1.2　房地產公司招標采購管理

招標是房地產公司主要的采購方式。為控制項目招標，在保證項目質量、工期等要求的前提下，以合理低價選擇最滿意的投標單位，房地產公司需要做好招標采購的管理工作。本部分主要對招標采購管理的原則、管理規定、相關部門職責、組織機構以及工作流程等進行簡要的說明，招標采購各個環節的具體管理內容將在本書對應的章節中再詳細介紹。

1.2.1　招標采購管理的原則與管理規定

（1）招標采購管理的原則

①全面招標原則：凡是符合招標條件的項目都要以招標方式確定承包單位。

②整體招標原則：禁止將項目肢解或化整為零，規避招標。

③事前預算原則：施工類工程在招標前，應先根據施工圖預算編制標底；不提倡在無標底的情況下進行費率招標。

④資質審查原則：所有投標單位都要經過資格預審，符合推薦標準的投標單位才具備參與投標的資格。

⑤透明公正原則：整個招標過程務必有充分的透明度，各部門之間積極配合、全面溝通、信息共享、杜絕暗箱操作。

⑥合理低價中標原則：在技術標合格的情況下，合理低價中標原則。

⑦保密原則：標底、投標文件、評標、定標有關信息和文件的轉播范圍只限于參與人員及工程采購/招標領導小組，每個人均有義務保密，以防影響招標的公正與效果。

（2）招標采購管理規定

①對于需施行招標而未招標的項目，財務部門不予支付該項目的各種款項。

②本公司工作人員在招投標過程中有下列行為之一的，將依照有關規定，追究有關人員的責任。

a.招標活動中拒絕監督，或招標采取走過場，明招暗送，泄露標底的。

b.與投標者相互串通，阻撓、排擠其他投標者公平競爭或干擾招標活動，使招投標不能正常進行的。

c.與投標單位相互串通，故意損害公司利益的。

d.招標過程中，接受投標單位的吃請、娛樂和旅游，接受投標單位的回扣或有價證券等不上交的。

e.不履行或不正確履行職責，購進的貨物為以次充好、價高貨次、假冒偽劣產品的。

f.將必須進行招投標的有關項目化整為零或者以其他方式規避招標的。

g.其他違紀違規行為的。

③違規違紀處理。

a.屬公司招標工作小組責任的，當次招標無效并給予通報批評，并視情節暫停或取消直接責任人的招標成員資格。

b.屬投標者責任的，當次投標按廢標處理；并取消該項目其投標資格，情節嚴重的三年內禁止其參加公司的各種招投標活動。

c.屬評標者責任的，當次評標視為無效，取消主要責任人的評標成員資格。

d.對違紀者，交由紀檢監察機關處理，情節嚴重構成犯罪的，依法移交司法機關處理。

1.2.2　招標采購管理的相關部門職責

房地產公司招標采購管理工作由公司成本管理部組織實施，工程管理部、設計管理部、營銷策劃部等相關部門配合實施。各部門的主要職責如下。

（1）總經理

總經理全面負責招標管理工作，其主要職責（不限于）如下。

①批準招標計劃與安排。

②組建招標領導小組。

③主持招標領導小組會議，審批確定中標單位。

④組織合同會簽。

⑤簽訂合同或授權公司法人合同的簽訂。

⑥審批供方評價結果。

（2）分管副總

①審核招標計劃。

②參加供方考察。

③審核供方資格審查入圍名單。

④審核招標文件。

⑤審核供方評價結果。

（3）公司常務董事

公司常務董事是公司制度與流程執行的監督者，應按照公司的規定和要求，參加評標活動，了解制度與流程執行情況進行監督。

（4）成本管理部

①負責組織編制工程量清單，同時審核施工圖。

②負責審核招標文件，對成本標桿進行核對。

③負責參加編寫專用合同條款、編制有關商務文件。

④參加對投標人的資格預審。

⑤參與過程、最后澄清和合同談判工作。

⑥負責工程合同招標的經濟標評審。

⑦組織供方評價。

（5）工程管理部經理

負責組織進行工程的招標工作，其主要職責（不限于）如下。

①編制招標方案，辦理招標申請、登記。

