錄排列方式、紙張大小及邊距、頁碼格式等，確保各個制度內容完整、格式規范、標志一致、記錄清晰、必備要素齊全等。

五、制度的定稿

制度草案完成后，需要通過意見征詢、試行等方式獲得相關建議、意見，以便發現不足和紕漏，對其進一步修改和完善，直至最終定稿。

1．征詢意見

管理制度一旦成型，就要在公司上下征詢意見，要讓公司所有人知曉哪些制度將要出臺，廣泛聽取大家的意見。

2．改進制度草案

征得意見后，制度設計人員應綜合分析意見征詢結果，匯總各種修改意見，對制度進行修改和完善，最終形成正式的制度條文，提交權限主管領導審核后呈交總經理批準或董事會審議，通過后公示執行。

第二節 如何設計公司管理制度

一、制度編寫規范

制度設計人員在進行管理制度的設計時，除了遵守前文提到的“三符合”和三個“規范”外，還需遵循一定的編寫規范。這些規范具體表現在四個方面：

1．內容完善

（1）制度的權利、義務、職責條款要服務于制度的目的，明確效力范圍。

（2）確保權利、義務、責任一致，有權利必有義務、有義務必有責任。

（3）發揮制度的激勵功能，即制度重在激發員工的積極性和責任心。

（4）明確制度執行和解釋的部門。

（5）要隨著企業的發展變化情況對制度進行調整，使其逐步完善。

2．形式美觀

（1）制度框架要統一，要包括總則、主體內容、附件、相關制度與資料等內容。

（2）制度格式要統一，字體、字號、目錄排列方式、紙張大小及邊距、頁碼格式等要統一。

（3）制度編寫要簡明扼要。

3．語言簡練

（1）語言簡潔、明白、通俗易懂，不產生歧義。

（2）條例清晰、前后一致、不矛盾，符合邏輯。

（3）對難以窮盡的事項用技術性術語概括規定。

4．其他規范

（1）制度的可操作性要強。

（2）注意與其他規章制度的銜接。

（3）應規定制度涉及的各種文本的效力，并以書面或電子文件的形式向員工公示，或向員工提供接觸標準文本的機會。

二、制度的結構與形式

1．制度的內容結構

制度的內容結構常采用“一般規定——具體制度——附則”的模式，一個規范、完整的制度所需具備的內容要件包括：制度名稱、總則/通則、正文/分則、附則與落款、附件五大部分。管理制度設計人員應注意每一要件，以使所制定的制度內容完備、合規和合法。

需要說明的是，對于針對性強、內容較單一、業務操作性較強的制度，正文中可不分章，直接分條列出即可，總則與附則中的有關條目不可省略。

2．制度名稱擬訂

制度名稱擬訂的基本要求是清晰、簡潔、醒目，其命名模式一般如下：

受約單位（或個人）+基本內容+文種

在受約主體一目了然的情況下，也可略去受約單位（或個人）。例如：“××公司績效考核管理制度”“××公司市場部營銷策劃制度”。

3．制度“總則”設計

“總則”是對制度的整體概述，具體內容主要包括但不限于下列內容：

（1）制定本制度的原因（或目的）。

（2）本制度所依據的法律法規或內部制度文件等。

（3）適用范圍（或對象、原則）。

（4）受約對象或其行為的界定。

（5）定義或解釋制度中出現的重要術語。

（6）制度中受約單位（或個人）及相關單位（或個人）的職責描述。

（7）本制度與企業其他制度之間的關系說明。

對于受約單位（或個人）及相關單位（或個人）的職責描述，根據制度的內容架構情況，可將其編寫成獨立于“總則”之外的一章內容。但無論采用哪種處理方式，都需注意主要責任部門（或個人）、輔助責任部門（或個人）的先后邏輯關系，更需注意職責之間的邏輯關系。

4．制度正文設計

正文是制度的主體部分，主要包括對受約對象或具體事項的詳細約束內容，其設計思路主要有兩種：

（1）按對人員的行為要求分章分條，逐項規范。

（2）按具體事項的流程分章，對各具體事項分條予以規范。

無論采取哪種思路，在對制度正文分章、列條目時，一定要全面、合乎邏輯，語言表述清晰，沒有歧義。

5．制度“附則”設計

制度條文在自然結束時，應對制度的制定、審批、實施、修訂、生效日期進行說明，以增強其真實性和嚴肅性。制度“附則”包括但不限于下列四項內容：

（1）對制度未盡事宜的解釋。

（2）制度的制定單位、修訂單位、審批人及審批權限。

（3）制度生效的條件、適用的起始日期或生效日期。

（4）其他與制度相關的可歸入“附則”的內容。

6．制度“附件”設計

制度“附件”的內容一般包括制度執行中需要用到的表單、附表、文件等。

第三節 如何設計公司管理表單

一、表單的作用

表單，又稱為表格，或者表。表單是一種可視化交流模式，又是公司整理數據的手段，是公司科學管理的重要工具之一。在管理制度設計與執行的過程中，表單所起的作用主要體現在三個方面。