②接收投標人報名，組織對投標人進行考查和資質審查，根據評標委員會意見推薦入圍的投標人，報招標領導小組審批。

③組織編寫、發放招標文件、組織收取標書等工作。

④按職責負責組織開標。

⑤參加投標澄清會議和合同談判，并簽發中標函。

⑥接受委托簽訂合同。

⑦授權負責權限范圍內的集體評標，完成評標報告。

⑧參加供方評價。

（6）設計管理部

負責各種設計招標工作，對產品和成本標準的實施起到監督與促進的作用。

①設計管理部經理

負責組織項目的技術管理工作，確定各種產品技術標準，組織編制產品成本標準。

②總建筑師

a.負責編寫項目設計說明。

b.參加招標文件的編寫，主要參加編寫招標文件的有關技術條款。

c.按照評委方式參加技術評標。

d.參與最后澄清工作。

③總工程師

a.與工程管理部協商負責編寫工程施工組織總體方案介紹，擬訂總工期、關鍵工期要求。

b.參加對投標人的資格預審。

c.主要參加編寫招標文件的技術條款及特別的施工技術要求。

d.按照評委方式參加評標。

e.參與最后澄清工作。

（7）營銷策劃部

①負責組織進行項目營銷業務項目的招標工作，如銷售代理招標、廣告代理與發布招標、銷售資料準備招標，組織有關部門進行招標文件的編寫，組織與推薦評標委員會成員，按照評委方式參加評標。

②起草/審核招標文件，提出參加投標單位名單報總經理（或招標領導小組）審批。

③負責組織考察投標單位、組織編寫招標文件、組織發放招標文件、組織收取標書等各項工作。

④授權負責權限范圍內的集體評標，完成評標報告。

⑤負責與擬選中標人的最終問題澄清，并簽發中標函。

1.2.3　招標采購管理的組織機構

為了保證招標采購的獨立性，房地產公司一般會成立招標領導小組、評標委員會、招標工作小組等招標組織機構，由公司各方面負責人員組成，對招標采購工作進行集體決策。

（1）招標領導小組

①招標領導小組職責

a.批準招標文件，審查評標辦法和細則的合理性和公正性。

b.參加供方資格審查。

c.審批入圍的投標人名單。

d.審定評委會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人，確定中標單位。

e.決策采用團體成員各一票的方式投票表決。

②招標領導小組組成

a.建設工程招標。招標領導小組由公司相關領導組成，總經理任組長，即由總經理、工程管理部經理、設計管理部經理、公司常務董事、工程管理部（代表）等組成，規定必須為單數成員（總經理批準決定增加公司其他成員）。

b.設計招標。概念設計、方案設計、初步設計與施工圖設計招標，招標領導小組由設計管理部經理任組長，即由設計管理部（代表）、設計管理部經理、總經理、公司常務董事、策劃團隊、工程管理部經理、合同負責人組成。規定必須為單數成員（總經理批準決定增加公司其他成員）。

c.營銷業務招標。招標領導小組由公司相關領導組成，總經理任組長，即由營銷策劃部經理、設計管理部總造價師、公司常務董事、營銷策劃部（代表）等組成，規定必須為單數成員（總經理批準決定增加公司其他成員）。

（2）評標委員會

①評委職責

a.根據評標細則，對標書進行認真評審，負責組織進行澄清，完成評審報告。

b.向招標領導小組報告評審意見，推薦合格的中標人和中標備選人。

c.針對一些議標的項目，遵從集體決策，發揮團隊優勢的原則，特組建評標工作小組代替評標委員會行使相關職責。

②評委組成

a.建設工程招標

ⅰ.一般評委共6～10人，技術組和經濟組各3～5人。

ⅱ.由工程管理部經理（評委組長）、設計管理部經理、總工程師、總建筑師、工程管理部代表（若需要）、合同負責人、專業工程師、總造價師、財務部經理、預算員、外部顧問（如監理工程師）等組成，規定各組必須為單數成員。

ⅲ.若合同規模超過5000萬元，則應當根據需要在公司內或外部臨時抽調人員組成評委。

ⅳ.評委名單由總經理審查批準（招標工作審批表會簽批準）。

b.設計招標。評委5～9人。公司主要通過第一次和第二次方案審批會對概念性方案和方案進行評標。

c.營銷業務招標

ⅰ.評委5～7人。由營銷策劃部經理、設計管理部總造價師、公司常務董事等組成，規定必須為單數成員。

ⅱ.評委名單由總經理審查批準（招標工作審批表會簽批準）。

③評委素質要求

a.技術/業務專家應當在本項目方面有3～5年的技術管理或相關業務專業工作經驗。

b.商務與經濟方面的專家應當在有關業務方面具備2～3年的商務與經濟專業工作經驗。

（3）招標工作小組

由業務主辦部門牽頭，主要負責招標的相關業務工作，主要工作人員由業務主辦部門承擔，一般由2～3人組成，報項目招標領導小組批準（招標工作審批表會簽批準）。

1.2.4　招標采購管理的工作流程

針對不同類型的項目，其招標采購管理的具體工作流程也會有所差異。下面分別介紹招標采購管理的一般工作流程、工程項目招標管理的工作流程、設計與顧問項目招標管理的工作流程以及材料、設備采購招標管理的工作流程等內容。

（1）招標采購管理的一般工作流程

①項目招標工作由公司成本管理部組織進行，需招標職能部門向成本管理部提出招標申請技術聯系單，由成本管理部專項內請報告向公司招標工作小組提出招標申請，提交分標方案及招標草擬方案。招標工作小組審批通過后，由成本管理部自行編制或組織招標代理公司和跟蹤審計單位編制清單、標底、合同初稿及招標文件初稿，由成本管理部組織，公司招標小組討論批準后定稿。招標文件主要條款確認表由招標小組成員會簽，招標文件最高限價及答疑由招標小組成員會簽。500萬元及以上項目工程的招標文件、標底、工程合同需報成本管理部審核批準。

②招標形式和信息發布招標分為公開招標和邀請招標。采用公開招標方式的，招標人應當發布招標公告，依據招標信息發布規定，在建設工程招標網等網站上發布；實行邀請招標的項目應當在公司網站發布招標信息，并向具備承擔投標能力，資信良好的法人或其他組織發出投標邀請書，并且參與投標的法人不得低于三家。

③資質審查工作

a.公開招標過程中由招標代理公司先行對申請投標單位的經營范圍、企業資質、資金實力，固定資產、質量信譽和協作精神等進行審查，報名結束后形成專項目報告由招標小組抽查，必要時應對投標單位進行實地考察。資格預審通過單位不得低于三家，并形成資格預審專項目報告。

b.邀請招標過程中由成本管理部專業人員對草擬邀請單位的經營范圍、企業資質、資金實力，固定資產、質量信譽和協作精神等進行審查，并形成專項內請，報公司招標小組審核批準后，方可發出招標邀請。

④邀請招標評標原則和要求評標活動應遵循公平、公正、科學、擇優的原則。評標應以方案可行性、質量可靠性、技術先進性、報價合理性、售后服務和信譽等為依據進行綜合評價，公布評標結果，擇優確定中標單位。

⑤邀請招標評標小組由招標小組人員和專家組成，投票定標的，總票數為不低于5票的奇數。招標工作小組成員與投標人有利益關系的，不得進入評標小組，已經進入的，應當回避。

⑥價格與合同條款談判中標單位確定后，應在10個工作日內，由招標工作小組與中標單位進行價格與合同條款談判，當招標工作小組與中標單位之間分歧較大時，招標工作小組應重新討論，形成新的意見后方可定奪。擬訂合同時，可以參照不同類別的合同示范文本，但合同文本必須符合國家有關法律、法規的要求，合同中應當包括以下條款：主體、標的、數量、價款和支付辦法、質量承諾和售后服務、履行期限和方式、審計條款約定、解決爭議的辦法、違約責任等條款。投標的各種承諾應進入合同或作為附件與合同具有同等效力。招標合同金額較大的，擬訂的合同應當經過公司法律顧問審閱，并做出咨詢意見。