第一，間接作用：補充制度的內容，豐富制度的形式。

第二，間接作用：促進制度的落實與執行。

第三，直接作用：把文字性的制度內容轉化成易操作、易執行的圖形或表單。

表單可以將許多工作、數據、資料進行有效的處理和管理，因此，在公司的日常管理工作中，表單占據著重要位置。

表單，讓繁復的數據分門別類，讓人一目了然地弄清整體情況，比用許多文字說明要簡單得多。

二、表單設計的原則

為了能將管理表單設計得清晰、簡潔和直觀，讓人一目了然，設計人員需要遵循一個很重要的原則——將表單的行、列看成坐標的橫軸、縱軸，把需要表達的內容置入坐標中予以展現。

在置入管理表單的內容時，應遵守簡明扼要的原則，既要將意思表達到位，也要講求表述的工整性，以使設計出來的表單實用、簡潔和美觀。

三、表單的形式

表單一般包括文字表、數字表和圖表3種，不同表單的樣式如下：

四、表格的繪制

如今，很多辦公軟件都有繪制圖表的功能，最常用的就是Word、Excel等，制度設計人員可根據工作需要選擇使用。這里僅介紹用Word繪制表格的步驟。

第一步：插入表格；

第二步：選定表格、行、列；

第三步：插入行列；

第四步：刪除行列、表格、單元格；

第五步：word表格調整；

第六步：合并單元格；

第七步：單元格的拆分；

第八步：繪制斜線頭；

第九步：設置表格邊框線條和底紋；

第十步：表格自動調整；

第十一步：為表格填充顏色；

第十二步：自動套用格式。

第四節 如何設計公司管理流程

一、流程圖的形式

根據流程的復雜程度、流程活動的內部關聯性等因素，流程的展現形式主要有箭頭式程序圖、業務流程圖、矩陣式流程圖和泳道式流程圖四種形式。

1．箭頭式程序圖

箭頭式程序圖的形式如下圖所示。這種程序圖直觀、一目了然，適用于企業員工熟悉流程中各項作業概況或流程中各項作業任務較簡單的情況。

2．業務流程圖

所謂業務流程圖，就是用一些規定的符號及連線來表示某個具體業務的處理過程。如下圖所示：

3．矩陣式流程圖

現在國際上一般采用矩陣式流程圖，這種流程圖分成縱、橫兩個方向，縱向表示工作的先后順序，橫向表示承擔該項工作的部門或崗位。這樣，通過縱、橫兩個方向的坐標，就可以表達流程的要求了，即解決了先做什么、后做什么、誰來負責的問題。

4．泳道式流程圖

泳道式流程圖是一種反映商業流程中人與人之間關系的特殊圖表。它有兩個作用：

（1）有助于分清在流程過程中個人工作范圍。

（2）有助于研究流程中人與人或工作小組與工作小組間的交接動作。

二、流程圖的繪制

繪制流程圖的常用工具

繪制流程圖的常用工具有Word、Visio等，還包括一些其他專用軟件，如MsvDraw、SmartDraw等。這些工具在繪制流程圖時有著自身的特色，制度設計人員可根據本企業流程設計要求、自己的使用習慣等選擇使用。

（1）Word：是一種普及率比較高的繪圖工具。其特點是發排打印方便，繪制的圖片清晰，文件小，容易復制到移動存儲器和作為電子郵件收發；缺點是比較費時，難度較大，相比其他專用繪圖軟件，功能簡單、不夠全面。

（2）Visio：是一種專業的繪圖軟件。通過拖動預定義的圖形符號可以很容易地組合圖表，還可以根據本公司流程設計需要進行組織的自定義。最大的優點就是能繪制一些組織復雜、業務繁雜的流程圖。

（3）MsvDraw：是一款功能強大的流程圖繪制軟件，它能方便地繪制出專業的業務流程圖、程序流程圖。

（4）SmartDraw：也是一款專業的圖表繪制軟件。該軟件隨帶的圖庫里包含數百個示例、數千個符號和外形供直接套用，使用起來極為方便。

第五節 公司管理制度的修訂

一、管理制度修訂概述

公司管理制度要不斷適應公司經營的內、外部環境及有關因素的變化并適時作出調整。公司管理制度的制訂和修訂主要有以下三方面的區別：

（1）撰寫時序的差別。制訂公司管理制度在先，修訂在后。修訂是在公司管理制度已經使用了一段時間的基礎上進行的。

（2）撰寫數量的差別。制定公司管理制度，是從無到有，建立一個全面的完整的制度；修訂公司管理制度只是對原有制度的不合理部分進行局部的修改和完善。

（3）撰寫質量的差別。公司管理制度的修訂是一個對原有制度不合理部分更新、完善，使其不斷成為合理的制度的過程。所以，修訂的制度更符合公司當前的發展需要，一般說來，其質量與原有的制度相比要高一些。