⑦投標結果需經公司批標委員會審批同意后，方可與中標單位簽訂合同。

⑧招標工作的補充和變更。凡由招標工作小組確定的中標單位，以及有關招標工作的決定事項，原則上不得更改；確需修正、補充，應由招標工作小組集體研究決定，任何人無權私下改變有關決定。

⑨招標工作應“透明、公開”，在發放招標文件的同時，給每個投標單位發送一份統一格式的招標工作公開信（含聯系人、聯系方式），如發生違規現象，可直接向公司舉報。

⑩招標文件備案、保管和檢查招標工作小組對招標的主要過程、招標結果和投標單位的違法違紀行為應予以記錄。招標過程中形成的所有文件正本和有關資料由公司招標工作小組妥善保管，招標文件副本提交公司辦公室存檔備查。公開招標項目招標文件歸檔由招標代理公司分三冊裝訂成冊，一冊由招標代理公司相關情況至資格預審報告公示結束；二冊由招標文件、清單、標底組成，三冊由答疑、評標報告公司相關批準文件至中標通知書發放為至。如量大可采用單冊分為上中下三冊，四冊由成本管理部歸檔，由招標過程的審批文件組成。

?公開招標項目應邀請公司審計監察部派人全過程參與每個招標項目，履行監督職責。

?投標單位費用的收取與使用按公司有關財經管理規定執行。

?招標采購管理流程圖（如圖1-1所示）。

（2）工程項目招標管理的工作流程

①完成項目總體施工組織設計，確定合同計劃清單。

②制訂招標計劃，并將此計劃提前一個月報送工程管理部。

③辦理招標項目登記和招標申請。填報招標申請表和招標工作審批表，辦理項目的招標登記和申請。

④編制與審定招標文件。

⑤發布招標邀請公告，通過公司網絡或其他有效途徑發布招標邀請公告。

⑥資格預審。對報名參與投標的單位進行資格預審，并將結果報領導小組，由招標領導小組審查批準，只有通過資格預審的單位才可以參與投標，每個標段參加投標的單位控制在5～7個（主體工程總承包合同應當超過7家）。

⑦確定投標單位和發售招標文件。

⑧組織召開標前會。會議主要內容為組織投標人察看現場；介紹招標工程情況；解答投標人提出的咨詢疑點；補發招標文件的補充資料。

⑨在規定的時間收標和開標。

⑩組織評標（包括進行評標的澄清工作），推薦中標候選人。

?按時召開招標領導小組會議，審定中標單位和備選單位。

?進行最后澄清，為合同談判創造條件。

?辦理中標通知書及簽訂合同。

（3）設計與顧問項目招標管理的工作流程

①辦理招標項目登記和招標申請。填報招標項目登記表和招標申請表，辦理項目的招標登記和申請。

②編制與審定招標文件。

③發布招標邀請公告。通過公司網絡或其他有效途徑發布招標邀請公告，招標邀請公告應當載明招標人的名稱和地址、招標項目的性質、數量、實施地點和時間、投標截止日期以及獲得招標文件的辦法等事項。

④資格預審（或資格后審）。對報名參與投標的單位進行資格預審，并將結果報招標領導小組批準。只有通過資格預審的單位才可以參與投標，每個標的參加投標的單位按照規定選定，投標人數原則上不少于3家。

⑤確定投標單位和發售招標文件。

⑥組織召開標前會。會議的主要內容為組織投標人察看現場；介紹招標工程情況；解答投標人提出的咨詢疑點；補發招標文件的補充資料。

⑦在規定的時間收標和開標。

⑧組織評標專家進行評標，包括進行評標的澄清工作。

⑨按時召開招標領導小組會議，審定中標單位和備選單位。

⑩進行最后澄清，為合同談判創造條件。

?辦理中標通知書及簽訂合同。

（4）材料、設備采購招標管理的工作流程

①目的

a.確保采購材料（設備）100%符合國家有關規范及標準。

b.確保采購材料（設備）嚴格按合同要求進場，保證工程按質按期完成。

c.嚴格按采購合同要求支付材料（設備）款，做到付款進度不超前于材料（設備）進場進度。

②范圍。新建項目工程承包合同中所指定的甲供材料（設備）。

③職責

a.設計管理部從建筑設計角度考慮，提出采購材料（設備）在美觀及使用功能等方面的要求，并提供甲供料清單及驗收規范。

b.工程管理部負責甲供材料（設備）的采購資料準備、采購實施、組織驗收以及檢查采購材料（設備）是否按合同要求進場。

c.成本管理部負責控制采購材料（設備）的付款方式以及付款進度。

④程序

a.工程管理部主辦工程師按招投標管理工作細則規定要求進行甲供材料（設備）的采購。

b.工程管理部主辦工程師擬訂招投標文件、采購合同及投標廠商的入圍資格并報請部門經理審批。

c.主辦工程師按經審批的入圍資格要求邀請3～5家分供商進行招投標，并封樣存至倉庫，做好標識。

d.施工圖紙出齊后7天內，主辦工程師應要求施工單位上交材料設備使用計劃，同時考慮生產周期，由主辦工程師編制甲供材料（設備）采購工作計劃，經甲、乙雙方協商后作為招投標的依據之一。

e.所有甲供料需在房屋預售前一個月簽訂合同，在簽訂合同之前需預留20天合同審批時間，20天招投標時間。

f.主辦工程師會同成本管理部人員實施招投標。

g.主辦工程師按招投標管理工作細則及招投標結果，與供貨廠商簽訂采購合同并報請審批。

⑤甲供材料（設備）進場管理工作程序

a.在甲供材料（設備）簽約之前，主辦工程師必須檢查供貨廠商的法人委托書、地址、營業執照、資質證書、準用證、合格證、檢測報告及其技術指標等資料是否符合合同和入圍資格要求。

b.監理公司材料員、施工單位材料員檢查進場材料（設備）與“產品封樣”是否相符，并將“產品封樣”保留到工程竣工及至保修期結束。

c.檢查進場材料（設備）的品牌是否符合合同要求。

d.檢查進場材料（設備）的色澤、材質（指材料）、外觀等是否符合設計及合同要求。

e.檢查進場材料（設備）的尺寸、規格、型號等是否符合設計及合同要求。

f.檢查進場材料（設備）是否符合出廠標準或有關國家行業標準以及合同要求達到的標準。

g.檢查進場材料（設備）合同要求的配件及輔材等是否齊全、正確。

h.檢查進場材料（設備）的產品保護措施是否到位。

i.檢查進場材料（設備）的供貨時間是否按合同及供貨時間計劃要求執行。如供貨時間延誤造成工期、經濟損失，則由主辦工程師書面通知供貨廠商主辦人員及其上級領導并按采購合同規定處理。

j.對關鍵材料（設備）的關鍵生產加工過程，主辦工程師需會同監理工程師委派專門人員對其過程進行現場跟蹤監督。

k.檢查進場材料（設備）的數量是否符合合同要求及供貨計劃要求。

l.檢查進場材料（設備）的存貯及堆放是否符合有關規定要求。

m.進場材料（設備）的檢查、驗收工作必須做到100%，由工程管理部主辦工程師負責會同監理公司、總承包公司等有關單位共同參與進行（必要時設計管理部也參加），驗收合格后方可支付材料（設備）款。

n.如施工單位要求延時交貨，應提交書面申請。

o.公司內部相關環節影響工期時，項目主辦人應書面通知相關人員可能發生的費用損失。

p.項目結束后，項目主管匯總甲供材料（設備）的供貨質量、交貨期、配合情況，填寫甲供材料（設備）供貨單位考核情況評分表，報部門經理審批。

⑥材料、設備采購招標管理流程，如圖1-2所示。

（5）消防局指定產品采購招標管理的工作流程

①目的。維護公司利益，對消防局指定的產品，包括滅火器、滅火器箱、消防箱及其他相關設備在具備本市消防產品準用證的前提下，以較低的價格進行采購，并對采購過程進行有效控制，確保第一時間解決問題。