公司管理制度修訂的程序與其制定相同，應該遵循調查、分析、起草、討論、反復修改、會簽、審定、試行、修訂、正式執行這樣一個程序。在起草修訂稿時要特別慎重，必須考慮到修改部分的內容怎樣才能與公司各方面的制度保持協調，避免出現顧此失彼的情況。如果一項管理制度的修訂造成了某一管理制度同其他管理制度的矛盾，那么勢必帶來公司管理的混亂，因此在修訂制度時必須注意到這一點。

在特殊情況下，公司可隨時決定對管理制度進行修訂。在一般情況下，公司管理制度可以在每年年末修訂一次。公司在年終總結各方面工作時，同時也可對公司管理制度進行檢查、總結和修訂。每隔三年公司需要對管理制度進行一次比較全面的修訂，時間一般安排在年終，結合該年度公司的總結工作進行。

二、影響公司管理制度變化的原因

影響公司管理制度變化的主要原因有以下幾點：

1．經營管理知識與觀念的更新

新觀念的確立會廣泛影響到具體管理制度規范。如以人力資源開發的觀念代替傳統的人事管理觀念，人事管理職能的范圍、內容、側重點等都會發生變化，原有的制度，如人事考核與評價、工資獎酬、培訓制度等都要調整，還要補充一些新制度，如工作輪換、職業生涯開發與管理等。總之，經營管理新知識、新概念的提出，會給修改、完善現有管理制度，形成新的更有效的管理制度提供有益的思路和框架。

2．公司目標與戰略的調整、改變

當公司目標和戰略調整、改變之后，原有的行為規范可能有些會不適合甚至妨礙目標的達成和戰略的實施，這部分制度就要修改更新。戰略變化引起的管理制度的變化主要有以下幾個方面：

（1）產品或服務的經營領域以及市場范圍發生變化時，相應的管理制度也要進行修改。不同的產品或服務的經營業務在生產方式、規模、工程技術等方面具有不同的經濟技術特點，不同的市場要求采取不同的市場營銷組合，因而所采用的計劃、組織、指揮、控制方法也應不同。

（2）實現戰略目標所采用的戰略行動的變化會引起一系列的管理變化。如果一個公司的經營目標更改為通過提供優質服務來獲得差別優勢，擴大銷售，那么所使用的具體方法有：雇用更多的推銷員，并為推銷員提供更詳細的市場信息；要求推銷員注意搜集信息，為生產提供依據；生產部門按消費者需求組織生產；信息管理系統作相應調整；調整生產計劃，運輸、供貨方式，人員的評價，激勵與培訓制度等。

（3）公司內外的技術創新及社會的進步會引起管理上的某些變化。社會、經濟方面的進步如分期付款等會使得營銷、財務等管理制度發生變化。新工藝、新技術有的為公司發展新產品、新服務提供手段，有的如大量流水生產方式、混合流水生產技術等則形成新的資源轉換方式。

（4）某方面的制度變化可能會帶來整個管理制度體系的調整。因為公司管理制度作為一個有機聯系的體系，相互影響與制約，彼此依存。

（5）影響公司經營觀念和戰略的其他因素會通過觀念、戰略的調整而直接或間接地影響公司的管理制度。

總之，公司管理制度為適應外部環境和內部條件的變化，需要不斷進行修訂、補充和創新。

三、修訂公司管理制度的原則

修訂公司管理制度應遵循以下幾個原則：

1．“穩”與“變”相統一的原則

公司管理制度要突出“兩性”，即穩定性和靈活性。這是因為，第一，公司要根據生產經營的實際需要適時更新公司管理制度，用最新的管理制度代替原有的制度。第二，公司管理制度不能朝令夕改而讓人無所適從，也不能因為原有的管理制度存在某些問題就全盤否定，而要在具體分析的基礎上不斷完善它，使之在實踐中逐步趨于合理。

2．先“立”后“破”的原則

在新制度尚未出臺之前，應繼續按原有制度的規定辦事，待新制度正式建立以后再廢除舊制度，以保持公司管理制度的相對穩定，從而保證公司生產經營活動的正常進行。

3．偶發事件及時處理原則

在出現“偶然”的情況下，管理者要善于運用標準化原理，用管理制度來指導對“偶然”事件的處理，并且適時將例外事件納入管理制度，使它成為管理規范的一部分。