②范圍。適用于公司工程系統一切消防指定產品的采購工作。

③職責

a.工程管理部是消防局指定的甲供材料采購的主管部門，負責采購全過程的操作。

b.設計管理部、成本管理部、財務部是材料設備采購的協辦部門。

④程序

a.設計管理部負責提供消防設計圖紙給予工程管理部主管工程師。

b.主管工程師接圖后，送消防部門審圖，并確定設備供貨及安裝單位。

c.項目主管工程師起草招標書，規定質量、數量、生產周期、安裝周期、保修期等要求，以招標形式選擇三家單位（包括消防局指定單位）進行招標詢價。

d.供方將投標書送達公司后，主管工程師就各標書內容進行評估，確定合理價格，希望消防部門指定單位接受。

e.消防局指定產品合同簽訂。

f.送貨請安裝單位共同驗收并安裝。

g.工程竣工后，報消防部門申報驗收。

（6）供電局指定產品采購招標管理的工作流程

①目的。維護公司利益，對所購供電局指定的產品包括住戶箱、電表箱、熔絲箱、分線箱、低壓動力柜、母線槽等進行有效控制，確保第一時間解決問題。

②范圍。適用于公司工程系統一切由供電局指定產品的采購工作。

③職責

a.工程管理部是供電局指定的甲供材料設備采購的主管部門，負責采購全過程的操作。

b.設計管理部、成本管理部、財務部是材料設備采購的協辦部門。

④程序

a.設計管理部負責提供電器設計圖紙給予工程管理部主管工程師。

b.主管工程師接設計管理部提供的電器設計圖紙后，送供電局審圖，并確定設備供貨及安裝單位。

c.項目主管工程師按起草招標書，規定質量、數量、生產周期、安裝周期、保修期等要求，以招標形式選擇三家單位（包括供電局指定單位）進行招標詢價。

d.入圍單位資格要求，具有營業執照、型號證書、產品檢驗報告、ISO9002質量體系保證書。

e.供方將投標書送達公司后，主管工程師就各標書內容進行評估，確定合理價格，要求供電局指定單位接受。

f.供電局指定產品合同簽訂。

ⅰ.低壓動力柜、電源切換箱設備合同的確定。

?主管工程師到供電局填寫設備供貨及安裝委托單，包括設備生產廠家、設備系統要求、價格、生產周期、設備安裝廠家、價格、安裝周期等。

?供電局與設備廠家、安裝廠家簽訂合同，公司按已與供電局指定廠家談妥的價格付款給供電局。

?主管工程師通知設備供應方按合同規定生產設備，必要時主管工程師去設備廠家了解設備生產進度、質量情況。

?主管工程師通知設備安裝方在合同規定的安裝周期內完成安裝任務。

ⅱ.母線槽、表箱、熔絲箱、分線箱、戶內箱合同的確定。

?主管工程師將蓋有供電局指定單位合同章的合同正本及招投標評標報告一起上報公司成本管理部、財務部、主管工程副總及總經理審批。

?公司批準后，主管工程師通知設備供應方按合同規定生產（安裝）設備。

g.設備安裝、調試完畢，報供電局驗收。

1.2.5　招標采購管理的注意事項

房地產公司進行招標采購時，需要注意以下事項。

①提高考察的重視度，在入圍階段篩選合格的供應商入圍，減少合作風險。

②建議與分供方評價管理體系結合，明確考察標準、入圍條件、分供方過程評價、分供方評級等，公開招標必須制訂詳細周密的經過審核的考察細則。

③禁忌事項具體化，如用“隊伍的單位推薦人在考察階段自動回避，不得參與考察”替換“不得違規違紀”等過多無法考量的話語。

④增加特殊（形式）招標流程，即單位內部認可，需要走外部形式的內部招標流程。

⑤議標、定標制度細化。如對最高報價處理細節辦法、對價格談判管理辦法、定標細則；對“開標即定標”的禁忌規定，“議標單位選擇規則”不能隨意性，按分數高低選擇等。

⑥配備可實施操作附件。如“審計監察全程監督招標過程”具體如何操作，何時何環節何方式提供何資料等；如“必要時對施工方現場考察”具體哪種招標為必要考察，考察人員，考察內容評定標準等。

⑦招標文本規范化規定。如配備有利于公司施工管理的合同文本及其他附件，減少格式無法指導實際的套用附件，招標具體操作步驟盡快納入辦公自動化系統中，實現信息共享，公開化。